檔案管理在醫(yī)院管理中的應(yīng)用探究

秦宏興，吳愛華，陳均

1.佛山市南海區(qū)第四人民醫(yī)院普外科，廣東佛山 528200；2.佛山市南海區(qū)第四人民醫(yī)院病案室，廣東佛山 528200

人們的生活質(zhì)量隨著國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展而得到明顯提升，對(duì)于自身的合法權(quán)益重視程度日益增高，作為于民生息息相關(guān)的醫(yī)療保健制度成為了人們的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象，越來越多的患者運(yùn)用法律武器來維護(hù)自身權(quán)益[1]，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也在這個(gè)過程中對(duì)于自身管理制度進(jìn)行完善。醫(yī)院病案管理對(duì)于醫(yī)院管理質(zhì)量有直接影響，關(guān)系到患者病情預(yù)后調(diào)整措施、醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提升以及發(fā)展等。目前醫(yī)院檔案管理涉及到多個(gè)方面[2]，因此通過有效規(guī)范措施來提升檔案管理質(zhì)量有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)難以滿足醫(yī)院發(fā)展以及患者的需求。該院自2019 年1 月—2021 年1 月選取100 例患者的病檔為研究對(duì)象，采取精細(xì)化管理措施并取得了令人滿意的效果，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

選取該院收治的100 例患者為該次研究分析對(duì)象，遵循隨機(jī)盲目原則將患者資料隨機(jī)分組，設(shè)為對(duì)照組、觀察組，各50 例。對(duì)照組患者中男27 例，女23 例；年齡15～63 歲，平均（35.61±1.35）歲。 觀察組患者中男24 例，女26 例；年齡16～61 歲，平均（35.03±1.42）歲。 在性別與年齡方面組間差異無統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＞0.05），具有可比性。該研究已申請醫(yī)院倫理委員會(huì)審核后批準(zhǔn)展開?；颊吆炇鹬橥鈺?。

1.2 方法

1.2.1 對(duì)照組 給予常規(guī)病檔管理，將患者的病歷資料收集、整理后交由專業(yè)人員負(fù)責(zé)處理，同時(shí)要做好患者病歷內(nèi)容的核實(shí)工作，需要負(fù)責(zé)較為繁雜的流程。

1.2.2 觀察組 對(duì)病檔采取精細(xì)化管理模式。落實(shí)該管理模式之前先創(chuàng)建并制定關(guān)于崗位責(zé)任制度，主要將輪崗、分組兩種作為對(duì)管理人員配置的優(yōu)化手段，對(duì)患者病檔管理從以下4 個(gè)部分入手即病歷回收與病檔信息的統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)歸檔、編碼錄入首頁信息、核對(duì)統(tǒng)計(jì)、整理裝訂，對(duì)于上述4 個(gè)部分都需要由2 個(gè)人進(jìn)行管理，輪換周期設(shè)置為季度，每一季進(jìn)行一次崗位人員輪換。 對(duì)病檔管理制度制定優(yōu)化如下：①對(duì)于出院患者的檔案要在3 d之內(nèi)通過電腦確認(rèn)，提交，然后打印簽字，如果是死亡病檔可延遲到出院1 周內(nèi)。②患者出院后1 周內(nèi)，必須將出院檔案回收到病檔室，而順利回收之后工作人員要進(jìn)行相關(guān)的交接工作并且登記確認(rèn)。③在整理回收出院病檔之后，要及時(shí)在病檔統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)當(dāng)中做好歸檔管理工作，在將出院病檔回收的2 d 內(nèi)完成編碼錄入工作。④病檔室回收的病歷要在當(dāng)天完成核實(shí)工作，檢查內(nèi)容包括病檔是否存在病歷資料缺失情況，是否已經(jīng)有各級(jí)醫(yī)生完整的簽字等，如果發(fā)現(xiàn)病歷資料存在缺失或者不符合標(biāo)準(zhǔn)的要督促完善，每天及時(shí)將各個(gè)臨床科室所提交的病理歸檔于電腦，初步審核確認(rèn)無缺漏后進(jìn)行編碼；在病檔管理系統(tǒng)錄入病歷首頁的時(shí)候要再次確認(rèn)資料完整準(zhǔn)確，在完成病案首頁的錄入之后由另一位工作人員進(jìn)行核查，將錄入信息進(jìn)行整理，裝訂上架。

1.3 觀察指標(biāo)

①整理能力： 記錄兩組管理模式下的病檔回收率、服務(wù)質(zhì)量、檔案復(fù)印時(shí)間、甲級(jí)病檔率；②評(píng)價(jià)反饋：記錄兩組管理模式下的病檔信息傳遞、職工態(tài)度、病歷信息傳遞，評(píng)價(jià)分?jǐn)?shù)與反饋滿意程度呈現(xiàn)正相關(guān)聯(lián)系。

1.4 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 20.0 統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，計(jì)量資料采用（±s）表示，采用獨(dú)立樣本t 檢驗(yàn)；計(jì)數(shù)資料采用頻數(shù)或百分比（%）表示，采用χ2檢驗(yàn)，P＜0.05 為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組檔案整理能力比較

不同管理模式下觀察組病檔的回收率、服務(wù)質(zhì)量、檔案復(fù)印時(shí)間、甲級(jí)病檔率評(píng)價(jià)好于對(duì)照組，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表1。

表1 兩種管理模式下醫(yī)院病檔整理能力比較

2.2 兩組檔案管理評(píng)價(jià)比較

觀察組病檔在信息傳遞、職工態(tài)度、病歷信息傳遞方面評(píng)價(jià)高于對(duì)照組，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表2。

表2 兩種管理模式下反饋信息比較[（±s），分]

表2 兩種管理模式下反饋信息比較[（±s），分]

組別對(duì)照組（n=50）觀察組（n=50）t 值P 值檔案信息傳遞職工態(tài)度6.12±1.15 8.64±1.24 9.424＜0.001 6.24±1.23 9.30±1.48 10.056＜0.001病歷信息傳遞6.24±1.19 8.79±1.30 9.150＜0.001

3 討論

醫(yī)院檔案中病檔主要是通過書面方式完成對(duì)患者診療、護(hù)理整體內(nèi)容進(jìn)行記錄。 醫(yī)療技術(shù)在快速發(fā)展的過程中帶動(dòng)了人們對(duì)于醫(yī)療服務(wù)更高的要求，往信息化的方向發(fā)展，為了滿足這種變化[3]，需要對(duì)現(xiàn)代的醫(yī)療環(huán)境做出進(jìn)一步的完善，傳統(tǒng)病案管理模式已經(jīng)難以滿足群眾對(duì)于醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的需求，也難以再推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展，需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化[4-5]。

該研究所用精細(xì)化管理模式是在充分考慮到醫(yī)院實(shí)際情況以及目前對(duì)檔案管理需求的基礎(chǔ)上制定，合理使用規(guī)范化管理模式最明顯的優(yōu)勢在于能夠提升工作人員的積極性以及處理工作的效率，極大程度地提升其本身價(jià)值[6-9]。推廣精細(xì)化管理的關(guān)鍵價(jià)值在于能夠提升醫(yī)院檔案的管理效率以及質(zhì)量，以較低成本為患者提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)。在醫(yī)院檔案管理中根據(jù)實(shí)際情況應(yīng)用精細(xì)化管理模式不但能夠提升為患者的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于提高醫(yī)護(hù)人員工作能力以及推動(dòng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展也有重要意義[10-11]。

傳統(tǒng)檔案管理模式在應(yīng)用中存在許多問題[12-13]，諸如書寫不規(guī)范、病檔服務(wù)效率過低以及其展現(xiàn)的信息水平不足等，而面對(duì)這些問題在進(jìn)行優(yōu)化處理的時(shí)候不能夠脫離醫(yī)院實(shí)際情況，確保改善的管理制度能夠具備科學(xué)性、可行性，通過合理的管理手段來對(duì)相關(guān)病案資料進(jìn)行管理，對(duì)病案管理的各個(gè)流程做出持續(xù)性的優(yōu)化，以現(xiàn)代化、數(shù)字化作為優(yōu)化方向，不斷提升醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量[14-15]。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，對(duì)于檔案很多流程的相關(guān)工作僅有1 名工作人員完成，流程內(nèi)容包括檔案信息的收集整理以及編碼輸入等，工作繁雜且單一，另一方面工作人員和信息收集人員之間的交流呈現(xiàn)不對(duì)等，處理信息的時(shí)候難免產(chǎn)生煩躁的心理[16]。 另一方面在對(duì)病檔管理的時(shí)候如果出現(xiàn)了特殊情況而不能徹底完成相關(guān)項(xiàng)目，無疑也給工作人員增加了負(fù)擔(dān)[17-19]。落實(shí)精細(xì)化管理的前提就是確保每一位工作人員都明確本身的責(zé)任與義務(wù)，在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題后都能夠立即將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，最早排除問題并進(jìn)行解決，提高管理質(zhì)量。且分組管理還能夠提升工作人員團(tuán)隊(duì)意識(shí)，在任意環(huán)節(jié)難以按時(shí)完成任務(wù)的時(shí)候由其他組員接受完成，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。 由以上結(jié)果可知，在不同管理模式下觀察組病檔的回收率95.0%、服務(wù)質(zhì)量（55.47±5.26）分、檔案復(fù)印時(shí)間（5.31±0.25）min、甲級(jí)病檔率評(píng)價(jià)95.0%好于對(duì)照組（P＜0.05）；觀察組病檔信息傳遞（8.64±1.24）分、職工態(tài)度（9.30±1.48）分、病歷信息傳遞方面評(píng)價(jià)（8.79±1.30）分高于對(duì)照組（P＜0.05）。 因此，對(duì)兩組管理模式下檔案質(zhì)量比較中確認(rèn)了精細(xì)化管理的應(yīng)用價(jià)值，能夠更加合理地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行配置優(yōu)化，充分體現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)以及崗位的協(xié)調(diào)性，確保各項(xiàng)工作順利完成，制定標(biāo)準(zhǔn)化、均衡化作為引導(dǎo)工作完成的框架[20-22]。

綜上所述，對(duì)醫(yī)院收治患者在病檔管理中應(yīng)用規(guī)范化的精益管理模式能夠更好地提升醫(yī)院管理質(zhì)量，體現(xiàn)工作人員的價(jià)值，提升工作效率，讓病檔信息能夠高效地展現(xiàn)其價(jià)值，值得臨床推廣。