精益資料管理到智慧管理的實踐

李 揚 齊 進

(江蘇省江都水利工程管理處，江蘇 揚州 225200)

目前水利工程針對資料管理提升的研究集中在完善管理制度，提升資料管理者技能水平，加強資料規(guī)范化、標準化管理，加強數(shù)字化、信息化建設，強化安全管理與共享等方面。也有水利工程開展了資料信息化的試點建設，主要設計完成了一套計算機信息管理系統(tǒng)以及實現(xiàn)資料的數(shù)字化錄入。例如山西省水利建筑工程局通過ASP.NET技術、ADO.NET技術，使用Visual Studio軟件和 SQL Server軟件進行了系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，設計了水利工程材料管理系統(tǒng)。峽江水利樞紐工程建立了具有可自定義模塊，模擬庫房、自動生成分類目錄等功能的資料信息化管理系統(tǒng)[8]。

江都水利工程管理處運用精益運營的理念持續(xù)改進資料管理水平，2013年選取浦東機場二級排水系統(tǒng)江鎮(zhèn)河泵閘開展了精益資料管理的提升。實現(xiàn)了資料室資料的快速取用歸還，現(xiàn)場管理資料設立目視化管理板進行立面動態(tài)化管理。2018年選取江都第四抽水站管理所作為智慧資料室建設試點，實現(xiàn)了自動打開密集架，語音、led坐標指引紙質資料取用，非保密電子資料自建云盤存儲，手機電腦隨時調用等功能。智慧資料室實現(xiàn)對資料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計、查閱等日常工作的數(shù)字化管理、云端管理。并可通過局域網(wǎng)實現(xiàn)資料的網(wǎng)上瀏覽和遠程查借閱功能。系統(tǒng)全面運行后，極大提高了工作效率，提升了資料工作服務的水平和質量，實現(xiàn)資料由管理向信息研究與利用的質的轉變。

1 傳統(tǒng)資料管理的缺點

一是資料查閱耗時長。傳統(tǒng)資料管理方式下，由于資料繁多，查找資料時，需要先根據(jù)資料類型找到對應檔案架，再根據(jù)資料的編目信息在檔案架中尋找檔案編號對應的檔案架分格，一旦資料歸檔時由于操作失誤而放入與編號不匹配的分格，就會耗費大量時間精力在檔案架中逐一分格逐一檔案進行排查。二是影像資料的查閱不便捷。由于資料數(shù)量種類眾多，包含了工程建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件和專題學習用的影像及音頻資料，而傳統(tǒng)資料對影音資料的存檔方式大多是刻錄在光盤上用于存儲，給查閱影音資料內容帶來了極大的不便。三是對失效資料的管理滯后。有效期限是資料價值體現(xiàn)的重要標志之一。超過有效期限的資料需要銷毀以減少對資料庫存資源的占用。但是，由于傳統(tǒng)管理模式下對資料有效期限管理需要定期對所有短期和長期檔案逐一盤點，資料越多種類越復雜管理人員對資料的有效期限信息就越不能準確掌握，部分過期資料不能被及時銷毀，形成冗余資料，造成資料管理的惡性循環(huán)，給管理人員帶來極大負擔。四是同一資料無法多人查閱。江都第四抽水站資料大多為原件裝訂，在資料被借閱出資料室至歸還期間，其他查閱者將無法調閱，帶來極大不便。

2 精益資料管理

傳統(tǒng)的資料管理方式通過編制資料盒目錄，明確每一個資料盒擺放的架號、層號、位置，取用、歸還嚴格按照目錄進行。精益資料管理的目的的是通過可視化等手段的運用提高資料盒取用歸還的效率。

2.1 區(qū)域定位

通過在資料盒上張貼不同顏色的標志線，不同區(qū)域用不同的顏色進行區(qū)分，如圖1所示。江鎮(zhèn)河泵閘電氣系統(tǒng)圖、控制系統(tǒng)圖、PLC接線圖等用紅色標記，置于最右上角的區(qū)域。通過顏色指示，第一時間就可以找到資料盒所處的區(qū)域。

圖1 不同顏色定位線標示

2.2 區(qū)域內定位

每一個區(qū)域內，資料盒的放置位置也是固定的，通過一根斜線的方式進行定位，如圖2所示。例如江鎮(zhèn)河出海泵閘電氣試驗記錄位于該層第六位，當資料盒取用后，該位置空缺，歸還時，通過斜線的連續(xù)性可以第一時間找到應當放置的位置。

2.3 管理流程資料可視化

不同的資料取用頻率是不同的，針對取用頻率高的資料，通過制作目視化管理板進行工程現(xiàn)場立面布置。便于現(xiàn)場運行人員及時進行更新，也便于管理人員隨時查看相關管理流程、進度。江鎮(zhèn)河泵閘將專業(yè)需求與對應、組織流程、工作記錄、指標管理、信息傳達與記錄、異常統(tǒng)計分析、持續(xù)改進七方面與管理相關的資料進行立面放置，如圖3所示。

圖3 目視管理版、異常處理流程

通過精益資料管理的開展，提高了資料的取用效率，實現(xiàn)了管理過程的可視化。

3 智慧資料室建設

目前水利工程的資料管理仍以人工管理為主，大量采用人工手搖式密集架進行紙質資料存放。有的工程開展了資料電子化管理，將紙質資料掃描后錄入管理系統(tǒng)，但仍只支持本地調用。江都第四抽水站通過智慧資料室的建設，實現(xiàn)了非保密資料云端取用，保密資料自動定位，自動開啟密集架，語音、燈光信號指引信號取用，并實現(xiàn)了溫濕度自動控制、人體自動檢測控制，煙霧監(jiān)測手機報警等功能。

3.1 系統(tǒng)架構

四站智慧資料室的系統(tǒng)架構如圖4所示，由指引系統(tǒng)、觸摸屏系統(tǒng)、語音播報系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、自建云盤、電腦控制軟件、手機APP等子系統(tǒng)組成。

圖4 智慧資料室系統(tǒng)架構

所有數(shù)據(jù)匯集到服務器，非保密資料掃描件存儲在自建云盤，和服務器物理隔離。以服務器為核心構建的站內局域網(wǎng)與外網(wǎng)斷開，智能密集架通過無線聯(lián)入局域網(wǎng)中，電腦端安裝有加密密集架控制軟件，控制軟件數(shù)據(jù)庫存儲資料名稱、編號、內容、在密集架中的存放位置等數(shù)據(jù)，密集架通過局域網(wǎng)訪問服務器內數(shù)據(jù)庫來快速定位資料位置，手機APP也可通過局域網(wǎng)訪問數(shù)據(jù)庫在線查看案卷掃描件內容。

3.2 指引系統(tǒng)

指引系統(tǒng)由行走機構、語音指引系統(tǒng)、燈光指引系統(tǒng)組成。

行走機構主要由電機和近程傳感器構成。四站資料室設有5組密集架，每組密集架下方裝設電機，控制密集架在軌道上雙向移動。柜體下方布置有CHE18-8NA-A710型電感式接近開關，通過軌道布置的感應磁片，控制密集架打開的最大幅度。通過相鄰兩組密集架對裝的接近開關進行控制，當兩組密集架接近后停止電機運轉。

語音指引系統(tǒng)負責語音播報所調取的資料所存放的具體位置，以及進入人員的安全提示。

燈光指引系統(tǒng)由橫向和豎向的紅色led燈和后臺控制系統(tǒng)組成。通過每一層的led燈構成了一個立面的x軸，每一豎列l(wèi)ed燈構成了y軸，如圖5所示文件在第一個密集架4層2列。每一個資料盒的存儲位置信息存儲在服務器。

圖5 燈光指引定位

3.3 控制系統(tǒng)

控制系統(tǒng)主要由密集架觸摸屏系統(tǒng)、電腦端、手機APP組成。同一時間僅可采用一種方式取得權限后方可控制。

觸摸屏系統(tǒng)由1塊主控屏和4塊分控屏組成。主控屏用于獲取控制權限，輸入需要調閱的資料名稱，控制密集架自動打開，如圖6所示：土工竣工圖，編號010102，1區(qū)1層位置靠左4節(jié)5層第一本。分控屏僅用于打開本密集架，不具備輸入查詢功能。主控屏和分控設有互鎖功能，當人員進入后自動鎖定該間隔，當需要進入其他間隔時必須確認該間隔無人解鎖后方可進行。

圖6 主控觸摸屏

電腦端通過密集架管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案查詢、借閱查詢、檔案借閱、提檔請求、檔案歸還等管理功能，如圖7所示。

圖7 資料查詢界面

3.4 安全系統(tǒng)

安全系統(tǒng)有紅外監(jiān)測、煙霧監(jiān)測、阻擋監(jiān)測、溫濕度監(jiān)測等功能，如圖8所示。其中紅外檢測包括密集架進入檢測，在1號和5號密集架外側分別對裝CHE/JK-10NA-B710型紅外漫反射光電開關，如圖9所示。當監(jiān)測到人員進入時，密集架停止移動，自動鎖定，語音提示：“有人進入密集架，停止移動?！碑斀邮盏疥P閉指令時，內部每一列密集架地腳樁處裝設光電開關實時監(jiān)測，一旦檢測到內部有人，即可停止移動。煙霧監(jiān)測裝設在柜頂，當檢測到煙霧后立即語音報警：“發(fā)生火情，請即可查看?！蓖瑫r推送火情報警到管理人員手機。溫濕度監(jiān)測裝置和空調以及除濕機通過無線的方式互聯(lián)，自動保持資料室溫度處于14～24℃，相對濕度處于45%～60%，當超限時，自動開啟空調或除濕機，如果溫濕度長時間超限，則通知管理人員手機APP，提醒管理人員進行查看。

圖8 安全監(jiān)測

圖9 對裝紅外漫反射光電開關

4 總 結

精益資料管理的過程是以低成本的管理手段提升管理水平，通過彩色定位線的方式對資料盒進行優(yōu)化，有效提升了資料取用歸還的效率。通過現(xiàn)場目視管理板實現(xiàn)了管理流程的可視化管理、資料的動態(tài)管理。智慧資料室是“智慧水利”的有機組成部分，通過智慧資料室的建成運用，節(jié)約資源，減少了原件復印的需求，減少了紙張等耗材消耗；提高了辦公效率，自建的云端資料庫使辦公人員可以隨時調閱非保密資料。紙質原件也實現(xiàn)了智能化調??；與手機APP的聯(lián)動也進一步提高了資料管理的安全水平、智能化水平。精益資料管理到智慧管理的實踐對水利行業(yè)資料管理有一定的借鑒價值。