辦公OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接分析與研究

谷利國 劉俊芳 陳存田 張甲瑞 高翔

(山西省地震局,山西太原 030021)

1 辦公OA與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接的重要性

辦公OA與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接,不僅僅體現(xiàn)在能夠有效提升檔案管理的自動化水平,而且也能夠有效提升檔案管理工作水平,如在文件檔案歸檔管理工作的成本控制中,工作人員不僅能夠依靠信息化技術(shù)提升檔案歸檔效率,而且能夠?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。

2 辦公OA與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接需求分析

2.1 背景分析

檔案管理系統(tǒng)提供了中間件、FTP平臺和mysql數(shù)據(jù)庫,檔案管理系統(tǒng)歸檔是利用中間件讀取FTP上指定文件目錄下的數(shù)據(jù)文件和MySQL數(shù)據(jù)庫中的表信息,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整理,導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)文件自動歸檔功能。

2.2 公文系統(tǒng)開發(fā)內(nèi)容

通過分析研究辦公OA中間件功能,確定中間件需要讀取的數(shù)據(jù),包括發(fā)文數(shù)據(jù)文件和數(shù)據(jù)庫中發(fā)文表信息、收文數(shù)據(jù)文件和數(shù)據(jù)庫中收文表信息及其附件數(shù)據(jù)文件和數(shù)據(jù)庫附件表信息。通過開發(fā)公文系統(tǒng)開發(fā)歸檔功能,將辦公OA系統(tǒng)的發(fā)文、收文及其附件的數(shù)據(jù)文件發(fā)送到FTP平臺預(yù)先設(shè)定的目錄文件下,并將對應(yīng)的發(fā)文、收文及其附件的有關(guān)數(shù)據(jù)庫表條目插入到中間件訪問MYSQL數(shù)據(jù)庫中發(fā)文表、收文表和附件表即可。

2.3 詳細(xì)配置說明

按中間數(shù)據(jù)庫給定的結(jié)構(gòu)將數(shù)據(jù)條目傳入中間數(shù)據(jù)庫NETOffice,收文表傳入thunis_jbpm_fawen,發(fā)文表傳入thunis_jbpm_fawen,正文及附件傳入thunis_jbpm_attach。

數(shù)據(jù)文件thunis_jbpm_attach中分為正文(msword)及附件(attach)上傳路徑。

2.4數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

3 辦公OA與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接實現(xiàn)過程

(1)生成發(fā)文稿紙及收文處理單。辦公OA數(shù)據(jù)歸檔前,首先要完成發(fā)文稿紙和收文處理單的生成與保存,辦公OA歸檔時會把發(fā)文稿紙或者收文處理單一并發(fā)送至FTP數(shù)據(jù)平臺,供檔案系統(tǒng)中間件讀取。本系統(tǒng)通過QueryCache方法進(jìn)行判斷是否保存發(fā)文稿紙,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4 小結(jié)

通過開發(fā)辦公OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔模塊,實現(xiàn)辦公OA與檔案管理系統(tǒng)綜合管理數(shù)據(jù)無縫銜接及自動歸檔,有效提高了檔案管理效率與整體管理質(zhì)量水平,節(jié)約了檔案歸檔過程中的人員和物質(zhì)成本,為將來實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化歸檔奠定良好的基礎(chǔ)。