論行政事務(wù)管理工作的重要性及其優(yōu)化策略

摘要：近些年，我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，行政事業(yè)單位為我國發(fā)展做出了很大貢獻(xiàn)。行政事務(wù)的管理工作是一個單位的綜合工作，也是核心工作。在機關(guān)單位的改革發(fā)展過程中，行政事務(wù)的管理工作不僅要做到穩(wěn)妥有序、大膽創(chuàng)新，更要努力提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，才能更好的發(fā)揮辦公室行政事務(wù)管理的基礎(chǔ)性作用和綜合服務(wù)職能。從目前辦公室行政事務(wù)管理中存在的問題入手，提出了解決當(dāng)下辦公室行政事務(wù)管理中存在的問題的策略和辦法。

關(guān)鍵詞：行政事務(wù);管理工作;重要性;優(yōu)化策略

引言

辦公室的行政事務(wù)管理工作對單位各個部門的調(diào)動、監(jiān)督與發(fā)展起到重要作用。辦公室的行政事務(wù)管理工作看似簡單，實際上是非常繁雜并且有難度的一項工作，綜合性強。工作內(nèi)容不僅包括對公司內(nèi)部人員的溝通與調(diào)配，還需增加公司內(nèi)部員工之間的聯(lián)系與溝通以及傳播公司文化等等?？梢哉f，辦公室的行政事務(wù)管理工作在整個單位的運轉(zhuǎn)過程中起到承上啟下的綜合作用。因此，辦公室行政事務(wù)管理工作能否積極、高效的開展便顯得至關(guān)重要。在實際的工作過程中，辦公室行政事務(wù)管理工作不可避免的會受外界環(huán)境影響，如何協(xié)調(diào)辦公室行政事務(wù)管理工作與外界環(huán)境的影響的重要性不言而喻。當(dāng)下，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各種類型的公司日益增多，辦公室作為機關(guān)內(nèi)部不可缺少的一部分，在不同規(guī)模公司的發(fā)展中都起到了不可或缺的重要作用。

1行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的價值

行政事業(yè)單位作為社會體系建設(shè)中比較特殊的組成，這些單位大都肩負(fù)著維護社會穩(wěn)定運行的職責(zé)，雖然這一職責(zé)特性削弱了市場經(jīng)濟為其帶來的壓力，但在社會體系高速發(fā)展的今天，行政事業(yè)單位運行模式也應(yīng)隨之做出改變。鑒于此，內(nèi)部控制作為行政事業(yè)單位改革的重要內(nèi)容，其開展內(nèi)部控制制度的價值如下：首先，能幫助單位各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動順利展開，規(guī)避單位生產(chǎn)、經(jīng)營過程中可能會面臨的風(fēng)險，幫助單位緊跟時代潮流而發(fā)展;其次，內(nèi)部控制能提高單位財務(wù)信息的準(zhǔn)確度，為后續(xù)財務(wù)信息的使用奠定基礎(chǔ);再次，內(nèi)部控制能加強單位工作人員的緊迫感，督促工作人員與時俱進地提高自身素養(yǎng)，為行政事業(yè)單位后續(xù)工作創(chuàng)新提供素材。所以，對于行政事業(yè)單位發(fā)展而言，恰當(dāng)、高效地開展內(nèi)部控制工作對于單位發(fā)展而言是百利而無一害的。

2行政事務(wù)管理工作中的問題

2.1內(nèi)控環(huán)境薄弱

良好的內(nèi)控環(huán)境是內(nèi)部控制建設(shè)和有效實施的基本前提。單位負(fù)責(zé)人是內(nèi)部控制建設(shè)的主要責(zé)任人，單位負(fù)責(zé)人對于此事的支持和理解是能否順利實施《內(nèi)控規(guī)范》的關(guān)鍵。內(nèi)部控制建設(shè)能否取得實效，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。然而，在內(nèi)部控制建設(shè)、實施過程中，許多單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識到內(nèi)部控制的重要性和意義所在，僅把內(nèi)部控制作為上級要求的一項工作來完成，自身沒有形成內(nèi)控理念，對內(nèi)控建設(shè)中的事務(wù)過問較少，對內(nèi)部控制工作沒有統(tǒng)籌部署，對內(nèi)控建設(shè)重視程度不夠。沒有領(lǐng)導(dǎo)重視的內(nèi)控建設(shè)，不僅使得單位內(nèi)部控制建設(shè)進程緩慢，跨部門的溝通協(xié)調(diào)和通力合作也難以實現(xiàn)，內(nèi)控建設(shè)往往流于形式。

2.2專項資金使用范圍不夠明確

通常情況下，上級部門在為行政事業(yè)單位進行專項資金撥付的過程中，配套文件對于專項資金使用范圍的界定較為寬泛，且由于沒有明確的資金使用標(biāo)準(zhǔn)及方向，導(dǎo)致行政事業(yè)單位在對專項資金進行使用的過程中，容易出現(xiàn)隨意擴大資金使用范圍的情況，甚至存在將公務(wù)經(jīng)費與專項資金混合核算的問題，導(dǎo)致專項資金無法實現(xiàn)有效獨立，難以達(dá)到?？顚Ｓ玫男Ч?/p>

2.3內(nèi)部控制制度宣傳不到位

雖然內(nèi)部控制在行政事業(yè)單位日常工作中已經(jīng)普及了一段時間，但其普及范圍仍局限在管理和內(nèi)部控制工作人員這兩個層面，很多基層職工都沒意識到內(nèi)部控制工作的重要性，更沒有對內(nèi)部控制制度有清晰的理解，這一情況直接影響了內(nèi)部控制制度在單位日常工作中的落實。比如，當(dāng)基層工作人員沒有意識到內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵時，他們就很少在日常工作中遵循內(nèi)部控制制度展開工作，從而影響單位內(nèi)控制度產(chǎn)生的效果。

3提高辦公室行政事務(wù)管理的具體措施

3.1多舉措改善單位內(nèi)控環(huán)境

一是建立健全內(nèi)部控制組織體系。成立內(nèi)部控制實施工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為組員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)內(nèi)控建設(shè)辦公室，負(fù)責(zé)局內(nèi)部控制的具體工作。單位審計、紀(jì)檢部門組成內(nèi)部控制監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的評價與監(jiān)督工作;二是定期開展內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組會議和辦公室會議，對內(nèi)部控制的建立和實施情況進行通報，對建設(shè)實施過程中的問題及時商討解決，形成內(nèi)控會議紀(jì)要;三是要制定年度內(nèi)部控制推進計劃，有計劃有步驟的開展單位內(nèi)部控制工作，將任務(wù)細(xì)化分解，落實到具體部門，具體責(zé)任人;四是加大培訓(xùn)力度與培訓(xùn)人員范圍。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制方面的培訓(xùn)組織較少，僅有的內(nèi)控培訓(xùn)一般也限于財審部門，人事部門等其他部門人員參與機會少。導(dǎo)致其他部門人員對內(nèi)部控制認(rèn)識不夠，缺乏內(nèi)控觀念，無法站在內(nèi)部控制角度開展工作、梳理工作。因此，建議各單位在制定年度培訓(xùn)計劃時，增加內(nèi)控培訓(xùn)頻次，擴大培訓(xùn)人員范圍，深入推廣內(nèi)控理念，使廣大干部職工逐步適應(yīng)內(nèi)部控制新常態(tài)。

3.2對使用范圍加以明確，保證?？顚Ｓ?/p>

第一，上級部門應(yīng)該針對專項資金的應(yīng)用范圍加以明確，并提高行政事業(yè)單位日常運行的經(jīng)費投入，使行政事業(yè)單位能夠在明確專項資金使用范圍的同時，降低專項資金被占用的可能性。在此期間，上級部門應(yīng)要求行政事業(yè)單位編制臺賬，對于資金的開支要進行詳細(xì)的記錄，從而為相關(guān)管理工作的有效落實提供支持。

第二，要對專項資金進行單獨的核算，想要實現(xiàn)?？顚Ｓ?，還需要行政事業(yè)單位提高專項資金核算的獨立性，將其與自身日常經(jīng)費的核算分離，并不斷強化專項資金的審核工作，確保該項資金的使用情況能夠得到精準(zhǔn)的反映，避免由于資金核算混亂，影響專項資金的正常使用。

第三，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對專項資金管理保持高度重視。對于行政事業(yè)單位而言，其對于專項資金的管理效果，會受到領(lǐng)導(dǎo)重視程度的直接影響，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)必須對專項資金有效管理的重要意義加以明確，不僅要對資金使用范圍加以明確，還要帶頭踐行相關(guān)管理措施，以此來提高單位員工對于相關(guān)工作的重視程度，為專項資金的科學(xué)使用提供支持。

3.3深化內(nèi)部控制制度普及工作

第一，本文建議單位應(yīng)從宏觀角度出發(fā)，在明確管理者、內(nèi)部控制人員以及單位基層職工在內(nèi)部控制制度落實時所承擔(dān)的不同角色、任務(wù)后，有針對性地為上述群體設(shè)計專題知識講座活動，讓他們通過這一講座活動的展開深化對其的理解，為后續(xù)參與、創(chuàng)新這一工作奠定基礎(chǔ)。

第二，本文建議單位從新媒體平臺出發(fā)，為各層級工作人員提供更生動、有趣的內(nèi)部控制知識和內(nèi)部控制制度解讀，以此幫助更深層級了解的基礎(chǔ)上參與到內(nèi)部控制制度實踐中來，推動單位此項工作的落實程度。譬如，單位可以緊跟融媒體時代發(fā)展的潮流，在單位內(nèi)報、單位公眾平臺以及單位抖音號上同步共享有關(guān)內(nèi)部控制、內(nèi)部控制制度的知識、視頻，以此讓更多人在休閑、娛樂的同時也能了解到這一工作的重要性，從中收獲優(yōu)化制度內(nèi)容、推動制度普及的目的。

結(jié)語

辦公室行政事務(wù)管理是機關(guān)單位改革和創(chuàng)新發(fā)展的奠基石，是單位高效運轉(zhuǎn)的重要保證，是所有部門工作運行的重要樞紐，也是進行單位內(nèi)部信息上傳下達(dá)的主要橋梁，所以我們必須切實意識到行政事務(wù)管理工作的重要性。要順應(yīng)時代的潮流，不斷完善相應(yīng)的行政事務(wù)管理體系，不斷優(yōu)化行政管理事務(wù)工作的策略，要運用科學(xué)規(guī)范的管理方法，大膽突破，以便更好的適應(yīng)新時期對機關(guān)單位管理工作的要求。

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作者簡介：吳麗（1988-）女，漢族，廣西賀州市，區(qū)委黨校研究生，助理政工師，主要從事政工師工作。