大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的特點與發(fā)展

梁紅霞

（湖北省陽新縣公路養(yǎng)護服務(wù)中心，湖北陽新 435200）

0 引言

在大數(shù)據(jù)時代背景下，日益增加的數(shù)據(jù)信息雖然為人力資源保障局的運行工作提供了所需內(nèi)容，但隨著數(shù)量和涉及范圍的擴大，必然會在實踐發(fā)展中帶來更為嚴(yán)峻的影響。對人力資源保障局發(fā)展而言，實際檔案管理工作作為信息管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，由大數(shù)據(jù)技術(shù)理念所構(gòu)成的影響非常深遠(yuǎn)，因此在實踐革新發(fā)展中，如何根據(jù)實際檔案管理模式的應(yīng)用特點提出有效的發(fā)展對策，是當(dāng)前檔案管理人員關(guān)注的焦點。

1 檔案管理的內(nèi)涵

簡單來講，檔案管理也叫作檔案工作，主要是由專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供相關(guān)服務(wù)。檔案管理的主要目標(biāo)就是檔案，服務(wù)對象是指檔案應(yīng)用者，需要解決的問題就是過于分散且數(shù)量龐大的檔案數(shù)據(jù)信息。從近年來人力資源保障局發(fā)展情況來看，檔案工作已經(jīng)逐漸簡單管理發(fā)展到復(fù)雜管理，且整體呈現(xiàn)出服務(wù)性、政治性，以及管理性等特征。需要注意的是，檔案管理系統(tǒng)并不是單獨存在的，而是在各項社會管理系統(tǒng)中展現(xiàn)出了積極作用。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的特點分析

在計算機技術(shù)飛速發(fā)展中，信息正在以幾何級的數(shù)量持續(xù)上升，現(xiàn)如今世界已經(jīng)逐漸進入大數(shù)據(jù)時代。簡單來講，大數(shù)據(jù)就是在更大規(guī)模的數(shù)據(jù)中，以全新的方式在海量數(shù)據(jù)中尋找新的觀點和方向，并構(gòu)建全新的價值。檔案作為一種獨特的信息資源，不僅具備現(xiàn)實意義的原生信息，還存在歷史價值的衍生信息，實際管理模式，在進入大數(shù)據(jù)時代后，也發(fā)生了全新變化。具體特征如下。

2.1 理論變化

在大數(shù)據(jù)時代下，隨著檔案數(shù)量的持續(xù)上升，傳統(tǒng)意義上的管理方法和技術(shù)已經(jīng)無法有效處理和呈現(xiàn)具體的檔案數(shù)據(jù)，因此實踐發(fā)展中的檔案管理里面發(fā)生了變化，更加注重將所有數(shù)據(jù)看作檔案信息，這樣有助于實際檔案管理工作變得更加完善和開放。在以往管理工作中，只有在檔案館內(nèi)部儲存的信息才屬于檔案信息，而在大數(shù)據(jù)時代下，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的全面推廣，檔案信息隨時隨地都會發(fā)生變化，此時檔案用戶不僅只關(guān)注檔案信息的利用，還基于自身發(fā)展提出了新的要求，也就是想要得到隱藏在數(shù)據(jù)背后的相關(guān)知識。

2.2 資源變化

在檔案管理工作中，儲存豐富的數(shù)據(jù)資源是人力資源保障局有序運行的基礎(chǔ)條件，同樣也是檔案管理人員推廣有效服務(wù)的有力資本?；诖髷?shù)據(jù)時代發(fā)展需求，檔案信息的增加速度越來越快，對民生民意的關(guān)注度也在持續(xù)上升，相比以往檔案數(shù)據(jù)資源儲備情況，不管是類型還是內(nèi)容都發(fā)生了較多變化。同時，檔案信息處理技術(shù)逐漸擺脫人工操作模式，選用先進技術(shù)理念，構(gòu)建系統(tǒng)化的管理技術(shù)，這樣不僅能提升實際處理速度，而且可以引導(dǎo)數(shù)據(jù)收集向著多樣化革新。

2.3 服務(wù)變化

從本質(zhì)上講，檔案管理的根本目的在于為所在地區(qū)的基層群眾提供便利服務(wù)，以此滿足他們對答案數(shù)據(jù)的應(yīng)用需求，只有這樣才能充分展現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案利用服務(wù)工作正在向著社會化和多元化的方向革新，相應(yīng)的服務(wù)對象、服務(wù)形式以及服務(wù)內(nèi)容等都發(fā)生了較多變化。比如說，服務(wù)對象已經(jīng)從傳統(tǒng)意義上的黨政部門、企業(yè)單位、職工等轉(zhuǎn)向為社會基層群眾，并著重增加了對網(wǎng)絡(luò)群體的關(guān)注度；服務(wù)形式也從傳統(tǒng)意義上應(yīng)用者拿著證明到檔案館進行查詢的過程轉(zhuǎn)變?yōu)?，直接在網(wǎng)絡(luò)平臺進行線上線下的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。這種全新的檔案管理形式，不僅能更為關(guān)注服務(wù)用戶的個體行為，而且可以充分展現(xiàn)人力資源保障局的智能化和人性化。

2.4 保障變化

檔案管理工作的安全性是實踐運行的重難點，尤其是對人力資源保障局而言，其在發(fā)展中具有信息數(shù)量龐大、應(yīng)用種類繁多、需要處理速度較快等特征，而這些特點都對檔案安全提出了較高要求。在傳統(tǒng)意義上，檔案種類單一且大都屬于紙質(zhì)信息，檔案管理人員只需要在管理期間做好庫房的“八防”工作就能保障檔案安全。而在信息技術(shù)革新發(fā)展中，隨著檔案數(shù)據(jù)類型的不斷增加，整體形態(tài)呈現(xiàn)出了多樣化，這也對實踐管理提出了更高要求。在應(yīng)急管理工作中，傳統(tǒng)管理模式所表現(xiàn)出的應(yīng)變力不強，整體適用性過低，很容易在大地震等突發(fā)事件時造成過于嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。而在大數(shù)據(jù)時代下，針對檔案管理所提出的應(yīng)急處理對策需要更為精細(xì)和明確，以此預(yù)防突發(fā)事件帶來的嚴(yán)重?fù)p失。從技術(shù)角度考慮，傳統(tǒng)意義上的手工輸入檢測方式，不僅效率低還容易在輸入數(shù)據(jù)期間出現(xiàn)誤差，而結(jié)合云計算進行信息安全管控，不僅能合理運用現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢直接排除潛藏的威脅因素，而且可以保障內(nèi)部數(shù)據(jù)處具有安全性和完善性。

2.5 管理變化

人力資源保障局的行政管理工作在進入大數(shù)據(jù)時代后也發(fā)生了一定變化。作為檔案管理部門最常出現(xiàn)問題的一項工作環(huán)節(jié)，行政管理能力一直都是檔案管理人員關(guān)注的焦點。在大數(shù)據(jù)時代下，運用立法執(zhí)法監(jiān)督管理的形式全面管控人力資源保障局的數(shù)據(jù)檔案，不僅能保障內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的科學(xué)性，而且可以展現(xiàn)行政執(zhí)法的有效性。

3 如何在大數(shù)據(jù)背景下發(fā)展檔案管理模式

3.1 突破傳統(tǒng)封閉模式的限制，構(gòu)建開放化的管理環(huán)境

在檔案自身性質(zhì)和行業(yè)發(fā)展趨勢的影響下，整體管理工作都呈現(xiàn)出了極強的向內(nèi)性，受此影響管理人員認(rèn)為這一崗位的工作內(nèi)容和形式都過于“低調(diào)”。而在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理模式將會逐漸擺脫這種封閉化的存在。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是因為人類生活在一個信息化大爆炸的時代，此時掌握信息就代表著擁有資源，也就可以在實踐探索中獲取更多經(jīng)濟效益和社會效益。在此期間，社會群眾對信息透明化和共享化的要求也越發(fā)強烈，并已經(jīng)開始在全球范圍內(nèi)提出公開行動，這也進一步加強了信息資源的可用性和獲得性。檔案信息資源作為最具應(yīng)用價值和發(fā)展優(yōu)勢的一項內(nèi)容，在全新的社會環(huán)境下，人力資源保障局的檔案管理人員需要正確認(rèn)識時代革新所帶來的挑戰(zhàn)和機遇，并以開放化的態(tài)度和行為真正實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的最大化價值。

3.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)靜態(tài)化的管理形式，推廣持續(xù)動態(tài)運行體系

了解以往檔案運行模式可知，實際內(nèi)部管理具有極為嚴(yán)重的隔離分化現(xiàn)象，因此在大數(shù)據(jù)時代下要基于群眾服務(wù)需求向著動態(tài)運行體系穩(wěn)步革新。現(xiàn)階段，人力資源保障局在整合以往發(fā)展經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，基于實踐檔案管理需求已經(jīng)開始全面推廣具有階級性的檔案管理體系，并根據(jù)實際發(fā)展變化提出了集中且統(tǒng)一的檔案管理體制，雖然在這種體制下檔案信息資源很難得到整合利用，但也在一定意義上滿足了檔案管理發(fā)展需求。而從大數(shù)據(jù)時代發(fā)展角度思考，這種過于單一化的管理機制并不適宜時代發(fā)展需求，因此為了更加方便獲取和研究檔案信息資源，檔案管理人員在收管用的全過程中構(gòu)建了一種動態(tài)且持續(xù)的管理體系?；趯嵺`工作分析，這種全新的管理體系必須要具有以下要素：首先，增強檔案信息的數(shù)字化并保障其有效整合利用；其次，合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺和應(yīng)用技術(shù)；最后，符合大數(shù)據(jù)時代背景下檔案信息處理操作流程。大數(shù)據(jù)時代發(fā)展最大的特征在于數(shù)據(jù)共享與合作應(yīng)用，這就需要檔案管理人員在實踐發(fā)展中基于人力資源保障局工作內(nèi)容構(gòu)建一個具有區(qū)域性或全國性的信息資源管理平臺，這樣不僅能保障所有檔案信息可以共享利用，而且可以對其進行規(guī)?；芾砗吞幚怼?/p>

3.3 解決單一化管理模式的問題，構(gòu)建集中管理的檔案資源

了解以往人力資源檔案管理模式運行特征可知，存在重視資源輕視管理的發(fā)展現(xiàn)象，這樣導(dǎo)致很多有效信息失去了應(yīng)用價值只具備歷史價值。由于信息資源建立初期的應(yīng)用頻率最高，為組織發(fā)展帶來的效益也最多，所以從實踐角度來看，檔案價值的真正實現(xiàn)主要體現(xiàn)在服務(wù)應(yīng)用中。換句話說，基層群眾作為應(yīng)用的主體，如何滿足他們的服務(wù)需求是檔案管理探索的主要課題。通過合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將傳統(tǒng)意義上數(shù)據(jù)收集及和儲存工作轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂猩疃鹊臄?shù)據(jù)挖掘與分析工作，不僅能從中得到更多用戶感興趣的信息，而且可以根據(jù)用戶行為及時推薦給他們。為了更快實現(xiàn)這種具有個性化和針對性的服務(wù)模式，一方面要在檔案利用期間研究用戶行為數(shù)據(jù)，另一方面要對下一步信息利用進行全面預(yù)測，并由此構(gòu)建符合用戶需求的檔案信息服務(wù)模式。

4 結(jié)語

研究近年來人力資源保障局檔案管理運行情況可知，基于大數(shù)據(jù)時代對檔案管理模式進行全面優(yōu)化，不僅能提高整體管理質(zhì)量和工作水平，還可以充分展現(xiàn)檔案管理的真正價值。因此，在未來技術(shù)發(fā)展中，檔案管理人員必須要加強對大數(shù)據(jù)時代和檔案管理模式的探索力度，并注重結(jié)合實踐發(fā)展需求進行穩(wěn)步革新。