事業(yè)單位人事檔案信息化管理探析

張建梅

（濟(jì)南市不動產(chǎn)登記中心，山東濟(jì)南 250001）

21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，各行各業(yè)均受到巨大影響，人事檔案管理工作在此背景下，如繼續(xù)固守原來的管理模式，將阻礙前進(jìn)的腳步，不能充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用。人事檔案是記載個(gè)人成長軌跡的重要載體，是單位選人用人的重要依據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，尚有檔案利用效率低，真實(shí)性存疑，面臨安全隱患等諸多問題。為使人事檔案管理充分發(fā)揮其應(yīng)有作用，需要進(jìn)一步解放思維，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，完善管理工作，繼而推動人事檔案管理工作邁上科學(xué)發(fā)展快車道。

1 人事檔案管理信息化具有重要意義

（1）提高檔案利用效率。在紙質(zhì)檔案管理利用中，存在諸多問題需提升解決。如在實(shí)務(wù)工作中，存在按分類困難，查詢耗時(shí)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析難度大，不易保存等等不足。以現(xiàn)代化技術(shù)為依托，將人事檔案掃描后，以數(shù)字化信息進(jìn)行存儲，建立統(tǒng)一的人才信息庫，將記錄、轉(zhuǎn)移、保存、利用，實(shí)現(xiàn)由靜態(tài)到動態(tài)的升級轉(zhuǎn)換，同時(shí)，依托大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)分析功能，可數(shù)倍節(jié)省人力成本，降低工作難度，提升工作效率。

（2）提升檔案管理精準(zhǔn)度。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人事檔案常常都是通過手動人工方式進(jìn)行管理，存在人為造成檔案存放錯(cuò)誤、人員信息不實(shí)等問題，造成管理上的漏洞。信息化管理模式下，人為造所的誤差將大幅減少，規(guī)范化水平能進(jìn)一步提升。

（3）提升檔案信息安全程度。在紙質(zhì)檔案存放中，對庫房的要求較高，如防火、防潮、防蛀、防光都有特殊要求，如果存放環(huán)境難以保障，就會增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)；紙質(zhì)檔案保管也存在損毀、丟失等天然風(fēng)險(xiǎn)。利用電子信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺，可以實(shí)現(xiàn)電子介質(zhì)存儲，回避了紙質(zhì)檔案存儲中面臨的天然風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)，可采取授權(quán)訪問、加密處理的方式，降低人為對檔案材料修改、損壞、信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)，對提升檔案的安全性與保密性具有重要意義。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)中的不足

（1）人事檔案信息化管理意識有待提高。人事檔案信息化管理工作發(fā)展程度，與對此項(xiàng)工作重視程度密切相關(guān)。目前，在我國事業(yè)單位人事檔案管理工作當(dāng)中，傳統(tǒng)僵化思維始終存在，管理觀念滯后社會發(fā)展，認(rèn)為檔案管理工作，只要將材料收集完全，進(jìn)行分類、編號、制作目錄、裝訂完成，能夠滿足日常查詢使用，不發(fā)生毀損滅失情況，即達(dá)到了管理目的。對人事檔案在人力資源管理中的重要性缺乏認(rèn)識，人事檔案信息化發(fā)展動力不足。

（2）管理人員專業(yè)素質(zhì)尚需提升。人事檔案管理由紙質(zhì)到電子信息化管理的轉(zhuǎn)變，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，如應(yīng)具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用能力，要對檔案管理工作有深入研究的學(xué)術(shù)水平，有較強(qiáng)安全保密意識。但當(dāng)前大部分事業(yè)單位，對崗位和人員安排缺乏系統(tǒng)分析。人事檔案管理工作職能多由單位綜合管理或人事部門負(fù)責(zé)，工作人員居于業(yè)務(wù)后臺，崗位重視程度不足。此崗位人員對本職工作缺乏認(rèn)同感，無積極性，進(jìn)取心不強(qiáng)，對新技術(shù)缺乏學(xué)習(xí)熱度，專業(yè)化培訓(xùn)少，綜合管理水平不高。專業(yè)化人才的缺失，摯肘事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化發(fā)展。

（3）人事檔案管理信息化設(shè)備和技術(shù)落伍。全國現(xiàn)有約111萬個(gè)事業(yè)單位，事業(yè)單位編制內(nèi)人員約3000多萬人，離退休人員約900萬人。人員之多，管理工作量之大，工作繁重程度可見一斑。但各單位普遍存在抓業(yè)務(wù)工作力度大，投入多，而對歸屬后勤部門的人事檔案管理工作投入資金不足，管理力度不強(qiáng)的傾向。因缺乏有效資金供給，硬件設(shè)施配置不夠齊全，普遍老化、系統(tǒng)軟件功能不完善等，都對人事檔案的信息化管理工作造成不利影響。

（4）人事檔案信息化管理制度不完善。當(dāng)前事業(yè)單位在日常管理中，均建有人事檔案管理制度，但在落實(shí)層面還有待加強(qiáng)。

（5）信息化管理存在安全漏洞。一是工作人員在工作過程由于粗心大意等原因出現(xiàn)失誤，也可能因?yàn)橛布p會導(dǎo)致信息受損。二是互聯(lián)網(wǎng)在發(fā)展，網(wǎng)上各種電腦病毒、黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)也在增加，如防范不及時(shí)，極可能造成檔案管理系統(tǒng)崩潰，信息資料無法挽回等危險(xiǎn)。三是電子化信息存儲和利用，多通過電子傳輸，存在被復(fù)制、傳播的可能性，有可能造成信息泄露等問題。

3 人事檔案管理信息化建設(shè)措施

（1）提高人事檔案管理重視程度。一是領(lǐng)導(dǎo)層面，要轉(zhuǎn)變觀念，摒棄固有傳統(tǒng)思維，在互聯(lián)網(wǎng)充分發(fā)展的背景下，緊隨時(shí)代步伐，提高人事檔案信息化管理的重視程度，為單位人事檔案信息化管理創(chuàng)造條件。二是檔案管理人員要提高崗位認(rèn)同感，充分認(rèn)識此崗位對于人力資源管理的重要性，樹立責(zé)任意識、提升管理水平。三是管理部門加強(qiáng)考核。單位應(yīng)根據(jù)崗位特點(diǎn)形成包括思想政治水平、職業(yè)道德準(zhǔn)則、崗位工作能力，工作業(yè)績在內(nèi)的科學(xué)考核標(biāo)準(zhǔn)，建立獎勵(lì)與懲罰機(jī)制，根據(jù)考核結(jié)果兌現(xiàn)獎懲，督促并激勵(lì)職工做好檔案管理工作。

（2）加大檔案管理投入。一是加大資金投入。根據(jù)事業(yè)單位人事檔案信息化發(fā)展要求，對檔案管理物質(zhì)載體、設(shè)備進(jìn)行投入，對軟件進(jìn)行更新，從而為管理工作提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫。根據(jù)人事檔案管理需求，開發(fā)統(tǒng)一的人事檔案管理數(shù)據(jù)平臺，完善各模塊設(shè)計(jì)，完善功能設(shè)置，實(shí)現(xiàn)檔案利用和資源共享，提升數(shù)據(jù)分析的有效性，為人力資源優(yōu)化管理提供數(shù)據(jù)支持。

（3）培育高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。一是配置專業(yè)化人員隊(duì)伍。設(shè)置此崗位人員需求條件，通過社會招考或引進(jìn)人才的方式，筆試和面試相結(jié)合，從社會選拔具備較高的政治素養(yǎng)、高度的責(zé)任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理員，充實(shí)到人事檔案管理隊(duì)伍中來，為管理提供專業(yè)人員保障。二是加大培訓(xùn)力度。對崗位人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，拓展培訓(xùn)內(nèi)容的深度和廣度，通過培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，提高信息操作能力，建立部門間交流，互相學(xué)習(xí)借鑒提高。三是調(diào)動管理人員積極性。構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，留有上升空間，調(diào)動從業(yè)人員的積極性，發(fā)揮主觀能動性做好本職工作。

（4）建立層級化檔案管理工作體系。一是在全國范圍內(nèi)展開咨詢調(diào)研，結(jié)合工作實(shí)際，制定相關(guān)法律，形成人事檔案信息化管理基準(zhǔn)。二是主管部門構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理機(jī)制，完善各工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度和具體流程，完善責(zé)任劃分，分清責(zé)任邊界，形成標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)章制度，切實(shí)落實(shí)責(zé)任制度。三是各單位建立高效健全的數(shù)字檔案管理制度。以現(xiàn)代數(shù)字化的人事檔案管理工作方式作為主要研究對象，建立涵蓋檔案管理人員職責(zé)、檔案資料收集歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計(jì)，檔案信息技術(shù)保密與安全風(fēng)險(xiǎn)防范等工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，并嚴(yán)格將制度落到實(shí)處，確保人事檔案信息化管理向科學(xué)性、規(guī)范性、合法性與高效性邁進(jìn)。

（5）加強(qiáng)檔案管理信息化安全。一是實(shí)行內(nèi)外網(wǎng)隔離。利用人事檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)內(nèi)外網(wǎng)分開，檔案信息錄入、查詢、處理均應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)辦公；二是建議開發(fā)統(tǒng)一的人事檔案電子信息化建設(shè)管理服務(wù)平臺與安全防護(hù)系統(tǒng)，配置國產(chǎn)的硬件設(shè)施與完善的殺毒軟件，防止檔案信息被黑客攻擊竊??；對電子信息實(shí)行備份存儲，雙重保險(xiǎn)，防止檔案信息丟失；三是將提高員工信息安全意識，責(zé)任意識作為崗位職責(zé)之一；人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密操作。系統(tǒng)管理人員根據(jù)崗位、職權(quán)設(shè)置管理權(quán)限，憑密碼進(jìn)入系統(tǒng)，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)操作，后臺實(shí)時(shí)生成瀏覽痕跡，管理部門可隨時(shí)調(diào)取，專人監(jiān)管，防止信息泄露；對泄露人事檔案資料者，應(yīng)嚴(yán)肅處理。保障人員信息資料安全。

4 結(jié)語

21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)領(lǐng)跑社會各領(lǐng)域發(fā)展，如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，成為人加強(qiáng)人力資源管理的必由之路。各事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案信息化管理發(fā)展，采用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，將人事檔案數(shù)字化，實(shí)行信息動態(tài)化管理，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的短板，最大限度提升檔案管理效率，充分發(fā)揮其在選人用人方面的重要作用，助推事業(yè)單位人事檔案的信息化管理與時(shí)代接軌。