探討新時期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

姚福保

摘要：本文從新時期下辦公室檔案管理的原則入手，分析了當(dāng)下實踐中存在的幾個主要問題，并提出一些可行性的改進(jìn)措施供給參考。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案管理;問題;創(chuàng)新思路

1新時期辦公室檔案管理的實施原則

高質(zhì)量的檔案管理工作，除了能保證企業(yè)檔案的安全性，也能在最恰當(dāng)?shù)臅r候為企業(yè)開展各項業(yè)務(wù)活動或進(jìn)行決策時提供可靠的依據(jù)，故而必須做好這一工作。新時期下，辦公室檔案管理的實施應(yīng)注意以下幾點：（1）規(guī)范與靈活統(tǒng)一。檔案管理工作的開展，必須根據(jù)當(dāng)前企業(yè)的特點和發(fā)展需要，采取最為合理的管理機(jī)制和管理辦法進(jìn)行，檔案管理不僅要充分滿足企業(yè)制定的各項規(guī)章制度，也要保證工作內(nèi)容具有針對性、科學(xué)性。（2）制定與執(zhí)行并重。此處說的制定與執(zhí)行并重，主要針對的是目前部分企業(yè)中出現(xiàn)的檔案管理形式化的問題。簡答來講，企業(yè)要在制定完善的管理制度的基礎(chǔ)上，要求全體員工嚴(yán)格按照制度上的內(nèi)容及要求執(zhí)行這項工作，期間還要根據(jù)具體的實踐成果做出不斷的調(diào)整。（3）職責(zé)與權(quán)益兼顧。這點主要是指必須落實責(zé)任制度，明確企業(yè)內(nèi)各部門及工作人員的職責(zé)和權(quán)益，所有人員必須做好自己的本職工作，確保實際工作中出現(xiàn)的各類問題能得到及時科學(xué)的處理。（4）靜態(tài)與動態(tài)結(jié)合。對于現(xiàn)代企業(yè)而言，辦公室檔案管理工作不僅要“穩(wěn)”，也要注重改革創(chuàng)新，盡早研究新方法、新體制在實踐中的實行，進(jìn)一步提高檔案管理工作的先進(jìn)性。

2新時期辦公室檔案管理的問題表征

2.1缺乏重視

近年來，我國市場經(jīng)濟(jì)體制日益完善的同時，企業(yè)之間的競爭形式也開始逐漸惡化，而如何獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益也成了此背景下大多數(shù)企業(yè)的發(fā)展核心。如此一來，企業(yè)便沒有足夠的精力，或者說不愿意將過多的精力放在辦公室檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理逐漸邊緣化。在現(xiàn)實中，部分企業(yè)的管理者認(rèn)為開展檔案管理工作沒有價值，不能為企業(yè)帶來直接的利益，并且這種思想也對企業(yè)員工造成了潛移默化的影響，導(dǎo)致相關(guān)工作人員在實踐中表現(xiàn)的無積極性、無使命感，進(jìn)一步加大了檔案管理的推進(jìn)難度。

2.2管理機(jī)制的適應(yīng)性差

通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的整個過程中，都體現(xiàn)出了一種比較混亂的秩序，具體表現(xiàn)為：管理內(nèi)容混淆、工作程序重復(fù)等等。究其原因，造成以上問題主要是因為企業(yè)缺少與實際工作需求相匹配的管理機(jī)制。一方面，一些企業(yè)檔案管理制度朝令夕改的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，導(dǎo)致工作人員在真正實施管理時找不到重點，時常感到無所適從。另一方面，企業(yè)并未制定、或并未嚴(yán)格落實獎懲機(jī)制，無法起到對員工的約束作用，并且這種情況也會造成工作人員積極性低下的問題，繼而大大削弱了檔案管理的工作效能。

2.3管理方法落后

從眼下來看，管理方法落后是致使辦公室檔案管理工作水平低下的一個最為關(guān)鍵的原因，企業(yè)必須對這項問題予以重視。首先，當(dāng)前很多企業(yè)在辦公自動化的建設(shè)方面存在嚴(yán)重的不足，甚至有少部分企業(yè)還在完全沿用傳統(tǒng)的人工糾錯、人工篩選的方式，這顯然與當(dāng)今時代的特征不符。其次，管理人員對計算機(jī)、現(xiàn)代信息技術(shù)的掌握程度不夠，不能合理的使用現(xiàn)代化的思想及手段開展檔案管理工作，再加上隊伍配置不合理的問題，先進(jìn)有效的管理方法自然得不到挖掘和充分的利用，從而導(dǎo)致檔案管理的實效性大幅度降低。

3新時期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1提高重視，完善硬件設(shè)施

為實現(xiàn)辦公室檔案管理的全面革新，企業(yè)要從改進(jìn)員工思想上入手，提高全體員工對檔案管理的認(rèn)識，并引導(dǎo)相關(guān)工作人員研究新理念、新方法在實際工作中的落實，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。首先，管理者必須對檔案管理有一個正確的認(rèn)識，組織各部門積極配合和參與到這項工作中來，減輕檔案管理人員的工作壓力，也有利于促進(jìn)管理效能的提升。其次，要多通過企業(yè)官網(wǎng)、例會、廣播、微信公眾號、內(nèi)部宣傳欄等渠道來宣傳檔案管理工作的重要性，同時要鼓勵員工積極發(fā)表自己的見解和意見，由此作為優(yōu)化辦公室檔案管理的重要參考，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的不斷提升。最后，要注重計算機(jī)硬件、信息管理系統(tǒng)等的建設(shè)和完善，安排專業(yè)的技術(shù)人員維護(hù)計算機(jī)的安全運行，保證企業(yè)各項長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)得以實現(xiàn)。

3.2健全辦公室檔案管理機(jī)制

在進(jìn)行辦公室檔案管理機(jī)制的調(diào)整和完善時，應(yīng)注意以下幾點：首先，企業(yè)必須樹立與時俱進(jìn)的思想，結(jié)合時代特征和企業(yè)的發(fā)展需要，分析當(dāng)前管理機(jī)制存在的缺失和不合理之處，據(jù)此作出科學(xué)的改進(jìn)，這樣才能確保檔案管理機(jī)制的先進(jìn)性和實效性。其次，檔案管理工作的落實應(yīng)該有恰當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制作為輔佐，企業(yè)要對實際工作中所需遵循的各項標(biāo)準(zhǔn)予以進(jìn)一步的明確，要求工作人員嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在此期間，也需要以此為依據(jù)設(shè)計合理化的獎懲手段，從而端正工作人員的工作態(tài)度，提高員工的工作積極性和使命感，避免影響到檔案管理的工作效果。最后，應(yīng)做好檔案的安全管理工作，尤其是針對電子檔案的管理，企業(yè)必須要借助防火墻技術(shù)、密碼密鑰、身份認(rèn)證技術(shù)等保護(hù)檔案的完整性、保密性，避免重要文件被竊取或損壞。

3.3創(chuàng)新方法，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺

新時期下，企業(yè)要注重對檔案管理的工作方法進(jìn)行革新，加強(qiáng)對計算機(jī)、掃描槍等現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施的使用，完善基礎(chǔ)建設(shè)，從而有效提高檔案管理工作的效率。與此同時，應(yīng)致力于開發(fā)更先進(jìn)的管理軟件，加快檔案電子化的進(jìn)程，全面提升企業(yè)辦公室檔案管理的現(xiàn)代化水平。另外，由于檔案管理工作中涉及到大量數(shù)據(jù)信息的篩選、整合和管理，這在很大程度上增加了部門的工作壓力，對此可將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)完成檔案數(shù)據(jù)的搜集、整理等的工作流程，深度挖掘企業(yè)內(nèi)部有價值的信息。目前來看，大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用，更多的集中于配備基礎(chǔ)信息儲存設(shè)備、優(yōu)化技術(shù)算法、加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的整合這幾個方面，也就是利用收集到的一系列資料，為接下來工作的高效化開展提供科學(xué)的指導(dǎo)，保證檔案管理充分滿足時代需求。

結(jié)語

為更好適應(yīng)新時期的特征，企業(yè)要注重辦公室檔案管理的創(chuàng)新改革，認(rèn)真分析當(dāng)下工作中存在的問題，從多方面入手加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的效率，進(jìn)一步推動企業(yè)的快步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]胡大利，邢磊.解析新時期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路[J].蘭臺內(nèi)外， 2021（05）：40-42.

[2]劉曉菁.新時期辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路[J].東方企業(yè)文化，2019（S2）： 111-112.

[3]張懷霞.新時期辦公室檔案管理的有效性探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （15）：188.