關(guān)于檔案整理與保管工作的思考

張雨

摘要：利用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行管理不僅能夠提升事業(yè)單位的工作效率，還能夠促進(jìn)事業(yè)單位的良好發(fā)展。但是在實(shí)際工作中，檔案的整理與保管經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案整理工作的進(jìn)行。基于此，本文詳細(xì)分析了現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題，并提出了具體解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案整理;保管工作;管理體系;管理技術(shù)

1、事業(yè)單位檔案管理的重要性

眾所周知，檔案對(duì)于任何企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)都是十分重要的，特別是對(duì)于事業(yè)單位而言，所有的檔案都要保證保密性，因此檔案的管理工作就顯得更為重要。隨著新時(shí)代的到來(lái)，檔案管理人員要學(xué)會(huì)充分利用信息技術(shù)手段來(lái)解決檔案管理工作，一方面要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分的統(tǒng)籌管理，細(xì)化分工，明確責(zé)任，改變?cè)行实拖碌臓顩r;另一方面要利用檔案的全面和多樣性，突出表現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值，解決工作中的問(wèn)題，切實(shí)保障檔案管理的規(guī)范性，這樣才能真正做到完善檔案管理體系，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2、檔案整理工作存在的主要問(wèn)題

2.1檔案整理過(guò)程不規(guī)范

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在的事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，多部門的聯(lián)合辦公也使得工作的交接變得更加繁瑣。在實(shí)際工作中，會(huì)涉及到很多檔案資料，特別是跨部門處理時(shí)，會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容難以理解，檔案不完整等問(wèn)題，大大增加了檔案整理工作負(fù)擔(dān)。另外由于檔案整理人員缺乏專業(yè)的技能和理論知識(shí)，導(dǎo)致檔案整理工作效率低下，甚至無(wú)法順利進(jìn)行。

2.2對(duì)檔案整理工作重視度低

現(xiàn)階段部分事業(yè)單位對(duì)于檔案整理工作的重視度低，甚至還有個(gè)別整理人員存在應(yīng)付了事的心態(tài)進(jìn)行工作，這不僅是對(duì)自身工作的不負(fù)責(zé)，更影響了整體檔案管理工作的完善性。部分事業(yè)單位沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理部門，大都是由其他部門的人員進(jìn)行兼職，由于專業(yè)知識(shí)和能力的缺失，導(dǎo)致檔案整理工作難度大大提升，更是嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。發(fā)生這種情況的根本原因就是單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不夠，沒(méi)有配備專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理工作的部分缺失。

2.3缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各種信息化設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，檔案的無(wú)紙化、信息化已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，各種檔案資料會(huì)越來(lái)越多，需要運(yùn)用信息化的技術(shù)和設(shè)備來(lái)完成整理工作。但是由于管理人員綜合素質(zhì)不足，硬件設(shè)施配備滯后等問(wèn)題，導(dǎo)致很多單位依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案的使用和整理效率低下。

3、事業(yè)單位檔案整理和保管工作的創(chuàng)新策略

3.1進(jìn)一步完善檔案管理體系

規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作在很大程度上能夠提高檔案整理和保管工作的效率。要做到對(duì)整理和保管工作進(jìn)行創(chuàng)新，工作著力點(diǎn)就是要對(duì)檔案工作管理體系進(jìn)行創(chuàng)新。在各方面條件的制約下，原有的管理制度存在許多漏洞和不足之處，在進(jìn)行管理制度的創(chuàng)新時(shí)，要以實(shí)際需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，進(jìn)行制度的創(chuàng)新并不是意味著完全摒棄原有的工作制度，而是結(jié)合時(shí)代的實(shí)際需求，在原有制度的基礎(chǔ)上查缺補(bǔ)漏，優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合。同時(shí)還要對(duì)管理工作中的成功經(jīng)驗(yàn)加以參考，建立一套有規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的、符合工作實(shí)際的、完整規(guī)范的新型檔案整理和保管工作體系。在這套新的管理工作體系的指導(dǎo)下，各項(xiàng)管理工作能夠協(xié)調(diào)開(kāi)展，管理工作更加高效，管理模式更加全面。

3.2加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程

努力推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程，能夠使檔案信息管理工作更加多變，一方面能夠更大程度的發(fā)揮檔案的自有價(jià)值，另一方面能夠提高管理工作的效率，提供更加便捷的操作，減少管理人員的工作量。在信息化背景下的管理制度有著標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)準(zhǔn)則，服從統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行分級(jí)管理，以實(shí)際需求為導(dǎo)向，建立健全管理工作的制度，簡(jiǎn)化管理流程，提高管理效率。尤其是對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理還要求更加豐富多變的管理手段，加大軟硬件設(shè)施的投入力度，綜合運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，最大程度的對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用。

3.3提升事業(yè)單位檔案管理人員的能力水平

隨著各種新型技術(shù)和硬件設(shè)備的引入，事業(yè)單位檔案管理人員要不斷提升自己的能力水平，一方面要保證對(duì)于檔案管理工作完備的理論知識(shí)和豐富的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，另一方面也要提高對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用方面的掌握，同時(shí)轉(zhuǎn)變管理思想，結(jié)合時(shí)代發(fā)展建立更加先進(jìn)的管理理念，做好學(xué)科交叉的知識(shí)儲(chǔ)備，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和思維，這樣才能滿足現(xiàn)代檔案管理對(duì)工作人員的要求。

3.4引用科學(xué)的檔案管理技術(shù)

隨著我國(guó)科技的快速發(fā)展，各種新型信息化技術(shù)在行政工作中的作用越來(lái)越明顯，由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的使用信息化技能不僅能夠提升工作效率，還能有效保障檔案的安全。眾所周知，檔案是一類保密性較強(qiáng)的材料，尤其是對(duì)事業(yè)單位而言，更要注重檔案的安全性，因此可以通過(guò)相關(guān)加密技術(shù)和安全保障技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的保存和共享，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。但這里要注意的是，雖然信息化的技術(shù)和設(shè)備能夠提升檔案的安全性，但是由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，在一定程度上也會(huì)導(dǎo)致信息泄露，因此在檔案管理中，要定期進(jìn)行隱患排查工作，同時(shí)做好各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的備份，保證檔案的安全性。

4、檔案保管工作的基本要求

4.1防治結(jié)合提升安全性

如上文所說(shuō)，利用科學(xué)的信息化技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行加密保管，進(jìn)而保證檔案的安全性。同時(shí)也要采用防治結(jié)合的方式，將可能存在安全隱患的檔案進(jìn)行及時(shí)處理和維護(hù)，真正做好檔案的保管工作。

4.2重點(diǎn)檔案重點(diǎn)保護(hù)

對(duì)于事業(yè)單位而言，有一些檔案是需要重點(diǎn)保護(hù)的，這就要求我們采取特別的保管措施，對(duì)重點(diǎn)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要做好預(yù)防信息泄露的工作，如果出現(xiàn)信息泄露，要第一時(shí)間采取應(yīng)急預(yù)案，防止損失擴(kuò)大化。

4.3保證檔案資料的完整性

在進(jìn)行檔案的整理和保管過(guò)程中，最重要的就是保證檔案內(nèi)容的完整性，特別是一些涉密的檔案，要加大保管工作的力度，讓保管人員明白自身的職責(zé)所在，強(qiáng)化對(duì)檔案保管工作的重視程度，進(jìn)一步推進(jìn)檔案保管工作的有效進(jìn)行。

5、結(jié)語(yǔ)

在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，難免會(huì)遇到內(nèi)容繁瑣的情況，這時(shí)就需要采用科學(xué)的解決辦法，降低工作難度，提升工作效率，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)和信息化的手段來(lái)輔助工作人員進(jìn)行檔案的快速處理。另外，還要不斷提升工作人員的專業(yè)水平，因?yàn)闄n案管理不僅僅是保管好檔案，更是要突出檔案的內(nèi)在價(jià)值，這才是當(dāng)代檔案管理工作的真正意義所在。最后也要做好檔案信息的保安工作，防止出現(xiàn)信息泄露等情況的出現(xiàn)，提升檔案資料的完整性，延長(zhǎng)保管年限。

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