簡(jiǎn)述提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的方法

陳玲

（湛江中心人民醫(yī)院，廣東湛江 524000）

0 引言

檔案管理具有綜合性、專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)，工作內(nèi)容看起來(lái)簡(jiǎn)單，實(shí)則對(duì)工作人員提出了較高要求。尤其是新形勢(shì)下，醫(yī)療技術(shù)進(jìn)步、醫(yī)療服務(wù)更加廣泛，做好檔案管理工作，對(duì)于協(xié)調(diào)醫(yī)患關(guān)系、提高醫(yī)療質(zhì)量、促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展等方面，均具有積極作用。另外，2021年中國(guó)共產(chǎn)黨建黨100周年，做好檔案管理工作，尤其是和黨建相關(guān)的檔案資料，是給我黨100歲生日送出的最好禮物。以下結(jié)合實(shí)踐，探討了提升醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的方法。

1 醫(yī)院檔案管理的重要意義

1.1 提高醫(yī)療水平

醫(yī)院為民眾提供醫(yī)療服務(wù)，患者數(shù)量多、病情復(fù)雜、流動(dòng)性強(qiáng)，其診療過(guò)程均在檔案中通過(guò)數(shù)據(jù)的形式保存下來(lái)。通過(guò)檔案可以反映出醫(yī)院的醫(yī)療水平，可為患者的治療提供依據(jù)，將技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性集為一體。做好檔案管理工作，能及時(shí)準(zhǔn)確查詢(xún)患者的各項(xiàng)信息，對(duì)這些信息進(jìn)行合理利用，有助于提高醫(yī)療水平。

1.2 促進(jìn)科研發(fā)展

科研是醫(yī)院的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，要想獲得科研成果，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，依賴(lài)于各項(xiàng)研究活動(dòng)的開(kāi)展，以及臨床經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。目前來(lái)看，尚有許多醫(yī)學(xué)問(wèn)題沒(méi)有解決，在科研活動(dòng)進(jìn)行中，檔案可以提供必要的資料，尤其為臨床試驗(yàn)提供數(shù)據(jù)支持。做好檔案管理工作，從檔案中挖掘、利用有價(jià)值的信息，可促進(jìn)科研項(xiàng)目的發(fā)展。

1.3 推動(dòng)文化建設(shè)

檔案是對(duì)歷史發(fā)展的見(jiàn)證。醫(yī)院檔案中，從不同角度和方面，記錄了醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中的人物和事件。當(dāng)今社會(huì)，越來(lái)越注重文化建設(shè)，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行收集整理，能幫助醫(yī)務(wù)人員了解醫(yī)院的發(fā)展軌跡，繼而推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)，增強(qiáng)人員的凝聚力，提高對(duì)醫(yī)院文化的認(rèn)同感。

2 醫(yī)院檔案管理工作人員的現(xiàn)狀問(wèn)題

2.1 思想認(rèn)識(shí)問(wèn)題

在社會(huì)發(fā)展的背景下，任何事物都需要進(jìn)行創(chuàng)新，以便更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求。同樣，醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，也要引入新的活力，從而提高工作效率。分析檔案管理現(xiàn)狀得知，大部分的檔案管理者缺乏創(chuàng)新思維，仍沿用傳統(tǒng)的思維觀念，認(rèn)為檔案管理工作只是單純的收集、整理檔案資料，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，也沒(méi)有發(fā)揮出檔案信息的優(yōu)勢(shì)，更沒(méi)有將其運(yùn)用到實(shí)際工作中?？偟膩?lái)說(shuō)，陳舊的思想未緊跟時(shí)代步伐，未深度挖掘檔案價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)各種問(wèn)題，降低檔案利用率。

2.2 年齡結(jié)構(gòu)問(wèn)題

受事業(yè)單位的體制影響，醫(yī)院在招聘人才時(shí)，重視技術(shù)型人才，忽視管理型人才，導(dǎo)致現(xiàn)有檔案管理者多為行政人員兼職，或從行政部門(mén)轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)。雖然這類(lèi)員工管理學(xué)經(jīng)驗(yàn)豐富，但不夠了解檔案管理知識(shí)。近幾年，多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)發(fā)現(xiàn)該問(wèn)題，開(kāi)始招聘檔案專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，然而受編制的影響，很多畢業(yè)生不愿意從事該工作，新鮮活力無(wú)法及時(shí)補(bǔ)充到檔案管理隊(duì)伍，導(dǎo)致管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)問(wèn)題越來(lái)越嚴(yán)峻。年齡大的員工，學(xué)習(xí)新知識(shí)、接受新事物的速度較慢，和現(xiàn)代化的管理理念不符；畢業(yè)生專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富，但是不熟悉管理流程，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)檔案管理工作。

2.3 學(xué)歷能力問(wèn)題

在檔案管理工作中，新入職的員工多為高校畢業(yè)，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，有的甚至沒(méi)有參加入職培訓(xùn)，不了解崗位職責(zé)，校內(nèi)所學(xué)知識(shí)和真實(shí)崗位脫節(jié)，引發(fā)高學(xué)歷、低能力的問(wèn)題。年限長(zhǎng)的員工經(jīng)驗(yàn)豐富，對(duì)醫(yī)院有感情，能夠?qū)⑨t(yī)院發(fā)展和自身工作結(jié)合在一起，全身心的投入工作。而且，新員工責(zé)任意識(shí)薄弱，單純的將工作作為謀生的手段，在開(kāi)展具體工作時(shí)，態(tài)度浮躁，得過(guò)且過(guò)，增加檔案管理工作的風(fēng)險(xiǎn)，降低工作質(zhì)量。

2.4 教育培訓(xùn)問(wèn)題

想要推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，提升工作效率，必須對(duì)管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)。通常情況下，新入職的員工要接受崗前培訓(xùn)，掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟知工作要求后才能上崗。同時(shí)，要針對(duì)工作中的問(wèn)題，及時(shí)和前輩交流，爭(zhēng)取快速、有效的將其解決，不影響現(xiàn)代化管理工作的開(kāi)展。但從目前來(lái)看，很多醫(yī)院引進(jìn)新員工后就安排上崗，并未開(kāi)展崗前培訓(xùn)，也沒(méi)有邀請(qǐng)管理學(xué)專(zhuān)家講授先進(jìn)的檔案管理方式和理念，更沒(méi)有為他們留出一定的學(xué)習(xí)時(shí)間。這種情況下，不僅不利于開(kāi)展檔案管理工作，還會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)知識(shí)的匱乏，引發(fā)檔案資料歸類(lèi)不當(dāng)、重要信息丟失等問(wèn)題。

3 提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的方法

3.1 樹(shù)立責(zé)任意識(shí)

（1）正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，認(rèn)識(shí)到自身崗位的重要性，在管理工作中嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，檔案的收集、整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編研和利用，均要做到規(guī)范化。（2）檔案在醫(yī)院的保密范圍內(nèi)，工作人員要嚴(yán)格保密，定期進(jìn)行檢查，完善查詢(xún)、審閱等管理流程，防止檔案資料丟失或泄露。（3）檔案管理具有重復(fù)性，但同時(shí)也要注重細(xì)節(jié)，要求工作人員不怕吃苦、勇于承擔(dān)、甘愿付出，用積極向上的思想支撐自己，增強(qiáng)工作責(zé)任心。

3.2 健全流動(dòng)機(jī)制

（1）兼職人員退出機(jī)制，提高專(zhuān)業(yè)管理人員的占比，在醫(yī)院內(nèi)創(chuàng)建刻苦鉆研、不斷學(xué)習(xí)拼搏的氛圍，讓工作人員根據(jù)崗位需求提升完善自己，充分適應(yīng)檔案管理的需要。（2）優(yōu)化聘任機(jī)制，采用公開(kāi)、公正、公平的招錄制度，吸引更多的年輕人才，一方面優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)，另一方面注入新鮮血液，為管理工作的創(chuàng)新提供動(dòng)力，逐漸成為檔案管理的主力軍。（3）采取考核激勵(lì)機(jī)制，定期考核評(píng)價(jià)工作人員的業(yè)務(wù)績(jī)效，配合適宜的獎(jiǎng)懲措施，將考核結(jié)果和獎(jiǎng)金發(fā)放、職位晉升、年終評(píng)優(yōu)掛鉤，激發(fā)工作人員的主觀能動(dòng)性。

3.3 開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

解決學(xué)歷能力問(wèn)題，系統(tǒng)化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是最簡(jiǎn)單、最有效的途徑。首先，要掌握理論知識(shí)，包括法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度、檔案的類(lèi)型，以及收集、整理、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、編研和利用的要求。將這些知識(shí)牢記于心，才能順利開(kāi)展管理工作，為檔案使用者提供基礎(chǔ)服務(wù)。其次，要掌握一定的方法技能，方法技能一部分是現(xiàn)成的，可以從書(shū)籍中、老員工中直接獲得；另一部分需要在日常工作中進(jìn)行總結(jié)、分析、提煉，是伴隨著經(jīng)驗(yàn)增長(zhǎng)而形成的。掌握新方法、新技能，是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，提示工作人員要有耐心。最后，要學(xué)習(xí)信息技術(shù)，以計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、系統(tǒng)管理平臺(tái)等為例，發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理效率，減少人為失誤，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.4 增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)

（1）對(duì)于紙質(zhì)檔案，工作人員應(yīng)熟悉檔案室內(nèi)的布局，了解不同檔案的分類(lèi)依據(jù)和歸檔特點(diǎn)，當(dāng)使用者提出借閱需求時(shí)，能及時(shí)準(zhǔn)確找到目標(biāo)檔案，縮短等待時(shí)間。（2）對(duì)于電子檔案，在常規(guī)查詢(xún)、管理的基礎(chǔ)上，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算深入挖掘的檔案資料的潛在價(jià)值，為臨床診療、科研活動(dòng)提供支持。

4 醫(yī)院慶祝建黨百年做好檔案服務(wù)的措施探討

加強(qiáng)黨建檔案管理，按照不同內(nèi)容，可將黨建檔案可分為組織建設(shè)、制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)、黨員管理、活動(dòng)開(kāi)展五大類(lèi)，進(jìn)行分類(lèi)可促進(jìn)黨建工作高質(zhì)量開(kāi)展。2021年7月1日，是中國(guó)共產(chǎn)黨建黨100周年，為了慶祝黨的100歲生日，做好檔案服務(wù)工作，可以從以下幾點(diǎn)入手：（1）加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)。醫(yī)院如果不具備新建條件，可采取改擴(kuò)建、調(diào)整庫(kù)房面積、增加庫(kù)房數(shù)量等措施，確保達(dá)到要求。檔案資源建設(shè)方面，做好檔案的收集工作，逐步優(yōu)化室藏檔案結(jié)構(gòu)，豐富室藏檔案資源。同時(shí)，對(duì)檔案開(kāi)放鑒定，建立健全檔案解密和開(kāi)放審核機(jī)制，更好地滿(mǎn)足檔案使用需求。（2）強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管。在醫(yī)院內(nèi)，尤其是檔案管理部門(mén)中，學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》，對(duì)檔案工作的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行立、改、廢。加強(qiáng)監(jiān)督檢查，對(duì)違法違規(guī)行為嚴(yán)肅追責(zé)；明確行政執(zhí)法主體，貫徹落實(shí)行政執(zhí)法制度，推進(jìn)檔案政務(wù)服務(wù)一網(wǎng)通辦，發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。（3）突出黨委領(lǐng)導(dǎo)作用。針對(duì)黨建檔案，要履行好醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，發(fā)揮出黨管檔案工作的體制優(yōu)勢(shì)，把檔案工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作研究部署；同時(shí)納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和問(wèn)題，形成檔案事業(yè)與醫(yī)療業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展的良好局面。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展，能提高醫(yī)療水平、促進(jìn)科研發(fā)展、推動(dòng)文化建設(shè)。文章針對(duì)檔案人員的現(xiàn)狀問(wèn)題，從樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、健全流動(dòng)機(jī)制、開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、增強(qiáng)服務(wù)本領(lǐng)四個(gè)方面，系統(tǒng)闡述了提升人員綜合素質(zhì)的方法。另外，加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)，強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管，突出黨委領(lǐng)導(dǎo)作用，是建黨百年提出的新要求，是做好檔案服務(wù)的必要工作。