關(guān)于電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理的研究

【摘要】隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案快速發(fā)展，檔案工作從傳統(tǒng)實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，反映時(shí)代要求，需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，特別是明確電子檔案的地位和作用。本文詳述了現(xiàn)階段信息化背景下，檔案信息化建設(shè)的意義，分析了電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)管理的措施，以提供有關(guān)人員的有用參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;發(fā)展;路徑;創(chuàng)新

1引言

在2020年6月新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》中專門增設(shè)了第五章“檔案信息化建設(shè)”，將提升檔案信息化水平作為新時(shí)代檔案工作的重心予以倡導(dǎo)和規(guī)范。電子檔案以其較強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的缺陷，并得到廣泛應(yīng)用。越來越多的檔案管理開始使用電子檔案來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并使用相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)來有效地管理大量數(shù)據(jù)和信息，從而更好地節(jié)約了資金與管理檔案的成本。檔案管理是信息管理的重要組成部分，在信息化高速發(fā)展的當(dāng)下，規(guī)范檔案管理的意義重大。

2檔案信息化建設(shè)的意義

2.1提高檔案管理的質(zhì)量

信息化的應(yīng)用提高了檔案管理的質(zhì)量，這主要?dú)w因于電子歸檔的質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)。在目前的信息社會(huì)中，檔案管理人員不僅僅是檔案保管者，更是檔案信息的財(cái)富持有人與貢獻(xiàn)者。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于本身材質(zhì)問題，易受客觀和人為外部因素的影響，隨著時(shí)間的推移，存在氧化、風(fēng)化、褪色或不可抗力等因素引發(fā)的被銷毀的風(fēng)險(xiǎn)。在信息化時(shí)代，擁有相應(yīng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，足以確保有效存儲(chǔ)大量已歸檔的數(shù)據(jù)和信息，并在檔案的管理與使用方面發(fā)揮重要作用。

2.2形成動(dòng)態(tài)連續(xù)體系

傳統(tǒng)檔案管理可以看作是一種靜態(tài)模式，其中存在突出的銜接不暢、分化和隔離問題，將相關(guān)信息資源分化成各種信息孤島，無法對(duì)信息資源進(jìn)行充分整合。不能對(duì)檔案資源進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、規(guī)?；瘧?yīng)用管理。而在新時(shí)代中，需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行重新優(yōu)化改革，為了方便提取信息，對(duì)信息進(jìn)行深入分析，在檔案管理的整個(gè)流程形成連續(xù)動(dòng)態(tài)體系。

2.3為電網(wǎng)建設(shè)、擴(kuò)建或維修提供參考

電力企業(yè)的檔案主要分為文書檔案和電網(wǎng)建設(shè)檔案，電網(wǎng)擴(kuò)建或維修等工作有時(shí)需要查閱十幾年甚至幾十年前的資料、圖紙以做重要參考，很多工作都是要在以前資料的基礎(chǔ)上才能開展。因此，電網(wǎng)建設(shè)檔案信息化管理意義重大，應(yīng)把已竣工的電網(wǎng)項(xiàng)目文件嚴(yán)格按照檔案管理的要求進(jìn)行收集與整理，將信息著錄檔案管理系統(tǒng)，將原件進(jìn)行掃描并逐一掛接，形成完善的電子檔案，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為日后的電網(wǎng)建設(shè)、擴(kuò)建或維修提供有價(jià)值的參考.

3檔案信息化建設(shè)管理的措施

3.1建立統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

電力企業(yè)檔案資源處理過程，可以結(jié)合新時(shí)代特征，實(shí)施全面優(yōu)化改造，具體可以分成采集儲(chǔ)存、預(yù)處理、分析、組織、應(yīng)用反饋等五塊內(nèi)容。電力企業(yè)想要促進(jìn)體系的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)，還應(yīng)形成統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與管理制度，具體包含資源采集路徑、范圍、組成結(jié)構(gòu)和種類、應(yīng)用方式等方面的標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)還需要針對(duì)不同處理流程、軟件標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用技術(shù)等形成明確細(xì)則和工作要求。在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范條件下，促進(jìn)處理流程、技術(shù)、資源全面融合，形成全新的檔案管理模式。

3.2實(shí)現(xiàn)在線檢索功能

實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理可徹底改變?nèi)藗儗W(xué)習(xí)與工作的主體方式，讓人們能夠及時(shí)的通過信息體系與信息終端網(wǎng)絡(luò)獲取各式各樣的信息。因此，被動(dòng)使用檔案的方式一定會(huì)被現(xiàn)代的檔案服務(wù)所取代。伴隨著電力企業(yè)檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)程的逐漸完善，設(shè)置有關(guān)檔案管理權(quán)限，發(fā)揮崗位職責(zé)，高效在線存檔數(shù)據(jù)與信息，且將管理平臺(tái)與企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)站并聯(lián)，以此實(shí)現(xiàn)信息的在線檢索功能。電力企業(yè)的檔案管理人員要及時(shí)更新檔案信息資源庫，特別是建設(shè)文檔數(shù)據(jù)庫，來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上平臺(tái)電子文檔的管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文件管理的合法化與智能化。電力企業(yè)檔案工作部門應(yīng)該編輯有關(guān)主題，以便檔案管理人員能夠在網(wǎng)頁利用數(shù)據(jù)庫查詢，以便快速反饋、交換信息，并向服務(wù)對(duì)象快速及時(shí)應(yīng)答。

3.3信息化管理

在電力企業(yè)檔案的管理中，通常根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行檢查，確認(rèn)之后進(jìn)行存檔。一旦存儲(chǔ)了數(shù)據(jù)，檔案管理者便會(huì)使用此信息向企業(yè)提供相關(guān)服務(wù)。但是在信息化背景下，這種工作模式顯得非常落后，因此有必要提高電力企業(yè)信息化管理檔案的水平，積極引進(jìn)國(guó)際上高水平的管理體系，建立以現(xiàn)代技術(shù)為核心的檔案管理系統(tǒng)。在信息化環(huán)境中，檔案管理的創(chuàng)新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新以及方法上的創(chuàng)新與改變，即檔案的集中分類，將可以信息化管理的檔案進(jìn)行區(qū)分，并主動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)檔案。其次，要做好信息化管理檔案的準(zhǔn)備，記錄好有連帶關(guān)系的檔案。另外，檔案數(shù)據(jù)的信息化轉(zhuǎn)換需要很長(zhǎng)時(shí)間，并且記錄過程需要嚴(yán)格的工作方法，切勿在過程中出現(xiàn)人為錯(cuò)誤致使丟失檔案情況的出現(xiàn)。最后，轉(zhuǎn)換后的電子檔案需要與原始記錄進(jìn)行校正，以產(chǎn)生完整可靠的數(shù)據(jù)，為進(jìn)一步改進(jìn)和使用電子數(shù)據(jù)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.4建設(shè)科學(xué)合理的工作機(jī)制， 實(shí)現(xiàn)文件有序上傳

目前存在單一的電腦收集電子文檔，這是檔案管理中多數(shù)電子文件無法回避的問題，相比于以往的文件，多數(shù)文件都是通過文件上傳和文件下載實(shí)現(xiàn)的，所以通過更改傳統(tǒng)的工作方式，可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中建立一個(gè)操控平臺(tái)，能夠在網(wǎng)上上傳電子文檔。將它們進(jìn)行有效的收集后，再將其存檔于服務(wù)器中。比如為方便下級(jí)行政部門和用戶通過該網(wǎng)站傳輸其非機(jī)密檔案的全文，檔案管理也相應(yīng)研發(fā)出電子文件自動(dòng)上傳體系。同時(shí)，要求電力企業(yè)加大對(duì)檔案管理的投入，改善相應(yīng)的設(shè)施，并提供在檔案管理中使用，作為整合主要信息技術(shù)的物質(zhì)保證。電力企業(yè)檔案管理的相關(guān)部門要加大溝通力度，及時(shí)完善電子檔案數(shù)據(jù)管理部門，此部門將建立在電力企業(yè)的檔案中，并可用作電力企業(yè)資源數(shù)據(jù)庫的重要部分。

3.5提高檔案信息的安全性

提高電力企業(yè)檔案信息的安全至關(guān)重要。首先， 增強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的安全水平，使管理人員意識(shí)到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，并為他們提供在該領(lǐng)域工作的手段，通過實(shí)踐來增強(qiáng)檔案的安全性和機(jī)密性。安全管理應(yīng)從有權(quán)訪問檔案信息的工作人員開始，提高其待遇水平，改善人員培訓(xùn)和晉升機(jī)制，從而減少人員流動(dòng)，注重在日常培訓(xùn)中提高道德操守，避免內(nèi)部安全問題。第二， 在信息化環(huán)境中，不管是檔案的歸檔或是檔案的完善，都必須通過訪問特定的軟件，并且不可避免地要在網(wǎng)絡(luò)上打開存檔的信息平臺(tái)，以便存檔的管理和對(duì)存檔的訪問。第三， 保護(hù)檔案免受火災(zāi)、洪水、地震及黑客攻擊造成的意外損害，及時(shí)做好備份。

4結(jié)語

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的創(chuàng)新是主要挑戰(zhàn)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理的集成和創(chuàng)新可以加速信息化技術(shù)的發(fā)展。新時(shí)代特征要求檔案管理科學(xué)化、信息化，為此應(yīng)該形成區(qū)域檔案資源平臺(tái)，進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而確保通過該平臺(tái)檔案管理人員能快速高效作業(yè)，實(shí)現(xiàn)友好協(xié)作，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)模化應(yīng)用管理。在信息化這一時(shí)代背景下，考慮到效率和質(zhì)量，檔案管理工作已經(jīng)逐步發(fā)展起來，信息化時(shí)代大大提高了檔案管理的效率，充分利用現(xiàn)代信息手段及措施至關(guān)重要，負(fù)責(zé)檔案管理的部門也應(yīng)繼續(xù)調(diào)整其方向和目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介：尹鴻（1987-）女，漢族，廣西桂林人，本科，助理政工師，主要從事電力企業(yè)檔案管理工作。

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