基于大數(shù)據(jù)理念探究高校工程審計(jì)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

樓小瑩

[摘要]在數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，大數(shù)據(jù)審計(jì)或數(shù)據(jù)式審計(jì)是審計(jì)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。本文研究探討基于大數(shù)據(jù)理念構(gòu)建具有“兩級(jí)平臺(tái)、三大功能”的工程審計(jì)管理信息系統(tǒng)。通過(guò)業(yè)務(wù)操作平臺(tái)和后臺(tái)MIS綜合管理平臺(tái)，發(fā)揮審計(jì)作業(yè)、審計(jì)管理和審計(jì)分析功能，提高審計(jì)效率，增強(qiáng)數(shù)據(jù)審計(jì)能力，實(shí)現(xiàn)科技強(qiáng)審。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)? ?信息化? ?工程審計(jì)? ?數(shù)據(jù)審計(jì)

一、系統(tǒng)建設(shè)的背景

隨著國(guó)家教育經(jīng)費(fèi)投入的增多，高校經(jīng)濟(jì)體量不斷擴(kuò)大，基建和修繕工程數(shù)量和規(guī)模也在逐年遞增，高校內(nèi)部工程審計(jì)必須更新審計(jì)理念、革新審計(jì)手段，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段提升審計(jì)效率，促進(jìn)審計(jì)規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)科技強(qiáng)審。

2017年教育部發(fā)布的《教育部關(guān)于推進(jìn)直屬高等學(xué)校內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)的意見(jiàn)》強(qiáng)調(diào)內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)的重要性，是實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下審計(jì)“免疫系統(tǒng)”功能的必然要求，是提升審計(jì)監(jiān)督能力和完善教育治理體系的重要途徑。2020年教育部修訂的《教育系統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》再次對(duì)高校內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)做出了明確的要求，“優(yōu)化審計(jì)業(yè)務(wù)組織方式，加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè)，全面提高審計(jì)效率”。

為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，加快推進(jìn)高校內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)至關(guān)重要，而數(shù)據(jù)式審計(jì)無(wú)疑是審計(jì)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)。本文旨在研究探討運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念推動(dòng)構(gòu)建集審計(jì)作業(yè)、審計(jì)管理、審計(jì)分析為一體的工程審計(jì)管理信息系統(tǒng)，更好發(fā)揮審計(jì)信息化的作用。

二、系統(tǒng)建設(shè)的現(xiàn)狀

根據(jù)教育部對(duì)直屬高校實(shí)行建設(shè)工程管理審計(jì)全覆蓋的工作要求，工程審計(jì)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多而廣，學(xué)校各類(lèi)資金來(lái)源的新建、改擴(kuò)建及修繕工程均納入審計(jì)范圍，工程從投資立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工準(zhǔn)備、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收、結(jié)算審計(jì)等階段均是審計(jì)內(nèi)容，開(kāi)發(fā)審計(jì)系統(tǒng)對(duì)高校實(shí)行建設(shè)工程管理審計(jì)具有重要意義。但是有的高校僅通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并未實(shí)現(xiàn)流程監(jiān)控;有的高校通過(guò)購(gòu)買(mǎi)框架系統(tǒng)進(jìn)行二次改造，然而目前市場(chǎng)上的框架系統(tǒng)難以適合每個(gè)高校的管理體制和業(yè)務(wù)特點(diǎn)。

三、系統(tǒng)整體建設(shè)方案

1.建設(shè)思路。系統(tǒng)建設(shè)需結(jié)合高校業(yè)務(wù)特點(diǎn)和審計(jì)目標(biāo)進(jìn)行定制化、個(gè)性化，進(jìn)而才能實(shí)現(xiàn)智能化、數(shù)字化。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)分三步走：一是確定目標(biāo)，包括流程監(jiān)控、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)分析等;二是進(jìn)行需求調(diào)研，包括業(yè)務(wù)特點(diǎn)、審計(jì)人員需求、審計(jì)對(duì)象需求等;三是制訂方案，包括開(kāi)發(fā)模式、開(kāi)發(fā)商選擇、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等。

2.架構(gòu)設(shè)計(jì)。系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)要基于信息化、數(shù)據(jù)再利用、內(nèi)部控制等理念。首先，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)的數(shù)字化，即所有審計(jì)作業(yè)在線進(jìn)行，所有資料數(shù)字化，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)整個(gè)審計(jì)過(guò)程的質(zhì)量控制。其次，考慮數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)化與分析的充分融合，包括業(yè)務(wù)流程上的字段設(shè)計(jì)、與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)共享、管理分析模型等。最后，高校審計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)以及內(nèi)部控制與審計(jì)信息化的不斷協(xié)同，是內(nèi)部審計(jì)信息化建設(shè)的重點(diǎn)發(fā)展方向，在思考建設(shè)核心內(nèi)容時(shí)也要以?xún)?nèi)控控制為切入點(diǎn)。具體見(jiàn)圖1。

3.平臺(tái)搭建?；谝陨霞軜?gòu)，系統(tǒng)搭建可分為兩級(jí)平臺(tái)：一是業(yè)務(wù)操作平臺(tái)，供工程建設(shè)管理單位，審計(jì)處（處長(zhǎng)、科長(zhǎng)、主審），外委社會(huì)中介機(jī)構(gòu)等多用戶(hù)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程交互操作，并融入學(xué)校整體業(yè)務(wù)操作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)PC端和移動(dòng)端的連接，提高使用便捷性和審計(jì)工作效率。二是后臺(tái)MIS綜合管理平臺(tái)，集合審計(jì)管理與分析功能，促進(jìn)審計(jì)規(guī)范化管理，發(fā)揮風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，提升審計(jì)監(jiān)督效能。

四、系統(tǒng)具體應(yīng)用模塊設(shè)計(jì)

（一）業(yè)務(wù)操作平臺(tái)

1.業(yè)務(wù)流程化。梳理審計(jì)所有業(yè)務(wù)的審核流程和涉及的用戶(hù)角色，實(shí)現(xiàn)在線交互操作，達(dá)到真正的全過(guò)程流程管理。以全過(guò)程招標(biāo)文件（含清單、圖紙、最高投標(biāo)限價(jià)）審計(jì)流程為例，工程管理單位按要求填報(bào)信息，管理單位二級(jí)復(fù)核，提交后流程直接到后臺(tái)提前分配好的本項(xiàng)目跟蹤審計(jì)單位進(jìn)行審核，再到審計(jì)處主審復(fù)核提交審計(jì)意見(jiàn)，管理單位反饋意見(jiàn)采納及定稿文件，審計(jì)接收并分析采納情況。通過(guò)該流程進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控，把握每個(gè)步驟操作時(shí)效，適時(shí)超時(shí)效提醒，提高審計(jì)效率。通過(guò)流程區(qū)分步驟操作權(quán)限，解決審批過(guò)程中不相容崗位分離的問(wèn)題，避免出現(xiàn)線下審批環(huán)節(jié)中一人多責(zé)、跳躍審批的問(wèn)題（見(jiàn)圖2）。

2.業(yè)務(wù)表單化。大表單化：通過(guò)一個(gè)大表單按操作步驟呈現(xiàn)一個(gè)審計(jì)事項(xiàng)，即同一個(gè)事項(xiàng)在同一個(gè)表單操作和查看，避免操作查看分離，實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)易式操作或“傻瓜式操作”，操作人員一進(jìn)界面就能非常清晰明了地知道該如何操作。小表單化：將審計(jì)過(guò)程中的文稿統(tǒng)一模板，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)自動(dòng)生成，如審計(jì)報(bào)告、付款審計(jì)意見(jiàn)單等，再通過(guò)電子章，實(shí)現(xiàn)報(bào)告無(wú)紙化。

3.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)化。在設(shè)計(jì)每個(gè)業(yè)務(wù)流程步驟的字段時(shí)，要重視數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。因?yàn)橹挥袑?duì)這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集后進(jìn)行分析，才能實(shí)現(xiàn)審計(jì)增值。以竣工結(jié)算審計(jì)為例，經(jīng)常出現(xiàn)審計(jì)項(xiàng)目的結(jié)算送審金額遠(yuǎn)超合同金額甚至立項(xiàng)金額的情況，字段設(shè)計(jì)時(shí)設(shè)置如果送審超合同金額達(dá)到一定比例，就會(huì)出現(xiàn)超合同價(jià)分析這一字段，通過(guò)對(duì)這類(lèi)情況進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，審計(jì)是否存在工程實(shí)施前降低合同預(yù)算規(guī)避招標(biāo)、實(shí)施中變更增加造價(jià)的不規(guī)范工程管理模式，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。

（二）后臺(tái)MIS綜合管理平臺(tái)

1.基礎(chǔ)功能——信息查詢(xún)、錄入與統(tǒng)計(jì)。提高對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)功能的便捷性和全面性，是綜合管理平臺(tái)建設(shè)的第一步。從實(shí)用性需求角度出發(fā)設(shè)計(jì)各類(lèi)查詢(xún)項(xiàng)、項(xiàng)目列表、導(dǎo)出清單、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。以竣工結(jié)算審計(jì)項(xiàng)目為例，完整呈現(xiàn)項(xiàng)目的送審金額、合同金額、結(jié)算確認(rèn)金額、審減金額、審減率、管理單位、施工單位、審計(jì)進(jìn)展、審計(jì)服務(wù)費(fèi)等信息;快速計(jì)算出年度完結(jié)項(xiàng)目數(shù)、幾類(lèi)金額總值、歷年數(shù)據(jù)對(duì)比等數(shù)據(jù)。

2.核心功能——審計(jì)項(xiàng)目全生命周期管理。對(duì)大型建設(shè)工程實(shí)施全過(guò)程跟蹤審計(jì)是工程審計(jì)的重點(diǎn)業(yè)務(wù)職能，要實(shí)現(xiàn)三大目標(biāo)：一是質(zhì)量目標(biāo)，真實(shí)反映工程造價(jià)，節(jié)約工程投資;二是進(jìn)度目標(biāo)，符合工程項(xiàng)目進(jìn)度要求和審計(jì)時(shí)效;三是管理目標(biāo)，促進(jìn)工程項(xiàng)目建設(shè)程序合規(guī)，規(guī)范工程管理。為達(dá)到以上目標(biāo)，工程審計(jì)系統(tǒng)要設(shè)計(jì)各管理模塊，構(gòu)建起跟蹤審計(jì)項(xiàng)目的全生命周期管理。模塊設(shè)計(jì)包括：概預(yù)算執(zhí)行、招標(biāo)、設(shè)計(jì)概算、合同、施工圖預(yù)算、付款、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定、現(xiàn)場(chǎng)簽證、材料核價(jià)、竣工結(jié)算、審計(jì)月報(bào)、工程會(huì)議、勘察日志、管理建議函等。

3.增值功能——審計(jì)分析與風(fēng)險(xiǎn)防控。近年來(lái)，工程審計(jì)逐步從單純的造價(jià)審計(jì)向綜合的管理審計(jì)轉(zhuǎn)型。工程管理審計(jì)更突出內(nèi)部控制審計(jì)，而內(nèi)部控制審計(jì)要以風(fēng)險(xiǎn)和價(jià)值為導(dǎo)向，識(shí)別工程管理的核心風(fēng)險(xiǎn)，診斷并提出內(nèi)控缺陷及管理漏洞，提高高校建設(shè)工程管理水平。借助工程審計(jì)信息化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)型的有效途徑。要在審計(jì)實(shí)踐中不斷摸索建立數(shù)據(jù)分析模型，為高校完善內(nèi)控制度建設(shè)、提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力、提出高質(zhì)量的審計(jì)建議提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)和案例支撐。

（三）數(shù)據(jù)互通共享

缺乏頂層設(shè)計(jì)是目前大部分高校信息化建設(shè)的通病，各部門(mén)各自為戰(zhàn)、獨(dú)立開(kāi)發(fā)內(nèi)部系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程快慢不一，忽視有業(yè)務(wù)銜接關(guān)系的部門(mén)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。建設(shè)工程在不同階段必然會(huì)在各部門(mén)產(chǎn)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，比如立項(xiàng)（資實(shí)處）、招標(biāo)（招采辦）、付款（財(cái)計(jì)處）、基建管理（基建處）、工程審計(jì)（審計(jì)處）等。而要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)式審計(jì)，首要任務(wù)就是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)數(shù)據(jù)共享，解決數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題，這也是工程審計(jì)信息化系統(tǒng)建設(shè)的一大難點(diǎn)。通過(guò)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)或“中間庫(kù)”的方式可以從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)，各部門(mén)將共享的數(shù)據(jù)推送到中間庫(kù)，在中間庫(kù)里將數(shù)據(jù)按本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化后，抓取到本系統(tǒng)中（見(jiàn)圖3）。

如果說(shuō)靜態(tài)的結(jié)果數(shù)據(jù)對(duì)接解決的是數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題，那么實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的業(yè)務(wù)流程對(duì)接解決的就是數(shù)據(jù)多跑路的問(wèn)題。從最基層的用戶(hù)角度出發(fā)，同個(gè)審計(jì)事項(xiàng)往往需要在不同業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)申請(qǐng)，填報(bào)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也有很高的共同性，在各部門(mén)建設(shè)獨(dú)立系統(tǒng)現(xiàn)狀下，打通業(yè)務(wù)流程對(duì)接是最為有效的方法。以基建處的基建管理系統(tǒng)與審計(jì)處的工程審計(jì)管理系統(tǒng)為例，通過(guò)中間庫(kù)定時(shí)輪詢(xún)數(shù)據(jù)方式將兩個(gè)系統(tǒng)各自的內(nèi)部審核流程串聯(lián)起來(lái)，提高工作協(xié)同效率（見(jiàn)圖4）。

五、總結(jié)

建立工程審計(jì)管理系統(tǒng)不僅是單純地解決線下審計(jì)轉(zhuǎn)為線上審計(jì)的問(wèn)題，更是要推動(dòng)數(shù)據(jù)式審計(jì)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)增值。從大數(shù)據(jù)角度出發(fā)構(gòu)建系統(tǒng)具有重大意義，能更好發(fā)揮審計(jì)信息化作用。本文以信息化、數(shù)據(jù)分析、內(nèi)部控制為切入點(diǎn)設(shè)計(jì)系統(tǒng)架構(gòu)和應(yīng)用模塊。審計(jì)作業(yè)注重業(yè)務(wù)流程化，提高協(xié)同效率;審計(jì)管理注重全過(guò)程，提高審計(jì)規(guī)范化;審計(jì)分析注重?cái)?shù)據(jù)集合分析，提高風(fēng)險(xiǎn)防控能力。通過(guò)工程審計(jì)管理信息系統(tǒng)的兩級(jí)平臺(tái)（業(yè)務(wù)操作平臺(tái)和后臺(tái)MIS綜合管理平臺(tái)）和三大功能（審計(jì)作業(yè)、審計(jì)管理、審計(jì)分析），助力實(shí)現(xiàn)審計(jì)信息化、智能化及數(shù)據(jù)化。

（作者單位：上海交通大學(xué)，郵政編碼：200240，電子郵箱：jylxy11@163.com）

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