高校教學(xué)管理中提升教學(xué)秘書工作效率的策略

張瑩

摘要：在創(chuàng)造和諧高校的新時(shí)期，教育事業(yè)不斷改革，而教學(xué)秘書又是高校教學(xué)管理的基礎(chǔ)實(shí)施者，因此高校教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)直接影響了教學(xué)管理的質(zhì)量，而高效教學(xué)秘書的管理工作也受到社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。本文就高校教學(xué)秘書的工作職能，其應(yīng)該具備的素質(zhì)，以及其在管理工作中遇到的問題展開論述，并提出針對性的解決辦法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;高校教學(xué)秘書;管理工作

高校教學(xué)秘書是教學(xué)科研管理工作實(shí)施的核心、一線工作者，其工作效率會(huì)直接影響高校教學(xué)管理的質(zhì)量。做好高校教學(xué)管理中的“管家”，教學(xué)秘書需要做好承上啟下的作用，做好領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、教師、科研人員、學(xué)生多個(gè)主體之間的銜接工作，工作內(nèi)容繁瑣、責(zé)任重、工作效率低。如何提升教學(xué)秘書工作效率，保證教學(xué)工作順利開展，是教學(xué)管理中重點(diǎn)得到關(guān)注和思考的問題[1]。

一、高校教學(xué)秘書工作內(nèi)容分析

日常教學(xué)管理一方面，教學(xué)秘書需要對上級下發(fā)的文件資料、期末試卷、學(xué)生考試成績、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)資料、教學(xué)質(zhì)量管理資料等等大量文件進(jìn)行整理、歸檔，為后續(xù)教學(xué)管理提供信息基礎(chǔ);另一方面，還需要收集教學(xué)計(jì)劃資料、錄入任務(wù)信息、征訂教材、安排與通知、考試時(shí)間與監(jiān)考安排、教學(xué)工作量安排等等。可見，工作內(nèi)容十分繁瑣、細(xì)致，這些工作都要保質(zhì)保量、按時(shí)認(rèn)真完成，否則可能會(huì)引發(fā)教學(xué)事故。

服務(wù)一線師生作為教學(xué)管理中的一線執(zhí)行人員，教學(xué)秘書上要承接上級部門管理工作、下要服務(wù)教師和學(xué)生，需要將基層信息傳遞給上級，上級任務(wù)下達(dá)給教師、職能部門，是職能部門和二級學(xué)院間的重要紐帶。所以，教學(xué)秘書必須要樹立全心全意服務(wù)態(tài)度，服務(wù)于廣大師生。

教學(xué)科研任務(wù)教學(xué)秘書同樣也承擔(dān)著教科研任務(wù)，第一時(shí)間掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)和教育科學(xué)理論，并落實(shí)到實(shí)踐當(dāng)中，不斷提升個(gè)人素養(yǎng)以及工作效率，發(fā)揮個(gè)人崗位價(jià)值。

二、高校教學(xué)秘書教學(xué)管理工作提升策略

（一）提升檔案信息的管理水平

檔案管理對高校來說至關(guān)重要。檔案是學(xué)生的重要資料，需要學(xué)校妥善保管，以保障檔案信息的真實(shí)性，因此在檔案管理工作開展過程中可運(yùn)用授權(quán)控制機(jī)制。在信息化時(shí)代，授權(quán)控制機(jī)制有實(shí)行的基礎(chǔ)條件，與國家信息化安全需求相匹配。授權(quán)機(jī)制運(yùn)用中，針對學(xué)籍信息的變動(dòng)，教學(xué)秘書應(yīng)提醒專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，經(jīng)過同意之后授權(quán)給相關(guān)工作人員，之后在學(xué)信網(wǎng)絡(luò)或是教務(wù)系統(tǒng)中就可以查閱到學(xué)生學(xué)籍信息。依據(jù)授權(quán)控制機(jī)制，可建立學(xué)籍管理內(nèi)部管理制度，將可能產(chǎn)生的學(xué)籍管理風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)。針對授權(quán)控制關(guān)注，高校教學(xué)秘書也可以創(chuàng)建專業(yè)責(zé)任體系，并積極監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)在學(xué)籍管理工作中承擔(dān)責(zé)任，保障管理公平性，從而提升自身檔案信息管理水平[2]。檢查機(jī)制是高校檔案管理效果增強(qiáng)的關(guān)鍵，在管理制度落實(shí)中，高校教學(xué)秘書運(yùn)用檢查機(jī)制可保障檔案管理工作的高效性。通過對學(xué)生檔案資格審核、學(xué)生基本信息等的了解，教學(xué)秘書應(yīng)對檢查機(jī)制進(jìn)行必要完善。檔案管理中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的概率較高，加上部分高校教學(xué)秘書工作中意外問題頻繁出現(xiàn)，或者當(dāng)時(shí)可能未曾發(fā)現(xiàn)，但是通過檢查機(jī)制可將其檔案信息進(jìn)行審核，保障檔案信息準(zhǔn)確性，因此通過檢查加強(qiáng)高校內(nèi)部的教學(xué)管理與控制理論的運(yùn)用，這在一定程度上可提升高校教學(xué)秘書檔案管理的效率[3]。

（二）重視課程的安排

高校教學(xué)秘書對于教學(xué)課程的安排應(yīng)加強(qiáng)重視，由于在以往工作中部分教學(xué)秘書人員工作出現(xiàn)失誤，使教學(xué)管理工作屢遭不順，因此教學(xué)秘書應(yīng)借鑒以往的豐富經(jīng)驗(yàn)，排除糟粕，使自身優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，同時(shí)反饋給不同教研室主任，安排不同課程實(shí)訓(xùn)任課教師填寫“實(shí)踐課程信息統(tǒng)計(jì)表”以統(tǒng)計(jì)實(shí)訓(xùn)課實(shí)踐方式、是否集中安排、需要軟件名稱等。經(jīng)院長審核，上報(bào)教務(wù)部門。教學(xué)中，關(guān)于理論和實(shí)踐課程的教學(xué)安排也應(yīng)引起教學(xué)秘書的重視，其需明確學(xué)情及具體教學(xué)目標(biāo)等內(nèi)容，保障課程安排的合理性，并在教務(wù)部門審核通過后，落實(shí)登錄正方系統(tǒng)，同時(shí)合理安排不同任課教師必修課的上課時(shí)間。經(jīng)過教務(wù)部門的反復(fù)核查，在調(diào)整安排后下發(fā)核對稿。教務(wù)部門下發(fā)關(guān)于限選課課程的通知，通常需要教學(xué)秘書及時(shí)轉(zhuǎn)告不同班級，進(jìn)而讓學(xué)生按要求選課。之后，教學(xué)秘書可以根據(jù)課程安排標(biāo)準(zhǔn)，將課程反饋到不同班級，使學(xué)生可以參加第二輪選課。高校教學(xué)秘書需落實(shí)最終選課結(jié)果，將結(jié)果上報(bào)到學(xué)院安排教師方面。例如，對于教務(wù)部門下發(fā)的關(guān)于體育方面的選課文件，高校教學(xué)秘書需要通知所有學(xué)生，使其可以按時(shí)按要求進(jìn)行體育網(wǎng)上選課。通過對課程的教學(xué)安排，可使不同課程的教學(xué)按時(shí)進(jìn)行，保障課程的安排更加有效。

（三）加強(qiáng)教學(xué)任務(wù)的管理

一般來說，教務(wù)部門會(huì)下發(fā)文件要求學(xué)生參與評教工作，高校教學(xué)秘書需要將這一情況及時(shí)通知給學(xué)生，使學(xué)生可以積極參加評教工作，并告知未參與評教的學(xué)生，其之后將無資格再參與下學(xué)期第一輪選課。教務(wù)部門會(huì)在第十一周下發(fā)未評教學(xué)生參加第二輪選課的情況。從學(xué)生開學(xué)第一周開始，高校教學(xué)秘書每天應(yīng)及時(shí)提醒不同任課教師相關(guān)的上課信息，減少教師由于上課信息失誤造成的教學(xué)問題。一般情況下，在課程運(yùn)行期間，不同任課教師若是有事需請假，教學(xué)秘書可以協(xié)助教師辦理調(diào)停課手續(xù)，通知不同班級學(xué)生相關(guān)的調(diào)課情況。在學(xué)期末，教學(xué)秘書需統(tǒng)計(jì)一學(xué)期的學(xué)院調(diào)停課率。對于教務(wù)部門下發(fā)選修課的通知，教學(xué)秘書需及時(shí)轉(zhuǎn)告給學(xué)生，還要核實(shí)下學(xué)期要求的達(dá)標(biāo)學(xué)分，了解不同班級學(xué)生的選課情況，并上報(bào)學(xué)院最終選課結(jié)果，將不同班級的選課情況進(jìn)行記錄及統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還要上報(bào)給教務(wù)部門，之后可以轉(zhuǎn)告不同教研室主任，安排選課，明確任課教師。通過加強(qiáng)教學(xué)任務(wù)的管理，可使教學(xué)工作的開展變得更加順利。此外，高校教學(xué)秘書應(yīng)對教學(xué)任務(wù)管理內(nèi)容加強(qiáng)重視，熟悉每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，經(jīng)過多次實(shí)踐，使自身的綜合技能得到提高，從而保障高校教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

教學(xué)秘書在新時(shí)期構(gòu)建和諧高校的工作中發(fā)揮著重要的作用，這是一個(gè)工作具有全面性的崗位，應(yīng)該受到人們的重視，對他們自身來說也要提升自身素養(yǎng)和自己的綜合能力，為教育改革而助力。但他們在工作中仍面臨著諸多的問題，還需要慢慢的改進(jìn)。

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