加強(qiáng)企業(yè)人力資源信息化管理的策略探討

吳佳明 宋琪達(dá) 郭婷婷

（沈陽(yáng)航空航天大學(xué)，遼寧 沈陽(yáng) 110136）

當(dāng)前，在企業(yè)人力資源管理工作的過(guò)程中，企業(yè)必須改變現(xiàn)有的管理方式，在保證信息完整和可靠的前提下，以計(jì)算機(jī)軟件、信息技術(shù)等手段為企業(yè)人力資源管理工作提供幫助?！案F則變，變則通，通則久”。事物是絕對(duì)運(yùn)動(dòng)的，只有不斷變革、創(chuàng)新，才不至于市場(chǎng)被淘汰。企業(yè)只有緊跟時(shí)代的步伐，不斷前進(jìn)，發(fā)展才能有持續(xù)的可能性。因此，越來(lái)越多的企業(yè)將信息化管理手段應(yīng)用到企業(yè)人力資源管理的各環(huán)節(jié)中。

一、信息化與人力資源管理工作的相關(guān)性

1.信息化的界定

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。信息化以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)所研究對(duì)象各要素匯總至數(shù)據(jù)庫(kù)，供特定人群生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為相結(jié)合的一種技術(shù)，使用該技術(shù)后，可以極大地提高各種行為的效率，為推動(dòng)人類社會(huì)進(jìn)步提供極大的技術(shù)支持。

2.信息化與人力資源管理的聯(lián)系

隨著信息化的時(shí)代的到來(lái)，信息化建設(shè)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的必然選擇，將信息化科學(xué)合理地運(yùn)用于企業(yè)人力資源管理中，充分利用信息化和數(shù)字化，不但可以提高人事管理工作的質(zhì)量，還有利于加強(qiáng)資源整合。就目前而言，事業(yè)單位的檔案信息正在從紙質(zhì)化向信息化過(guò)度，信息化能實(shí)現(xiàn)管理工作的無(wú)紙化辦公和遠(yuǎn)程辦公等，能極大地降低管理工作的成本。可以說(shuō)，將信息化應(yīng)用于企業(yè)人力資源管理中，既可有效地控制人力資源管理成本，又可提升其管理效率。

企業(yè)通過(guò)先進(jìn)的管理理念和信息化技術(shù)的深入融合，不斷地提高自身的管理水平和整體素質(zhì)，使用網(wǎng)絡(luò)信息化的人力資源管理替代傳統(tǒng)的人工管理工作。

二、信息化對(duì)人力資源管理的意義

信息化不僅可以降低企業(yè)人力成本，更能有效地改變傳統(tǒng)工作模式，從而提升工作效率，降低投入成本，信息化的人力資源管理工作做到了極大的高效性、便捷性、規(guī)范性。同時(shí)，還很好地體現(xiàn)了公正、公開(kāi)、公平理念，提高管理決策準(zhǔn)確度。

1.提高工作效率

在非信息化管理時(shí)期，各項(xiàng)管理工作及功能相互分離，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集中收集與統(tǒng)一儲(chǔ)存，因而造成信息資源整理及數(shù)據(jù)信息管理效率低下。以紙質(zhì)文件為載體的企業(yè)人力資源管理工作，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、空間以及人力等成本，且工作效率相對(duì)也比較低，隨著時(shí)代的發(fā)展，必然逐漸被信息化的管理方式所替代。

2.提高量化程度

隨著信息管理的出現(xiàn)，企業(yè)可以使用信息化對(duì)企業(yè)的各種人力資源管理工作進(jìn)行具體的劃分，使信息化管理為企業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。不管是企業(yè)的經(jīng)營(yíng)還是管理效率都會(huì)相對(duì)于沒(méi)有采用信息化之前有一個(gè)巨大的提升，它減少了人工的參與程度，降低了管理中的錯(cuò)誤率，提高了企業(yè)管理過(guò)程中的記錄、查詢、統(tǒng)計(jì)等繁重工作的效率?？梢哉f(shuō)是因?yàn)槠髽I(yè)信息化管理的應(yīng)用，促使了企業(yè)管理工作向著便捷、高效方面發(fā)展，積極地促進(jìn)了企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提高。

3.控制管理成本

信息化可以減少管理任務(wù)和人力資源工作的重復(fù)，不僅能夠降低企業(yè)的業(yè)務(wù)成本，更能降低企業(yè)的管理成本。在傳統(tǒng)的管理模式中，企業(yè)人力資源管理效率不足，導(dǎo)致企業(yè)浪費(fèi)了大量人力資源，對(duì)于紙質(zhì)文件的記錄和處理，會(huì)耗費(fèi)巨大的時(shí)間成本，占用大量的空間資源，從而影響企業(yè)的工作效率，增加企業(yè)人力資源管理成本，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營(yíng)效益降低。信息化本身就能夠使人力資源管理部門節(jié)約時(shí)間，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是效益，企業(yè)人員可以用這些時(shí)間去創(chuàng)造更多的價(jià)值。

在非信息化管理時(shí)代，企業(yè)人力資源管理工作相對(duì)繁瑣，新入職的員工必須建設(shè)相應(yīng)的人員信息檔案，這些檔案都需要耗費(fèi)大量的人力資源成本費(fèi)用，而對(duì)于已經(jīng)入職的員工來(lái)說(shuō)，其信息檔案會(huì)隨著在企業(yè)工作的時(shí)長(zhǎng)不斷的變更，相對(duì)來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作將耗費(fèi)巨大的時(shí)間以及人力資源，更有可能由于員工的失誤，造成不可挽回的損失，通過(guò)應(yīng)用企業(yè)信息化的管理可避免這些問(wèn)題。應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)信息資料進(jìn)行集中管理，可隨時(shí)、快速地調(diào)取員工檔案信息，也可隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充修改，極具便捷性，這樣有效地彌補(bǔ)了人工管理上的不足。不僅如此，信息化的企業(yè)人力資源管理信息具有的準(zhǔn)確性、長(zhǎng)期性、高效性，還有助于人力資源管理數(shù)據(jù)的縱向?qū)Ρ取Ｈ绫?，展示了傳統(tǒng)管理模式與信息化管理模式的不同。

表1 傳統(tǒng)與信息化的管理方式比較

三、信息化在人力資源管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

1.人力資源信息化管理意識(shí)不足

現(xiàn)階段，從企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)來(lái)看，盡管一些企業(yè)進(jìn)行了信息化改革創(chuàng)新，但是仍然存在著諸多不足，其信息化應(yīng)用并不能滿足目前企業(yè)的需要。部分企業(yè)為了自身的發(fā)展以及適應(yīng)時(shí)代發(fā)展追隨其他企業(yè)引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，其信息化的先進(jìn)性沒(méi)有得到徹底地發(fā)揮，工作人員對(duì)信息化管理意識(shí)還不夠深刻，在實(shí)際的人力資源管理工作中，依然沿用以往的人力資源管理模式及作業(yè)流程，在人力資源管理上并沒(méi)有形成一套科學(xué)合理的管理體系，使企業(yè)的人力資源信息化管理僅僅存在于表面。

2.信息化人力資源管理軟硬件支持不完善

與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展不同，很多企業(yè)信息化建設(shè)軟硬件還比較落后，基礎(chǔ)設(shè)施需要改善，盡管一些企業(yè)認(rèn)識(shí)到了信息化管理的重要性，并且積極進(jìn)行信息化的建設(shè)，但是在相關(guān)軟硬件支持上略顯不足，與之配備的基礎(chǔ)設(shè)施無(wú)法相匹配，造成信息系統(tǒng)在運(yùn)行工作中出現(xiàn)各種各樣問(wèn)題，反而降低了企業(yè)管理效果。

3.從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

相較于線下管理，信息化線上管理更具高效性與便捷性，但是由于從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，在數(shù)據(jù)信息共享模式下，可能引發(fā)數(shù)據(jù)信息安全問(wèn)題。從業(yè)人員無(wú)法有效應(yīng)用信息化技術(shù)，一旦出現(xiàn)操作失誤，就可能造成企業(yè)信息泄露。

四、加強(qiáng)企業(yè)人力資源信息化管理的策略

1.加強(qiáng)信息化人力資源管理意識(shí)，完善信息管理制度

為了突出信息化對(duì)人力資源管理的作用和影響，相關(guān)工作者在人力資源管理信息化建設(shè)中必須掌握操作技術(shù)，相關(guān)工作者應(yīng)當(dāng)將企業(yè)發(fā)展作為己任，通過(guò)不斷提升專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)，以及增強(qiáng)自身的責(zé)任感等措施，從而實(shí)現(xiàn)將自身有機(jī)地融入信息化建設(shè)中，使信息化工作與企業(yè)人力資源管理工作流程相銜接，以提升企業(yè)人力資源管理的工作效率。信息化會(huì)給企業(yè)的管理帶來(lái)新思維、新模式、新意識(shí)。利用先進(jìn)的科學(xué)方法與手段創(chuàng)新企業(yè)的信息化管理，建立和完善企業(yè)人力資源管理體系，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有價(jià)值的文字資料建立電子文檔，完善企業(yè)文件的歸檔制度，建立健全數(shù)字信息管理與使用制度，確保電子信息管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和安全的利用。通過(guò)培訓(xùn)，使信息工作人員具有識(shí)別信息的能力，確保有用的信息企業(yè)內(nèi)正常流通，避免人力、物力的浪費(fèi)。

2.優(yōu)化軟硬件基礎(chǔ)建設(shè)，加強(qiáng)各個(gè)職能部門的合作

企業(yè)信息系統(tǒng)的出現(xiàn)主要是為解決企業(yè)實(shí)際管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，例如工作流程復(fù)雜化等。在企業(yè)的信息化建設(shè)過(guò)程之中，不僅需要不斷地優(yōu)化以及完善信息化系統(tǒng)的建設(shè)，更要在建設(shè)過(guò)程中不斷提高信息化系統(tǒng)的安全能力以及兼容性，確保企業(yè)內(nèi)部信息對(duì)接的高效進(jìn)行，使之能夠?yàn)槠髽I(yè)各部門的信息共享等方面助力。企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的員工負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行不間斷的更新以及維護(hù)，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的問(wèn)題要及時(shí)地處理，確保與企業(yè)人力資源管理的工作相配合。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，職能部門的不斷增多，一個(gè)統(tǒng)計(jì)的目標(biāo)管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)變得更加重要。俗話說(shuō)“孤舉者難起，眾行者易趨”。一個(gè)部門的努力是不夠的，因此，企業(yè)在推進(jìn)信息化管理的過(guò)程之中，需要加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)系和合作，通過(guò)協(xié)調(diào)配合實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)，避免發(fā)生逃避責(zé)任或者轉(zhuǎn)移責(zé)任的情況。同時(shí)，在企業(yè)員工的績(jī)效考核范圍中加入人力資源信息化的建設(shè)，必須重視用科學(xué)的定量分析方法，從大數(shù)據(jù)中找出規(guī)律，提高科學(xué)管理水平。此外，不僅員工需要主動(dòng)負(fù)責(zé)信息化管理建設(shè)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)該負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，建立科學(xué)的評(píng)價(jià)體系。對(duì)于評(píng)價(jià)體系存在的不足與漏洞，企業(yè)需要及時(shí)地進(jìn)行修正，確保信息化管理程序的規(guī)范性。

3.加強(qiáng)相關(guān)人員技術(shù)培訓(xùn)，引入專業(yè)人才

人力資源管理信息化建設(shè)不是一蹴而就的，而是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工程。為適應(yīng)企業(yè)信息化人力資源管理建設(shè)需要，企業(yè)要對(duì)相關(guān)員工實(shí)施多渠道、多形式的技術(shù)培訓(xùn)，特別是進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等能力的培訓(xùn)，確保企業(yè)人力資源管理工作的效率和質(zhì)量。企業(yè)需要有效地利用信息化建設(shè)所需的人才團(tuán)隊(duì)，必須確立人才培養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)，明確培育目標(biāo)和方向，完善信息化人才培養(yǎng)的制度和體制，加速?gòu)?fù)合型人才培養(yǎng)，快速調(diào)整不合理的崗位設(shè)置，對(duì)做出貢獻(xiàn)的管理人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，引進(jìn)一批掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)并且擁有豐富專業(yè)知識(shí)的人才，利用先進(jìn)的信息化管理，建立一個(gè)安全的、科學(xué)的、一體化的信息系統(tǒng)。