科技檔案收集工作中的問題與解決途徑

曹晶

摘要：科技檔案收集工作是企業(yè)檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。完整、齊全、準(zhǔn)確地收集科技檔案，才能充分體現(xiàn)科研單位的科研生產(chǎn)水平和服務(wù)科研生產(chǎn)的力度。筆者基于科技檔案管理工作中的經(jīng)驗積累，提出科技檔案收集工作中存在的問題和解決的有效途徑。

關(guān)鍵詞：科技檔案 科技檔案收集 收集整理

科技檔案的收集是企業(yè)檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，也是珍存企業(yè)記憶的有效途徑。這項工作對細節(jié)要求較高，在收集過程中因材料眾多略顯煩瑣。檔案管理人員可以通過歸納總結(jié)科技檔案的特點，破解收集工作中遇到的難題，找到合適的解決方法。

一、科技檔案的概述及特點

科技檔案是國家機構(gòu)、社會組織及個人從事各項社會活動所形成的對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。它是檔案中的一大門類，具有如下特點。

（一）專業(yè)性

科技檔案是科研工作、科技與生產(chǎn)活動的直接記錄，具有很強的專業(yè)性?？萍紮n案工作管理體制的建立及科技檔案的整理分類等，都是建立在科技檔案專業(yè)性特點基礎(chǔ)之上的。

（二）多樣性

在各類檔案中，科技檔案的種類繁多、類型復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明特點。就種類而言，由于科技生產(chǎn)活動的多專業(yè)性，導(dǎo)致科技檔案種類的多元化。例如，基本建設(shè)活動產(chǎn)生了工程設(shè)計檔案、建筑施工檔案和工程竣工檔案，自然科學(xué)研究活動產(chǎn)生了科研課題檔案、科技獎勵成果檔案、鑒定成果檔案等。就類型而言，科技檔案又是檔案全部種類中類型最為豐富多樣的一種。例如，科技檔案的組成不僅包括文字材料，還有各種表格、原始數(shù)據(jù)和設(shè)計圖、竣工圖等圖紙，以及照片、實物等多種門類和載體的檔案。

（三）成套性

科技檔案一般都是圍繞一個獨立的科研項目或工程項目進行，從而形成一系列相關(guān)的科技文件整體。成套性是科技檔案相對于其他檔案最鮮明、最基本的特點。

（四）實用性

科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，其歸檔之后仍然具有比較高的利用和使用價值。相較于其他類型的檔案，其文件材料歸檔后基本上完成了現(xiàn)行功能，之后多半是進行歷史查考，而科技檔案則不同，歸檔后不僅仍然發(fā)揮現(xiàn)行效用，而且將在較長的時期內(nèi)發(fā)揮。

二、科技檔案收集工作中存在的問題

（一）收集不完整和歸檔不及時

這個問題是由科研人員和檔案人員雙方面造成的。一方面，科研人員往往對自己的研究成果十分重視，但是檔案意識比較薄弱。有的科研人員不愿意將研究成果公開交給檔案部門管理而是選擇自行保管；或是在科研項目實施過程中以任務(wù)進度和驗收成果為主，只保存驗收審查時必須形成的文件，而一些記錄性和過程性的文件，如重要數(shù)據(jù)、圖紙資料等經(jīng)常缺失，導(dǎo)致檔案材料收集不完整。另一方面，科技檔案的管理工作是靠時間和經(jīng)驗積累來完成的一項專業(yè)性工作。然而很多單位對此不夠重視，所設(shè)置的檔案人員專業(yè)水準(zhǔn)不夠或臨時由其他崗位人員代替，且頻繁換崗，缺乏穩(wěn)定性；尤其是有些檔案員對科技檔案形成過程極為陌生，不知道每個階段會產(chǎn)生哪些文件，在項目結(jié)題驗收時不能及時跟進、歸檔，導(dǎo)致收集過程不順暢甚至很被動，造成重要文件流失、收集文件無效等問題。

（二）歸檔的文件材料不是定稿原件

科技檔案的歸檔文件材料不是定稿原件，這個問題在科技檔案的收集中經(jīng)常出現(xiàn)?？蒲谐晒蔷哂袑W(xué)術(shù)意義和實用價值的創(chuàng)造性結(jié)果，所簽署的各種原件不僅是科研人員辛勤汗水的凝晶，也是衡量科學(xué)研究任務(wù)完成與否、質(zhì)量優(yōu)劣及科研人員貢獻大小的重要標(biāo)志，其重要性可想而知。如此重要的簽署文件如果只提供復(fù)印件或是副本，不僅是對科研人員所付出勞動的不尊重，更是對科研成果的不尊重，而且復(fù)印件只具備參考借鑒作用，起不到依據(jù)憑證作用，留存的價值和意義大打折扣。

（三）紙質(zhì)文件與電子文件不一致

信息社會中，電子文件和紙質(zhì)文件在檔案的利用和保管中各司其職。科技檔案的收集工作要求紙質(zhì)文件與電子文件雙套制，實踐中經(jīng)常出現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件不一致的問題。如兩者所簽署的字跡不一致，或者是紅章頁蓋章位置不一致；紙質(zhì)報告、合同中的目錄、頁碼與電子文件不一致；電子文件中沒有重要的原始數(shù)據(jù)、圖表、圖件等參考依據(jù)；紙質(zhì)文件密級與電子文件不一致，或是沒有標(biāo)注保密期限等。

（四）紙質(zhì)文件材料題名不統(tǒng)一

科研項目在結(jié)題驗收階段有的是以項目為單元進行，有的則是以課題為單元進行。檔案人員歸檔時，看似很完整的一套文件材料中常常出現(xiàn)個別紙質(zhì)文件有的以課題名稱命名，有的以項目名稱命名，以致整套歸檔材料集齊后出現(xiàn)內(nèi)容混亂的現(xiàn)象，造成文件收集不規(guī)整的漏洞，加大了科技檔案收集的難度。

三、解決科技檔案收集工作中存在問題的途徑

（一）建立有效機制增強歸檔意識

科技檔案的專業(yè)性較強，收集工作也面臨著困難和挑戰(zhàn)，因此各單位要設(shè)立專職檔案人員，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案員的專業(yè)水準(zhǔn)。同時，檔案管理部門也要加大宣傳力度，如定期舉辦科技成果檔案展覽，對所保管的科技檔案資源進行開發(fā)利用，并及時向科研人員宣傳貫徹相關(guān)的檔案政策、法規(guī)。以國家檔案局、科技部新修訂的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）為例，《規(guī)定》中以行政制度的方式明確和細化了歸檔要求和歸檔范圍，制定了歸檔流程，從而加強了檔案規(guī)范管理的力度，使科技檔案的歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、有序化，進而提升了科技檔案歸檔的效率和質(zhì)量。新《規(guī)定》明確提出科研項目管理單位對所負責(zé)科研項目的檔案工作負總責(zé)，建立工作機制，科研項目的負責(zé)人對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負責(zé)。新《規(guī)定》對分工合作完成的科研項目檔案也進行了明確規(guī)定，要求以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式約定科技檔案的歸屬、流向、處置和利用等共享事項。此外，新《規(guī)定》針對現(xiàn)實科研檔案管理工作中的常見難題，也提出了相應(yīng)的制度解決方案。

此外，科技檔案的收集工作單靠檔案管理部門的力量是不夠的，還需要科研部門的有力支持。檔案管理部門可采取有效措施加強與科研部門的溝通。如每年年初與科研部門對接上一年度科研項目驗收清單，制定具體的檔案催繳方案，聯(lián)合行政管理部門發(fā)布催繳通知，引起科研人員對歸檔工作的重視，打破科研人員視自身為“檔案庫房守門員”的常規(guī)看法，使其充分認識到科技檔案的留存價值及開發(fā)利用的重要性，增強科研人員的歸檔意識，確保在項目驗收后的規(guī)定時間內(nèi)及時上繳各項檔案。

（二）明確科技檔案中文件定稿的憑證作用與利用價值并重

科技檔案中的文件定稿是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱或經(jīng)會議討論通過的最后完成稿，是繕印正本的依據(jù)，其原件具有憑證作用，留存價值遠高于復(fù)制件。筆者單位檔案管理部門制定的《科技檔案歸檔要求》中明確規(guī)定將科技文件的定稿原件歸檔，內(nèi)容如下：項目合同內(nèi)容和各項條款經(jīng)過甲乙雙方單位協(xié)定無異議的情況下順利簽署，并加蓋雙方單位公章，一式兩份或多份的原件合同都屬于定稿原件，空白范本合同或簽署、蓋章不完全的紙質(zhì)文件則不屬于定稿原件。

此外，檔案管理人員應(yīng)通過有效方式幫助科研人員認識到原件歸檔的重要性，使科研人員在相關(guān)部門組織驗收評審前，及時提出留存文件原件的意愿和需求，并將驗收意見及驗收委員會名單等文件原件一并保存。檔案員在接收檔案時要嚴格審查、鑒定，對缺少公章、簽字等材料的要拒收，追溯定稿原件源頭，及時將原件追回以便齊全、完整地歸檔。

（三）制定“雙套制”歸檔要求

“雙套制”要求將電子文件與紙質(zhì)檔案同時歸檔。筆者單位分別制定了《電子檔案歸檔要求》和《實體檔案歸檔要求》，要求在科技檔案收集過程中，電子版檔案與紙質(zhì)檔案的格式和內(nèi)容應(yīng)完全一致，以體現(xiàn)檔案的原始性、真實性?！峨娮訖n案歸檔要求》中明確規(guī)定了電子檔案的載體類型、目錄標(biāo)簽要統(tǒng)一格式，對于電子文件的載體數(shù)量、文件格式（命名格式）及計劃任務(wù)書、開題報告、財務(wù)決算等各類報告和驗收鑒定材料等文件的掃描要求、格式轉(zhuǎn)換等也有明確規(guī)定。《實體檔案歸檔要求》中則明確了實體檔案的載體和字跡要求、歸檔紙介質(zhì)數(shù)量要求、紙張幅面和印刷要求等。

檔案人員以整理好的紙質(zhì)檔案為參照，審查紙質(zhì)檔案和電子檔案的一致性。如檢查紙質(zhì)文件和電子文件的數(shù)量，其目的是防止文件缺失，保證檔案的完整性；還要檢查紙質(zhì)文件和電子文件的名稱，重點檢查是否為同一項目或課題的文件，以保證檔案的成套性；逐件檢查紙質(zhì)文件和電子文件的質(zhì)量，重點審查文件帶紅章頁、簽署頁，尤其對蓋章單位名稱、紅章位置、簽署字跡一致性等要仔細辨別鑒定，確保電子文件和紙質(zhì)文件的一致性。

（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)確定文件名稱

科技檔案歸檔審查時，針對所提交的紙質(zhì)文件，要以項目合同或計劃任務(wù)書的協(xié)定內(nèi)容為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)其確定文件名稱，并逐一核對文件進行查漏補缺，剔除多余件，確保歸檔文件的完整性、齊全性、準(zhǔn)確性，以保障留存在企業(yè)中的科技檔案發(fā)揮應(yīng)有的價值。

綜上所述，做好科技檔案的收集工作要從科技檔案自身特點出發(fā)，找出實踐中的關(guān)鍵點和易錯點，有針對性地采取措施；同時，檔案管理人員要加強與科研人員的溝通，使其增強檔案意識，以確保收集工作順利完成，使科技檔案的重要價值得到充分發(fā)揮。

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作者單位：中國石油檔案館檔案管理部