論檔案管理工作在計(jì)量認(rèn)證中的作用

馬文慧

摘要：近年來，在我國(guó)信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，檔案管理工作已經(jīng)開始廣泛運(yùn)用在計(jì)量認(rèn)證的工作領(lǐng)域，不僅能夠增強(qiáng)計(jì)量認(rèn)證的數(shù)字化水平與自動(dòng)化水平，還能改善當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，因此，在計(jì)量認(rèn)證的過程中，應(yīng)該重點(diǎn)運(yùn)用檔案管理工作創(chuàng)建完善的計(jì)量認(rèn)證數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)與信息化系統(tǒng)，在檔案管理工作的支持下，增強(qiáng)計(jì)量管控的有效性，滿足當(dāng)前的管理工作基本要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;計(jì)量認(rèn)證;大數(shù)據(jù)

Abstract： In recent years， in the process of rapid development of information technology in my country， file management has begun to be widely used in the field of measurement certification， which can not only enhance the digital level and automation level of measurement certification， but also improve the current development status. In the process of metrological certification， we should focus on the use of archives management to create a complete metrological certification database system and information system. With the support of archives management， the effectiveness of metrological management and control should be enhanced to meet the basic requirements of current management.

Keywords： file management; measurement certification; big data

在計(jì)量認(rèn)證工作中，進(jìn)行檔案管理時(shí)應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，完善計(jì)量認(rèn)證檢索機(jī)制和權(quán)限機(jī)制，使計(jì)量認(rèn)證工作朝著智能化、信息化方向發(fā)展。

一、檔案管理工作在計(jì)量認(rèn)證中的應(yīng)用價(jià)值

（一）能夠提升管理工作數(shù)字化水平

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要采用手工操作的方式，檔案管理的程序十分繁瑣，耗材和人力資源量大，不利于工作的簡(jiǎn)單化實(shí)施，而在使用檔案管理工作后，則改變了傳統(tǒng)的工作方式，不僅減少了人力資源與物力資源的應(yīng)用，還能增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)和查詢的便利性，提高檔案管理工作和計(jì)量認(rèn)證工作的準(zhǔn)確性，在降低工作成本的基礎(chǔ)上，還能保證各類檔案的利用效率，從而提高計(jì)量認(rèn)證的數(shù)字化水平[1]。

（二）能夠增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)效果

近年來，在計(jì)量認(rèn)證工作量不斷增加的情況下，大量的計(jì)量信息開始生成，如果只使用紙張進(jìn)行信息內(nèi)容的存儲(chǔ)，就很容易出現(xiàn)存儲(chǔ)量低，存儲(chǔ)工作不及時(shí)的現(xiàn)象，并且后續(xù)的管理也會(huì)面臨很大難度。而在使用檔案管理工作之后，就可以將所有的計(jì)量數(shù)據(jù)、文字信息和認(rèn)證結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，通過信息共享技術(shù)實(shí)現(xiàn)查詢和處理，這樣不僅可以節(jié)省信息占用的空間還能減少成本，增強(qiáng)計(jì)量認(rèn)證工作的整體效率[2]。

二、計(jì)量認(rèn)證引入檔案管理的作用體現(xiàn)

（一）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

在以往的檔案管理工作中，主要采用人工方式，以紙質(zhì)文件資料形式為主，但由于紙質(zhì)材質(zhì)本身的特性，導(dǎo)致檔案資料存儲(chǔ)利用問題頗多，如受到溫度、濕度、檔案室環(huán)境等因素影響，造成紙質(zhì)檔案出現(xiàn)腐蝕、風(fēng)化、殘缺等問題，嚴(yán)重影響了檔案資料的完整性、安全性。同時(shí)，紙質(zhì)資料在使用過程中，不僅查詢提取難度大，也會(huì)非常容易造成內(nèi)容丟失等情況。而采用數(shù)字化檔案管理模式，通過分析歸檔各項(xiàng)資料，以目錄、檢索等方式，可以極大地提高檔案管理效率，從而提升計(jì)量認(rèn)證工作的準(zhǔn)確性和時(shí)效性[3]。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)

在計(jì)量認(rèn)證過程中，檔案存儲(chǔ)問題非常關(guān)鍵，只有安全、完好的儲(chǔ)存，才可以為后續(xù)檔案的有效使用提供支持。隨著計(jì)量認(rèn)證行業(yè)的高速發(fā)展，數(shù)據(jù)和信息的儲(chǔ)存量也急劇增多，重要信息數(shù)據(jù)的數(shù)量也隨之增加，部分信息甚至是企事業(yè)單位的核心內(nèi)容，因此，針對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)非常關(guān)鍵。在大數(shù)據(jù)作用下，通過建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)、云端檔案庫(kù)等，將檔案資料匯總、整理、分類后，存儲(chǔ)在“云端”，以電子文檔的方式線上存儲(chǔ)，這樣可以在根本上解決以往紙質(zhì)資料的存儲(chǔ)問題，同時(shí)，也為企事業(yè)單位檔案資料傳遞、共享提供了技術(shù)支撐。而檔案管理人員在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下可以挖掘更深入的數(shù)據(jù)，切實(shí)提高檔案管理效率，也提升認(rèn)證計(jì)量工作中檔案管理的利用率[4]。

三、在計(jì)量認(rèn)證中檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏合理的檔案資源信息化開發(fā)

現(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)計(jì)量認(rèn)證部門在檔案管理工作上，并沒有全面實(shí)施大數(shù)據(jù)技術(shù)，普及程度還不足。尤其是一些經(jīng)濟(jì)相對(duì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，檔案管理信息化建設(shè)落后問題較為突出，由于建設(shè)資金投入的不足，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯落后，部分企事業(yè)單位甚至連基本的檔案管理硬件設(shè)施還處于欠缺狀態(tài)，由此帶來的檔案資源信息化開發(fā)更是缺乏科學(xué)性，這也是目前我國(guó)計(jì)量認(rèn)證領(lǐng)域中檔案管理工作最為重要的問題，急需解決[5]。從現(xiàn)有的檔案管理角度來看，信息化發(fā)展程度較弱，檔案資源開發(fā)與利用之間缺乏緊密連接，檔案管理信息化水平不高，導(dǎo)致計(jì)量認(rèn)證對(duì)于數(shù)據(jù)的分析和儲(chǔ)存能力受到極大影響。現(xiàn)有檔案管理并未全面與辦公系統(tǒng)自動(dòng)化進(jìn)行結(jié)合，致使檔案資料管理整體效率降低，再加上大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用還不夠成熟，資源的利用率并沒有得到充分提高，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展[6]。

（二）檔案管理安全性問題有待完善

在計(jì)量認(rèn)證工作中，由于部分資料的保密性較高，經(jīng)常涉及到核心數(shù)據(jù)，所以檔案管理的安全性問題也不容忽視。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)針對(duì)此問題進(jìn)行了相應(yīng)的防范措施，但仍存在一些通過非法手段竊取商業(yè)機(jī)密或核心資料的事情發(fā)生。盡管以計(jì)算機(jī)為依托的檔案資料管理方式具有高效率，可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的科學(xué)管理，但由于網(wǎng)絡(luò)本身的安全性較低，別有用心者用不正當(dāng)?shù)氖侄伪I取、泄露，會(huì)對(duì)計(jì)量認(rèn)證工作產(chǎn)生不利影響，甚至帶來嚴(yán)重?fù)p失。在檔案管理過程中，一些檔案管理人員對(duì)檔案的私密性、安全性缺乏重視，管理程度不夠，在資料查閱、借閱等方面流程不規(guī)范、審批手續(xù)不健全，也容易帶來安全隱患。

四、在計(jì)量認(rèn)證中檔案管理工作的策略方法

（一）充分利用大數(shù)據(jù)挖掘檔案資源

在計(jì)量認(rèn)證工作中，大數(shù)據(jù)的引進(jìn)和應(yīng)用，促使檔案管理工作開啟了一種新模式，改變了以往將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與傳統(tǒng)的單一存儲(chǔ)管理方式。依靠技術(shù)，有效地?cái)U(kuò)大了檔案資料的收集范圍，同時(shí)，還可以對(duì)檔案資料進(jìn)行合理分類、編目，并建立相應(yīng)的信息檢索系統(tǒng)，使檔案資源得以有效利用。不同層次、不同企事業(yè)單位的檔案資料內(nèi)容較多，需要檔案管理人員發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，從海量資源中，整理出各種檔案資料，并根據(jù)實(shí)際需求，整理出有效的信息，實(shí)施壓縮處理，使檔案資料資源充分挖掘，提高檔案數(shù)據(jù)的查詢準(zhǔn)確性，從而降低檔案管理成本，同時(shí)，降低檔案管理成本，對(duì)計(jì)量認(rèn)證工作的整體發(fā)展起到了重要推動(dòng)作用。

（二）構(gòu)建針對(duì)計(jì)量認(rèn)證的大數(shù)據(jù)體系

將檔案管理應(yīng)用與計(jì)量認(rèn)證工作中，首先需要建立數(shù)字化信息平臺(tái)，借助平臺(tái)實(shí)施統(tǒng)一管理，這樣可以在很大程度上提高檔案管理效率，在系統(tǒng)作用下，通過編目、索引整合檔案資料，方便使用人員查詢檔案資料。建設(shè)此平臺(tái)需要積極引進(jìn)數(shù)據(jù)采集、處理功能、大數(shù)據(jù)模塊技術(shù)等，將檔案資料分類存儲(chǔ)，同時(shí)利用多媒體技術(shù)等手段，分析和篩選全部信息內(nèi)容，通過大數(shù)據(jù)模塊技術(shù)的作用，更加詳細(xì)地分析出相應(yīng)檔案資料的具體用途，為哪些用戶提供服務(wù)，從而確保檔案資料能得到高效、合理地利用。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要利用檔案管理的優(yōu)勢(shì)解決現(xiàn)階段計(jì)量認(rèn)證數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存、處理和分析的問題，從而全面提升計(jì)量認(rèn)證工作的整體效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)信息化產(chǎn)業(yè)的同步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王蘇醒.大數(shù)據(jù)環(huán)境下服務(wù)型公安戶籍檔案管理模式構(gòu)建研究——以W市公安智慧檔案系統(tǒng)為例[J].電子政務(wù)，2017，56（11）：181-190.

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[6]張春梅.淺談市級(jí)法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)的檔案管理工作[J].圖書情報(bào)，2018，000 （009）：P.100-101.