新時(shí)期科研單位檔案管理工作探討

吳劉莎

摘要：如今，科研單位的檔案主要從三個(gè)層面產(chǎn)生：科研單位日常管理方式、科研學(xué)術(shù)活動(dòng)和科技成果的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、營(yíng)銷和推廣。檔案資料材料本身覆蓋面廣、內(nèi)容復(fù)雜，包括公文、高科技、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、照片等;同時(shí)檔案資料資源開(kāi)發(fā)和利用率低。因此，如何在檔案資料和材料收集組織利用的基礎(chǔ)上，提高檔案智能化管理能力，提高檔案信息資源綜合利用水平，成為科研單位檔案管理的總體目標(biāo)。本文探討了新時(shí)期科研單位檔案工作的短板，提出對(duì)策建議并簡(jiǎn)要分析了當(dāng)下科研單位檔案管理的現(xiàn)狀，從而為當(dāng)下科研單位檔案管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科研單位;新時(shí)期;管理工作

引言：

如今，科學(xué)研究所的檔案大多還是依循著傳統(tǒng)的管理方式，但由于檔案資料內(nèi)容越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜，且需要經(jīng)常查詢使用，因此檔案管理工作需要優(yōu)化。在新時(shí)期中，科研單位需要利用新時(shí)期產(chǎn)生的新方法、新技術(shù)、新舉措，進(jìn)行檔案管理工作的升級(jí)，從而為檔案的管理和使用提供更多方便。

1、當(dāng)今科研單位檔案管理工作的不足之處

加強(qiáng)科研單位檔案的規(guī)范化管理，是未來(lái)科研單位發(fā)展趨勢(shì)中的首要日常任務(wù)，也是促進(jìn)科研單位更快發(fā)展的有效途徑。隨著科研單位改革的不斷推進(jìn)，科研單位對(duì)檔案存儲(chǔ)的重視程度越來(lái)越高。但是，由于傳統(tǒng)工作思維的局限，檔案存儲(chǔ)可能存在一些問(wèn)題。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案文件存儲(chǔ)的核心概念比較陳舊。在科研單位的檔案保管工作中，部分工作人員仍然習(xí)慣性地選擇以純?nèi)肆Φ墓芾矸绞絹?lái)收集各種印刷文件、書籍和檔案，而且沒(méi)有及時(shí)開(kāi)展電子電腦存檔，眾多的信息內(nèi)容亂七八糟，易丟失難查詢。二是檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)滯后于科研單位業(yè)務(wù)工作?？蒲袉挝粰n案存儲(chǔ)是科研單位發(fā)展的重要內(nèi)容。在當(dāng)今科研單位的檔案管理工作中，單位的各種科研活動(dòng)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行得非常迅速，但檔案的收集整理與科研單位發(fā)展趨勢(shì)的速度不匹配，這對(duì)科研單位的發(fā)展造成了明顯的制約。三是檔案保管人員技術(shù)水平不高。由于傳統(tǒng)管理機(jī)制的限制，很多工作人員都沒(méi)有意識(shí)到其中存在的管理隱患，整個(gè)管理過(guò)程中各種過(guò)程的技術(shù)性改進(jìn)還不夠?？蒲袉挝粰n案工作人員沒(méi)有積極開(kāi)展技術(shù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的能力有限，制約了科研單位檔案管理工作的發(fā)展。

2、新時(shí)期科研單位檔案管理的建議

2.1做好檔案資料管理相關(guān)法律法規(guī)的長(zhǎng)期宣傳和規(guī)劃工作

應(yīng)該長(zhǎng)期不斷地通過(guò)海報(bào)、會(huì)議、照片等方式對(duì)檔案資料相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳策劃，并抓住各種宣傳機(jī)會(huì)，結(jié)合實(shí)例進(jìn)行宣傳策劃，提高大家的檔案資料觀念，增加單位人員對(duì)檔案管理工作的理解和應(yīng)用。最后，嚴(yán)格監(jiān)督檔案資料相關(guān)法律法規(guī)的實(shí)際遵守效果。在傳統(tǒng)的檔案管理中，科研單位對(duì)檔案存儲(chǔ)重視不夠，因此并沒(méi)有將單位發(fā)展中的各種業(yè)務(wù)流程和科研活動(dòng)內(nèi)容全程存檔。這樣容易造成信息收集不準(zhǔn)確、相關(guān)信息丟失和難以查詢，不利于科研單位領(lǐng)導(dǎo)干部的管理和決策，制約單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。對(duì)此，要不斷完善科研單位檔案保管工作中的檔案保管規(guī)章制度。

首先，檔案存儲(chǔ)的概念必須在科研單位內(nèi)部產(chǎn)生?？蒲袉挝还芾砣藛T及其他人員需要加強(qiáng)相關(guān)意識(shí)教育，了解科研單位檔案保管的必要性，重視檔案資料的收集整理，這樣才能做好日常的檔案管理工作。其次，根據(jù)科研單位的其他工作目標(biāo)，不同單位要制定不同的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，促進(jìn)科研單位檔案保管更加有序規(guī)范。例如，個(gè)人檔案管理內(nèi)容應(yīng)包括每個(gè)研究人員的基本信息、活動(dòng)狀況、科研條件等。三是完善檔案資料申請(qǐng)全過(guò)程的規(guī)范化管理。在科研單位的檔案管理工作中，要管理的檔案信息內(nèi)容越來(lái)越多，因此，有必要制定完善的檔案保管規(guī)章制度，將檔案管理作為一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，時(shí)刻進(jìn)行檔案和相關(guān)材料的收集、分類等工作，方便各種材料的查閱。如果有了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，就可以使得檔案文件管理工作進(jìn)行得更加快速。

2.2提高科研單位檔案存儲(chǔ)的信息管理水平

隨著新時(shí)期的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用，信息化檔案管理也成為未來(lái)時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì)。由于我們的生活習(xí)慣和閱讀方式正在慢慢改變，所以在科研單位檔案管理全過(guò)程，信息化檔案資料的基礎(chǔ)建設(shè)也要不斷完善。首先，要進(jìn)行檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)。在檔案管理信息化發(fā)展的整個(gè)過(guò)程中，需要對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、管理信息系統(tǒng)軟件等的基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行升級(jí)，為檔案管理信息化的發(fā)展提供必要的幫助。其次，要加強(qiáng)信息化檔案管理技術(shù)的推廣。在科研單位發(fā)展的過(guò)程中，有必要不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)單位檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使單位檔案管理人員能夠進(jìn)一步加深對(duì)檔案管理信息技術(shù)的認(rèn)知，進(jìn)而為檔案信息管理系統(tǒng)中的各類檔案、文獻(xiàn)制定標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)科研單位要統(tǒng)一各種檔案、信息資源的檔案格式，這樣管理人員就可以按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行檔案文件收集、整理和存儲(chǔ)，從而提高檔案管理水平。

2.3為優(yōu)質(zhì)檔案管理培養(yǎng)優(yōu)秀的管理人才

檔案的管理本身必須有具有專業(yè)知識(shí)的人才，也就是了解檔案文件存儲(chǔ)工作并具備高素質(zhì)的信息技術(shù)的專業(yè)人才，這些都是被視為未來(lái)檔案文件存儲(chǔ)領(lǐng)域所缺乏的優(yōu)秀人才。在新的信息時(shí)代的特點(diǎn)下，科研單位的檔案必須是逐漸向信息化管理發(fā)展的，因此需要專業(yè)人才。在科研單位的發(fā)展過(guò)程中，有必要打造一支專業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要招聘一定數(shù)量的檔案管理人員。一方面，科研單位應(yīng)該積極主動(dòng)，高度重視檔案工作，另一方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。在日常檔案管理工作中，通過(guò)積累經(jīng)驗(yàn)逐漸提高檔案管理人員的技術(shù)實(shí)力和專業(yè)水平，提高檔案管理人員的管理素質(zhì)。除此之外，還需要加強(qiáng)思想道德教育，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)。

結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著我國(guó)科研單位改革的不斷推進(jìn)，科研單位的檔案管理結(jié)構(gòu)日趨復(fù)雜。在科研單位的社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，由于科研單位的業(yè)務(wù)流程眾多且復(fù)雜，檔案管理是一個(gè)非常特殊的內(nèi)容，所以在科研單位發(fā)展的全過(guò)程中，要積極主動(dòng)地重視檔案管理工作，做好檔案收集整理和資源共享工作，逐步完善檔案管理規(guī)則。需要建立科研單位責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)規(guī)章制度，建設(shè)科研單位檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的工作水平，從而為科研單位的快速發(fā)展提供大量的信息支持。

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