淺談不動產(chǎn)登記檔案的發(fā)展趨勢

葉長如

【摘要】隨著社會主義市場經(jīng)濟的快速發(fā)展和城鎮(zhèn)化進程的不斷加快，房地產(chǎn)行業(yè)也迎來了飛速發(fā)展，隨之而來的需要進行不動產(chǎn)登記的業(yè)務(wù)數(shù)量也越來越多，對于不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的檔案管理要求也越來越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。因此，不動產(chǎn)登記檔案管理部門必須改進傳統(tǒng)方法，提高不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案的管理以及使用成為了迫切需要解決的問題。而依托于互聯(lián)網(wǎng)+新模式，結(jié)合人臉識別、電子簽名/電子簽章等現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案無紙化管理與使用模式已然成為未來不動產(chǎn)登記檔案管理的新趨勢。本論文首先闡述了不動產(chǎn)登記檔案傳統(tǒng)管理模式存在的問題，分析了可以應(yīng)用實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案無紙化辦公的技術(shù)條件和手段，最后將可以通過提高不動產(chǎn)登記檔案無紙化辦公需要注意的事項進行羅列，以期為提升不動產(chǎn)登記檔案管理和查詢、利用水平提供參考。

【關(guān)鍵詞】不動產(chǎn)登記檔案;紙質(zhì)檔案;檔案管理;無紙化辦公;互聯(lián)網(wǎng)+? ? ? ? ? ?【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.31.019

當(dāng)前，不動產(chǎn)登記檔案管理方面的問題和矛盾日益突出，如不動產(chǎn)登記檔案管理工作量較大、管理流程繁瑣、查詢使用頻繁、人工出錯率高等。而不動產(chǎn)登記檔案管理不僅僅是不動產(chǎn)管理的基礎(chǔ)，還直接決定了不動產(chǎn)的登記及資料使用效率，因此不動產(chǎn)登記檔案的管理與利用已成為房地產(chǎn)行業(yè)的一個亟待解決的核心環(huán)節(jié)。

而當(dāng)前，隨著信息化新技術(shù)的普遍應(yīng)用，使得不動產(chǎn)登記檔案的管理方面也必須順應(yīng)時代發(fā)展潮流和趨勢，因此通過改進不動產(chǎn)登記檔案管理方面的機制，推動不動產(chǎn)登記檔案管理無紙化辦公進程，是提高不動產(chǎn)登記檔案的利用價值的必要手段。

1、不動產(chǎn)檔案傳統(tǒng)管理模式存在的問題

1.1以紙張作為信息載體，檔案資料不完善，有損毀、遺失等現(xiàn)象

對于傳統(tǒng)不動產(chǎn)登記檔案管理而言，由于之前信息技術(shù)落后，傳統(tǒng)的不動產(chǎn)檔案管理模式均采取人工管理，紙質(zhì)紙張作為信息記錄的載體。隨之而來的就是，在不動產(chǎn)登記檔案錄入中，采用的是人工方式進行填寫，復(fù)印或者打印材料。例如對于不動產(chǎn)所有者能夠提供的相關(guān)不動產(chǎn)坐落信息、委托書、申請書和交易合同信息等，均采用紙質(zhì)來保存信息，并且各個登記流程當(dāng)中必須給出的審批結(jié)果均是采用筆墨填寫到紙質(zhì)材料之上。

這些不動產(chǎn)登記檔案均屬于從過去的房屋或土地檔案當(dāng)中延續(xù)過來，由于無統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理因地區(qū)不同而存在較大差異。而恰恰由于不動產(chǎn)登記檔案管理在過去沒有引起足夠重視、認知淺薄等因素，很多紙質(zhì)檔案都存在破損、殘缺不全的問題，甚至還有損毀及遺失的情況。且隨著最近這些年房地產(chǎn)行業(yè)迅猛發(fā)展，不動產(chǎn)登記檔案保存場地欠缺、保管方式不科學(xué)、保管人員不夠?qū)I(yè)等原因，某些管理部門進行不動產(chǎn)檔案搬遷過程中，甚至經(jīng)常出現(xiàn)資料丟失的問題。

1.2手工抄錄查詢結(jié)果，工作效率低下

過去的不動產(chǎn)檔案管理過程中，工作人員在提供查詢服務(wù)期間，大多要求客戶先提交房屋（不動產(chǎn)）登記查詢申請書，將房屋（不動產(chǎn)）所有權(quán)人的各種信息、查詢需求和具體使用用途進行登記備案。而在具體的查詢過程中，按照客戶需要查詢的問題從紙質(zhì)檔案里面進行翻找和查詢，查詢時把不動產(chǎn)檔案信息完成記錄，手工方式進行提檔，接著保留在不動產(chǎn)登記檔案庫中。最后把滿足要求的檔案找出，提交給客戶。而在查詢過來，不動產(chǎn)登記檔案還會按照與之前相同流程繼續(xù)進行登記備案管理。

而隨著房地產(chǎn)市場經(jīng)濟的發(fā)展，我國開始對不動產(chǎn)購買進行把控，當(dāng)前不動產(chǎn)登記查詢證明已成為購買房屋的必備材料之一，因此近年來，不動產(chǎn)檔案使用頻率持續(xù)提高，需要查詢檔案的客戶迅速增多，還有人們對檔案生成不了解，導(dǎo)致檔案查詢工作難度驟然加大。

因此，由于某些地區(qū)不動產(chǎn)登記檔案資料沒有完成電子化，還是采取過去的人工查詢模式，使得不動產(chǎn)檔案查詢、利用非常繁瑣，工作效率低下，如遇到不動產(chǎn)登記檔案錯誤或者丟失的情況，則給不動產(chǎn)登記管理帶來了極大的不便。

1.3數(shù)字化和紙質(zhì)檔案并行，存儲空間不足

對于現(xiàn)在的不動產(chǎn)檔案管理而言，通常包括以下三種類型，分別為不動產(chǎn)登記檔案原件、復(fù)印件、電子檔案。在具體使用和操作過程中，基于信息處理便捷考慮，需要構(gòu)建數(shù)字化檔案庫，進而提高檔案管理的工作效率，可是也導(dǎo)致出現(xiàn)新檔案的問題。

現(xiàn)在不動產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域，普遍采取的是將紙質(zhì)檔案進行掃描，然后借助電腦圖像處理技術(shù)，把紙質(zhì)檔案變成電子化檔案，同時把檔案信息按照數(shù)字化方式予以存儲，使得紙質(zhì)檔案可以和電子檔案進行對照。如此雖然日常工作中能夠利用掃描檔案進行查詢，無需提取紙質(zhì)檔案，可是紙質(zhì)檔案數(shù)量持續(xù)增多，檔案庫的空間不足問題已經(jīng)愈發(fā)凸顯。

2、不動產(chǎn)檔案無紙化管理條件逐步成熟

2.1無紙化管理的法律制度已經(jīng)建立

在2019年4月3日，《中華人民共和國電子簽名法》完成修訂并開始實施，其中規(guī)定對于不動產(chǎn)登記的流程，可以采取電子材料，也就是說對于土地、房產(chǎn)等這些不動產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)在買賣過程中可以使用電子簽名、信息文本等方法完成，這部法規(guī)對不動產(chǎn)買賣使用電子簽名提供了法律保障。

2.2電子簽名/簽章技術(shù)的廣泛應(yīng)用

當(dāng)前我國大部分行業(yè)當(dāng)中，例如銀行匯兌及網(wǎng)絡(luò)交易等領(lǐng)域，都普遍采用電子簽名/簽章的方式進行完成。這些電子簽名/簽章的技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用都已經(jīng)非常成熟，因此采取符合法律規(guī)范的電子簽名及電子文件去取代人工簽名，具有和原件相同的法律效力，并且該類技術(shù)運用日臻完善。例如，信息化技術(shù)比較發(fā)達的杭州在房屋管理方面已經(jīng)采用了線上審批，還有打大部分地區(qū)也已實現(xiàn)了不動產(chǎn)登記證書（證明）查詢打印，以上方式均大量采取電子簽名/簽章的方式。

2.3信息加密技術(shù)讓無紙化檔案管理更加安全

現(xiàn)在，我國大部分地區(qū)的不動產(chǎn)檔案都完成了數(shù)字化處理，這些毋庸置疑給不動產(chǎn)檔案管理實現(xiàn)信息化和智能化創(chuàng)造了條件，然而單純的完成簡單的數(shù)字化處理，在檔案管理和實際應(yīng)用中還是存在較大被信息篡改的可能。而現(xiàn)代的信息加密技術(shù)（如區(qū)塊鏈）呈現(xiàn)出防篡改的優(yōu)勢，且已開始廣泛應(yīng)用，將該優(yōu)勢應(yīng)用到不動產(chǎn)檔案無紙化管理當(dāng)中，可以確保檔案只允許添加卻無法篡改。例如區(qū)塊鏈技術(shù)，便能夠把原始信息記錄到數(shù)據(jù)鏈當(dāng)中而不可更改，然后在提取檔案、登記業(yè)務(wù)、多部門審批、日常查詢等方面均能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化管理。

隨著科學(xué)技術(shù)的進步，大數(shù)據(jù)及云平臺技術(shù)已開始登上政務(wù)智能化管理的舞臺。使用大數(shù)據(jù)及云平臺技術(shù)，可以實現(xiàn)信息的空間備份，使得電子檔案都存在于鏈路當(dāng)中，使得不動產(chǎn)登記檔案查詢不僅僅可以正向查詢，甚至也能夠逆向查詢，電子化圖片也能夠打印成紙質(zhì)材料，并添加防偽水印，為不動產(chǎn)檔案實現(xiàn)無紙化管理提供安全保障。

3、不動產(chǎn)檔案管理無紙化辦公需要關(guān)注的問題

3.1必須關(guān)注不動產(chǎn)無紙化管理的安全性

對于實施不動產(chǎn)檔案無紙化管理而言，最關(guān)鍵的問題之一就是要有效保障檔案資料的安全性。在將不動產(chǎn)檔案完成數(shù)字化加工后，必須借助某些信息化存儲介質(zhì)來進行保存方可實現(xiàn)日常的便捷查詢服務(wù)。所以，電子檔案的存儲就變得非常重要，必須對檔案資料的存儲設(shè)備進行日常維護，定期定時備份或者異地備份，避免由于各種原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)損壞與丟失。且由于不動產(chǎn)登記檔案的唯一性與歷史性，核心的不動產(chǎn)檔案必須進行數(shù)據(jù)加密，如設(shè)置相應(yīng)管理權(quán)限、定制對應(yīng)的工作流程等，避免數(shù)據(jù)的人為泄密。

此外，不動產(chǎn)檔案無紙化管理制度的更新和完善也起著至關(guān)重要的角色。通過完善制度及管理方式，全面引入黑客入侵檢測、等保測評以及防火墻等技術(shù)手段確保不動產(chǎn)登記檔案管理實現(xiàn)科學(xué)話管理。

3.2建立檔案查詢分級管理的制度

不動產(chǎn)檔案資料必須按照合法的條件展開查詢，對于不同申請查詢的客戶，設(shè)置不一樣的權(quán)限，各種檔案利用需求必須出具不一樣的內(nèi)容申請，不動產(chǎn)檔案無紙化管理方面必須保持內(nèi)部與外部查詢的一致化管理，設(shè)置不同的分級權(quán)限和查詢流程。即使是管理人員也要設(shè)置不同的權(quán)限，并且對系統(tǒng)終端進行加密，避免信息的非法查詢。對于不動產(chǎn)全生命周期的檔案管理做到每一個環(huán)節(jié)都處于可控狀態(tài)，檔案查詢與借閱全程監(jiān)督并形成電子臺賬進行管理，要做到一切有源可尋、有跡可查。

3.3完善不動產(chǎn)登記管理服務(wù)機制

由于不動產(chǎn)登記檔案管理模式的創(chuàng)新和新技術(shù)的核心應(yīng)用，導(dǎo)致了不動產(chǎn)登記檔案管理工作人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)思維和服務(wù)理念，而無紙化檔案管理模式替換傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的過程中，身為不動產(chǎn)登記檔案管理人員就必須提高自身的專業(yè)技能和管理能力。而通過完善不動產(chǎn)登記管理服務(wù)機制，開創(chuàng)新型服務(wù)評價手段，構(gòu)建不動產(chǎn)登記檔案管理服務(wù)指標(biāo)，則可以使得不動產(chǎn)登記檔案的工作更加的科學(xué)、合理，也有助于及時發(fā)現(xiàn)新的問題、新的矛盾，為更好的解決問題和采取必要的手段和措施提供理論依據(jù)。

總結(jié)：

在外部大環(huán)境的迫切要求、內(nèi)部信息安全和科學(xué)技術(shù)日趨進步和穩(wěn)定的條件下，切身立足于公眾的利益，也為給社會公眾提供一個更好的不動產(chǎn)登記檔案查詢服務(wù)，不動產(chǎn)檔案管理人員必須強化不動產(chǎn)登記檔案管理意識，轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)思維與服務(wù)思維去迎接不動產(chǎn)檔案管理的無紙化時代的來臨。據(jù)不完全統(tǒng)計，當(dāng)前我國已經(jīng)有超過七百個市縣采用“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”業(yè)務(wù)模式，開創(chuàng)了的交易管理、不動產(chǎn)登記和稅收并行辦理的“一窗受理、多端協(xié)同”新業(yè)務(wù)模式，而依托以上信息化手段和不動產(chǎn)登記檔案管理基礎(chǔ)，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的無紙化查詢、使用和管理，必將創(chuàng)建不動產(chǎn)登記檔案管理的新趨勢和新方向。

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