廣西民辦高校檔案管理隊伍建設探討

【摘 要】本文對廣西民辦高校檔案管理隊伍建設情況進行調(diào)研，針對檔案管理隊伍專業(yè)水平較低、結(jié)構(gòu)不合理，以及學校對繼續(xù)教育培訓工作不夠重視、激勵機制不健全等問題，提出加強民辦高校檔案管理隊伍建設的對策：樹立人才觀念，增強檔案管理隊伍的培養(yǎng)意識;注重人才培養(yǎng)，提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平;強化繼續(xù)教育，提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì);健全激勵機制，激發(fā)檔案管理隊伍的工作熱情。

【關(guān)鍵詞】廣西民辦高校 檔案管理 隊伍建設 人才培養(yǎng)? 激勵機制

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2021）27-0133-02

檔案是高校的重要信息資源之一，檔案管理與高校的教學和教研活動密切相關(guān)。民辦高校由于其特殊性，檔案管理顯得較為復雜，目前主要存在管理機制不完善、管理定位不明確等問題，嚴重影響了檔案管理的質(zhì)量和效能。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣西民辦高校檔案管理隊伍人員不足、整體檔案管理隊伍水平不高。因此，必須采取有效的解決方案，促進民辦高校檔案管理隊伍建設，提升民辦高校管理工作水平。

一、廣西民辦高校檔案管理隊伍的現(xiàn)狀

為了解廣西民辦高校檔案管理隊伍建設的實際情況，推進廣西民辦高校的檔案管理工作，筆者以廣西外國語學院、南寧學院等4所廣西民辦高校作為調(diào)研對象，采取問卷和調(diào)研的方式對師生進行隨機調(diào)研，共發(fā)放問卷300份，回收290份，有效問卷290份，回收有效率為96.7%。收回的問卷中，教職工問卷110份，占收回問卷總數(shù)的37.9%;學生問卷180份，占收回問卷總數(shù)的62.1%。

整理分析調(diào)研情況，發(fā)現(xiàn)廣西民辦高校檔案管理隊伍中，一些工作人員不熟悉檔案管理設備，操作技術(shù)水平較低，尤其不熟悉信息化管理系統(tǒng)、數(shù)字化操作技能。民辦高校也很少開展關(guān)于檔案管理的新理念、新技術(shù)、新設備等內(nèi)容的培訓，檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)有待提高。具體而言，廣西民辦高校檔案管理隊伍建設主要存在以下幾個方面的問題。

（一）檔案管理隊伍專業(yè)水平較低

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在廣西4所民辦高校的檔案管理人員中，具有檔案等相關(guān)專業(yè)學習背景的占25.7%，取得檔案專業(yè)技術(shù)資格的僅占4.5%，可見，檔案管理人員在知識儲備和知識學習能力等方面相對偏弱;同時由于受時間、培訓經(jīng)費等因素制約，檔案管理人員中接受過系統(tǒng)的、專門的檔案知識培訓的僅占16.7%，檔案知識學習主要來自上級主管檔案部門或街道檔案人員零星指導，導致他們對檔案專業(yè)知識的掌握不夠系統(tǒng)和全面，造成檔案管理業(yè)務水平偏低，在一定程度上制約了廣西民辦高校檔案管理水平和服務質(zhì)量的提高。

（二）檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣西4所民辦高校的檔案管理人員，從年齡上看，40歲以上人員占比70.6%，40歲以下人員占比29.4%;從學歷上看，專科及以下學歷占比90.9%，本科學歷占比僅9.1%;從學習專業(yè)上看，具有檔案、歷史等相關(guān)專業(yè)學習背景占比僅25.7%;從檔案管理工作的形式上看，兼職占比81.8%，專職占比僅18.2%。由此可見，目前廣西民辦高校檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)的失衡性日益突出，呈現(xiàn)青年人偏少、具有檔案專業(yè)學習背景的人員偏少、高學歷人員偏少、老年人偏多、兼職人員過多等不合理現(xiàn)象，嚴重影響了廣西民辦高校檔案管理工作的有效開展。

（三）學校對繼續(xù)教育培訓工作不夠重視

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，廣西4所民辦高校的檔案管理人員，參加過繼續(xù)教育培訓的人員較少，學校沒有建立相應的繼續(xù)教育培訓制度和培訓體系。究其原因，主要是民辦高校對檔案管理人員教育培訓工作認識不足，認為檔案管理工作就是收集整理資料，工作內(nèi)容比較簡單，所以沒有必要開展繼續(xù)教育培訓工作。53.2%的受訪檔案管理人員表示他們不需要也不想接受繼續(xù)教育，只有10%的檔案管理人員表示很想?yún)⒓永^續(xù)教育以提升業(yè)務能力。面對數(shù)字化檔案管理發(fā)展趨勢，民辦高校在實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化方面確實需要一定成本和精力的投入，工作量相對較大，且相關(guān)檔案管理人員的數(shù)字化、信息化水平有限，所以引入這種檔案管理模式有一定的難度。

（四）學校對檔案管理隊伍激勵機制不健全

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在廣西4所民辦高校中，目前針對檔案管理隊伍已建立健全激勵機制的高校占25%，已建立激勵機制但未有效實施的高校占25%，沒有建立激勵機制的高校占50%。由此可見，大部分民辦高校檔案管理缺乏相應的考核制度、獎懲制度、薪酬制度和晉升制度等激勵機制，沒有將檔案管理人員的業(yè)務能力和工資待遇相結(jié)合，也沒有將工作成績與晉升獎勵相結(jié)合，目標不明確，責任不清晰，導致檔案管理人員的工作積極性不高、創(chuàng)造性不足，造成檔案管理人員積極主動學習和自覺提升自身業(yè)務能力的動力不足。

二、加強民辦高校檔案管理隊伍建設的對策

（一）樹立人才觀念，增強檔案管理隊伍的培養(yǎng)意識

樹立人才觀念是推動高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。廣西民辦高校要認真抓好檔案管理“一把手”工程，樹立“人才興檔”的觀念，增強培養(yǎng)優(yōu)秀檔案管理人才的思想認識，培養(yǎng)具有知識化、專業(yè)化和信息化的檔案管理人才。一是高校領(lǐng)導層要從轉(zhuǎn)變觀念、強化人才入手，堅持專兼結(jié)合的方針，結(jié)合學校實際制定推動檔案管理人才建設的方法和措施，把檔案管理工作及檔案隊伍建設工作納入學校議事議程，積極推動民辦高校檔案隊伍健康持續(xù)發(fā)展。二是要加大對檔案管理工作的宣傳力度，以國際檔案日、法制宣傳日為契機，增強全校師生的檔案管理工作意識，充分利用圖片資料、檔案視頻等開展室內(nèi)、網(wǎng)絡和流動展覽，以及開展檔案專題知識講座、知識競賽等，普及檔案知識。同時要積極拓展高校檔案社會化服務，宣傳檔案工作成果，提高社會對檔案管理工作的認識，提升檔案工作和檔案管理隊伍的形象和地位，形成社會檔案意識。

（二）注重人才培養(yǎng)，提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平

注重人才培養(yǎng)是提高高校檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。廣西民辦高校要結(jié)合管理檔案現(xiàn)代化的新要求和新標準，更新檔案管理人員知識和觀念，不斷提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平，使其能適應新時代檔案管理工作和檔案事業(yè)不斷發(fā)展進步的內(nèi)在要求。一是要把住人才入口關(guān)，建立科學的人才選拔機制，注意引進招聘檔案管理優(yōu)秀人才，對應聘人員的政治素質(zhì)、學歷、工作經(jīng)驗、專業(yè)技能等方面提出比較明確的要求（如要求學歷在研究生以上，從事檔案管理或相關(guān)工作經(jīng)驗3年以上，有檔案管理專業(yè)或相近專業(yè)的優(yōu)先錄取等），確保招聘檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力能夠滿足高校檔案管理工作的需要。二是加快檔案管理隊伍專業(yè)化、職業(yè)化建設，對具有專業(yè)知識和專業(yè)技能的年輕干部要敢于提拔和重用，善于發(fā)揮他們的優(yōu)勢，同時從維護高校檔案管理工作的長遠利益出發(fā)，加強對檔案管理人員的思想政治教育，解決檔案管理隊伍的實際問題，促進廣西民辦高校檔案管理隊伍的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）強化繼續(xù)教育，提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)

強化繼續(xù)教育是提高業(yè)務知識能力和素質(zhì)的有效途徑。廣西民辦高校要堅持理論與實踐相結(jié)合的原則，加大檔案管理隊伍學習培訓力度，建立相關(guān)的人才培養(yǎng)提升制度，強化檔案管理人員的繼續(xù)教育，積極組織開展職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)精神、專業(yè)技能知識、現(xiàn)代化檔案管理知識、創(chuàng)新能力等繼續(xù)教育培訓，不斷提高檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。一是樹立“人才興檔”培養(yǎng)理念，結(jié)合學校實際情況，針對本校檔案管理隊伍建立一套人才培養(yǎng)系統(tǒng)培訓進修制度，同時設置繼續(xù)教育培訓主題內(nèi)容，結(jié)合現(xiàn)代化檔案管理要求突出培訓的針對性、科學性和實效性，并不斷更新學習培訓內(nèi)容，使得檔案管理人員在培訓中真正學到有用的知識。二是采取切實有效的措施，整合校內(nèi)外各類資源，保證并適當增加檔案管理隊伍學習培訓經(jīng)費，針對檔案管理隊伍的不同情況改進學習培訓方式，如組織開展系統(tǒng)的職業(yè)技能專題培訓和集中培訓、外派專業(yè)人員到校進行實際操作指導，以及自覺學習、參加函授或離職深造，提供多層次的教育培訓平臺。同時建立考核評估機制，將檔案管理人員的教育培訓情況作為年度考核的內(nèi)容和晉升的重要依據(jù)，不斷提升民辦高校檔案管理人員的專業(yè)理論知識和操作水平，為促進廣西民辦高校檔案管理隊伍的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）健全激勵機制，激發(fā)檔案管理隊伍的工作熱情

健全激勵機制是激發(fā)檔案管理隊伍工作熱情的重要保證。廣西民辦高校要充分調(diào)動檔案管理人員積極性與創(chuàng)造性，增強檔案管理人員的歸屬感和成就感，建立健全有效的激勵政策與體制。一是運用物質(zhì)與精神激勵相結(jié)合的方法，結(jié)合本校實際情況，根據(jù)檔案管理人員的心理、生活和工作需要給予激勵，關(guān)注員工的心理狀態(tài)、逐步提高薪酬待遇，增加檔案管理的硬件設施，改善工作環(huán)境和條件，激發(fā)檔案管理隊伍的工作積極性與創(chuàng)造性，引導其確立為高校檔案事業(yè)奮斗的目標。二是采取事業(yè)留人與情感留人相結(jié)合的方式，注重關(guān)心檔案管理人員的成長發(fā)展，加大檔案管理工作的宣傳力度，經(jīng)常與檔案管理人員交換意見，充分肯定他們的努力成果，發(fā)揮其在檔案管理工作中的作用，增強檔案管理人員的歸屬感和成就感，使他們能夠全心全意地投入檔案管理工作，確保廣西民辦高校檔案管理專業(yè)隊伍的穩(wěn)定。

綜上所述，建設一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍是適應高校檔案事業(yè)快速發(fā)展的客觀要求，也是推動高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根本保證。廣西民辦高校要充分認識到檔案管理隊伍建設的必要性和重要性，健全優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，注重強化檔案管理人才的培養(yǎng)教育，提高檔案管理隊伍的業(yè)務水平和能力，培養(yǎng)具有較好政治素質(zhì)、知識全面的高素質(zhì)檔案管理人才，建設一支能與檔案管理現(xiàn)代化相適應的檔案管理隊伍，從而推進廣西民辦高校檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。

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【作者簡介】覃上燕（1962— ），男，漢族，廣西貴港人，廣西外國語學院講師，高等職業(yè)學院辦公室主任，研究方向為高校檔案管理。

（責編 黎 原）