基于智慧校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)探討

蘆利萍

（濮陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 濮陽 457000）

0 引言

近年來，隨著教育信息化的持續(xù)推廣，高職院校為了獲得更好的發(fā)展，開始著重于建設(shè)智慧校園。而在智慧校園環(huán)境下，高職院校要促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，必然要加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化建設(shè)，還要提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。

1 智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.1 實(shí)現(xiàn)智慧校園的根基

對(duì)于高職院校而言，對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，可以為智慧校園的實(shí)現(xiàn)奠定根基。與其他院校相比，高職院校在培養(yǎng)技能方面與收集數(shù)據(jù)方面擁有一定的條件，能夠促進(jìn)檔案管理的改革與信息化發(fā)展。

目前，由于信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的飛躍，檔案資料的表現(xiàn)形式發(fā)生了顯著的變化，包括從傳統(tǒng)的只有文字、圖片到如今的音頻、視頻等各種形式。高職院校加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升檔案工作的現(xiàn)代化管理水平，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享，從而為智慧校園的建設(shè)打下一定的基礎(chǔ)。

1.2 能夠加大檔案信息的存儲(chǔ)

當(dāng)下，高職院校規(guī)模日益擴(kuò)大，檔案資料也呈現(xiàn)日益增長的態(tài)勢(shì)。傳統(tǒng)的檔案資料多為紙質(zhì)的，所占據(jù)的空間不小，而且對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有一定的要求，不易長期保存，極易造成檔案信息丟失等各種問題?，F(xiàn)如今，把信息化技術(shù)引入高職院校的檔案管理，利用先進(jìn)的技術(shù)存儲(chǔ)電子檔案信息，能夠有效擴(kuò)大檔案信息存儲(chǔ)的空間，而且能夠有效延長檔案數(shù)據(jù)保存的時(shí)間。

1.3 能夠提高檔案利用率

眾所周知，高職院校以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案很容易產(chǎn)生由于多次翻看而導(dǎo)致磨損的情況。為了避免這一點(diǎn)，人們以往會(huì)有意降低使用檔案的頻率。

現(xiàn)如今，加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化建設(shè)，即把檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，如果需要查找檔案，僅借助于計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，就可以快速獲取。如此一來，極大地提高了檔案的利用率。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)的要求

高職院校檔案管理信息化建設(shè)的開展，對(duì)檔案工作人員也提出了全新的要求。作為檔案工作人員，要具備一些基本的職業(yè)素養(yǎng)。

2.1 要擁有職業(yè)道德素養(yǎng)

院校的檔案涉及范圍較為廣泛，不僅包括學(xué)校的各種檔案，還包括教師檔案、學(xué)生檔案等，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和保密性。要確保檔案的安全，嚴(yán)格按照國家相關(guān)的法律法規(guī)以及檔案業(yè)務(wù)要求去執(zhí)行，不可違反規(guī)定任人隨意調(diào)用檔案。

2.2 要擁有良好的職業(yè)信念

高職院校的檔案工作人員要擁有良好的職業(yè)信念，比如在工作中，要擁有高度責(zé)任感和耐心。

檔案工作和一些普通工作有顯著的區(qū)別。檔案工作人員要?jiǎng)偃螜n案管理工作，就要對(duì)檔案工作有正確的認(rèn)識(shí)，擁有高度的責(zé)任感，把檔案這一事關(guān)個(gè)人一生的重要資料保管好，真正認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性和重大意義，以超強(qiáng)的責(zé)任心對(duì)待檔案工作[1]。

高職院校的檔案工作比較復(fù)雜而且瑣碎，所以，檔案工作人員就要擁有極大的耐心，認(rèn)真對(duì)待檔案材料的審核工作、登記工作等。日常工作中，要仔細(xì)整理檔案材料并對(duì)其進(jìn)行分類。

2.3 要擁有全新的職業(yè)技能

高職院校檔案工作的信息化和數(shù)字化，要求檔案工作人員要擁有相應(yīng)的職業(yè)技能，能熟練地應(yīng)用各種現(xiàn)代設(shè)備；要擁有一定的計(jì)算機(jī)水平，能嫻熟地把信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作之中，從而加快檔案工作的信息化建設(shè)速度，提高工作效率。與此同時(shí)，還要擁有一定的溝通能力，能快速理解服務(wù)對(duì)象的真實(shí)意圖，為其提供快捷的服務(wù)。

3 智慧校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

對(duì)于高職院校而言，在智慧校園環(huán)境下，要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，就必須提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，借用檔案工作人員的力量，促進(jìn)檔案的信息化與數(shù)字化。

要提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，高職院校就要加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，提升他們的職業(yè)技能，培養(yǎng)他們的職業(yè)信念，提升他們的職業(yè)道德素養(yǎng)，使其充分運(yùn)用信息技術(shù)做好檔案管理工作。高職院校可以舉辦一些關(guān)于檔案工作的交流會(huì)，促進(jìn)不同院校檔案工作人員的交流，通過分享彼此的工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)獲得自身的提升；還可以邀請(qǐng)一些專家進(jìn)行座談，拓寬檔案工作人員的視野。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案工作人員的思想觀念

在智慧校園背景下，高職院校要加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，就要鼓勵(lì)檔案工作人員與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)以往傳統(tǒng)的檔案管理觀念進(jìn)行升級(jí)。這種轉(zhuǎn)變主要展現(xiàn)在兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是端正對(duì)檔案信息化的認(rèn)知。在對(duì)檔案進(jìn)行管理期間，最重要的工作是關(guān)注檔案的安全。高職院校在檔案信息化建設(shè)期間，有些檔案工作人員誤以為這樣會(huì)導(dǎo)致檔案資料信息泄露等問題，擔(dān)心檔案資料不安全。檔案工作人員要轉(zhuǎn)變對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到，利用一些措施如對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份等，可以有效避免這一問題。

第二個(gè)方面是轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。在智慧校園的大趨勢(shì)下，高職院校的檔案管理工作也發(fā)生了變化。以往，由于條件的限制等各種各樣的原因，人們對(duì)檔案管理的職能認(rèn)識(shí)有限，將檔案管理工作定位為對(duì)檔案資料進(jìn)行妥善的保管[2]?，F(xiàn)如今，隨著智能化與信息化作用的發(fā)揮，檔案管理的工作性質(zhì)和職能發(fā)生了顯著的變化，將檔案管理工作定位為提高檔案資料的使用率，使檔案資料和檔案信息得以更好地傳播。所以，對(duì)于高職院校從事檔案管理工作的人員而言，要快速轉(zhuǎn)變理念，盡力推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)。

3.3 建設(shè)現(xiàn)代化管理團(tuán)隊(duì)

高職院校在檔案信息化建設(shè)過程中，要充分利用人才的力量，組建現(xiàn)代化檔案管理團(tuán)隊(duì)。具體而言，第一，要結(jié)合本院校與本部門的具體情況，建設(shè)相應(yīng)的績效考核制度，借助于獎(jiǎng)懲措施，充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性和主動(dòng)性，提升檔案工作人員的工作能力。

第二，要通過各種科學(xué)的管理方式，增強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的凝聚力。使檔案工作人員擁有主人公的精神和團(tuán)隊(duì)精神，主動(dòng)配合他人的工作，共同做好高職院校的檔案管理。

3.4 做好基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)工作

高職院校要做好相應(yīng)的基礎(chǔ)工作，比如配置相應(yīng)的硬件設(shè)施，安裝好相應(yīng)的軟件，在此基礎(chǔ)上，方可促進(jìn)智慧校園的建設(shè)。

具體而言，高職院?？勺龅揭韵聨c(diǎn)：

第一，高職院校要安排一定的資金專門用于檔案信息化的建設(shè)工作，并確保這部分資金落實(shí)到檔案信息化建設(shè)上，用以奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案資料的信息化建設(shè)工作。

第二，逐步完善高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)，借助于這一系統(tǒng)，把院校的所有檔案信息和檔案資料都進(jìn)行信息化處理，而且要進(jìn)一步做好分類工作，以更科學(xué)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。

第三，要加大對(duì)檔案管理軟件方面的投入，方便檔案工作人員更好地利用信息技術(shù)做好數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分類等專業(yè)工作。

3.5 加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

高職院校要做好檔案信息資源建設(shè)工作，要充分認(rèn)識(shí)到資源建設(shè)的關(guān)鍵作用，為檔案管理部門設(shè)置特定的數(shù)據(jù)庫，并為所有部門都設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，使各個(gè)部門皆可根據(jù)不同的權(quán)限管理并使用數(shù)據(jù)庫中所有的檔案數(shù)據(jù)信息[3]。與此同時(shí)，檔案管理部門能夠共享檔案的數(shù)據(jù)信息，便于檔案工作人員合理、高效地使用檔案信息。

3.6 為檔案信息建立安全保障

在信息化時(shí)代很容易出現(xiàn)信息泄漏的情況，因此，一定要做好信息安全保障工作。高職院校在從事檔案信息化建設(shè)期間，要著重關(guān)注檔案信息的安全問題，要為檔案信息建立安全保障，構(gòu)建相應(yīng)的安全體系，最大限度地確保檔案數(shù)據(jù)的安全。具體而言，要通過做好管理組織工作，確立切實(shí)可行的規(guī)范等各種方式，確保檔案信息的安全。

4 結(jié)語

在信息化時(shí)代的智慧校園背景下，高職院校要與時(shí)俱進(jìn)，更新檔案管理觀念，提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其擁有職業(yè)道德素養(yǎng)，擁有良好的職業(yè)信念和全新的職業(yè)技能，從而建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理團(tuán)隊(duì)，做好檔案信息化建設(shè)工作。與此同時(shí)，高職院校還要做好基礎(chǔ)配套設(shè)施建設(shè)工作，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，并為檔案信息建立安全保障，提升檔案管理效率。