計算信息技術(shù)在檔案管理中的運用

江蘇省常州市實驗初級中學(xué) 劉嫩

信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作的優(yōu)化升級帶來了巨大的可能，本文以此為出發(fā)點，圍繞中學(xué)院校檔案管理工作的開展，結(jié)合檔案管理性質(zhì)，探討在實際工作過程中，存在的具體問題，并結(jié)合問題，從計算信息技術(shù)的角度，探討電子檔案引入的必要性，以及對于傳統(tǒng)檔案管理革新的具體手段，為中學(xué)檔案管理工作的優(yōu)化升級奠定理論基礎(chǔ)。

0 引言

隨著我國社會主義經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和信息化建設(shè)進(jìn)程的加快和推進(jìn)，個人信息的保存變得越來越重要。檔案管理的作用越來越重，人們越來越重視檔案管理工作。同時，檔案管理對管理者和工作人員的能力要求也在不斷更新和提高。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)與檔案管理工作的融合成為了必然，也對于檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升提到了一定的積極意義。但是中學(xué)院校檔案管理本身，現(xiàn)階段還存在很多客觀的問題，如不同種類的檔案在管理過程中有不同的要求，傳統(tǒng)檔案與電子檔案對接存在的客觀問題等，都是兩者轉(zhuǎn)變與融合過程中，迫切需要解決的問題。

1 檔案管理性質(zhì)

檔案管理的性質(zhì)可以劃分為三個方面，即種類多、信息量大、管理要求多樣。

1.1 種類多

中學(xué)院校檔案管理工作的開展，往往具有一定的復(fù)雜性，體現(xiàn)在檔案管理工作內(nèi)容上，就表現(xiàn)出種類多的特點。對于學(xué)校而言，檔案管理工作的內(nèi)容可以細(xì)化為很多方面，包括教學(xué)方面、人事方面、財務(wù)方面、后勤管理方面等諸多方面，每一個方面又可以具體細(xì)化為諸多內(nèi)容，無論是內(nèi)容的采集，數(shù)據(jù)的分析還是檔案的整理都需要耗費一定的人力，因此，檔案管理工作的開展，在面對龐大的對象時，很難形成高效簡潔的辦公行為。

1.2 信息量大

信息量大不僅僅反饋出上文所指的信息量大的問題，還體現(xiàn)在個性化的管理要求上，如紙質(zhì)檔案中，根據(jù)檔案的實際內(nèi)容，往往會有格式規(guī)范，而人員調(diào)動的背后涉及到可用數(shù)據(jù)的共享，此外，還保護(hù)對于數(shù)據(jù)內(nèi)容的保護(hù)，檔案的存儲與備份都多個內(nèi)容，因此體現(xiàn)出了信息量大的特點。

1.3 管理要求多樣

不同學(xué)校對于檔案管理的要求不同，而同一學(xué)校對于不同內(nèi)容、不同人或不同事件的管理需求也不相同，這加劇了檔案管理工作的復(fù)雜化，促使檔案管理效率進(jìn)一步下降。此外，管理要求的不同還體現(xiàn)在檔案內(nèi)容上，有的檔案主要需要存儲，有的檔案則需要進(jìn)行交接轉(zhuǎn)移，因此，檔案管理工作的要求不同，完成對于檔案管理就更加依賴于人工操作，這就促使信息技術(shù)手段很難完全替換檔案管理人工行為，兩者之間的有效融合與具體運用就受到了限制。

2 檔案管理中存在的具體問題

檔案管理工作中存在的具體問題可以細(xì)化為三個部分，第一部分是檔案檢索，由于內(nèi)容多，信息量大，因此檢索相對困難；第二部分是工作效率問題，由于對人工操作行為的依賴，檔案管理工作的效率始終與需求無法形成正比；第三是檔案存儲有限性的制約，庫房容量有限，很難超額存儲。

2.1 檢索難

在上文中指出，檔案管理內(nèi)容多，種類雜，分類困難，因此，檔案收集與歸檔處理工作的開展就面臨重重困難，不僅如此，當(dāng)需要調(diào)用檔案時，由于缺乏快捷便利的檢索方式，要查閱檔案就更為困難。無論是存儲還是檢索都體現(xiàn)出低效率的問題，這在一定程度上嚴(yán)重的影響學(xué)檔案利用效率，影響了學(xué)校管理進(jìn)程。

2.2 效率低

效率低則體現(xiàn)在，傳統(tǒng)的檔案管理工作中所面臨的對象，絕大多數(shù)是紙質(zhì)檔案，因此，需要專門的庫房來存儲這部分紙質(zhì)檔案，而后續(xù)的檢索與查閱工作就顯得極不便利。此外，如何保存也成為了一個大問題[1]。如客觀存在的庫房防潮、防塵、防蟲的問題，如果不到位，都會導(dǎo)致檔案的損壞，間接對于學(xué)校發(fā)展產(chǎn)生消極影響。例如，有些檔案管理人員對于這種新的檔案管理方式不熟悉、不了解，甚至對于這種新的系統(tǒng)不會使用，認(rèn)為現(xiàn)學(xué)這種信息化管理方式，太過困難，認(rèn)為傳統(tǒng)的模式也比較方便，這也是信息化檔案管理模式全面推行的阻力之一。造成了我國現(xiàn)在檔案管理的現(xiàn)狀是:國家想要推行新的信息化的管理方式，但某些地方人員更依賴于傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就造成了矛盾。

而在紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合過程中，又出現(xiàn)了大量電子檔案備份紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案備份電子檔案的情況，這個過程中，檔案的重復(fù)性上升，安全性下降，對于檔案管理工作開展的效率直線下降。

2.3 容量小

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占據(jù)了庫房的半壁江山，也在傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變過程中，還存在電子紙質(zhì)兩種形式的備份，加劇了檔案管理的工作量，同時庫房、存儲容量越來越小，學(xué)校檔案管理工作的開展也越來越難。

2.4 信息化工作開展不到位

很多的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料的保存來進(jìn)行檔案的管理，而且對于借閱或調(diào)用的過程也都是采用紙質(zhì)的材料，這樣長久的持續(xù)下去，會使檔案資料出現(xiàn)破損甚至丟失的情況的出現(xiàn)，而對于現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段卻很少進(jìn)行應(yīng)用，從而在很大程度上造成了人力財力的浪費，而且也不能很好的對檔案進(jìn)行管理保存。

3 有效的解決策略分析

計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理工作匯中的具體應(yīng)用，是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的需求。以計算機(jī)為中心的現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，給檔案管理工作帶來了巨大的沖擊與挑戰(zhàn)。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案在生活中發(fā)揮著越來越重要的作用，檔案的數(shù)量大大增加，人們對檔案的需求越來越高。面對如此龐大的信息，檔案管理工作人員要想提高效率，滿足人們的需求，必須從繁瑣的資料中解脫出來，尋找快捷、便利的手段。對于學(xué)校來說，檔案管理工作的開展，體現(xiàn)的是學(xué)校的歷史、學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校的科研水平以及學(xué)校的發(fā)展未來。但是傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已不能滿足社會的需求，檔案管理人員強(qiáng)烈反應(yīng)工作量大而效率低下。計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，使檔案管理信息化，能最大限度地提高檔案信息服務(wù)，從而提高檔案管理效率。因此，必須創(chuàng)新檔案資料的管理方式，重視檔案成本與質(zhì)量，具體到實際中，就是結(jié)合當(dāng)下存在的客觀問題，形成針對性的解決策略，達(dá)到較好的效果。

3.1 加快向信息型資料轉(zhuǎn)變

對于學(xué)校而言，首先要加大對于檔案管理工作的資金投入，主要用于購置各類提升工作質(zhì)量的計算機(jī)設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)設(shè)備等，通過客觀硬件措施的提升，來加快向信息型資料的轉(zhuǎn)變。

除了硬件條件外，還需要注重軟件的升級，具體到實際中，就是先進(jìn)檔案管理方法和現(xiàn)代化人才的有機(jī)結(jié)合。具體到實際中，要提高對于人才的選拔，提升對于高科技與專業(yè)化人才的引入與應(yīng)用，規(guī)劃、科學(xué)化檔案管理進(jìn)程，從而加快向信息型資料轉(zhuǎn)變的進(jìn)程[2]。

在整個過程中，有一點需要尤為注意，即對于人才團(tuán)隊的建設(shè)工作。計算信息技術(shù)在檔案管理中的運用不僅僅需要相關(guān)工作人員具備一定的檔案管理專業(yè)知識，還需要招攬具備信息技術(shù)能力的綜合性人才，來優(yōu)化整個團(tuán)隊，與此同時，信息技術(shù)本身就處于快速發(fā)展的階段，技術(shù)更迭可謂日新月異，因此，要形成長期的人員技術(shù)的引導(dǎo)與培養(yǎng)，促使工作人員深入學(xué)習(xí)，必要時可以建立一定的考核機(jī)制體質(zhì)，從而更好的開展檔案管理的信息建設(shè)，加快向信息型資料轉(zhuǎn)變。

3.2 電子檔案的引入與應(yīng)用

電子檔案的引入相對于傳統(tǒng)的檔案管理方法而言，優(yōu)勢明顯，一方面檔案管理具有一定的機(jī)讀性，檔案信息存儲具有一定的高密度行，且檔案信息數(shù)字化，因此承載體量更大，檢索更加容易，但是相對的，電子檔案也具備很多客觀存在的問題。

安全性問題。對于電子檔案而言，安全性問題主要表現(xiàn)在兩個方面，其一是檔案信息載體的安全性，其二是檔案存儲的安全性。信息載體的安全性主要是指在保存檔案的過程中，可能會由于載體損壞，如光盤、U盤、硬盤等損壞，導(dǎo)致檔案不可讀，進(jìn)而促使檔案丟失的情況發(fā)生。存儲的安全性主要是指在已經(jīng)完成存儲的檔案信息當(dāng)中，如果沒有安全保障，很容易出現(xiàn)電子信息被篡改或被竊取的情況，同樣會導(dǎo)致檔案丟失。

電子檔案引入后，相關(guān)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)顯得單一，無法滿足實際的工作需求，因此，為了確保電子檔案的順利引入以及其在中學(xué)檔案管理工作中的有效應(yīng)用，就要做好辦公自動化系統(tǒng)，促使紙質(zhì)檔案與電子檔案能夠無縫集成，通過不斷提高對于文件的安全監(jiān)控，以及檔案工作人員的綜合素質(zhì)，滿足電子檔案的引入及應(yīng)用需求[3]。

3.3 對傳統(tǒng)檔案的革新

在上文中指出并強(qiáng)調(diào)，現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，需要人為操作的比重比較大，因此，電子檔案的引入并不代表著完全摒棄傳統(tǒng)檔案。實際上，“雙軌制”是現(xiàn)階段檔案管理工作中較好的一種模式。

所謂“雙軌制”，就是電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理并行，電子檔案管理工作的開展本身結(jié)合電子特性，采用較為先進(jìn)的電子技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的高效化的保障。而根據(jù)具體的內(nèi)容，建立對應(yīng)的區(qū)域，融入傳統(tǒng)管理辦法，形成雙效管理，為檔案管理工作的開展帶來“雙保險”。

整體來看，“雙軌制”對于檔案管理工作的優(yōu)化升級而言，存在一定的必然性，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理中，如校史檔案需要傳統(tǒng)檔案的呈現(xiàn)形式，另一方面檔案管理在信息技術(shù)的影響下，無論是高效性還是質(zhì)量都提出了相對較高的要求，因此，運用“雙軌制”就具有一定的必然性，這也是傳統(tǒng)檔案的必然革新之路。

在實際應(yīng)用過程中，對于電子檔案管理工作的開展來說，存儲是“雙軌制”的核心問題之一，海量的存儲內(nèi)容顯然不能依賴于傳統(tǒng)檔案管理手段，因此，主要通過電子檔案管理來完成，根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)手段，選擇在線存儲或離線存儲兩種行為[4]。而對于傳統(tǒng)檔案管理而言，要做到留“人”去“紙”的管理路徑，即推崇無紙化設(shè)計與辦公自動化的同時，要對于必要內(nèi)容形成動態(tài)化的切換，必要情況下保留對于紙質(zhì)檔案的應(yīng)用，從而構(gòu)建與當(dāng)下時代特征相符合的檔案管理機(jī)制。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越來越凸顯出來，人們對于檔案管理的認(rèn)識也逐漸的加強(qiáng)。在檔案管理中使用計算機(jī)技術(shù)，使檔案信息更加的組織化、系統(tǒng)化，更好地重現(xiàn)歷史的真實面貌。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，對于學(xué)校而言，既要重視檔案管理工作中效率與質(zhì)量的提升，加強(qiáng)相關(guān)軟件、硬件、人力、財力的投入，又要看到信息化技術(shù)在現(xiàn)階段存在的具體問題，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)兩者的有效融合，才能夠最終促進(jìn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)有效的發(fā)展。本文僅從理論層面對于檔案管理展開論述，望廣大相關(guān)工作者繼續(xù)深入探討，提出更多有效性策略，為檔案管理工作的優(yōu)化升級貢獻(xiàn)綿薄之力。