高校行政工作的困惑與探索

■王 佳/臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

提到高校的行政工作，很多人的第一反應(yīng)是教務(wù)、科研、學(xué)工等部室，卻很少會(huì)想到二級(jí)學(xué)院的行政辦公室。其實(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室在高校的行政管理工作中承擔(dān)著更多的工作內(nèi)容，在教學(xué)、科研、黨務(wù)及學(xué)生工作等領(lǐng)域發(fā)揮著更加直接的作用，是溝通師生的紐帶，也是學(xué)校各方面政策落地的保證。但即便二級(jí)學(xué)院辦公室的作用如此關(guān)鍵，在很多的文章中、在諸多教師甚至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的印象中，學(xué)院的行政工作人員往往只是為大家服務(wù)的，他們被認(rèn)為素質(zhì)不高、不思進(jìn)取、工作沒有技術(shù)含量等等。筆者在從事相關(guān)行政性工作后對(duì)該項(xiàng)工作有不一樣的理解，認(rèn)為有必要為該部分工作及從事相關(guān)工作的人員正名。筆者從自身從事的高校二級(jí)學(xué)院行政崗位相關(guān)工作展開討論。

一、二級(jí)學(xué)院辦公室的主要職責(zé)

二級(jí)學(xué)院辦公室作為上傳下達(dá)的紐帶，承擔(dān)著將學(xué)校政策要求有效落實(shí)的職能。要真正做到落到實(shí)處，必須要完成熟悉政策要求、妥善協(xié)調(diào)溝通、按時(shí)完成任務(wù)、及時(shí)反饋改進(jìn)等諸多環(huán)節(jié)。

作為二級(jí)學(xué)院，需要接受學(xué)校各個(gè)條線的工作布置安排，各項(xiàng)任務(wù)的交叉重疊屬于工作常態(tài)，加之二級(jí)學(xué)院行政崗位工作人員緊缺，身兼數(shù)職及教師兼行政的情況常態(tài)化，二級(jí)學(xué)院能否及時(shí)有效的完成各項(xiàng)工作、工作效率如何以及對(duì)相關(guān)人員的能力提升是否有所幫助等是二級(jí)學(xué)院行政工作面臨的主要問題。

二級(jí)學(xué)院行政辦公室，工作涉及的內(nèi)容包括教學(xué)、行政、科研、財(cái)務(wù)、黨務(wù)等諸多方面。做為教學(xué)秘書，工作涉及常規(guī)教學(xué)檢查、教學(xué)安排與協(xié)調(diào)，教學(xué)督查、教學(xué)任務(wù)下達(dá)、排課、調(diào)課、考試安排、教學(xué)材料的收集、工作量統(tǒng)計(jì)等諸多方面。作為科研秘書，工作涉及科研文件的傳達(dá)、科研項(xiàng)目的申報(bào)、科研系統(tǒng)的更新、審核，科研工作量的統(tǒng)計(jì)等。行政秘書涉及日常行政事務(wù)的安排、收發(fā)文、會(huì)議安排、資產(chǎn)管理、報(bào)賬等。作為辦公室主任，在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下合理安排學(xué)院事務(wù)，做好會(huì)議安排、記錄及落實(shí)、財(cái)務(wù)管理、考勤、獎(jiǎng)懲、來員接待、計(jì)劃總結(jié)及規(guī)章制度的起草、總支黨務(wù)等方方面面的工作。以上任一條線的工作都不可謂不繁瑣，需要細(xì)致耐心及相關(guān)工作技巧。以上辦公室工作大都具有時(shí)效性，要求在一定時(shí)限內(nèi)必須完成，人員配備的充足性便顯得尤為重要。期初、期中、期末作為學(xué)校重要的三個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，學(xué)校相關(guān)工作的布置也往往分布在這三個(gè)時(shí)間段。學(xué)校各項(xiàng)工作由不同職能部門負(fù)責(zé)，然而在二級(jí)學(xué)院，接收的主體只有辦公室，若此時(shí)辦公室人員配備不足，加班加點(diǎn)便是工作常態(tài)。

二、二級(jí)學(xué)院辦公室工作之瓶頸

正如大眾所想，高校的行政工作不如教學(xué)工作一般任務(wù)明確、專業(yè)性強(qiáng)、富有成就感。高校行政工作往往忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)卻無明確的收獲與成果。也正因工作的這一特性，高校尤其是二級(jí)學(xué)院行政工作往往不受重視，此處的不受重視來自于學(xué)校、二級(jí)學(xué)院、教師甚至行政崗位工作人員自身。正因如上因素，結(jié)合工作實(shí)際，筆者認(rèn)為二級(jí)學(xué)院行政辦公室工作往往面臨如下困惑：第一，工作落實(shí)效率低。面對(duì)學(xué)校的多條線工作布置，學(xué)院?jiǎn)螚l線接收，在時(shí)間上往往必須同時(shí)進(jìn)行，而學(xué)院行政工作的不受重視性則會(huì)導(dǎo)致在時(shí)間節(jié)點(diǎn)前，很多老師未按照要求的時(shí)間與標(biāo)準(zhǔn)配合完成，而二級(jí)學(xué)院很多工作是以老師的配合為前提與基礎(chǔ)的，老師們不配合，往往使簡(jiǎn)單的工作復(fù)雜化，工作反反復(fù)復(fù)、效率低下；第二，工作質(zhì)量、效率難以保證。正因工作落實(shí)效率低，導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院行政工作以完成任務(wù)為目的，忽略工作質(zhì)量的提高，也沒有精力研究提高效率及質(zhì)量的方法。完成工作內(nèi)容已經(jīng)耗費(fèi)了行政工作人員大部分的時(shí)間與精力，無暇探索提高工作效率的方式方法，亦忽視工作質(zhì)量。第三，學(xué)習(xí)提升機(jī)會(huì)寥寥。正因工作本身的繁瑣以及時(shí)效性特點(diǎn)，學(xué)院行政崗位往往無法抽身參加技能培訓(xùn)。且在大多數(shù)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的觀念中，行政事務(wù)無技巧及專業(yè)性可言，無參加培訓(xùn)的必要性。加之行政工作本身的時(shí)效性要求工作在規(guī)定時(shí)間內(nèi)必須完成，人員配備不足更阻斷了相關(guān)工作人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)的可能性。久而久之，行政崗位工作人員在長(zhǎng)期繁瑣且無技能提升的工作中或者麻木無進(jìn)取心或者另謀出路。而這也會(huì)使相關(guān)工作人員在日復(fù)一日的工作中荒廢自己的專業(yè)，陷入傳統(tǒng)“行政人員素質(zhì)較低”的怪圈循環(huán)中。第四，晉升空間有限?；趯?duì)行政崗位的重視不夠及人員緊缺，很多行政工作人員長(zhǎng)期在同一個(gè)崗位工作，工作日益機(jī)械性。與教師崗位職稱評(píng)聘不同的是學(xué)校的行政崗位有限，也就意味著晉升空間有限。行政崗位工作人員往往困在日復(fù)一日繁瑣的工作中，行政工作本身消耗掉行政工作人員大部分的精力與耐心，而上升或者轉(zhuǎn)崗的通道狹窄，對(duì)大部分行政人員而言，意味著在其職業(yè)生涯中，不會(huì)再有其他提升或者發(fā)展的可能性，因而亦使他們失去學(xué)習(xí)提升的動(dòng)力。

三、瓶頸突破之思考

上述困境在很多高校、學(xué)院都有存在，基于高校行政工作的重要性，如何突破困境，是高校、學(xué)院更加高效運(yùn)作及行政工作人員熱情工作的關(guān)鍵。個(gè)人認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面嘗試突破：第一，盡可能在編制允許的范圍內(nèi)重視行政崗位人員設(shè)置問題。行政崗位工作本就繁瑣，在實(shí)際工作中往往因?yàn)槿耸植蛔?，一崗多?zé)、多崗一人的情況更加劇了工作的難度與效率，也會(huì)讓相關(guān)工作人員疲于應(yīng)付工作而沒有精力總結(jié)工作技巧，更無暇提升自身能力，以致于出現(xiàn)行政崗位越做越乏味，行政人員越做越不受重視的惡性循環(huán)。第二，應(yīng)該鼓勵(lì)教師崗位的教師尤其是新晉教師兼任一些行政事務(wù)，因?yàn)橛械男姓聞?wù)并不會(huì)占用教師太多的時(shí)間，但對(duì)教師尤其是新晉教師更快地熟悉學(xué)校工作、了解學(xué)術(shù)、科研、教學(xué)動(dòng)態(tài)及流程有無可替代的幫助作用，更可以有效消除教師崗對(duì)行政崗無所事事、工作輕松隨意的偏見，使得教師崗位教師能更加自覺地配合行政人員完成工作。鼓勵(lì)教師兼任行政工作既可以為行政崗位人員分擔(dān)繁重的工作壓力，使教師對(duì)行政工作多一份理解與支持，又可以幫助教師了解學(xué)校教學(xué)、科研政策，提高教學(xué)科研工作的針對(duì)性與有效性。第三，行政工作人員自身要有上進(jìn)心，懂得提升自己。行政工作的繁瑣性和片段性使得行政崗位工作人員往往疲于完成工作內(nèi)容，沒有足夠的時(shí)間與精力提升自己。這種情況下，除非本人有足夠的決心與毅力尋求與把握提升機(jī)會(huì)，否則極容易在工作中慢慢失去進(jìn)取心。所以，行政工作人員自身應(yīng)該時(shí)刻保持清醒的認(rèn)識(shí)與積極的進(jìn)取心，才能在繁瑣的工作之余把握提升機(jī)會(huì)，不斷提高自己的技能與素質(zhì)。第四，行政人員要學(xué)會(huì)在繁重的工作之余總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提高效率。雖然行政工作相對(duì)繁瑣，但好在熟能生巧，行政工作人員應(yīng)注重在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作的方式方法，并善于利用現(xiàn)代工作軟件與技能，如此才能不斷提高工作效率。另外，自己應(yīng)主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并抓住學(xué)習(xí)提升的機(jī)會(huì)，并積極向?qū)W院爭(zhēng)取機(jī)會(huì)，而不應(yīng)該在工作中日益麻木。第五，作為校方、學(xué)院，要在職位晉升、職稱評(píng)聘、崗位選聘等方面為行政崗位人員提供更多的可能性。針對(duì)目前行政崗位發(fā)展空間受限的現(xiàn)狀，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)引起足夠重視，為行政崗位工作人員的發(fā)展提供更多可能，可針對(duì)其自身情況提拔或者轉(zhuǎn)崗。教職工各盡所能、各取所長(zhǎng)本是物盡其用、人盡其能的好事，可在很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師的觀念里，行政工作人員要求轉(zhuǎn)崗?fù)鶗?huì)被貼上不安分本職、三心二意的標(biāo)簽。亦或者認(rèn)為他們水平低、不適合做專任教師。在此觀念的指引下，轉(zhuǎn)崗變得不再那么光明正大，很多行政工作人員的期望與通道也因此被阻斷。第六，要在教師崗位招聘方面為行政崗位人員打開通道，使得行政人員工作活起來，找到適合自己的崗位。針對(duì)行政崗位工作人員兼課情況，應(yīng)關(guān)注其上課情況，對(duì)教學(xué)能力強(qiáng)、受學(xué)生歡迎的老師，可提供校內(nèi)教師選拔的機(jī)會(huì)，這樣，既能為學(xué)院提供更多選拔教師的途徑，也可以為行政工作人員的發(fā)展提供更多的可能性。第七，校方、學(xué)院應(yīng)對(duì)行政工作予以重視。學(xué)校、學(xué)院的重視是做好行政工作的關(guān)鍵，也是引導(dǎo)教師對(duì)行政工作予以重視的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。工作獲得更多的支持與尊重，能夠有效的調(diào)動(dòng)行政工作人員的積極性與主動(dòng)性，使其在工作中投入更大的熱情。第八，作為教師，對(duì)從事學(xué)院基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作的行政人員應(yīng)多一份配合與尊重。高校行政崗位工作人員的工作往往是為教師的教學(xué)與科研服務(wù)，這一工作任務(wù)的順利完成離不開教師的配合。教師的配合可以使行政工作人員的工作事半功倍，有利于學(xué)院、學(xué)校工作的順利推進(jìn)，從而更好的完成教學(xué)科研工作。

筆者根據(jù)自身從事二級(jí)學(xué)院辦公室工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)所遇到的問題及可能的解決辦法作了整理，并非對(duì)本職工作的不滿，而恰恰是因?yàn)闈M懷期盼。期盼著行政人員的現(xiàn)狀能夠引起學(xué)校及學(xué)院的足夠重視，應(yīng)該重視學(xué)院行政工作的良性互動(dòng)，注重行政人員的職業(yè)發(fā)展與自我發(fā)展；期盼著專任教師對(duì)行政人員及其工作多一份尊重與配合，而不是理所當(dāng)然的認(rèn)為行政人員就應(yīng)當(dāng)無條件配合并為其服務(wù)；期盼著行政人員不再在繁瑣重復(fù)的工作中漸漸放棄努力、迷失自己，而應(yīng)時(shí)刻懂得在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提升工作技能、掌握工作技巧、提高工作效率，從而騰出精力與時(shí)間不斷提升自己，通過自己的努力贏得領(lǐng)導(dǎo)的重視及教師的尊重，而不是自怨自艾，最后變成自己所不愿意成為的人；期盼著以人為本的觀念能夠真正有效的融入到我們的工作中，行政人員以人為本，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，全心全意為教職工服務(wù)。專任教師以人為本，懂得尊重與配合。學(xué)校、學(xué)院以人為本，為行政人員長(zhǎng)久謀劃，提供更多機(jī)會(huì)與可能性。

以上是筆者在高校二級(jí)學(xué)院從事行政相關(guān)工作中遇到的問題及自身的一些思考，撰寫本文的初心也是希望自身發(fā)現(xiàn)的這些問題能夠或得到有經(jīng)驗(yàn)諸位的指點(diǎn)，或引起大家的共鳴，并共同尋求解決之法，從而切實(shí)提高工作效率，在為師生服務(wù)的同時(shí)也提升工作的幸福感，更也為學(xué)院及學(xué)校的長(zhǎng)久發(fā)展提供持久動(dòng)力源。