應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)

■殷 燕/金陵科技學(xué)院電子信息工程學(xué)院

我國(guó)最早于2006年起便啟動(dòng)了工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證的試點(diǎn)工作，《華盛頓協(xié)議》作為國(guó)際本科工程學(xué)位互認(rèn)協(xié)議，我國(guó)于同年6月2日正式成為會(huì)員之一。該協(xié)議于由來(lái)自英國(guó)、美國(guó)、愛(ài)爾蘭、澳大利亞、新西蘭、加拿大6個(gè)國(guó)家的民間工程專(zhuān)業(yè)團(tuán)體于1989年發(fā)起和簽署。旨在用于確認(rèn)簽約成員國(guó)之間確認(rèn)本科工程學(xué)歷資格互認(rèn)所用，這是一項(xiàng)工程教育本科專(zhuān)業(yè)認(rèn)證的國(guó)際互認(rèn)協(xié)議。目前我國(guó)已有多所高校、多個(gè)專(zhuān)業(yè)接受了教育部組織的認(rèn)證，，此協(xié)議要求學(xué)校必須要有自己的質(zhì)量保證體系，并不斷持續(xù)改進(jìn)，故此舉這項(xiàng)工作促進(jìn)了各高校被認(rèn)證專(zhuān)業(yè)的建設(shè)與交流，有利于提高我國(guó)本科教育質(zhì)量工程建設(shè)，提升了我國(guó)高校的辦學(xué)水平和國(guó)際化水平和大學(xué)生培養(yǎng)效果。

一、工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的必要性和意義

工程教育認(rèn)證作為有著國(guó)際認(rèn)可的認(rèn)證體系和認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，我國(guó)政府和教育界都非常重視此項(xiàng)工作的重要性。目前金陵科技學(xué)院已有1個(gè)專(zhuān)業(yè)參加了教育部組織的國(guó)家工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證并被通過(guò)，通過(guò)具體實(shí)踐我們發(fā)現(xiàn)，被認(rèn)證專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案涵蓋面廣，內(nèi)容豐富，而各種檔案之間彼此聯(lián)系又相互印證，所以檔案建設(shè)的工作量極大。

高校教學(xué)檔案作為在日常教學(xué)科研管理工作中，形成的有保存價(jià)值的各種文件資料，反映了教學(xué)活動(dòng)從制定計(jì)劃、組織實(shí)施、信息反饋和整改完善等一整個(gè)完整教學(xué)過(guò)程。而工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證其中一個(gè)很關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是專(zhuān)業(yè)自評(píng)和專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)考察。這就需要大量的教學(xué)檔案材料作為支撐，而接受專(zhuān)家現(xiàn)場(chǎng)考察時(shí)，大多提供給專(zhuān)家考察也是以來(lái)自專(zhuān)業(yè)各種教學(xué)檔案，通過(guò)這些材料可以反映該專(zhuān)業(yè)的教育教學(xué)管理水平，故教學(xué)檔案收集得是否齊全完整，對(duì)工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證工作有很大的影響。筆者所在單位目前正在醞釀申請(qǐng)工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證，并推出關(guān)于加快推進(jìn)工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證工作的意見(jiàn)，資料準(zhǔn)備得是否科學(xué)合理、完整、充分，從某種程度上來(lái)說(shuō)會(huì)直接影響專(zhuān)業(yè)的認(rèn)證結(jié)果，所以完善二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)和管理具有十分重要的意義。

二、工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)特點(diǎn)

工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證要求各締約方專(zhuān)門(mén)組織制定了一套完整的專(zhuān)業(yè)認(rèn)證指標(biāo)體系和考查辦法，其體系下的二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案建設(shè)主要具有以下特點(diǎn)：

(一)檔案建設(shè)主體性更突出

工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證要求需以學(xué)生發(fā)展成效為導(dǎo)向，以畢業(yè)要求達(dá)成度為指向，除了需要學(xué)院的教學(xué)檔案材料以外還要求學(xué)校及各職能部提供相應(yīng)的支撐材料，包括、該專(zhuān)業(yè)學(xué)生的招生、就業(yè)以及通識(shí)課培養(yǎng)情況等，這需要學(xué)校各個(gè)職能部門(mén)的相互配合并將工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證理念貫穿至整個(gè)日常工作中，以體現(xiàn)“以學(xué)生為本”的原則，以畢業(yè)生來(lái)衡量被認(rèn)證專(zhuān)業(yè)的教育目標(biāo)是否達(dá)到。檔案工作者需要將各個(gè)原本分散甚至孤立的各部門(mén)檔案組建成一個(gè)有機(jī)整體，且每個(gè)檔案文件都應(yīng)有相應(yīng)的支撐材料，各檔案文件之間相互聯(lián)系又多有彼此印證的關(guān)系，這就對(duì)檔案材料的完整系統(tǒng)性要求極高將，對(duì)檔案工作者的工作要求有了新的提高；

(二)檔案建設(shè)目的性很強(qiáng)

專(zhuān)業(yè)認(rèn)證是指某一個(gè)專(zhuān)業(yè)根據(jù)工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證體系制定的標(biāo)準(zhǔn)針對(duì)其進(jìn)行的達(dá)標(biāo)建設(shè)和評(píng)判的過(guò)程，是保障高等教育質(zhì)量、提高高等教育水平的一種重要途徑。在評(píng)判的過(guò)程中主要是對(duì)該專(zhuān)業(yè)制定的人才培養(yǎng)目標(biāo)的制定、實(shí)現(xiàn)和效果進(jìn)行評(píng)判，這就需要在平時(shí)的日常工作中需要收集此類(lèi)相關(guān)材料以便進(jìn)行佐證，目的性很強(qiáng)；

(三)檔案內(nèi)容多樣性

專(zhuān)業(yè)認(rèn)證所需要的各類(lèi)教學(xué)檔案除了日常工作中所收集的紙質(zhì)教學(xué)材料以外，當(dāng)專(zhuān)家來(lái)到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考查時(shí)還需要各種類(lèi)型的座談會(huì)如：教師座談會(huì)、學(xué)生座談、教學(xué)管理人員座談等，也有隨堂聽(tīng)課，實(shí)驗(yàn)室或?qū)嵺`基地實(shí)地考查等，無(wú)論是報(bào)告審查、座談還是實(shí)地考查等，專(zhuān)家都將調(diào)閱或要求提供相關(guān)檔案文件進(jìn)行旁證標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的知識(shí)、能力、素質(zhì)要求，因?yàn)檫@些都要體現(xiàn)此專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)所產(chǎn)生的效果、教學(xué)過(guò)程的完整規(guī)范性等，故而造成這方面材料組成尤為繁雜，內(nèi)容多樣性。

三、工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的問(wèn)題

(1)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理不夠規(guī)范。撰寫(xiě)自評(píng)報(bào)告是工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證過(guò)程中一個(gè)很重要的項(xiàng)目，而自評(píng)報(bào)告中需要大量支撐材料，主要包括需要對(duì)該專(zhuān)業(yè)學(xué)生的人才培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)過(guò)程、培養(yǎng)效果和反饋機(jī)制等相關(guān)材料，但現(xiàn)有的檔案目錄與專(zhuān)業(yè)認(rèn)證需要的材料目錄有一定的出入，缺乏規(guī)范的資料管理，同時(shí)雖然院系領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案較為重視，但是大多二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案管理是由教學(xué)秘書(shū)或綜合辦文員兼職擔(dān)任，而他們由于沒(méi)有檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，各系(中心)教研室平時(shí)的教學(xué)檔案資料無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)搜集整理，而工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證要求教學(xué)檔案管理人員能夠勝任提供畢業(yè)生能力培養(yǎng)完整支撐材料的責(zé)任，各教研室檔案室場(chǎng)地多設(shè)置為教室辦公室，沒(méi)有單獨(dú)的檔案室，同時(shí)缺乏專(zhuān)項(xiàng)資金投入所以經(jīng)常造成檔案室建設(shè)往往無(wú)人管理、無(wú)錢(qián)管理的狀態(tài)；

(2)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案室的管理制度不完善。應(yīng)用型高校作為一個(gè)比較新的概念很多規(guī)章制度都沒(méi)有可參考先例，各二級(jí)學(xué)院缺乏一套完善的管理制度，筆者所在單位由于2018年教育部教學(xué)工作審核評(píng)估，確實(shí)推進(jìn)了教學(xué)檔案建設(shè)的規(guī)章制度的制定實(shí)現(xiàn)了以評(píng)促建的功能，但自此以后大多學(xué)院檔案室處于閑置狀態(tài)，相關(guān)責(zé)任人的權(quán)責(zé)規(guī)定不明確，執(zhí)行力度不到位、檔案歸檔混亂、檔案借還記錄不完整等，而這些現(xiàn)狀都難以適應(yīng)工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證的需要；

(3)二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化程度較低。工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證需要該專(zhuān)業(yè)對(duì)學(xué)生培養(yǎng)符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)體系通過(guò)所有的檔案資料進(jìn)行舉證，涉及到人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)效果反饋等等，所需材料具有一定的專(zhuān)業(yè)與學(xué)科規(guī)范性，而目前教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理不夠規(guī)范，仍然采用紙質(zhì)歸檔，信息化水平不夠，查詢(xún)相關(guān)檔案信息只能通過(guò)逐一翻閱紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案占用空間較大，檔案室空間小，且容易出錯(cuò)、效率低，而專(zhuān)業(yè)認(rèn)證所需材料時(shí)間跨度大，種類(lèi)多涉及到的部門(mén)也較多，材料分散，但目前部門(mén)之間的檔案還未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)公享，信息化程度低，查詢(xún)檔案耗時(shí)耗力。

四、工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下的二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的改進(jìn)

(一)進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)管理

從管理上要做好統(tǒng)籌規(guī)劃，從領(lǐng)導(dǎo)層次加大對(duì)教學(xué)檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)和人員投資力度，從領(lǐng)導(dǎo)層次重視教學(xué)檔案建設(shè)工作，確保檔案建設(shè)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)、有專(zhuān)項(xiàng)資金保障。

(1)根據(jù)工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證需求根據(jù)本部門(mén)的工作范圍和崗位職責(zé)結(jié)合工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證需要制定相應(yīng)的教學(xué)檔案目錄，提前做好統(tǒng)籌規(guī)劃，并進(jìn)行合理地分類(lèi)與歸檔管理，確保檔案資源信息統(tǒng)一、有效和有序地進(jìn)行，資料分類(lèi)歸檔后要確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，妥善保管；(2)有條件的情況下可專(zhuān)門(mén)設(shè)置學(xué)院檔案管理建設(shè)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人，并對(duì)期定期開(kāi)展有關(guān)教學(xué)檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員去其他院校參加學(xué)習(xí)，不斷提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)水平；(3)加大對(duì)檔案室的經(jīng)費(fèi)投入，采購(gòu)一系列先進(jìn)設(shè)備，為教學(xué)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化做準(zhǔn)備。

(二)教學(xué)檔案管理制度化建設(shè)

由于大多學(xué)院教學(xué)檔案室管理制度不明化，檔案歸檔混亂，故需要建立一套完善的管理制度，確保教學(xué)檔案管理有序進(jìn)行，良好的制度是一切工作的先行為。

(1)教學(xué)檔案資料分類(lèi)目錄制定后要制定相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，權(quán)責(zé)明晰，由此做到檔案目錄清晰，工作有章可循；(2)制定相應(yīng)的借閱管理制度，對(duì)于教學(xué)檔案的使用、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定防止材料的遺失，提高檔案的利用率。

(三)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)、手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源和現(xiàn)代的電子資源相結(jié)合，建立完整的檔案信息庫(kù)。

(1)運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和儀器逐步將原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案建設(shè)檔案信息化；(2)制作相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，加快數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，將教學(xué)、行政、學(xué)工、科研等各個(gè)部門(mén)分頭往檔案信息庫(kù)上傳自己的檔案資料，實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)內(nèi)資源共享，發(fā)揮教學(xué)檔案的實(shí)效作用，使每一位師生都能隨時(shí)下載資料學(xué)習(xí)，達(dá)到共同提高教學(xué)與學(xué)的目的。

五、結(jié)語(yǔ)

工程教育專(zhuān)業(yè)認(rèn)證背景下的應(yīng)用型高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)是一個(gè)新課題，并具有十分重要的意義。認(rèn)證專(zhuān)業(yè)的教學(xué)檔案資料準(zhǔn)備得是否充分、完整，從某種程度上來(lái)說(shuō)直接影響專(zhuān)業(yè)的認(rèn)證結(jié)果。教學(xué)檔案作為佐證教學(xué)工作的重要資料，不能因?yàn)樾枰u(píng)估這時(shí)才重視教學(xué)檔案，等評(píng)估一結(jié)束則荒廢教學(xué)檔案的搜集整理工作。在日常的學(xué)習(xí)工作中我們都要重視平時(shí)教學(xué)檔案的搜集整理，要不斷提高教學(xué)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平素養(yǎng)，提升教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理制度，這些都有利于認(rèn)證工作的順利開(kāi)展。