科研業(yè)務(wù)審批流程設(shè)計與實踐

■ 李 丹 李小萌 白松濤 荊志成 王曉云 林 娜 曹也丁

醫(yī)院科研管理工作的主要目的是為廣大臨床和科研一線人員提供有效服務(wù)。隨著醫(yī)院臨床與科研的蓬勃發(fā)展，高效快速的科研管理才能為醫(yī)院科研工作的發(fā)展提供有力支持。長期以來，由于科研管理信息化建設(shè)的遲滯，科研管理人員辦理相關(guān)科研審批事項的工作效率很難滿足當(dāng)前科技背景下開展科研工作的需要，科研業(yè)務(wù)審批流程已經(jīng)逐漸成為廣大科研人員的痛點和難點問題[1-2]。因此，亟需通過信息化手段建立一套高效的網(wǎng)上審批系統(tǒng)來解決當(dāng)前存在的現(xiàn)實問題，切實提高科研管理部門的辦事效率。中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院阜外醫(yī)院科研處自主研發(fā)了一套完整的“線段式審批流”網(wǎng)上審批系統(tǒng)，使審批時長由過去的2～4周縮短至3～5天，明顯提高了科研事項的審批效率。本文重點介紹該審批系統(tǒng)的方案設(shè)計，從管理角度探討信息系統(tǒng)開發(fā)的有效方法和途徑。

1 方法與步驟

1.1 需求調(diào)研

通過申請方（科研人員）和審批方（各職能處室）的需求調(diào)研了解當(dāng)前審批流程中存在的主要問題，并針對性地提出流程再造設(shè)計方案。

1.2 主要問題挖掘

通過調(diào)研，發(fā)現(xiàn)困擾科研人員的主要問題可歸納為大額經(jīng)費審批瓶頸、重復(fù)填報、重復(fù)審批、重復(fù)跑路。原流程中，科研人員在向相關(guān)職能處室申請各類物品采購前，必須首先填寫大額科研經(jīng)費申請單，如果審批出現(xiàn)遲滯，則后續(xù)申請流程就不能進(jìn)行，因此就出現(xiàn)了大額科研經(jīng)費審批瓶頸問題。此外，整個流程中，經(jīng)辦人需要分別填寫藥劑科的試劑采購申請單、科研處大額經(jīng)費申請單、院辦加蓋公章的申請單、財務(wù)處的經(jīng)費預(yù)算表……經(jīng)辦人需要重復(fù)填單和重復(fù)跑路取送各類審批單據(jù)；同時，同一件事情科研處長和主管院長需要在不同申請單上重復(fù)審批。因此，線下審批流程存在的問題已成為廣大科研人員“辦事難、辦事慢”的痛點難點問題，亟待解決。

1.3 流程再造設(shè)計

針對存在的現(xiàn)實問題對現(xiàn)有審批流程進(jìn)行流程再造，提出線段式審批流程的思路（圖1）。

圖1 科研業(yè)務(wù)審批流程再造

“線段式審批流”是指在審批方設(shè)立3個必要審核節(jié)點，即形式審核、過程審核、終點審批。在每個審核節(jié)點配置終端機(jī)，審核人員通過終端機(jī)來完成各類科研相關(guān)事項的審核，不用再提交紙質(zhì)申請單。形式審核員由相關(guān)職能處室的工作人員組成，過程審核員由各職能處室負(fù)責(zé)人組成，終點審批員由主管院長或經(jīng)授權(quán)的主管人員組成。在同一審核節(jié)點上的審核人員具有相等的權(quán)限，可以在同一時間點同時進(jìn)行審核工作。所有審核流程均為雙向，即可以審過也可以退回?！熬€段式審批流”的設(shè)計只需填寫一張“主管部門申請單”即可，如試劑采購申請，相關(guān)職能處室均可在同一張“試劑采購申請單”上審核/審批，不再需要填寫各自部門的審批申請單。這樣設(shè)計的目的是推倒各職能處室間的管理圍墻，使申請方只填一單，審批方只審一次，可大大縮短審核與審批周期。另外，流程的設(shè)計為“并聯(lián)式”，在同一審核節(jié)點上的審核人員具有相同的審核權(quán)限，可以在同一時間點上審核，不分先后，系統(tǒng)以最后一人的審核時間來計算審核時長。如果審核人員同時在線，審核過程可以瞬間完成。在“并聯(lián)式”設(shè)計下的審核時長與相同角色人員的數(shù)量多少關(guān)系不大，不會因為某一個審核人的審核遲滯影響其他人員審核。因此，同樣的辦公系統(tǒng)，由于采用不同設(shè)計理念，審批效率會相差很大。

1.4 建立非正式組織管理團(tuán)隊并開展相關(guān)培訓(xùn)

由于同一個申報事項需要多部門同時審核，因此需要部門之間團(tuán)結(jié)協(xié)作。由于形式審核員、過程審核員、終點審批員分布在不同科室，通過審批流程將其組合起來，為了一個共同目標(biāo)由責(zé)任主體部門實施橫向管理，形成非正式組織管理團(tuán)隊。該管理團(tuán)隊職能范圍覆蓋科研人員的全部審批業(yè)務(wù)，必須流暢貫通并形成完整閉環(huán)，哪個環(huán)節(jié)不暢都會形成瓶頸造成整個審批事項的積壓，因此需要將各部門相同審核節(jié)點的人員組織起來進(jìn)行培訓(xùn)。團(tuán)隊之間的流暢配合在整個管理流程中發(fā)揮著重要作用，是“線段式審批流”高效運行的重要保障。

1.5 搭建審批雙方互動平臺

為了使優(yōu)化后的審批流程更好地滿足廣大科研人員的需求，醫(yī)院搭建了審批雙方互動平臺。主要通過建立微信群的方式，讓科研處管理人員、程序員、各職能處室形式審核員、過程審核員、終點審批員、流程終點審核員以及申請方的課題組經(jīng)辦人、課題負(fù)責(zé)人、科室主任等所有與審批流程相關(guān)的人員都參與其中。審批流程從發(fā)起到結(jié)束全過程中發(fā)現(xiàn)的任何問題均可在群中討論，及時溝通，進(jìn)而高效解決問題。

1.6 技術(shù)路線與開發(fā)模式

“線段式審批流”包含3部分內(nèi)容，即流程再造、組建非正式組織管理團(tuán)隊、審批雙方互動平臺。流程再造解決的是程序開發(fā)的思路和運行模式問題；組建非正式組織管理團(tuán)隊解決的是系統(tǒng)有效運轉(zhuǎn)的問題；建立審批雙方互動平臺解決的是在系統(tǒng)開發(fā)過程中針對新問題、新需求的溝通問題。3部分內(nèi)容相輔相成，缺一不可（圖2）。在對整體方案進(jìn)行完整設(shè)計的基礎(chǔ)上，可以在相同編程邏輯框架下按照時間進(jìn)度對不同模塊進(jìn)行“滾動式”開發(fā)（快速迭代）。各期模塊依次上線，能夠提高程序開發(fā)的整體效率。

圖2 技術(shù)路線

2 實施效果

通過上述方法與步驟，醫(yī)院用3個月時間完成了1期“試劑采購審批模塊”的上線；后3個月又完成2期“物資耗材采購審批模塊、設(shè)備采購與維修審批模塊、公章審批模塊”的上線；再用1年時間完成后續(xù)所有模塊的開發(fā)和運行。對比全部模塊開發(fā)完成后再上線測試運行的方式，“滾動式”開發(fā)大大提高了工作效率?！熬€段式審批流”的上線運行大大提高了審批效率，審批時長由以往線下審批的2～4周縮短至3～5天；同時刺激了需求的增加，2018年完成各類網(wǎng)上審批流程7 000余項，大大超過4 000余項/年的常規(guī)審批量。

由于“線段式審批流”整體方案設(shè)計的合理性，在實操中未出現(xiàn)明顯審核遲滯的現(xiàn)象，各級審核員配合默契，審批流程暢達(dá)，有效解決了廣大科研人員“辦事難”和“辦事慢”的痛點難點問題。本項目采用了滾動開發(fā)模式，在3個月內(nèi)完成了1期模塊從設(shè)計到上線運行的整個過程，并且在運行過程中未出現(xiàn)任何問題，獲得了科研人員的高度評價。由此可見，系統(tǒng)開發(fā)的成敗很大程度上取決于前期規(guī)劃與設(shè)計。因此，在開發(fā)其他管理系統(tǒng)時應(yīng)注重方案的整體設(shè)計：使用方不僅要提出目的需求，還要提出過程需求；開發(fā)方不僅要解決程序問題，更要解決管理問題[3-4]?！熬€段式審批流”的方案設(shè)計，可以為其他管理信息系統(tǒng)的開發(fā)提供良好借鑒。

3 討論

3.1 “線段式審批流”與傳統(tǒng)審批流程的異同

（1）傳統(tǒng)審批流程一般采用“串聯(lián)式”順次審核/審批，審核人員越多審核時長越長[5]；而“線段式審批流”設(shè)計則是“并聯(lián)式”同時審核/審批，理論設(shè)計上可以大大縮短時長。（2）傳統(tǒng)審批流程往往是順次“不跨越式”審核/審批，上游未審核通過則下游不能審核；而“線段式審批流”設(shè)計是“跨越式”審核/審批。特殊情況下，上一級可以跨越下一級審核，不會因形式審核員審核不過影響到上級領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)容的審核與審批，體現(xiàn)特事特辦。（3）傳統(tǒng)審批流程往往以部門為中心，由于不能擺脫各聯(lián)合審核/審批部門條塊分割式的縱向管理模式，在審批流程上考慮更多的是自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的審批便利，不太顧及業(yè)務(wù)范圍之外的其他部門的審批，因此不能從根本上解決科研人員痛點難點問題；而線段式審批流程則是以任務(wù)為中心，責(zé)任主體部門會將審批流程作為一個整體來統(tǒng)一實施橫向管理。

3.2 非正式組織管理團(tuán)隊的作用

信息系統(tǒng)的開發(fā)不只是程序問題，很大程度上還是管理問題。一個非常好的信息系統(tǒng)，如果沒有一個好的管理，一樣不能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。“線段式審批流”設(shè)計下的網(wǎng)上審批系統(tǒng)之所以取得很好實踐成效，很大程度上取決于主管部門對非正式組織管理團(tuán)隊的有效管理。通過培訓(xùn)，使不同部門相同角色的人員能相互協(xié)作、步調(diào)一致地完成同一任務(wù)，是非正式組織管理團(tuán)隊的核心作用所在。

3.3 審批雙方互動平臺的作用

信息系統(tǒng)在使用過程中會出現(xiàn)各種各樣的問題，單靠程序員采用“頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳”的辦法往往不能解決問題，反而會衍生出許多新的問題，給系統(tǒng)的正常運行帶來障礙。因此，在考慮解決某個問題的同時還應(yīng)該考慮是否存在某類問題，應(yīng)該把所有問題都暴露出來進(jìn)而采取有效措施。審批雙方互動平臺的搭建正是基于發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的需求導(dǎo)向，目的是在系統(tǒng)開發(fā)過程中就對所有出現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)、解決，進(jìn)而提升系統(tǒng)運行效率。