做好不動產(chǎn)檔案查詢利用提升服務(wù)社會的效能

牛圣云

（菏澤市不動產(chǎn)登記交易中心，山東菏澤 274000）

0 引言

不動產(chǎn)檔案的查詢和利用主要是服務(wù)于社會，如果查詢利用工作質(zhì)量不高，那么其服務(wù)效能就會降低，影響不動產(chǎn)檔案在社會工作和發(fā)展進(jìn)步中的作用。從現(xiàn)階段不動產(chǎn)檔案信息查詢與利用情況來看，需要結(jié)合社會的發(fā)展進(jìn)步，制定完善且科學(xué)的管理措施，優(yōu)化檔案信息的查詢與利用，提升不動產(chǎn)檔案資料的應(yīng)用價值，提升其社會服務(wù)效能。

1 不動產(chǎn)檔案查詢利用特點(diǎn)

不動產(chǎn)檔案主要是指海域、房屋、土地、林地、建筑物等其他固定在地面上的物體的管理工作涉及需要存儲的檔案性資料。不動產(chǎn)的主要特點(diǎn)有不可移動性、個別性（即異質(zhì)性，包括權(quán)利差異、利用程度差異以及位置差異）、耐久性（不受使用或者放置時間的限制而出現(xiàn)損失或者毀滅，并且可增值）、數(shù)量有限、保值增值等。不動產(chǎn)檔案的查詢和利用以不動產(chǎn)的特點(diǎn)為依據(jù)，以為社會服務(wù)為核心，制定科學(xué)且全面的措施，完善相關(guān)工作。從現(xiàn)階段的不動產(chǎn)檔案的查詢以及利用情況來看，其特點(diǎn)主要表現(xiàn)為動態(tài)性、法律性、真實(shí)性以及專業(yè)性，由國家的專業(yè)部門進(jìn)行管理，必須是真實(shí)可靠的證件或者證明性材料，并且具有法律效力，同時會隨著買賣、繼承以及交換等行為而發(fā)生動態(tài)性變化。

2 不動產(chǎn)檔案查詢利用現(xiàn)狀

不動產(chǎn)檔案查詢利用工作隨著社會的發(fā)展進(jìn)步而變化，但是由于人們對檔案管理工作的認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案查詢和利用工作比較滯后，沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。不動產(chǎn)檔案查詢利用現(xiàn)狀可以從以下幾個方面展開分析：

首先，信息資源比較混亂，對檔案的查詢和利用產(chǎn)生影響。隨著不動產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)資源越來越多，已經(jīng)呈現(xiàn)出混亂的情況。目前這種混亂表現(xiàn)在產(chǎn)權(quán)人的身份信息混亂，登記之后身份證號碼的變更，個人信息調(diào)整之后的變更，出現(xiàn)信息與不動產(chǎn)檔案信息登記部門信息不一致的情況，甚至有的出現(xiàn)身份信息丟失的情況。同時，存在著使用代號登記姓名中生僻字的現(xiàn)象，導(dǎo)致用戶信息難以查到，并且容易出現(xiàn)不動產(chǎn)落實(shí)信息失真，加上大量的工作利用掃描完成，容易出現(xiàn)識別錯誤等，導(dǎo)致檔案中可查詢的有效信息不足，從而影響不動產(chǎn)檔案的查詢與利用效率。其次，管理系統(tǒng)比較落后，信息化水平不足。現(xiàn)在雖然計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達(dá)，不動產(chǎn)檔案的查詢和利用在一定程度上已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但是由于沒有展開全面的信息化建設(shè)，也就沒有形成相對統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，不動產(chǎn)檔案的查詢和利用也就受到影響，導(dǎo)致整體的信息化水平和檔案管理水平比較落后。部分檔案管理設(shè)備也需要隨著信息技術(shù)的更新和設(shè)備的使用情況及時更新，但實(shí)際上設(shè)備存在更新不及時的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)的維護(hù)難度加大，也就無法為相關(guān)人員提供可靠的不動產(chǎn)檔案信息。多種因素的共同作用導(dǎo)致其查詢和利用受到影響，為社會提供服務(wù)的效能無法發(fā)揮。最后，不動產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)偏低，對檔案的查詢和利用效率產(chǎn)生阻礙。管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)會對檔案的管理質(zhì)量產(chǎn)生影響，進(jìn)而影響檔案的查詢和利用，而管理人員的不足主要表現(xiàn)為缺少工作的積極性，責(zé)任心不足以及專業(yè)知識不扎實(shí)等。

3 做好不動產(chǎn)檔案查詢利用 提升服務(wù)社會的效能

3.1 優(yōu)化不動產(chǎn)檔案信息資源

針對目前不動產(chǎn)檔案信息比較混亂的狀態(tài)，相關(guān)部門的以及工作人員需要對檔案信息資源進(jìn)行清理，剔除沒用的信息，對不動產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化。主要針對已經(jīng)變更、修改過的信息及時進(jìn)行相對應(yīng)的變動、補(bǔ)充或者剔除，保證信息資源的可靠性與有效性。在優(yōu)化信息資源的過程中，需要對著錄實(shí)施規(guī)范化處理，不動產(chǎn)檔案信息的形式進(jìn)行統(tǒng)一管理，如產(chǎn)權(quán)人的姓名、戶口、身份證號碼等相關(guān)內(nèi)容。同時，還需要根據(jù)產(chǎn)權(quán)人以及相關(guān)部門提供的信息及時將其補(bǔ)充到不動產(chǎn)檔案中，完善不動產(chǎn)檔案信息，保證管理部門內(nèi)部掌握的信息資源與實(shí)際信息資源具有一直性。不動產(chǎn)檔案信息資源涉及的內(nèi)容較多，且由于不動產(chǎn)檔案本身具有動態(tài)性的特點(diǎn)，信息隨時可能更新，其原本的信息就成為無用的信息，可以及時將其剔除。對此，不動產(chǎn)檔案信息資源優(yōu)化工作中，可以定期對信息資源進(jìn)行整理，保證及時更新信息的同時，定期對無用的信息進(jìn)行清理，提高其查詢和利用效率，提升服務(wù)社會的效能。

3.2 加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案管理人員培訓(xùn)

不動產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)直接影響信息資源的查詢和利用效率。因此，在做好不動產(chǎn)檔案查詢利用工作，提高其服務(wù)社會效能的相關(guān)工作中，需要加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)。首先，從檔案管理的專業(yè)角度對工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，包括理論知識和實(shí)踐。不動產(chǎn)檔案管理人員普遍有一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是受到社會背景和教育背景等因素的影響，管理人員運(yùn)用所掌握的理論知識進(jìn)行工作時存在一定不足，這就需要管理人員隨著時代的發(fā)展進(jìn)步堅持學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理理念，并將其運(yùn)用在不動產(chǎn)檔案的查詢與利用中。同時，隨著不動產(chǎn)檔案查詢和利用的信息化發(fā)展，管理人員需要掌握信息技術(shù)知識，以便滿足基本的信息查詢和利用需求，強(qiáng)化信息資源查詢利用效率。其次，對管理人員進(jìn)行綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)。除專業(yè)知識外，管理人員還需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和職業(yè)道德，在努力做好本職工作的基礎(chǔ)上，不受外界利益誘惑，保護(hù)信息安全，避免不動產(chǎn)檔案信息資源泄露。加強(qiáng)不動產(chǎn)檔案管理人員培訓(xùn)，是做好查詢利用工作的基礎(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)其服務(wù)社會的效能。

3.3 重視不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的社會背景下，各個行業(yè)都積極利用信息技術(shù)優(yōu)化工作方法和流程，尤其是管理工作積極進(jìn)行信息化建設(shè)。因此，不動產(chǎn)檔案查詢和利用工作中，要重視管理工作的信息化建設(shè)，以此強(qiáng)化查詢和利用效率。信息化的不動產(chǎn)檔案查詢和利用系統(tǒng)需要配合強(qiáng)大的檢索功能，提高信息查詢與利用的效率；同時，不動產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，可以為查詢與利用工作的落實(shí)提供有力的支撐，使用戶可以通過平臺自主查詢和利用信息資源，提高不動產(chǎn)檔案的服務(wù)屬性，為社會提供高質(zhì)量的服務(wù)，發(fā)揮出不動產(chǎn)檔案查詢與利用的服務(wù)效能。此外，在信息化建設(shè)過程中，還需要增加資金投入。無論是軟件亦或是硬件的更新、維護(hù)都需要大量的資金，而由于不動產(chǎn)檔案信息資源查詢與利用的服務(wù)屬性，其建設(shè)需要國家投入資金，保證不動產(chǎn)檔案查詢與利用符合人們對相關(guān)信息的使用需求。因此，各地政府部門需要結(jié)合不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)需要投入資金，如果當(dāng)?shù)氐馁Y金不滿足建設(shè)需求，可以上級申請，由上級部門根據(jù)實(shí)際情況在資金方面給予一定支持，以便保證信息化系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量。

3.4 創(chuàng)新不動產(chǎn)檔案查詢利用制度

基于不動產(chǎn)檔案性質(zhì)的特殊性，其查詢利用制度需要從法律角度加以明確規(guī)定，除利害關(guān)系人、產(chǎn)權(quán)人、公、檢、法等人員和組織可以在出示相關(guān)證件的前提下進(jìn)行查詢利用，其他任何個人或者單位不得隨意查詢和利用。不動產(chǎn)檔案信息的查詢利用個人和單位都需要嚴(yán)格履行保密義務(wù)，在沒有經(jīng)過產(chǎn)權(quán)人同意的基礎(chǔ)上不得泄露相關(guān)資料；不動產(chǎn)檔案信息的登記、共享單位以及信息的查詢利用單位的相關(guān)工作人員需要做好保密工作，只有在正常辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時可以查詢和利用信息資源，其他情況下不得隨意調(diào)取，不能查詢利用與本職工作無關(guān)的信息。同時，對于違法國家法律法規(guī)泄露不動產(chǎn)檔案信息的情況，要依法進(jìn)行嚴(yán)肅處理，降低信息安全事件的發(fā)生率，減少對產(chǎn)權(quán)人等相關(guān)人員的利益損害。

4 結(jié)語

總之，不動產(chǎn)檔案是民生檔案，由國家部門進(jìn)行管理，受到國家的重視。為了滿足群眾對不動產(chǎn)檔案服務(wù)的需求，需要強(qiáng)化不動產(chǎn)檔案查詢和利用質(zhì)量，提高其服務(wù)社會效能，在社會的發(fā)展進(jìn)步、和諧穩(wěn)定方面發(fā)揮積極價值。從當(dāng)前的不動產(chǎn)檔案查詢和利用角度進(jìn)行分析，雖然實(shí)際工作中存在不足，但是可以通過優(yōu)化不動產(chǎn)檔案資源、加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)、重視信息化建設(shè)以及創(chuàng)新其查詢和利用制度等措施，做好不動產(chǎn)檔案查詢利用工作，提升服務(wù)社會的效能。