信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合方法研究

周麗梅

（菏澤市紀(jì)委 監(jiān)委，山東菏澤 274000）

機(jī)關(guān)檔案不僅是國家信息的組成部分之一，還可以為政府部門制定發(fā)展決策提供參考依據(jù)。在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)表現(xiàn)出了明顯的滯后性，而信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，已經(jīng)成為未來機(jī)關(guān)檔案管理的必然發(fā)展趨勢。但是，在實際的信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作結(jié)合中，還存在著一些問題。只有對這些問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，并提出針對性的結(jié)合方法，才能夠從根源上提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。

1 信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合意義

1.1 有利于機(jī)關(guān)檔案資源范圍的拓展

信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，對傳統(tǒng)的檔案管理模式造成了巨大的沖擊，不僅提高了機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率，還使得機(jī)關(guān)檔案管理資源的范圍得到了拓展。在以往的機(jī)關(guān)檔案管理工作中，工作人員只能通過一種方式獲取檔案資源，且能夠獲得的檔案資源量十分有限，不能無法檔案資料的準(zhǔn)確度與完整性。在這種情況下，機(jī)關(guān)單位的行政管理工作效率整體偏低。而信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，則可以從技術(shù)層面突破這一限制，直接通過信息化的方式進(jìn)行檔案資源的快速獲取，且資源獲取范圍更加廣泛，資源獲取速度更快，資源準(zhǔn)確率更高。

1.2 有利于機(jī)關(guān)檔案的系統(tǒng)化管理

在信息時代下，機(jī)關(guān)檔案管理工作必須要順應(yīng)社會的發(fā)展趨勢。而信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，在提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的系統(tǒng)性方面有著積極的通。例如，信息技術(shù)可以直接將機(jī)關(guān)檔案管理中的不同分工進(jìn)行串聯(lián)，并構(gòu)建一個完善的系統(tǒng)，即標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系。這種全新的檔案管理體系，代表著我國已經(jīng)全面步入了信息時代。

1.3 有利于檔案留存風(fēng)險的降低

在以往的機(jī)關(guān)檔案管理工作當(dāng)中，主要以紙質(zhì)的方式進(jìn)行檔案資料的存儲。這種檔案存儲方式，不僅會占用大量的實體空間，還會影響檔案信息的調(diào)閱效率。而且，這樣的檔案存儲方式，還有可能出現(xiàn)檔案信息受損或者遺失等問題，影響機(jī)關(guān)單位相關(guān)工作的正常開展。信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展，就可以使機(jī)關(guān)檔案管理工作徹底規(guī)避這一風(fēng)險。因為信息化的運行模式使得所有的機(jī)關(guān)檔案信息以數(shù)據(jù)信息的方式存儲在軟件或者云空間當(dāng)中。只要檔案管理人員對這些檔案信息進(jìn)行分類處理，并按照相應(yīng)的順序進(jìn)行檔案目錄的錄入，就可以在后期的任意時間任意地點，輸入關(guān)鍵信息進(jìn)行相關(guān)檔案信息的搜索與獲取。而且，這種檔案管理方式，因為存儲方式比較特殊，只要做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，就很難出現(xiàn)檔案信息丟失或者破損等問題。

2 信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作結(jié)合中存在的問題

2.1 檔案資源面臨著失實的風(fēng)險

信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，可以通過程序化的管理來完成檔案資料的自主整理。在這樣的檔案管理工作形式下，管理系統(tǒng)會徹底刪除一些資源信息，使一些檔案信息失去原本的依據(jù)和簽發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)。一旦出現(xiàn)這樣的情況，這部分材料的真實性就會遭到質(zhì)疑，其應(yīng)用價值也會明顯降低。

2.2 檔案信息面臨著被泄露的風(fēng)險

信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，必然會將一部分絕密信息錄入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。但是，信息時代下，任何一個人都可以通過不同的網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備，借助網(wǎng)絡(luò)信息渠道進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息平臺中，進(jìn)行相關(guān)文件信息的獲取。另外，即便是同一個終端的信息資源，也可以在同一時間被多個網(wǎng)絡(luò)終端所接收。在這種情況下，如果沒有對這些絕密信息采取有效的保密措施，那么這些絕密信息將面臨被泄露的風(fēng)險。

2.3 檔案管理系統(tǒng)面臨著被黑客攻擊的風(fēng)險

在信息時代下，我國很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作已經(jīng)具備了一定的信息化水平。雖然這種信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作，提高了機(jī)關(guān)檔案管理的工作效率，只需要敲擊鍵盤，就可以進(jìn)行相關(guān)檔案信息的搜索與獲取，但是一旦遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊，那么檔案管理系統(tǒng)也將面臨著癱瘓的可能，檔案資料被丟失。

3 信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合方法

3.1 對檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變

受到傳統(tǒng)工作理念和工作機(jī)制的限制，我國機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展十分排斥新型管理方式的引進(jìn)。雖然國家一直鼓勵將信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作結(jié)合起來，但是地方級的機(jī)關(guān)單位卻沒有對檔案管理的信息化建設(shè)予以重視。要想改善這一現(xiàn)狀，加快信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，就必須要對傳統(tǒng)的檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在充分意識到檔案管理工作信息化重要性的基礎(chǔ)上，借助信息技術(shù)來提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平。

3.2 提高檔案管理的技術(shù)含量

要想加強(qiáng)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，就必須要提高檔案管理的技術(shù)含量。首先，嚴(yán)格按照相關(guān)信息資源管理規(guī)定，做好檔案資源的收集、分析、整理以及歸檔工作，并借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)對這些檔案信息進(jìn)行妥善的處理。其次，對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)力度。最后，借助當(dāng)前最先進(jìn)的信息技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新與升級，豐富現(xiàn)有的檔案資源收集整理方法，提高這些檔案資源的利用效率。

3.3 提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作當(dāng)中，檔案管理人員才是各種信息技術(shù)的操作主體。檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，直接決定著信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合程度。所以，必須要重點提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。首先，對檔案管理人員進(jìn)行法律法規(guī)教育，使其在充分意識到信息化檔案管理工作的重要性之后，合法合規(guī)的開展檔案管理工作。與此同時，機(jī)關(guān)單位還要組織開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的思想政治覺悟。其次，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，通過各種專業(yè)性學(xué)習(xí)活動的組織開展來提高他們的檔案管理專業(yè)性，確保他們可以將信息技術(shù)靈活、高效的應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中。例如，可以通過專家講座、檔案管理經(jīng)驗交流活動的組織開展來提高檔案管理人員的檔案管理水平。最后，在檔案管理人員的檔案管理工作實際中，要加強(qiáng)檔案管理人員工作行為的監(jiān)督與管理，并借此提升他們的風(fēng)險防范意識、風(fēng)險識別能力以及風(fēng)險應(yīng)急處理能力，借此保證信息化檔案管理工作的有效開展。

3.4 完善檔案管理制度

完善檔案管理制度，可以從制度層面保證信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理的順利結(jié)合。首先，要對當(dāng)前的機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并以此為基礎(chǔ)制定針對性的檔案管理規(guī)章制度，明確檔案管理工作的具體細(xì)則與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理工作的系統(tǒng)性與規(guī)范性。其次，國家相關(guān)部門針對機(jī)關(guān)檔案管理工作的開展，要制定專門的法律法規(guī)，借此提升檔案管理人員的責(zé)任意識與質(zhì)量意識。只有這樣，才能夠為檔案資源的安全性、完整性與真實性提供保障。最后，機(jī)關(guān)單位要根據(jù)實際情況制定針對性的激勵機(jī)制，結(jié)合檔案信息的收集工作、整理工作以及歸檔工作，制定明確的工作目標(biāo)和完成獎勵細(xì)則。通過對檔案管理人員工作質(zhì)量的考核與激勵來激發(fā)檔案管理人員的工作熱情與工作激情。

3.5 加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

與傳統(tǒng)的檔案管理形式相比，信息化的檔案管理模式主要是通過數(shù)字形式進(jìn)行檔案資料的存儲。但是，這種檔案資料的存儲形式卻容易遭受到網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客的攻擊。所以，為了提升機(jī)關(guān)檔案資源的安全性，避免出現(xiàn)檔案資源信息被泄露、被丟失、被篡改等問題，需要做好相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作。首先，在信息化的檔案管理工作環(huán)境下，檔案管理工作的開展面臨這很多網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。對此，機(jī)關(guān)單位需要結(jié)合實際情況進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，借助強(qiáng)大的殺毒軟件做好機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的查殺工作，及時發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)中的漏洞，并采取針對性的消除措施。其次，機(jī)關(guān)單位要加強(qiáng)防火墻技術(shù)、隔離網(wǎng)閘技術(shù)的應(yīng)用，將機(jī)關(guān)單位的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)進(jìn)行有效的隔離，組織一切非法訪問行為。最后，檔案管理人員在實際工作當(dāng)中，要自覺約束自己的網(wǎng)絡(luò)行為，不要隨意訪問一些非法網(wǎng)站，網(wǎng)頁中彈出的窗口和廣告要及時關(guān)閉。通過各種安全措施的落實來降低病毒植入的風(fēng)險。

4 結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合是機(jī)關(guān)檔案管理的必然趨勢。但是，受到各種因素的影響，信息化的機(jī)關(guān)檔案管理工作卻存在著檔案資源失實、檔案信息被泄露、檔案管理系統(tǒng)被黑客攻擊等問題。在這種情況下，要想加強(qiáng)信息技術(shù)與機(jī)關(guān)檔案管理工作的結(jié)合，就必須要轉(zhuǎn)變檔案管理理念、提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。