中職學(xué)校檔案管理信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

梅娟

摘要：當(dāng)前，在我國中職學(xué)校當(dāng)中，檔案管理也是極其重要的。檔案是學(xué)校開展各項(xiàng)科研工作的重要材料，其也是學(xué)校進(jìn)行評估所產(chǎn)生必備的材料，于是保護(hù)好檔案對于學(xué)校管理有著重要作用。但在一些中職學(xué)校中，檔案管理的信息化和科學(xué)化相對較差，使得中職學(xué)校檔案管理的情況比較復(fù)雜，所以提高中職學(xué)校的信息化技術(shù)水平成為學(xué)校教育的新任務(wù)。文章通過對中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)進(jìn)行相關(guān)探索及研究，詳細(xì)了解中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對此提出具體的解決對策，以此使中職學(xué)校檔案管理的工作效率不斷提升，從而促進(jìn)我國中職學(xué)校教育的進(jìn)步和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;信息化;科學(xué)化;具體對策

中圖分類號：A ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號：（2021）-38-357

中職學(xué)校檔案管理有學(xué)生檔案、教師檔案和教學(xué)檔案等，這些檔案由于其信息量較大，且情況相對復(fù)雜，所以學(xué)校做好檔案管理是十分重要的?，F(xiàn)如今，檔案管理信息化是指通過原來的紙質(zhì)材料或?qū)嵨锊牧蠈n案歸類整理，但這需要不改變本案的內(nèi)容信息，然后使檔案的內(nèi)容及其形式變成信息化數(shù)據(jù)，從而使檔案管理查找更加方便。同時(shí)，中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化，可以讓我國職業(yè)教育得以快速發(fā)展，并由此提升學(xué)校的工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，由于其具有較好的信息傳遞功能，而且能儲(chǔ)存更多的信息，所以中職學(xué)校要想做好檔案管理工作，應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，以此讓中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化得到建設(shè)。

一、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化和科學(xué)化的程度有限

由于檔案信息化和科學(xué)化建設(shè)需要相關(guān)工作部門及人員對一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，所以在將檔案進(jìn)行收集和整理時(shí)，所要時(shí)間較長，且相關(guān)環(huán)節(jié)較多，導(dǎo)致檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)受到了沉重的勞動(dòng)所制約及影響，從而使中職學(xué)校的檔案管理工作難以正常開展。并且中職學(xué)校的檔案很多都是紙質(zhì)或者是實(shí)物，部分學(xué)校于是在檔案管理當(dāng)中配備相關(guān)設(shè)備，以此進(jìn)行輔助性管理，從而使其基本管理工作變得相對輕松一些，進(jìn)而讓中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化程度不斷提高。

同時(shí)，檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才相對較少，且很多人的計(jì)算機(jī)能力較差，致使部分中職學(xué)校檔案管理系統(tǒng)使用的都是單機(jī)版，這種計(jì)算機(jī)在信息出現(xiàn)時(shí)也不能聯(lián)網(wǎng)，甚至不能將資源進(jìn)行共享，從而使檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)沒有符合中職學(xué)校的要求。除此之外，很多中職學(xué)校的管理者在檔案管理思想上存在一定的偏差，致使部分人認(rèn)為檔案管理信息化和科學(xué)化工作存在的必要性較小，使得相關(guān)部門指出要看其它學(xué)校的實(shí)踐情況，以此作出相應(yīng)的決策。

（二）中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)闄n案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)涉及方面較多，所以檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)和科學(xué)的系統(tǒng)，需要學(xué)校將物化的檔案進(jìn)行信息化和科學(xué)化的改變。但是部分中職學(xué)校在檔案管理信息化和科學(xué)化時(shí)，一些管理者經(jīng)常以自己的喜好開展相關(guān)工作，使得其標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，從而使學(xué)校檔案管理的形式各不相同，以此讓中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化管理水平建設(shè)面臨著諸多困難。由此可知，在中職學(xué)校檔案管理的過程中，其信息化和科學(xué)化教師仍處于剛開始的階段，造成其問題也不斷產(chǎn)生，所以如何解決該問題一直困擾著中職學(xué)校。

（三）中職學(xué)校對檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)不夠重視

由于我國的檔案管理機(jī)制還不是十分健全，所以很多中職學(xué)校的檔案管理建設(shè)存在著問題，其具體表現(xiàn)在檔案管理的長效機(jī)制未曾有效建立，而且中職學(xué)校的管理制度也存在著不足之處。隨著我國對檔案管理工作的高度重視，中職學(xué)校也都相繼進(jìn)行檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)，但目前很多學(xué)校的檔案管理依舊局限于學(xué)生的學(xué)籍檔案和資助檔案等方面，且管理分散，一些學(xué)校的檔案交由學(xué)校很多部門進(jìn)行管理，致使檔案沒有及時(shí)得到分類和歸檔，還使得學(xué)校檔案管理的責(zé)任落實(shí)不清，從而讓檔案意外丟失情況頻頻發(fā)生。

然后是中職學(xué)校的硬件設(shè)施較差，不能滿足檔案管理工作的需要，而這主要是由于部分中職學(xué)校對檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)不夠重視，還有就是一些學(xué)校沒有相應(yīng)的檔案管理室，或者是檔案管理室缺乏管理，使得其設(shè)施設(shè)備等，以及其環(huán)境都十分糟糕及惡劣。

二、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的具體對策

（一）規(guī)范檔案的科學(xué)化信息管理

規(guī)范的科學(xué)化的檔案信息管理制度是進(jìn)行檔案有效準(zhǔn)確管理的前提，所以中等職業(yè)學(xué)校需要制定一套標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一的管理制度。檔案包含有職工較多的信息，而且其中的內(nèi)容也有很多，所以為了能夠快速的檢索職工檔案信息，需要建立標(biāo)準(zhǔn)化的管理目錄。學(xué)校也應(yīng)該制定規(guī)范的檔案信息化管理辦法，保證檔案的科學(xué)管理。同時(shí)，依據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，建立自己內(nèi)部管理系統(tǒng)，確保職工信息和檔案的安全，在管理的各種問題上做出規(guī)定辦法，需要嚴(yán)格實(shí)行電子檔案管理、查閱、歸檔入籍制度。

（二） 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)

中高職院校的師資力量較為薄弱，很多教師和管理人員的學(xué)歷較低，所以導(dǎo)致他們在現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握和管理上有困難。但是現(xiàn)代社會(huì)，尤其是信息的更新千變?nèi)f化，技術(shù)的更新?lián)Q代很快，這就對中職院校的職工信息管理團(tuán)隊(duì)提出了更高的要求。學(xué)校應(yīng)該建立一支專門化的由很強(qiáng)技術(shù)的信息管理團(tuán)隊(duì)，無論是職工信息檔案的建立還是學(xué)校信息化發(fā)展，都將發(fā)揮重大的作用。同時(shí)鼓勵(lì)和加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)人員的學(xué)習(xí)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，提高信息管理軟實(shí)力。

三、結(jié)語

綜上所述，中職院校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的過程中，應(yīng)充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并引入先進(jìn)的電子設(shè)施設(shè)備，然后做好電子檔案收集整理工作，從而使中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，由于中職院校檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，所以學(xué)校應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并找到具體有效的解決對策，以此讓檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化和科學(xué)化，最終使檔案管理工作有效服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展和改革。

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