信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用存在的問題及對策

莫晶晶

摘要：在事業(yè)單位中，做好檔案管理工作十分重要。作為事業(yè)單位內(nèi)部管理中的重要組成部分之一，檔案管理工作的內(nèi)容和形式比較復(fù)雜，工作人員壓力較重，所涉及的細(xì)節(jié)要素較多。因此，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)靈活地利用信息技術(shù)手段，積極實現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，彰顯檔案管理工作在事業(yè)單位內(nèi)部管理體系中的重要價值。經(jīng)過多年發(fā)展，事業(yè)單位運用信息技術(shù)管理檔案雖有一些發(fā)展，但也出現(xiàn)了一些問題，需要引起我們的重視，并采取有效措施，認(rèn)真加以解決。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用;問題;對策

引言

伴隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息科學(xué)技術(shù)的快速穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，其在我國城鄉(xiāng)各界民眾日?；ぷ魃顚嵺`過程中的應(yīng)用范圍正在持續(xù)擴(kuò)展。行政事業(yè)單位是我國現(xiàn)有公共治理機(jī)構(gòu)設(shè)置體系中的重要組成部分，對信息科學(xué)技術(shù)的引入，能夠為行政事業(yè)單位各項日常業(yè)務(wù)的優(yōu)質(zhì)順利推進(jìn)創(chuàng)造提供便利性支持條件，尤其是在行政事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作。有數(shù)量眾多的基層行政事業(yè)單位，受時間的限制，檔案數(shù)據(jù)信息資料將會不可避免地發(fā)生持續(xù)堆積問題，在此種情形下，如果依然運用紙質(zhì)載體形式的檔案管理工作模式，將會引發(fā)檔案數(shù)據(jù)信息資料損壞以及丟失問題，繼而造成不良影響。

1 信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)的一些問題

1.1 制度長期不完善且內(nèi)容流于形式

事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運行時缺乏本單位的實際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個別單位長期忽視檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實際工作產(chǎn)生了錯位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運行之間沒有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

1.2 現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不足

目前，我國的現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的非常迅猛，可謂是日新月異，所以事業(yè)單位要想跟上時代的步伐，必然要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實時更新，尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這可是檔案管理工作要用到的核心工具，所以事業(yè)單位要想及時的應(yīng)用到先進(jìn)信息技術(shù)，就必然要對計算機(jī)的軟件以及硬件進(jìn)行更新，并一直保持下去，如此現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢才能在檔案管理過程中得以充分發(fā)揮。

1.3 電子檔案缺乏安全保障

電子檔案的出現(xiàn)與發(fā)展，符合時代發(fā)展的要求，它能夠更好地體現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展趨勢。但是目前的電子檔案管理工作缺乏足夠的安全保障，無法真正體現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理工作相融合的重要優(yōu)勢，整體的管理質(zhì)量和效率受到了影響。部分檔案管理工作人員只能機(jī)械地使用不同的計算機(jī)以及系統(tǒng)來保存和使用不同的文件，難以真正地體現(xiàn)脫機(jī)管理以及下載過程中的特殊要求，如發(fā)生計算機(jī)后臺受到病毒入侵，或是因為外部客觀因素而導(dǎo)致各類故障，就會直接使得整個檔案資料丟失或者被毀損，嚴(yán)重影響電子檔案的穩(wěn)定運作和安全保障。另外，由于部分檔案管理人員工作能力不強、工作經(jīng)驗少，在處理文件材料和檔案時沒能做好后期的歸檔和備份工作，整個檔案管理工作存在盲目性和隨意性，導(dǎo)致文件丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生，檔案安全缺乏應(yīng)有的保障。

2 信息技術(shù)在行政事業(yè)單位檔案管理工作的具體運用策略

2.1 全面貫徹落實檔案管理基本制度

各級行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)參考現(xiàn)行版本《中華人民共和國檔案法》中編寫引入的相關(guān)條文，建構(gòu)完善并且貫徹落實基本的檔案管理制度體系，借由針對行政事業(yè)檔案管理工作人員開展系統(tǒng)完善的培訓(xùn)干預(yù)工作，幫助行政事業(yè)單位工作人員樹立正確科學(xué)的檔案管理工作思想意識。

要借由將現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)形態(tài)在行政事業(yè)單位檔案管理工作，運用制度優(yōu)勢規(guī)范約束行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的基本工作參與行為，在提升工作實施過程規(guī)范的條件下，同時改善行政事業(yè)單位檔案管理工作的實施質(zhì)量和實施效率。

除此之外，行政事業(yè)單位還要積極強化針對檔案管理工作的監(jiān)督干預(yù)力度，建立執(zhí)行科學(xué)完善的考核工作制度，將檔案管理工作人員的日常表現(xiàn)與實際獲取的薪資待遇水平進(jìn)行相互掛鉤，繼而有效調(diào)動行政事業(yè)單位檔案管理工作人員的熱情以及主觀積極性。

2.2 打造專業(yè)的檔案信息網(wǎng)

在我國事業(yè)單位的檔案管理工作中，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率一直都是各大單位非常重視的一項內(nèi)容，但是很多事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用上存在一個誤區(qū)，那就是不少事業(yè)單位在檔案管理過程中只加強了計算機(jī)程序的應(yīng)用，而計算機(jī)程序只是信息技術(shù)的一個小的部分，所以并不能使得信息技術(shù)的全部優(yōu)勢得以發(fā)揮。因此，我們在利用計算機(jī)程序的同時，應(yīng)該加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建一個專業(yè)的檔案信息網(wǎng)。這樣一來，不僅檔案管理的溝通機(jī)制可以得到完善，同時檔案管理的信息通道也可以得到擴(kuò)充，而最主要的是，檔案信息網(wǎng)可以讓檔案管理的工作流程更加簡單、方便，促使檔案信息的傳遞更加快捷，從而提高檔案管理工作的效率。

2.3 加強對電子檔案安全性的管理

檔案管理工作人員應(yīng)該著眼于目前的檔案管理工作現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，通過對信息技術(shù)特點的研究，更好地體現(xiàn)信息化管理工作的要求。其中，檔案信息化安全保障最為關(guān)鍵。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)了解電子檔案安全管理要求，明確現(xiàn)代信息技術(shù)的使用策略和方法，以口令密碼、身份認(rèn)證、授權(quán)管理、安全防火墻設(shè)置、安全備份等多種形式，更好地落實各類信息安全保障措施。電子檔案安全性的提升是一個長期的過程，檔案管理工作人員需長期做好這項工作。有關(guān)管理部門需要意識到自身的社會責(zé)任，出臺相應(yīng)的技術(shù)舉措和政策，加強對電子檔案的安全管理，不斷提升監(jiān)管力度，確保檔案安全管理工作的有效落實。同時，檔案部門應(yīng)重視檔案管理工作人員安全素質(zhì)的提升，構(gòu)建高水平的檔案安全管理團(tuán)隊，為檔案安全工作提供人力保障。

2.4 引進(jìn)各種現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理設(shè)備

數(shù)字檔案管理應(yīng)用設(shè)備引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案設(shè)備這一舉動以及在現(xiàn)代社會中開始逐漸獲得了現(xiàn)代人們的一致高度好評，因為這一舉動，不僅為現(xiàn)代人們的日常生活工作提供了很多方便，同時也已經(jīng)給我國數(shù)字化檔案管理的推廣發(fā)展應(yīng)用提供了新契機(jī)。事業(yè)單位檔案管理不同于其他的管理工作，它指的是一個非常綜合性的檔案管理工作，需要同時處理很多復(fù)雜的檔案信息內(nèi)容。為了有效解決企業(yè)信息量龐大的這一關(guān)鍵難題，引進(jìn)一些高效的大型數(shù)字化管理設(shè)備信息系統(tǒng)無疑是目前解決這一問題的關(guān)鍵有效途徑。為了能夠更好的有效提高事業(yè)單位的工作效率，確保檔案信息儲存的安全，事業(yè)單位可以根據(jù)國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的實際工作情況，結(jié)合自身的資源優(yōu)勢，創(chuàng)建一套現(xiàn)代化的數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)，嚴(yán)格控制數(shù)字檔案文件信息管理儲存點的質(zhì)量與安全。這種管理做法不僅希望能夠為推進(jìn)數(shù)檔案管理工作創(chuàng)建一個有利的工作環(huán)境，同時還希望能夠更好的有效促進(jìn)國家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位全部檔案工作的正常順利開展。

3 結(jié)語

總而言之，隨著時間的推移，事業(yè)單位檔案管理工作中的各種問題都顯露了出來，而要想解決這些問題，各大事業(yè)單位就必須加強信息技術(shù)的應(yīng)用，通過利用信息技術(shù)的各種優(yōu)勢，讓檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，促使事業(yè)單位可以緊隨時代發(fā)展，朝著信息化管理的方向邁進(jìn)，從而滿足社會以及人們對于事業(yè)單位的需求。

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