辦公自動(dòng)化下文書檔案管理分析

文聰

摘要：自21世紀(jì)以來企事業(yè)單位開始逐步推行辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化能夠大大提高企業(yè)事業(yè)單位的辦公效率，在辦公信息的共享和傳輸方面具有諸多優(yōu)勢，近幾年企業(yè)也加大了對辦公自動(dòng)化的建設(shè)投入，對于節(jié)約企事業(yè)單位資源，改善企事業(yè)單位辦公環(huán)境具有重要意義，在辦公自動(dòng)化下文書檔案管理工作也要尋求變革和發(fā)展，本文基于辦公自動(dòng)化的研究背景，對于辦公自動(dòng)化下文書檔案管理展開研究和論述，分析目前企事業(yè)單位在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理改革的必要性，剖析企事業(yè)單位文書檔案管理所存在的現(xiàn)狀和問題所在，在此基礎(chǔ)上對于文書檔案自動(dòng)化管理提出可行性指導(dǎo)建議。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化文書檔案管理方法

一、辦公自動(dòng)化下文書檔案管理改進(jìn)的必要性

在企業(yè)的發(fā)展擴(kuò)張中組織規(guī)模越來越復(fù)雜，所涉及的文書檔案資料也越來多，通過將文書檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分能夠有效的提高辦公效率，但是也對文書檔案管理工作帶來了諸多壓力，辦公自動(dòng)化下要針對目前文書檔案管理工作所遇到的挑戰(zhàn)進(jìn)行改革，由于各種紙質(zhì)文書檔案資料的減少，對于文書檔案管理不能用傳統(tǒng)的方法和管理模式，要積極探索信息化以及自動(dòng)化的分?jǐn)?shù)檔案管理理念。目前企業(yè)各方面資料以及信息的收集以及傳輸都利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及信息環(huán)境來進(jìn)行，這也讓傳統(tǒng)企業(yè)本書檔案信息管理呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以及信息化發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的文書檔案管理范方法和手段有著一定的缺陷，無法適應(yīng)自動(dòng)化的辦公環(huán)境，因此企業(yè)事業(yè)單位文書檔案管理要積極創(chuàng)新，利用辦公自動(dòng)化的思想對文書檔案管理進(jìn)行改革，轉(zhuǎn)變文書檔案存儲(chǔ)和管理的模式，這不僅能夠進(jìn)一步拓展企事業(yè)單位文書檔案的存儲(chǔ)空間，同時(shí)對于文書檔案信息的利用和分析也更加便捷，從企事業(yè)單位員工角度來分析，傳統(tǒng)的文書檔案信息利用需要到專門的部門進(jìn)行申請，而自動(dòng)化辦公環(huán)境下文書檔案管理的改進(jìn)和優(yōu)化，員工可以根據(jù)自身的需求在系統(tǒng)內(nèi)第一時(shí)間查閱到所需要的文書檔案資料，能夠充分提高企事業(yè)單位內(nèi)部的辦公效率。

二、辦公自動(dòng)化下文書檔案管理存在的問題

（一）企事業(yè)單位文書檔案管理投入少

在企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化環(huán)境下逐步完善各個(gè)部門以及組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)，但是針對辦公自動(dòng)化下文書檔案管理則缺少應(yīng)有的重視和關(guān)注，對于企事業(yè)單位文書檔案管理工作也沒有進(jìn)行有效的投入建設(shè)，一方面企事業(yè)單位的管理層沒有明確認(rèn)識(shí)企業(yè)文書檔案管理的重要性，將一些重要的文書檔案資料只是隨意的放在檔案柜內(nèi)，不僅存放空間狹小，同時(shí)各方面存放條件也不完備，防潮防濕以及防火工作沒有落實(shí)到位，導(dǎo)致很多企事業(yè)單位的文書檔案資料存在一定的保管風(fēng)險(xiǎn)，不能在企業(yè)的管理當(dāng)中長久利用。另一方面，企事業(yè)單位針對文書檔案管理的硬件設(shè)施投入比較少，這給辦公自動(dòng)化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理工作帶來了一定的限制和約束。

（二）文書檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠?qū)I(yè)

企事業(yè)單位文書檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，對于相關(guān)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)都具有一定的要求，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理面臨著重重挑戰(zhàn)，從目前企事業(yè)單位文書檔案管理情況來看，相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)和能力普遍還不高，無法很好的適應(yīng)辦公自動(dòng)化條件下崗位的工作環(huán)境，在枯燥高壓的環(huán)境下很多人員的工作態(tài)度也越發(fā)消極，對于文書檔案資料的收集和管理不夠認(rèn)真與嚴(yán)謹(jǐn)，與此同時(shí)，在業(yè)務(wù)的開展過程中也出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)不高 以及專業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)的問題，文書檔案管理熟練度不夠，工作效率低。

（三）文書檔案管理制度不規(guī)范和全面

辦公自動(dòng)化對于文書檔案管理有著諸多的要求，但是很多企事業(yè)單位由于缺少對文書檔案管理的重視，其還沒有建設(shè)相關(guān)的文書檔案管理制度，導(dǎo)致在工作者文書檔案管理制度不夠規(guī)范和全面，極大的影響了文書檔案管理的效果，一方面缺少對檔案管理人員的行為規(guī)范，文書檔案管理人員的職責(zé)劃分不夠明確，對于文書檔案以及其他信息資料的交接存在較大問題，很容易影響文書檔案資料的完整性。另一方面，企業(yè)目前缺少全面的文書檔案管理機(jī)制，無法為辦公自動(dòng)化文書檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)和管理依據(jù)，這對于文書檔案管理工作來說帶來了更多的調(diào)整，同時(shí)也不利于辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理工作的改革。

三、新形勢下辦公自動(dòng)化下文書檔案管理路徑

（一）強(qiáng)化文書檔案管理的重視與建設(shè)

隨著企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化環(huán)境建設(shè)的不斷健全，針對文書檔案管理也要給予一定的重視，企事業(yè)單位要針對文書檔案管理工作增加一系列投入，一方面要積極優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境，組建專門的文書檔案管理部門，在軟硬件設(shè)施方面給予優(yōu)化，尤其對于數(shù)字化文書檔案的儲(chǔ)存和管理要提升安全等級，定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和升級。另一方面，針對收集以及儲(chǔ)存的電子文書檔案要制定詳細(xì)的歸檔目錄，這不僅方便人員對電子文書檔案的應(yīng)用和管理，同時(shí)也能充分做到電子文書檔案的完整和安全。

（二）強(qiáng)化對文書檔案管理人員的培養(yǎng)

面對全新的文書檔案管理環(huán)境，企業(yè)要進(jìn)一步強(qiáng)化對文書檔案管理人員的培養(yǎng)，完善對辦公自動(dòng)化下文書檔案管理工作的考核，組建專業(yè)以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈臅鴻n案管理隊(duì)伍，提升文書檔案管理的專業(yè)性。一方面，針對文書檔案管理人員要制定嚴(yán)格的選拔標(biāo)準(zhǔn)，其不僅要掌握熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)和知識(shí)，同時(shí)對于文書檔案的管理辦法也要有所掌握，另一方面，企事業(yè)單位在辦公自動(dòng)化條件下文書檔案管理人員要以嚴(yán)謹(jǐn)以及負(fù)責(zé)任的態(tài)度落實(shí)好崗位工作。除此之外，辦公自動(dòng)化條件下要積極構(gòu)建良好的人員培訓(xùn)體系，強(qiáng)化對文書檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，尤其要對計(jì)算機(jī)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及文書檔案管理等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

（三）規(guī)范文書檔案管理制度和管理流程

為了更好的提升辦公自動(dòng)化下文書檔案管理的效率，要進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理制度和現(xiàn)有的管理流程，總結(jié)以往的文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)并且進(jìn)行創(chuàng)新，要積極明確不同文書檔案的管理要求和標(biāo)準(zhǔn)，對于文書檔案的儲(chǔ)存位置、存儲(chǔ)格式以及管理方式等都要予以制度化。除此之外，針對文書檔案的借閱和和傳輸也要根據(jù)相應(yīng)的管理流程，對于保密性文書檔案的傳輸和借閱要具有嚴(yán)格的審批。

結(jié)論

通過本文的闡述，隨著辦公自動(dòng)化環(huán)境的創(chuàng)新文書檔案管理工作也要探索改革，要對文書檔案的管理方法和手段進(jìn)行創(chuàng)新，在適應(yīng)辦公自動(dòng)環(huán)境的同時(shí)也能充分改進(jìn)文書檔案管理工作，辦公自動(dòng)化條件下要充分突出文書檔案管理的時(shí)效性以及安全性，保證文書檔案管理工作的質(zhì)量。

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