工程資料“八控”管控要點(diǎn)淺析

張一品，張懷忠 (.中建八局第一建設(shè)有限公司,山東 濟(jì)南 5000 ；.濟(jì)南大學(xué)，山東 濟(jì)南 5000）

1 引言

伴隨著我國經(jīng)濟(jì)進(jìn)一步發(fā)展，近幾年我國建筑行業(yè)也在飛速擴(kuò)張。工程檔案資料作為工程施工過程的重要證明，是建筑工程改擴(kuò)拆的歷史參考依據(jù)。因此，完整真實(shí)的工程資料在整個(gè)建設(shè)工程范圍內(nèi)是不可或缺的，是未來的建筑行業(yè)繼續(xù)騰飛的根基。本文主要針對(duì)工程資料存在的主要問題進(jìn)行分析，并提出改善對(duì)策。

2 控制度

工程資料管理不能只是資料的單一收集，應(yīng)依據(jù)相關(guān)要求建立完整的工程資料管理制度。從資料形成、各相關(guān)人員簽確、分類排序整理到工程資料歸檔，各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開完備的制度約束。

完善組織架構(gòu)，明確各單位各人員的相關(guān)職責(zé)，設(shè)立專人負(fù)責(zé)機(jī)制，才能使工程資料流程化、系統(tǒng)化。避免人員不明晰自身的工作職責(zé)，造成資料管理混亂。建立工程資料溯源機(jī)制。工程資料收發(fā)真實(shí)可追溯，才能使工程資料原始保存完整。建立工程資料獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)資料不配合或配合力度不夠的單位也要給予懲罰，突出資料的重要性。對(duì)資料管理優(yōu)異的個(gè)人或單位，給予績效工資或其他形式福利獎(jiǎng)勵(lì)。充分調(diào)動(dòng)資料管理人員的積極性，有效減少工作的懶散惰性、不負(fù)責(zé)任等負(fù)能量情緒。

3 控標(biāo)準(zhǔn)

從建設(shè)工程的前期批復(fù)資料到規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收的全過程會(huì)產(chǎn)生大量資料，在這個(gè)過程中，很多資料管理人員不明晰資料的過程管理標(biāo)準(zhǔn)，資料缺失過多無從查詢，最終導(dǎo)致資料存在相互間的漏洞，不能形成閉合的整體。給交付后期的管理維護(hù)造成麻煩。

資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)范規(guī)定及當(dāng)?shù)氐慕ㄔO(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督總站規(guī)定的原始文件，填寫、收集、整理，并將其歸檔。企業(yè)應(yīng)提高對(duì)資料管理人員的能力素養(yǎng)要求，加強(qiáng)對(duì)資料管理人員的培訓(xùn)頻率，提升工程資料管理的業(yè)務(wù)能力，使這部分人員能夠具備管理工程資料的基礎(chǔ)素質(zhì)。通過系統(tǒng)的培訓(xùn)和考核，資料管理人員在思想上也會(huì)更加重視自身的工作。從而在管理源頭，統(tǒng)一了工程資料管理的標(biāo)準(zhǔn)。

4 控計(jì)劃

工程資料管理的好壞同樣也離不開策劃。開工前，要合理規(guī)劃工程資料的管理目標(biāo)、制定工程資料實(shí)施計(jì)劃。對(duì)單位工程、各分部分項(xiàng)工程相應(yīng)細(xì)化出工程資料明細(xì)表。依據(jù)規(guī)范及相關(guān)合同，制定工程資料的組成份數(shù)，供檢查評(píng)優(yōu)及交付移交需求。確保能夠按照實(shí)體施工進(jìn)度編制收集完成，杜絕先搶工期、后補(bǔ)資料的情況發(fā)生，真實(shí)完整記錄施工建造全過程。對(duì)各工程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收等，提前計(jì)劃設(shè)置工程資料管理的考核項(xiàng)。資料管理人員反過來依據(jù)資料節(jié)點(diǎn)考核工程進(jìn)度，對(duì)進(jìn)度滯緩的進(jìn)行記錄及原因分析，為后期工程結(jié)算工作提供各類索賠素材。

5 控收集

工程資料收集是資料管理的關(guān)鍵一環(huán)。在一個(gè)建筑項(xiàng)目中，涉及到專業(yè)多，如主體、鋼構(gòu)、幕墻、節(jié)能、水電暖風(fēng)、智能化、電梯等，涉及的單位多，如建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等，涉及的部門人員多，如生產(chǎn)、采購、測(cè)量、試驗(yàn)、技術(shù)等，工程資料非常多，因此資料管理者需了解所收集的資料信息和要求。收集各方的資料，并記錄在案，以確保工程資料保留最本質(zhì)的真實(shí)性。伴隨施工進(jìn)度的進(jìn)行，資料管理人員應(yīng)及時(shí)收集，避免資料脫節(jié)滯后。有些原材料送檢與實(shí)體結(jié)構(gòu)時(shí)間不符，實(shí)體施工已完成，無施工方案及技術(shù)交底等，都是工程資料脫節(jié)的集中體現(xiàn)。

同時(shí)，對(duì)采用新材料、新技術(shù)、新工藝的關(guān)鍵工序，要收集留存文字及影像資料，形成應(yīng)用總結(jié)，為之后的建設(shè)工程提供借鑒參考，為整體建筑行業(yè)發(fā)展進(jìn)步提供有效動(dòng)力。

6 控鑒定

工程資料是施工及結(jié)算的重要依據(jù)，工程資料的嚴(yán)謹(jǐn)、交圈閉合是施工及結(jié)算工作落實(shí)的根基。對(duì)收集上來的工程資料要鑒定數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，避免收集錯(cuò)誤的信息數(shù)據(jù)，其他單位的資料要鑒定來源，確保資料信息與本項(xiàng)目實(shí)際信息一致。工程概況、管理人員名單、施工企業(yè)資質(zhì)、施工合同等管理類資料均要同當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站備案的資料保持一致，均要同施工圖審查的各項(xiàng)指標(biāo)保持一致。原材進(jìn)場質(zhì)保資料、復(fù)檢報(bào)告、現(xiàn)場檢測(cè)報(bào)告的各項(xiàng)指標(biāo)結(jié)論，要同經(jīng)圖審的設(shè)計(jì)文件的要求保持一致。各分部分項(xiàng)檢驗(yàn)批相關(guān)記錄的內(nèi)容，要同現(xiàn)場實(shí)際抽查統(tǒng)計(jì)結(jié)論保持一致。

在工程資料鑒定過程中，還要注意其內(nèi)容及格式是否符合相關(guān)要求。不同類型的建筑工程，其要求也會(huì)發(fā)生變化，要注意不能出現(xiàn)混亂等問題。對(duì)工程技術(shù)資料內(nèi)容造假、涂抹等不符合要求的，要第一時(shí)間對(duì)相關(guān)人員問詢、處罰。

7 控匯編

工程資料匯編整理，是工程資料存久性的重要保證。隨著電子信息化的高度發(fā)展，工程現(xiàn)場管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各企業(yè)的信息平臺(tái)中，工程資料管理的信息化未來也將是大勢(shì)所趨。通過將工程資料錄入高度集約的信息化系統(tǒng)平臺(tái)，可以在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)工程資料進(jìn)行管理，避免過程中遺失、損毀帶來的危害。同時(shí)，資料管理者可以通過關(guān)鍵字查詢到匯編信息化平臺(tái)的工程資料，快速瀏覽相關(guān)資料原始記錄。節(jié)省人、物力投入，加強(qiáng)了工作效率，提高了管理能力。結(jié)合利用現(xiàn)場管理信息化平臺(tái)，將現(xiàn)場的周/月/總實(shí)體施工計(jì)劃與資料管理平臺(tái)的資料上傳匯編進(jìn)度相關(guān)聯(lián)對(duì)比，可實(shí)現(xiàn)到期完成情況的考核預(yù)警提醒。將資料匯編計(jì)劃關(guān)聯(lián)推送到責(zé)任人員的月工作計(jì)劃中，可追蹤每個(gè)項(xiàng)目人員的匯編進(jìn)度，提升資料管理的及時(shí)性和規(guī)范性。

8 控審核

工程資料體量龐大，在實(shí)際需求當(dāng)中重大工程資料往往由于審核不力，導(dǎo)致漏洞百出。如施工技術(shù)交底、材料復(fù)試報(bào)告、隱蔽驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及竣工圖等資料，企業(yè)應(yīng)要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)這部分重大工程資料嚴(yán)格把關(guān)，確保真實(shí)有效，再落實(shí)下一步實(shí)體施工計(jì)劃。企業(yè)應(yīng)成立資料專項(xiàng)考核監(jiān)督小組，重點(diǎn)監(jiān)督重大工程資料是否嚴(yán)謹(jǐn)可靠，對(duì)考核不合格的相關(guān)人員重新再教育培訓(xùn)，落實(shí)工程資料整改。一旦出現(xiàn)實(shí)體質(zhì)量問題，重大工程資料存在欺詐造假行為，或資料不嚴(yán)謹(jǐn)難以交圈閉合，都將對(duì)個(gè)人乃至企業(yè)影響巨大，造成不可彌補(bǔ)的各項(xiàng)損失。

9 控移交

工程資料移交是工程資料管理最后一環(huán)。首先要依據(jù)國家相關(guān)的資料管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)各資料的屬性，準(zhǔn)確選擇工程資料的保管年限。要順利完整移交，就要將工作前置，先對(duì)全部的資料提前做好預(yù)移交，根據(jù)已分類審核的工程資料臺(tái)賬，建立案卷目錄。檢查核對(duì)件號(hào)、頁碼、日期、編制者、簽章等，復(fù)印件應(yīng)蓋建設(shè)單位的公章，并注明原件存放在何處。新冠疫情期間，工程檔案資料需提前24 小時(shí)放入消毒柜消毒90 分鐘，以備查閱。將全部紙質(zhì)資料按單位工程分類碼放整齊，按順序整理存放在檔案盒內(nèi)，掃描電子版全部拷至光盤，提供工程資料歸檔告知單。完成以上工作，可達(dá)到工程資料歸檔移交的條件，并完成移交。

10 結(jié)語

工程建設(shè)行業(yè)隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，但也面臨著管理能力不足帶來的挑戰(zhàn)。工程資料管理作為還原建筑工程全過程的重要組成部分，需要各參建單位、各專業(yè)、各部門全面的支持與配合，需要精品管理、科學(xué)管理每個(gè)資料環(huán)節(jié)。本文針對(duì)工程資料管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，在工程資料的制度、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、收集、鑒定、匯編、審核、移交等八個(gè)方面提出管控對(duì)策，能夠有效地保障工程資料管理的真實(shí)性、可靠性。