數(shù)字化技術在檔案管理工作中的運用探析

崔娜 薛娜 張慧峰 朱少華 王峰

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)遠遠滯后于時代發(fā)展的步伐，伴隨著社會需求模式的深度轉變和技術推動，檔案管理在社會管理當中的作用也體現(xiàn)得更加顯著。強化檔案管理不僅是提升檔案部門工作水平的有效舉措，同時也是提升工作效率，降低成本和時間損耗的關鍵。因此，應該在保障信息安全穩(wěn)定的前提下做好技術規(guī)劃，確保文書、檔案的規(guī)范化管理運作與調(diào)用。

關鍵詞：數(shù)字化技術;檔案管理;運用

數(shù)字化技術的優(yōu)勢在于能夠整體化地將檔案信息做好記錄，建設更加規(guī)范化和標準化的應用軟件管理模式，確保檔案的收集、整理、保管等各個環(huán)節(jié)都能維持科學的模式。在統(tǒng)籌規(guī)劃要求下，數(shù)字化運作模式能夠幫助檔案管理部門更新現(xiàn)有的工作模式，強化業(yè)務監(jiān)督和信息預測，確保各項流程的操作符合工作要求。

一、數(shù)字化技術應用的必要性

1. 保障經(jīng)濟效益

現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展速度明顯加快，傳統(tǒng)的檔案管理方式和龐大的信息量之間明顯形成了比較尖銳的矛盾，而信息化管理檔案模式和數(shù)字化技術的應用則給矛盾解決提供了比較穩(wěn)定的發(fā)展方案，以傳統(tǒng)紙質載體為基礎的檔案信息可以直接被轉換為機讀檔案，且即便是紙質檔案，在經(jīng)過數(shù)字化管理之后也可以進行統(tǒng)一整合，在經(jīng)濟角度而言大幅降低了檔案管理的成本，也延長了檔案的使用壽命?，F(xiàn)代檔案數(shù)字化工作的原則本身也體現(xiàn)在投入和產(chǎn)出的規(guī)劃方面。在數(shù)字化技術應用之后，可以大幅節(jié)約管理維護費用，將更多的人力、物力、財力投入到其他方面，始終秉承經(jīng)濟性原則，避免資源浪費或是重復投資等現(xiàn)象。

2. 提升辦公效率

信息化檔案管理能夠保障重要的數(shù)據(jù)資料在短時間內(nèi)可以得到歸檔和利用，且大數(shù)據(jù)時代下檔案的規(guī)模也逐漸龐大，要想動態(tài)化、準確化地了解這些關鍵信息，就需要將傳統(tǒng)的人工管理方法進行優(yōu)化改進，借助網(wǎng)絡計算機保障安全性、保密性和系統(tǒng)的完整性。因為某些檔案的價值非常突出，以人防檔案為例，人防工程具有特殊性，日常的人防建設工作當中也涉及了很多技術層面的關鍵信息，這些信息的有效保存可以確保國家利益不受侵犯，在日常工作當中也應保障原始檔案和數(shù)字化檔案信息的一致性。從辦公效率的角度來看，數(shù)字化技術的應用勢在必行。

3. 建立檔案數(shù)字化長效機制

建立數(shù)字化長效運行機制能夠減輕勞動強度，讓專業(yè)技術檔案在不同的領域發(fā)揮出應有的作用，滿足社會需求。社會主義市場經(jīng)濟的縱深推進之后，傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷進一步體現(xiàn)，我國企業(yè)、事業(yè)單位和其他檔案管理部門都需要建立長效化的檔案管理機制，確保檔案數(shù)據(jù)庫能夠記錄并存儲關鍵信息。例如，部門的各個內(nèi)部工作人員都可以隨時查閱并更新檔案信息，克服傳統(tǒng)管理模式存儲性能差、信息獲取速度慢的缺陷，實現(xiàn)資源整合共享，保障數(shù)字化檔案管理效能。

4.確保檔案信息價值

數(shù)字化技術應用之后大量檔案信息可以被記錄保存，并且可以在多平臺內(nèi)部進行反復利用，這無疑提升了檔案本身的資源價值和信息價值，能夠創(chuàng)造出更大的社會效益提供優(yōu)質服務，真正成為檔案管理部門、社會發(fā)展當中的“戰(zhàn)略”資源。例如，檔案部門可以在檔案完成掃描之后建立專門的文書檔案數(shù)據(jù)庫，一方面加強了各個部門之間的工作聯(lián)動、溝通機制。另一方面可以確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)有條不紊地開展。即便是一些涉及機密信息、重要技術信息的檔案，也不會因為人為因素或其他外界因素出現(xiàn)損壞，導致檔案磨損甚至毀壞，確保數(shù)字化檔案管理工作質量的提升。

二、數(shù)字化技術的應用傾向

數(shù)字化檔案從本質上看就是數(shù)字化傳統(tǒng)檔案活動的產(chǎn)物，即電子文件歸檔后的相關內(nèi)容，借助數(shù)字化手段和技術設備來構建相應的數(shù)字化框架。數(shù)字化檔案和檔案數(shù)字化之間的關系非常緊密，兩者的目的保持一致，都是為了促進現(xiàn)代信息的社會檔案利用工作質量得到提高，并且讓信息資源滿足社會需求。在提供檔案服務時，可以加快速度，最大程度體現(xiàn)出檔案在信息資源角度的優(yōu)勢，產(chǎn)生社會正向作用。

1. 基本原則

從基本原則來看，需要從業(yè)務角度確定數(shù)字化技術的應用要求。未來的檔案從生成——存檔——利用的環(huán)節(jié)當中，需要考慮到業(yè)務層面、數(shù)據(jù)層面、性能層面的要求，滿足基本原則。

數(shù)字化加工掃描設備將成為長效機制建設過程當中的重點，目的在于集中、一次性地將庫存的關鍵檔案信息進行數(shù)字化處理，必要時選擇一些專業(yè)的數(shù)字化設備并配備技術人員參與到各項工作當中，結合檔案工作崗位的特定能力要求，逐步構建數(shù)字化管理平臺實現(xiàn)信息化管理。在檔案部門的直接管理之下，可以委托服務單位提供設備、人員，將需要保存的電子檔案全部至定制開發(fā)的數(shù)字化系統(tǒng)當中，完成圖文數(shù)據(jù)的全方位應用管理，有效地配合現(xiàn)階段的業(yè)務管理辦公系統(tǒng)，在功能層面上滿足實際要求。

2.管理方式與人員配置

從管理方式的層面分析，當前信息化管理速度主要受管理模式的缺陷和數(shù)字化發(fā)展水平不一等問題影響。為了解決這一方面的矛盾，今后的技術應用將圍繞檔案的關鍵信息和性能要求，將檔案管理的具體內(nèi)容納入系統(tǒng)內(nèi)部，所形成的技術檔案體系也可以被認為是一個有機的整體，集中體現(xiàn)在檔案管理人員的各項職能活動當中，保障連續(xù)性、系統(tǒng)性。當然，要完成這項工作也需要專業(yè)的技術檔案管理人員儲備，這是提升檔案管理工作核心競爭力的關鍵。隨著未來辦公自動化建設工作的推進，相關的人員應該具備穩(wěn)定的服務能力和檔案管理水平，能夠利用基礎理論知識和數(shù)字化技術知識服務于檔案工作，全面提升綜合素養(yǎng)確定檔案的技術開發(fā)目標，更好適應新形勢，適應技術檔案工作的發(fā)展速率。

3.技術管理模式

數(shù)字化檔案管理為檔案部門提供了更高更穩(wěn)定的工作效率和全方位的技術支持，但也應考慮到人員投入和資金投入的平衡，盡可能地在安全穩(wěn)定的前提下維持低成本運行，且系統(tǒng)在技術角度要具備可擴展和延伸能力，目的在于為子系統(tǒng)、內(nèi)容增加一定的發(fā)展空間。基于這一層面的思考，在未來納入式管理的模式之下，數(shù)字化轉化相關的技術管理措施應該成為工作重點。以事業(yè)內(nèi)部的文書檔案為例，共享信息和私密信息都應該做好分類，在數(shù)據(jù)的上傳、整體、統(tǒng)計等方面確保安全性、真實性，決策部門也可以根據(jù)這些數(shù)據(jù)內(nèi)容進行參考。例如，將檔案進行加工掃描之后，將任務數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫中心后，就可以完成質檢工作，填寫流轉單，做好檔案最終的整理、移交。信息化的迅猛發(fā)展，讓數(shù)字化檔案管理、現(xiàn)代化內(nèi)容傳播、紙質檔案的數(shù)字化加工成為今后的管理重點，只有實現(xiàn)信息化管理才能讓檔案信息資源呈現(xiàn)出社會層面的優(yōu)勢和價值，保障數(shù)字化生存模式被社會所接受。在這一轉變環(huán)節(jié)，要確保檔案信息利用流程的一體化，采用專業(yè)設備建立系統(tǒng)平臺，減輕勞動強度并提升工作效率，服務于社會主義和諧社會的建設歷程，也能為國家積累關鍵的檔案財富，創(chuàng)造社會層面的價值利益。