關(guān)于企業(yè)人事檔案信息化管理的思考

顏賽

摘要：所謂企業(yè)檔案信息化，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是利用現(xiàn)有的信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)的檔案信息資源進(jìn)行有效儲(chǔ)存、管理和使用，進(jìn)而最大限度提高企業(yè)檔案管理的效率和信息的使用程度，讓企業(yè)的發(fā)展更加穩(wěn)定、信息使用更加快捷，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

關(guān)鍵詞：企業(yè);人事檔案;信息化管理

引言

信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互聯(lián)網(wǎng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式，單位也在這方面投入很多人力、物力、財(cái)力。可在人事檔案管理中，卻未確定互聯(lián)網(wǎng)的地位，人事檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模式。在信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無(wú)法滿足人事檔案信息化管理。人事檔案信息化管理能體現(xiàn)人事檔案管理工作的專業(yè)價(jià)值，潛在優(yōu)勢(shì)，發(fā)展目標(biāo)。

1企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范不統(tǒng)一

對(duì)于很多大中型企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求有所差異，而且企業(yè)內(nèi)部的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。另外，檔案數(shù)據(jù)的格式和錄入信息的內(nèi)容不同，很容易使得數(shù)據(jù)發(fā)生錯(cuò)誤甚至丟失。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，除了需要更改和遷移歷史數(shù)據(jù)之外，還要不斷規(guī)劃管理新建的數(shù)據(jù)，為此，要想盡快貫徹落實(shí)好數(shù)字化、信息化建設(shè)，就必須不斷規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。

1.2信息內(nèi)容來(lái)源過(guò)于簡(jiǎn)單

目前來(lái)看，信息內(nèi)容來(lái)源只依賴于人事檔案，且信息內(nèi)容也有著一定的局限性和雷同性，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，檔案的填寫內(nèi)容不能具體展示個(gè)人特點(diǎn)。第二，大多數(shù)的評(píng)價(jià)內(nèi)容失去客觀性和真實(shí)性，具有一定的抄襲問(wèn)題，不能有效體現(xiàn)個(gè)人特征。第三，檔案撰寫內(nèi)容篇幅具有一定的局限性，大多數(shù)職員的工作總結(jié)報(bào)告存在單一性，不能有效展示其具體的工作履歷、個(gè)人榮譽(yù)等等，鑒于檔案管理的保密性原則，當(dāng)事人不能對(duì)自身檔案進(jìn)行及時(shí)查閱，這造成實(shí)際的檔案內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。

1.3存在安全隱患

當(dāng)前很多單位在人事檔案管理工作開展過(guò)程中都將信息技術(shù)作為重要手段加以運(yùn)用，有效提升人事檔案管理效率，并成為人事檔案管理工作改革的重要支撐。但部分單位由于人事檔案管理人員的信息技術(shù)能力水平有限，在人事檔案管理工作開展過(guò)程中對(duì)于人事檔案管理信息系統(tǒng)缺少有效維護(hù)，沒(méi)有定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行殺毒和軟件更新，很容易被黑客和不法分子攻擊。此外，還有部分人事檔案管理人員安全意識(shí)薄弱，導(dǎo)致部分有價(jià)值的檔案被他人竊取，進(jìn)而給當(dāng)事人和單位造成不利影響。

2企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

2.1制定檔案信息化建設(shè)的制度與方案，加強(qiáng)質(zhì)量控制

對(duì)于檔案信息化來(lái)說(shuō)，其基礎(chǔ)在于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。如果沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就不能整合與共享檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)。為此，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的初期，就必須制定與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能真正從根本上解決檔案數(shù)字化和信息化的缺陷。在制定檔案信息化建設(shè)方案的過(guò)程中，必須嚴(yán)格遵守檔案信息化建設(shè)的有關(guān)制度。制定好檔案信息化建設(shè)方案，才能進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

2.2強(qiáng)化信息技術(shù)應(yīng)用的安全保障

人事檔案信息事關(guān)當(dāng)事人的合法權(quán)益和單位發(fā)展，必須對(duì)人事檔案信息進(jìn)行合理保護(hù)，將人事檔案信息保護(hù)作為檔案信息開發(fā)和利用的重要前提。在信息技術(shù)應(yīng)用安全保障方面注重以下兩方面工作。一是要通過(guò)技術(shù)手段提升人事檔案信息的安全保障系數(shù)，單位要引進(jìn)專門的技術(shù)人才加入到人事檔案管理之中，通過(guò)專業(yè)技術(shù)對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，并建立更為嚴(yán)密的防火墻，防止黑客和不法分子通過(guò)信息手段入侵。另一方面，要加大對(duì)人事檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，讓人事檔案管理人員認(rèn)識(shí)到人事檔案信息安全的重要性，在人事檔案信息管理和開發(fā)過(guò)程中有意識(shí)地進(jìn)行管理和操作，避開安全陷阱，確保人事檔案信息安全。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才

在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要大量的復(fù)合型人才，不僅要求其有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，還要熟練操作計(jì)算機(jī)技術(shù)，另外，還需要具備較強(qiáng)的英文閱讀水平和翻譯能力以及現(xiàn)代管理能力等。在培養(yǎng)專業(yè)的檔案人才的過(guò)程中，企業(yè)一方面要引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)、管理能力和較強(qiáng)英文水平的高校人才來(lái)充實(shí)檔案管理團(tuán)隊(duì)，還要定期、不定期對(duì)其進(jìn)行專門的培訓(xùn)，并開展各種類型的檢驗(yàn)活動(dòng)，才能使得企業(yè)的用人制度越來(lái)越規(guī)范。另外，為了真正培養(yǎng)有才能的檔案信息化人才，還需要建立健全企業(yè)的人才評(píng)價(jià)機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

2.4提高人員素質(zhì)

人事檔案管理人員是管理工作開展的主體，其專業(yè)素養(yǎng)直接影響到人事檔案管理工作的實(shí)效性。現(xiàn)階段要以當(dāng)前的崗位需求為前提制定專業(yè)化的培訓(xùn)計(jì)劃，通過(guò)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)來(lái)強(qiáng)化人員知識(shí)體系與專業(yè)技能的更新，提升計(jì)算機(jī)操作和信息技術(shù)水平，滿足信息時(shí)代下人事檔案管理工作的基本需求。另外管理人員也要具備危機(jī)意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，充分地認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在工作開展中的重要性，借組網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取學(xué)習(xí)資源，以此來(lái)適應(yīng)當(dāng)下激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。除此之外，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化管理人員的思想政治教育，在人事檔案管理工作實(shí)際開展的過(guò)程中要明確自身的崗位職責(zé)，增強(qiáng)管理人員的職業(yè)精神，通過(guò)一系列政策法規(guī)和法律知識(shí)的學(xué)習(xí)增強(qiáng)法制意識(shí)。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在人事檔案管理工作開展的過(guò)程中，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅創(chuàng)新了管理方式，提高了管理效率，實(shí)現(xiàn)了管理工作的改革，并且充分提高人事檔案信息資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)了價(jià)值的最大化，為單位未來(lái)的發(fā)展提供了有效的保障。由于信息環(huán)境較為復(fù)雜，信息技術(shù)具有雙面性，因而在實(shí)際應(yīng)用中要保障人事檔案資料的安全性，通過(guò)人員素養(yǎng)提升、政策體系完善等等一系列的措施強(qiáng)化人事檔案管理的信息化建設(shè)，為單位持久健康發(fā)展提供更好地服務(wù)。

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通訊作者：汪海鷗——（1976.9——）女，碩士，副教授，研究方向：涉日建筑