探討事業(yè)單位低值易耗品和辦公用品的使用管理

路建莉

摘 要：我國(guó)一直注重廉政建設(shè)，倡導(dǎo)勤儉節(jié)約精神。在這樣的社會(huì)環(huán)境中，事業(yè)單位作為國(guó)家發(fā)展建設(shè)中的主心骨和倡導(dǎo)正確社會(huì)風(fēng)氣的先鋒隊(duì)，理應(yīng)在工作中貫徹落實(shí)勤儉節(jié)約的精神。低值易耗品管理作為單位之中不起眼的一項(xiàng)工作，能夠以小見大真實(shí)的體現(xiàn)出單位內(nèi)部控制水平以及風(fēng)險(xiǎn)防控能力，同時(shí)，單位的低值易耗品也是國(guó)有資產(chǎn)的一種，單位有義務(wù)和責(zé)任保證其安全與完整，減少浪費(fèi)。據(jù)此，本文將從低值易耗品管理對(duì)于事業(yè)單位的意義切入，針對(duì)目前一些單位低值易耗品管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，最后提出管理對(duì)策，提升事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)防控與內(nèi)控水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;低值易耗品;辦公用品;使用管理;問(wèn)題與對(duì)策

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，低值易耗品管理主要內(nèi)容為從物品采購(gòu)、耗費(fèi)記錄、領(lǐng)用管理制度以及組織架構(gòu)這四個(gè)層面入手，采取一系列管理控制措施，使低值易耗品采購(gòu)工作更加合乎規(guī)范，辦公用品的耗費(fèi)記錄更加完整全面。通過(guò)制定相關(guān)制度，組建低值易耗品專職領(lǐng)用管理班子，來(lái)確保相關(guān)管理責(zé)任能夠得到有效落實(shí)，同時(shí)也能夠加強(qiáng)單位對(duì)于低值易耗品的管理水平，保障國(guó)有資產(chǎn)的安全與完整。

一、低值易耗品概念闡述與管理工作意義分析

（一）低值易耗品概述

對(duì)于低值易耗品的認(rèn)定應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)維度展開，一是使用期限，大多數(shù)低值易耗品的使用周期不會(huì)超過(guò)一個(gè)工作年，其價(jià)值能夠在這個(gè)期間得到全部體現(xiàn)，并且大部分都是實(shí)際存在的物體，例如紙筆等辦公用品;二是其金額價(jià)值，在事業(yè)單位中絕大部分的低值易耗品其價(jià)值不超過(guò)一千元，大多處于10至500元這一區(qū)間，因此被稱為低值易耗品。

低值易耗品同單位內(nèi)部固定資產(chǎn)一樣，同屬于國(guó)有資產(chǎn)，但二者的不同在于，固定資產(chǎn)在單位各項(xiàng)工作的開展中占據(jù)十分重要的地位，能夠?qū)挝还ぷ鞯拈_展起到?jīng)Q定性影響，需要定期進(jìn)行維護(hù)管理。而低值易耗品不能夠作為工作的支撐，也通常不會(huì)有專人專管。同時(shí)，它們的使用具有一定的靈活性。

（二）管理工作開展意義分析

低值易耗品的管理意義體現(xiàn)于提升單位財(cái)務(wù)工作的規(guī)范性和加強(qiáng)單位內(nèi)部控制兩個(gè)方面。

對(duì)于單位財(cái)務(wù)工作而言，為了給后續(xù)管理工作提供一定的數(shù)據(jù)支撐，在辦公用品或其他消耗品采購(gòu)與領(lǐng)用消耗層面，必然需要注重工作精細(xì)化與準(zhǔn)確化。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，低值易耗品管理通過(guò)其管理工作的開展，推動(dòng)了財(cái)務(wù)核算工作的規(guī)范性與準(zhǔn)確性，在促進(jìn)管理的同時(shí)也給其他依賴于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)開展的工作帶來(lái)了一定的積極影響。

在內(nèi)部控制層面，通過(guò)推動(dòng)低值易耗品的管理，單位能夠?qū)ξ锲凡少?gòu)進(jìn)單位至領(lǐng)用消耗實(shí)現(xiàn)全周期的監(jiān)控，進(jìn)而規(guī)范單位內(nèi)部人員的采購(gòu)和領(lǐng)用工作，減少了資源的流失浪費(fèi)。同時(shí)，對(duì)于采購(gòu)工作的規(guī)范化管理也能夠防止個(gè)別人員借采購(gòu)名義中飽私囊，以此維護(hù)單位工作的廉潔性。

二、事業(yè)單位低值易耗品管理工作現(xiàn)存問(wèn)題

（一）低值易耗品管理工作不受重視

大部分事業(yè)單位都具有其特有的主要職責(zé)，例如學(xué)校、醫(yī)院，主要執(zhí)行的工作是教育與醫(yī)療，不同單位直接工作的方向截然不同。但是，低值易耗品的管理存在于每一個(gè)行政事業(yè)單位之中。由于其涉及的金額相對(duì)其他支出而言偏小，并且同單位主要開展的工作并無(wú)特別大的關(guān)系，因此大多事業(yè)單位并不能夠給予低值易耗品管理工作相應(yīng)的重視。從管理層級(jí)來(lái)看，一些單位管理者由于本身所負(fù)責(zé)主導(dǎo)的工作較多，無(wú)暇顧及低值易耗品管理這種看上去收益不大的工作，會(huì)將管理重心傾斜于單位業(yè)務(wù)的發(fā)展。從工作執(zhí)行層面看，多出一項(xiàng)管理工作必然會(huì)加大工作人員的工作量。同時(shí)，也由于一些工作人員認(rèn)為自身主要職責(zé)不在于此，對(duì)于相關(guān)管理工作的開展缺乏積極性，導(dǎo)致相關(guān)工作得不到重視。

（二）低值易耗品購(gòu)置消耗程序不規(guī)范

低值易耗品管理涉及的要素多，覆蓋的工作部門廣、工作量大，意味著單位需要將管理中的一系列內(nèi)容精細(xì)化、規(guī)范化，程序化。在系列內(nèi)容之中，低值易耗品的購(gòu)置與耗費(fèi)是會(huì)計(jì)核算工作中的基礎(chǔ)。但是，目前大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)工作的開展并不規(guī)范。以我單位辦公用品的采購(gòu)為例，我單位在對(duì)辦公用品與耗材的采購(gòu)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算時(shí)，將其直接列入支出，而不是通過(guò)周轉(zhuǎn)材料對(duì)其進(jìn)行核算。一方面，不符合會(huì)計(jì)要求中的準(zhǔn)確性與可靠性;另一方面，在后續(xù)管理工作開展需要采購(gòu)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)提供支撐時(shí)，往往會(huì)因?yàn)樨?cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確、片面，而造成相關(guān)的管理工作難以開展或決策出現(xiàn)失誤等情況，極大地削弱了管理工作的質(zhì)量。

（三）缺乏健全的低值易耗品管理制度

低值易耗品管理同單位的內(nèi)部管理一樣，都需要制定明確且符合單位實(shí)際工作情況的管理制度，為管理工作提供參考與基礎(chǔ)。當(dāng)下，在大多事業(yè)單位中，存在著兩種不同的情況。一是一些單位根本就沒有制定相關(guān)的低值易耗品管理制度，物料領(lǐng)用管理粗放化，想拿就拿想取就取，每個(gè)部門沒有物料消耗的定額，造成大量的辦公用品與耗材浪費(fèi)與流失;另一種是為了控制低值易耗品的使用，直接照搬一些相關(guān)規(guī)范，不根據(jù)單位實(shí)際情況進(jìn)行修改，造成的結(jié)果是一些對(duì)于辦公用品需求較大的科室部門常常出現(xiàn)物料緊缺的情況。而一些對(duì)辦公用品需求量不大的部門又有較多物料。因?yàn)樾枰牟粔蛴?，不需要的又很多，所以造成了單位?nèi)部資源分配的不合理、不均衡。

（四）低值易耗品管理領(lǐng)用工作缺乏專人管理

制度在單位內(nèi)的執(zhí)行與落實(shí)需要由專人進(jìn)行管理與負(fù)責(zé)，否則再科學(xué)、再完善的制度也得不到有效落實(shí)，也只能是在紙上談兵，會(huì)對(duì)實(shí)際工作開展起到的作用微乎其微。這也正是目前大多單位存在的問(wèn)題，低值易耗品的領(lǐng)用管理沒有專人負(fù)責(zé)，相關(guān)制度就會(huì)得不到落實(shí)。舉個(gè)最直觀的例子，一些事業(yè)單位出于風(fēng)險(xiǎn)防控目的，根據(jù)自身工作情況制定了低值易耗品管理工作計(jì)劃，也推出了一系列管理規(guī)范與領(lǐng)用登記制度。但是，由于缺乏獨(dú)立的組織落實(shí)相關(guān)管理制度與規(guī)范，導(dǎo)致單位的低值易耗品管理工作遲遲得不到有效推進(jìn)。資產(chǎn)無(wú)故流失與資源的浪費(fèi)情況仍然存在，管理工作浮于表面，規(guī)章制度淪為一紙空文。

三、事業(yè)單位低值易耗品管理工作開展路徑

（一）加強(qiáng)單位人員教育提升管理工作優(yōu)先級(jí)

無(wú)論對(duì)于哪個(gè)方向的事業(yè)單位而言，低值易耗品管理的開展必然需要從提升管理優(yōu)先級(jí)為切入點(diǎn)，以提升單位對(duì)其的重視度，為后續(xù)工作的開展打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

單位教育工作的重點(diǎn)應(yīng)該落在對(duì)單位人員低值易耗品管理知識(shí)的普及上，加強(qiáng)單位內(nèi)部人員對(duì)于低值易耗品管理的認(rèn)識(shí)，讓其意識(shí)到相關(guān)管理工作的開展能夠切實(shí)影響到單位的本職工作，讓單位職工認(rèn)識(shí)到低值易耗品管理工作的重要性。在實(shí)施層面，可以邀請(qǐng)具有成功低值易耗品管理工作經(jīng)驗(yàn)單位的財(cái)務(wù)人員來(lái)單位進(jìn)行科普、展示，為員工介紹工作內(nèi)容，闡述工作重點(diǎn)，對(duì)比工作開展前后所產(chǎn)生的一系列變化。以此來(lái)加深職工對(duì)于低值易耗品管理的理解，讓他們意識(shí)到小物件也有大影響。通過(guò)這樣的辦法，從內(nèi)部提升相關(guān)管理工作的優(yōu)先級(jí)。

（二）規(guī)范低值易耗品采購(gòu)和消耗核算工作

在樹立低值易耗品管理理念為單位后續(xù)工作提供“軟條件”的同時(shí)，單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)規(guī)范低值易耗品采購(gòu)與消耗會(huì)計(jì)核算工作，為管理工作的推進(jìn)提供“硬支撐”。

首先，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員專業(yè)能力的考核與教育，嚴(yán)格要求會(huì)計(jì)記錄核算工作的統(tǒng)一登記，確保采購(gòu)與消耗數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性，可以通過(guò)復(fù)核審批查對(duì)的方式，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤。在采購(gòu)人員購(gòu)進(jìn)相關(guān)物料時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)準(zhǔn)則，準(zhǔn)確、完整的將物料進(jìn)行核算記錄，在相關(guān)部門領(lǐng)用時(shí)，再根據(jù)領(lǐng)用數(shù)量填寫相應(yīng)會(huì)計(jì)憑證。所制定的憑證交由財(cái)務(wù)主管進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)憑證制作正確之后，安排相應(yīng)人員進(jìn)行數(shù)量與物品類別核對(duì)，避免記錯(cuò)賬的事情發(fā)生，確保后續(xù)管理決策的科學(xué)性。

（三）建立健全低值易耗品管理制度

為確保管理的有序開展，做到有規(guī)可循、有法可依。單位應(yīng)當(dāng)借鑒先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，充分結(jié)合自身工作情況，制定一套適用于自身的低值易耗品管理制度。

單位低值易耗品管理制度的確立，應(yīng)當(dāng)從調(diào)查與主體工作會(huì)議為切入點(diǎn)。單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一次低值易耗品資源使用情況的調(diào)查，統(tǒng)計(jì)匯總各個(gè)職能部門辦公用品及其他耗材的使用情況，并制作部門耗材限額表。在此之后，召開制度建立主題會(huì)議，邀請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人參會(huì)。在會(huì)中根據(jù)所制定的部門耗材限額表進(jìn)行討論，對(duì)表中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)限額進(jìn)行調(diào)整并敲定終稿，后續(xù)部門低值易耗品的領(lǐng)用均以此表為依據(jù)。同時(shí)，建立領(lǐng)用等級(jí)制度避免重復(fù)領(lǐng)用事件發(fā)生，落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保制度的制定符合單位工作情況與實(shí)際工作需要。

（四）組建專職管理隊(duì)伍落實(shí)低值易耗品管理工作

擁有一支獨(dú)立的低值易耗品管理團(tuán)隊(duì)，不僅是確保單位相關(guān)制度得以有效落實(shí)的支撐，更是單位管理體制完整性的體現(xiàn)。

單位應(yīng)該從財(cái)務(wù)部門抽調(diào)一至兩名專業(yè)能力強(qiáng)的財(cái)務(wù)人員，組成低值易耗品管理專職小隊(duì)，來(lái)負(fù)責(zé)低值易耗品的領(lǐng)用管理工作。其工作的主要內(nèi)容為對(duì)相關(guān)物料的領(lǐng)用進(jìn)行記錄，根據(jù)所指定的部門物料限額表發(fā)放各個(gè)部門所需的物料，并要求領(lǐng)用人員填寫領(lǐng)用登記表，確保相應(yīng)的制度得以執(zhí)行。同時(shí)，管理小隊(duì)還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行物料使用情況的調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物料剩余或不足的情況，上報(bào)給財(cái)務(wù)及管理層，適當(dāng)放寬或收緊對(duì)相應(yīng)部門的物料限額，以確保低值易耗品管理的靈活性與可持續(xù)性。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，低值易耗品管理作為事業(yè)單位風(fēng)險(xiǎn)防控工作的重要一環(huán)，能夠真實(shí)反映單位的管理水平，也能夠切實(shí)的影響到單位風(fēng)險(xiǎn)防控工作的質(zhì)量。據(jù)此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從態(tài)度、制度及組織三方面入手，提升低值易耗品管理工作在單位的優(yōu)先級(jí)，通過(guò)制度規(guī)范采購(gòu)領(lǐng)用工作的開展，建立組織落實(shí)管理工作的效益。多管齊下，貫徹廉政辦公的精神，保障國(guó)有資產(chǎn)的安全完整。

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