淺談新媒體對檔案信息管理的影響

◎王 丹

檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的文字、圖片、聲音、影像等各種形式的歷史記錄，直接來源于人們的各種社會活動。隨著檔案形式的不斷發(fā)展變化，檔案信息逐漸數(shù)字化和電子化，人們開始了解和認識到檔案信息也是一種重要的社會公共信息資源?；ヂ?lián)網(wǎng)的應用與計算機的普及，讓檔案信息有了更便捷的傳播和獲取途徑，人們期望利用這些便捷的途徑更加高效地獲得檔案信息。隨著政府治理方式的轉(zhuǎn)變和政府信息公開的發(fā)展，公民個體權(quán)利意識發(fā)生了質(zhì)的飛躍，對信息權(quán)、知情權(quán)的訴求變得更加強烈，檔案利用需求不斷增長。同時，全面建設和諧社會、全面開展文化建設推動文化發(fā)展與繁榮等社會建設潮流也對檔案信息利用提出了新的更高的要求，要求檔案機構(gòu)開放更多的檔案，創(chuàng)新更加便利的服務方式提供檔案信息利用。

新媒體是一個寬泛的概念，新媒體是相對于傳統(tǒng)媒體而言的，是報刊、廣播、電視等傳統(tǒng)媒體以后發(fā)展起來的新的媒體形態(tài)，嚴格地說，新媒體應該稱為數(shù)字化新媒體，它利用數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)、無線通信網(wǎng)、寬帶局域網(wǎng)、等渠道，以及電腦、手機、等終端，向用戶提供信息和娛樂服務的傳播形態(tài)。新媒體是新的技術(shù)支撐體系下出現(xiàn)的媒體形態(tài)，如數(shù)字雜志、數(shù)字報紙、數(shù)字廣播、手機短信、移動電視、網(wǎng)絡、桌面視窗、數(shù)字電視、數(shù)字電影、觸摸媒體等。新媒體以先進的科學技術(shù)傳播各類信息，使其突破時空限制，無時無地不在地向世界的每個角落傳播。新媒體已經(jīng)成為人們生活中不可缺少的一部分，并在很大程度上影響著人們的信息利用，決定著信息服務未來的發(fā)展方向，也深刻地影響著檔案信息服務。

一、新媒體的發(fā)展更新了檔案信息傳播理念

在新媒體發(fā)展的時代，檔案信息服務不僅限于到館服務，還包括網(wǎng)絡服務。在互聯(lián)網(wǎng)服務中，眾多新媒體是除檔案網(wǎng)站之外檔案信息服務的新模式。各種即時通訊、網(wǎng)絡論壇、博客、微博等新媒體形式可以將檔案信息以更方便、更快捷、更直觀、更具親和力的方式推向利用者。檔案管理機構(gòu)可以積極利用各種新興的新媒體形式去廣泛發(fā)布檔案信息、宣傳檔案工作、推廣檔案意識、強化與利用者的溝通交流。新媒體不僅僅是信息發(fā)布的新手段，還是交流互動的新理念。新媒體帶來的更多的是信息管理理念的沖擊、是信息傳播理念的革命。在這樣的新媒體環(huán)境下，人們的思維方式發(fā)生了很大的變化，大眾信息意識提升，普遍期望得到更好的信息服務，比如靈活應用各種技術(shù)加強信息服務提供者與用戶之間的互動、信息資源的共享和個性化的服務。檔案管理機構(gòu)也必然要更新信息傳播理念，進一步利用各種新媒體形式將檔案信息進行更廣泛地傳播。

二、新媒體的發(fā)展改變了檔案信息的傳遞模式

新媒體不僅為檔案信息服務帶來了更先進、更快捷的傳播方式，而且深刻地改變了信息傳遞模式。檔案信息傳遞模式按照交互功能，可以分為信息發(fā)布型、單向互動型和雙向互動型。信息發(fā)布型以宣傳和介紹與檔案工作有關(guān)的信息或者是檔案管理機構(gòu)所擁有的各類檔案信息為主，實際上就是紙質(zhì)檔案信息宣傳欄的網(wǎng)絡版。單向互動型信息流向大都是從檔案管理機構(gòu)傳向網(wǎng)絡用戶，檔案管理機構(gòu)處于主動地位，沒有互動反饋機制，如檔案信息檢索服務、檔案文件信息和表格下載服務等。雙向服務可以實現(xiàn)檔案管理機構(gòu)和用戶的互動交流，是信息傳遞的最佳方式。在新媒體環(huán)境下，先進的網(wǎng)絡信息技術(shù)給信息利用者提供了參與信息的創(chuàng)建、加工、提供等工作的便利條件，讓他們從原來的被動接收信息轉(zhuǎn)向主動創(chuàng)造信息，得到更多個性化的自主信息服務。檔案信息服務方式變?yōu)殡p向交流型后，檔案管理機構(gòu)的服務模式也相應變得動態(tài)和主動，可以通過接收用戶的反饋來提升檔案信息服務的質(zhì)量，同時，檔案信息的利用者也可以根據(jù)自己的需要利用和挖掘檔案中的深層信息，提高檔案信息的利用效率。

三、新媒體的發(fā)展暢通了檔案信息用戶的參與渠道

許多新媒體形式具有互動性和信息雙向傳播的特點改變了檔案信息的傳遞模式，這消除了檔案信息管理者與利用者之間的邊界，有利于發(fā)揮利用者在檔案信息服務中的重要作用。檔案信息的利用者可以參與到檔案信息服務的建設當中，與檔案管理機構(gòu)聯(lián)合起來，共同創(chuàng)新服務方式，提升網(wǎng)絡檔案信息服務質(zhì)量，將檔案信息服務更好地融入社會。檔案管理機構(gòu)可以將很多相同的信息發(fā)布在不同的新媒體形式上，因為不同的新媒體形式面對不同的利用者群體，可以極大地暢通利用者參與的渠道，吸引更多潛在的檔案利用者，讓更多的人關(guān)注檔案資源、使用檔案資源，重視檔案的開發(fā)，盤活檔案資源，讓檔案資源發(fā)揮出更大的價值，從而提高整個社會的檔案意識，促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

四、新媒體的發(fā)展推動了檔案信息管理社會化的進程

目前，多數(shù)新媒體服務都是由非政府的第三方社會力量開發(fā)并且免費使用的，通過這些新媒體服務，檔案管理機構(gòu)可以快速、便捷地給利用者提供檔案信息，檔案利用者與進行順暢的雙向交互式交流，滿足他們個性化的信息需求。而新媒體從信息資源的角度看，是集各個領域、各個主體的各類信息資源為一體的信息資源網(wǎng)，是以“利用者為中心”的，通過新媒體形式提供檔案信息服務，可以讓利用者獲得更好的體驗。當前，檔案管理機構(gòu)面臨著資金、技術(shù)、人員等諸多方面的問題，在這種情況下，要打破傳統(tǒng)思維的束縛，通過利用第三方開發(fā)的新媒體形式開展檔案信息服務，借助外部社會力量來推動檔案信息和檔案意識的傳播，開拓檔案信息服務的新局面。同時，新媒體技術(shù)可以讓更多的社會力量便捷地參與到檔案管理事業(yè)中，彌補檔案事業(yè)發(fā)展中的人力和物力不足，為檔案信息服務效率的提升提供有力的支撐。

五、新媒體的發(fā)展推動了檔案信息管理法制化的進程

進入21世紀后，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字形式的檔案資源呈現(xiàn)爆炸式增長的趨勢，傳統(tǒng)的檔案工作方式已經(jīng)不能滿足新形勢的要求，迫切需要借助信息手段解決信息環(huán)境下的工作難題。而先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù)在給檔案信息管理帶來便利的同時，也給檔案管理的法制建設提出了新的要求。新修訂的檔案法與時俱進，專門增設“檔案信息化建設”專章，是此次修訂的最大亮點。該章主要有7個法條，明確了政府的責任、電子檔案法律效力、檔案信息化建設的內(nèi)容，為檔案信息化實踐提供了引領和保障。此次修訂通過法律制度建設來推進檔案管理現(xiàn)代化，不僅積極回應了時代和社會需求、也標志著檔案工作從此進入嶄新的歷史性技術(shù)變革期。檔案法的修訂要求檔案管理者切實轉(zhuǎn)變過去因?qū)n案信息化的重要性認識不足，造成的政府（部門）信息化與檔案信息化脫節(jié)、檔案信息化與檔案業(yè)務工作脫節(jié)、電子檔案不歸檔、認定難、使用難等情況，要通過制定標準化、規(guī)范化的規(guī)章制度來確保電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)；要利用先進的信息技術(shù)，進行檔案科學技術(shù)創(chuàng)新，在檔案整理鑒定、修復搶救、仿真復制、館庫智能化管理等內(nèi)容進行技術(shù)革新；要通過應用大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等信息技術(shù)，充分開發(fā)檔案信息資源，進行具有前瞻性和實用性的學術(shù)研究和檔案科研，為檔案用戶提供個性化、智能化的信息服務，進一步提升檔案管理現(xiàn)代化水平。

六、新媒體的發(fā)展提高了檔案信息安全的管理要求

新媒體的發(fā)展讓檔案信息的載體、傳播方式等發(fā)生了巨大的變化，人們對檔案信息的需求也日益增長，要求檔案管理做好維護實體檔案安全工作的同時，不斷探索檔案安全管理新方法，適應新形勢下維護檔案信息安全的需求。首先，要正確處理檔案開放利用與安全保密的關(guān)系。在依法開放檔案、保障公民合法利用檔案權(quán)利的同時，嚴格規(guī)定檔案利用審批、審核的流程和手續(xù)；對擬提供利用的檔案進行審核，確保公開的檔案信息不會損害國家安全、國家利益以及公民的合法利益。其次，加強對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體的保密管理。按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護要求，嚴防檔案在傳輸過程中失泄密；對重要的數(shù)字檔案資源實行異地異質(zhì)備份，并及時進行檢查、遷移，確保數(shù)據(jù)長期安全保存；針對不同的數(shù)據(jù)載體制定相應的保管方案，保證數(shù)據(jù)載體的可用和安全。

七、新媒體的發(fā)展提升了檔案管理人員的社會價值

在當前新媒體迅猛發(fā)展的大趨勢下，檔案信息正以海量方式增加。在新媒體時代，檔案管理者可以將新媒體發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)化為提高檔案管理的機遇。先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù)讓檔案部門掌握了無限的信息和數(shù)據(jù)資源，其中包含著大量情報，可以運用新媒體技術(shù)再造檔案業(yè)務流程，提高工作效率和效益。檔案工作者要跟上新媒體發(fā)展步伐，必須是復合型人才，首先，應該具備傳統(tǒng)的檔案管理的基本知識和應用技能，能夠運用計算機管理手段，做好常規(guī)檔案的收集、鑒定、保管等工作。同時，檔案管理人員還要具備較強的計算機運用能力，充分運用好現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術(shù)（云技術(shù)），通過分析、歸納、提煉，提高檔案信息的使用價值。檔案管理人員由單純的低層次的檔案資料保管員，在向較高層次的分析研究型的管理員轉(zhuǎn)化，檔案工作者在新媒體時代的社會價值得到了進一步提升。

結(jié)語

隨著新媒體的不斷發(fā)展，以利用者為中心的主動型、開放式的檔案信息服務模式必將取代傳統(tǒng)的被動型、封閉式的檔案信息服務模式，檔案管理機構(gòu)要充分發(fā)揮新媒體的優(yōu)勢作用，要借助多媒體技術(shù)創(chuàng)新服務方式，更好地適應用戶偏好，優(yōu)化用戶體驗，為用戶提供個性化、主動性的利用服務。朝著更加多樣化、個性化發(fā)展，不斷拓展服務范圍，使檔案信息資源的利用效益最大化。作為新時代的檔案工作者，要積極在新媒體發(fā)展過程中解決新問題、獲得新進展，轉(zhuǎn)變思想觀念、培養(yǎng)廣闊視野、提升綜合素養(yǎng)、增強專業(yè)能力，更好地凸顯檔案的主體價值，書寫檔案工作新篇章。