企業(yè)合同管理精細(xì)化及信息化研究
——以國內(nèi)某制造業(yè)企業(yè)為例

徐蓓蓓 劉 恒 李成龍 王國艷

（北京航天動(dòng)力研究所，北京 100076）

一、前言

制造業(yè)企業(yè)一直是國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的重要經(jīng)濟(jì)主體，傳統(tǒng)的生產(chǎn)模式和管理方式在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展，合同管理的不規(guī)范性也影響著企業(yè)的效益和效率。傳統(tǒng)的企業(yè)合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的需求，只有明確地分析企業(yè)內(nèi)部的合同管理問題，才能有針對(duì)性地加強(qiáng)企業(yè)的合同管理，提升企業(yè)的效率，提高企業(yè)的效益[1-3]。目前，企業(yè)內(nèi)合同管理中存在的問題主要包括以下幾個(gè)方面。

（一）合同簽訂階段的問題

（1）合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)。合同文本不規(guī)范，是合同法律風(fēng)險(xiǎn)的主要原因之一。合同內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義和誤解，就會(huì)導(dǎo)致合同執(zhí)行過程中引起爭議或是合同難以履行。

（2）合同管理過程紙質(zhì)化。目前企業(yè)內(nèi)部合同管理的流程都是以紙質(zhì)方式進(jìn)行，沒有固化的信息管理流程，合同評(píng)審等流程效率低下，并且無法做到過程受控、操作行為公開。

（3）主從合同無關(guān)聯(lián)。主合同和從合同都是線下處理，無法做到互相關(guān)聯(lián)，無法做到及時(shí)的成本管控[1，3]。

（二）合同履約階段的問題

（1）無合同法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。例如，合同欠款因?yàn)樵V訟時(shí)效過期后，可能就會(huì)造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

（2）合同進(jìn)度管理無法實(shí)時(shí)監(jiān)控。沒有信息化的管理流程，合同進(jìn)度無法做到實(shí)時(shí)追蹤，實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)時(shí)處理。

（3）合同收付款管理不及時(shí)。因?yàn)閷?duì)合同進(jìn)度的掌握不及時(shí)，導(dǎo)致合同收付款管理不及時(shí)，影響企業(yè)的收益和效率[1，3]。

因此，以解決上述問題為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)建一套合同管理信息化平臺(tái)，將信息化技術(shù)作為合同管理精細(xì)化的支撐，持續(xù)改善企業(yè)的合同管理漏洞，持之以恒地追求企業(yè)合同管理的精細(xì)化、信息化、合理化、規(guī)范化。

二、合同精細(xì)化和信息化管理的方向

合同精細(xì)化管理是一個(gè)企業(yè)合同管理的核心工程。合同精細(xì)化管理的方向就在于需要對(duì)合同過程管理進(jìn)行分解、細(xì)化和落實(shí)，是一個(gè)細(xì)化的管理過程，能讓企業(yè)的合同規(guī)劃有效貫徹到每個(gè)環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用，同時(shí)也能夠提升企業(yè)的整體執(zhí)行能力。一個(gè)企業(yè)要想進(jìn)行合同精細(xì)化管理，需要結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀，按照精細(xì)化的思路，找準(zhǔn)關(guān)鍵問題、薄弱環(huán)節(jié)，分階段進(jìn)行，形成并實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn)、完善一個(gè)合同管理體系，并涉及修改相關(guān)體系，只有這樣才能最終整合全部體系，實(shí)現(xiàn)合同精細(xì)化管理在企業(yè)發(fā)展中的功能、效果和作用。

信息化管理是以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程，是將現(xiàn)代的信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念進(jìn)行融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)的生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)的管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提升企業(yè)的效率和效益，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭力。

利用信息技術(shù)將合同的精細(xì)化管理理念和原則進(jìn)行流程化、信息化，做到合同管理的規(guī)范化、過程化、責(zé)任化、精細(xì)化、風(fēng)險(xiǎn)可控，過程可追溯。

三、合同精細(xì)化及信息化管理方案實(shí)例

針對(duì)企業(yè)合同管理各個(gè)階段存在的問題，創(chuàng)建一套合同管理平臺(tái)，將合同管理的各個(gè)線下流程進(jìn)行電子化、流程化、規(guī)范化、精細(xì)化的改造；將合同管理過程的各個(gè)階段進(jìn)行解讀、分解，利用信息化手段進(jìn)行資源整合，過程管控；將合同管理中涉及的要素進(jìn)行有效分析，實(shí)現(xiàn)合同的各個(gè)階段甚至整個(gè)過程的精細(xì)化管理。

1.總體管理框架

合同管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)從合同訂立到合同歸檔的全過程信息化管理，其過程主要包含合同訂立、合同履行和合同終結(jié)三個(gè)階段。合同管理平臺(tái)框架圖如圖1所示：

如圖1所示，合同管理平臺(tái)以合同的全生命周期管理為主要業(yè)務(wù)主線，以應(yīng)用管理、系統(tǒng)管理、合同文本管理、授權(quán)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理以及查詢統(tǒng)計(jì)等為橫向輔助模塊，結(jié)合企業(yè)的合同管理制度，將合同管理精細(xì)化，對(duì)合同進(jìn)行全方位管理。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的原則是全部合同都按照統(tǒng)一的模式來管理，通過系統(tǒng)功能的擴(kuò)展來兼顧不同合同類別的特殊性。

圖1 合同管理平臺(tái)框架圖

此合同管理平臺(tái)的創(chuàng)建，從合同訂立、合同履行到合同終結(jié)方面，對(duì)合同進(jìn)行了精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同的全生命周期管理，對(duì)合同各個(gè)階段做到了實(shí)時(shí)管控，為企業(yè)管理者提供了實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)展示以及分析。

2.合同訂立

（1）合同立項(xiàng)

在企業(yè)合同管理過程中，合同立項(xiàng)是合同管理工作的開始，合同后續(xù)的執(zhí)行是建立在項(xiàng)目背景下的。合同立項(xiàng)可以為合同管理提供立項(xiàng)相關(guān)的項(xiàng)目及其他合同背景信息，同時(shí)為后續(xù)合同審查等提供合同編號(hào)的依據(jù)，為合同簽訂等提供任務(wù)來源依據(jù)等。最終統(tǒng)計(jì)的時(shí)候可以統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，為管理者提供清晰可控的項(xiàng)目及合同數(shù)據(jù)和進(jìn)程。

在此實(shí)例中，合同立項(xiàng)不建立流程機(jī)制，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊中創(chuàng)建項(xiàng)目任務(wù)基礎(chǔ)庫，根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)所屬部門對(duì)相應(yīng)部門開放本部門項(xiàng)目任務(wù)庫維護(hù)界面，部門只能查看、添加、修改、刪除本部門的項(xiàng)目任務(wù)。示意界面如圖2所示。

圖2 項(xiàng)目任務(wù)管理示意圖

（2）合同選商

項(xiàng)目任務(wù)確定后，需要通過合同選商環(huán)節(jié)進(jìn)行，例如：比價(jià)單審批過程、招標(biāo)過程等。在此過程中，根據(jù)相應(yīng)的管理流程進(jìn)行合作商的最終確定。

此實(shí)例中合同選商建立流程機(jī)制，首先根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)和合同類別提起選商審批流程，填寫選商方式，選商結(jié)束后，填寫選商結(jié)果以及上傳相應(yīng)的選商材料。合同選商流程如圖3所示。

圖3 合同選商流程示意圖

（3）合同起草

合同起草過程是合同文本電子版的生成及審批過程。此實(shí)例中合同起草采用流程機(jī)制，承辦部門發(fā)起流程申請(qǐng)，根據(jù)合同類別匹配出相應(yīng)的合同范本，根據(jù)范本生成最終的合同電子版，審批通過后加蓋電子印章，可以打印出正式版合同文本。

其中，在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊處建立合同文本庫，為合同起草在線編輯合同文本提供支持。合同文本庫按照合同類別進(jìn)行分類管理，每種類別的合同對(duì)應(yīng)適用的模板。模板本身分為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本、上級(jí)機(jī)關(guān)指定合同文本、對(duì)方合同文本、雙方協(xié)商合同文本等。

系統(tǒng)可以提供針對(duì)合同文本模板的制作功能。企業(yè)合同管理中要求簽訂合同時(shí)應(yīng)優(yōu)先使用合同范本，從源頭上規(guī)范合同范本的使用，并提高合同的審批效率。

合同管理部門可以有權(quán)限對(duì)合同文本庫進(jìn)行維護(hù)，例如：合同范本新增、合同范本修改、合同范本作廢等。

（4）合同審查

合同審查的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合同正式簽訂前的審查管理制度化、規(guī)范化、流程化、信息化，實(shí)現(xiàn)合同的網(wǎng)上動(dòng)態(tài)審查。審查流程主要包括專業(yè)技術(shù)審查、價(jià)格審查、法律條款審查、預(yù)算審查以及領(lǐng)導(dǎo)審批等。審查流程可以根據(jù)合同類別、合同是否重大項(xiàng)目、合同金額、履約條款等執(zhí)行不同的審批流程，支持退回、轉(zhuǎn)寄、重置以及中止，支持合同流程并行會(huì)簽；流程會(huì)記錄審查過程信息以及審批意見等。合同審查的流程示意圖如圖4所示：

圖4 合同審查流程示意圖

（5）合同簽訂

合同審查流程結(jié)束后，即可根據(jù)合同相關(guān)信息授權(quán)給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同簽訂，合同生效后即可進(jìn)入合同履行環(huán)節(jié)。合同簽訂階段主要完成確認(rèn)合同信息如合同簽訂人、合同經(jīng)辦人、合同編號(hào)、簽訂日期、記賬日期、生效日期、履約期限等信息、打印合同、簽訂合同、掃描合同正式版等。

合同簽訂后，執(zhí)行合同錄入流程，將合同文本信息以及蓋章版合同電子版上傳至系統(tǒng)，生成合同臺(tái)賬，并同時(shí)將相關(guān)數(shù)據(jù)傳送至網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，進(jìn)行后續(xù)的合同報(bào)銷以及收付款管理等。

3.合同履行

（1）合同預(yù)警

在合同履約過程中，可以根據(jù)合同的進(jìn)度情況發(fā)起合同支付預(yù)警、合同收入預(yù)警、合同履約預(yù)警、合同到期預(yù)警等，提醒相關(guān)部門關(guān)注即將到期合同的履約、結(jié)算及續(xù)簽情況。

①合同支付預(yù)警

根據(jù)合同付款制度中的相關(guān)條款，在需要里程碑付款的前15天開始預(yù)警提示，預(yù)警頻率為每三天一次，如果延期還沒有付款的，則預(yù)警頻率改為一天一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒。

②合同收入預(yù)警

根據(jù)合同收款制度中的相關(guān)條款，到收款確認(rèn)節(jié)點(diǎn)前15天開始預(yù)警提示，預(yù)警頻率為每三天一次，如果延期還沒有確認(rèn)收款的，則預(yù)警頻率改為一天一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒。

③合同履約預(yù)警

合同執(zhí)行過程中每個(gè)里程碑節(jié)點(diǎn)之前15天系統(tǒng)開始預(yù)警提示，預(yù)警頻率為每三天一次，如過延期還沒有確認(rèn)里程碑的，則預(yù)警頻率改為一天一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒，直至里程碑確認(rèn)完畢。

④合同到期預(yù)警

合同到期預(yù)警是指系統(tǒng)設(shè)置合同到期預(yù)警功能，提醒相關(guān)部門關(guān)注即將到期合同的履約、結(jié)算及續(xù)簽情況，合同執(zhí)行結(jié)束前3個(gè)月進(jìn)行預(yù)警提醒，預(yù)警頻率為每半個(gè)月一次，預(yù)警方式為系統(tǒng)內(nèi)推送待辦、日程或郵件提醒，直至合同執(zhí)行結(jié)束。合同預(yù)警示意圖如圖5所示。

圖5 合同預(yù)警示意圖

（2）合同結(jié)算管理

合同結(jié)算管理主要實(shí)現(xiàn)開票管理、收付款管理及合同成本利潤的計(jì)算等。該部分功能主要通過與網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)。

①開票管理

與網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)集成，讀取網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中每個(gè)合同每筆開票的時(shí)間、金額，并計(jì)算合同當(dāng)前累計(jì)開票額。開票管理示意圖如圖6所示。

圖6 開票管理示意圖

②收付款管理

與網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)集成，讀取網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中每個(gè)合同的每筆來款的時(shí)間、金額，并計(jì)算合同當(dāng)前累計(jì)收款額。系統(tǒng)根據(jù)合同錄入時(shí)的來款計(jì)劃與實(shí)際來款情況進(jìn)行對(duì)比，計(jì)算業(yè)主履約情況。收付款管理示意圖如圖7所示。

圖7 收付款管理示意圖

③成本利潤分析

通過集成網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中支出任務(wù)號(hào)為某個(gè)合同的金額，可以計(jì)算出合同的成本，同時(shí)可計(jì)算出合同的利潤。可按不同類型產(chǎn)品進(jìn)行利潤率統(tǒng)計(jì)，為管理者找到利潤高的產(chǎn)品。管理部門可按不同事業(yè)部進(jìn)行利潤率統(tǒng)計(jì)，找到利潤高的事業(yè)部，同時(shí)提供在合同權(quán)限范圍內(nèi)按時(shí)間計(jì)算利潤總額及利潤率等功能。

（3）合同進(jìn)度管理

系統(tǒng)為部門合同管理人員提供合同進(jìn)度管理功能，包括未啟動(dòng)、啟動(dòng)、設(shè)計(jì)階段、生產(chǎn)階段、交付階段、安裝、施工階段、調(diào)試階段。將已簽合同以列表形式展示給部門合同管理人員。部門合同管理人員每個(gè)月對(duì)合同進(jìn)度進(jìn)行勾選，如果有延期或暫停的情況，需要上傳說明文件或證明文件。相關(guān)負(fù)責(zé)人可以依據(jù)合同編號(hào)或合同進(jìn)度情況進(jìn)行查詢，監(jiān)控合同執(zhí)行情況。合同進(jìn)度情況管理示意圖如圖8所示。

圖8 合同進(jìn)度管理示意圖

（4）合同變更、解除、中止

合同執(zhí)行過程中，如果合同金額、稅率、合同條款等發(fā)生變更，或是合同解除或是中止，可以進(jìn)行合同變更、解除、中止流程，進(jìn)行相應(yīng)的審批，變更相應(yīng)的內(nèi)容。合同變更解除中止流程示意圖如圖9所示。

圖9 合同變更解除中止流程示意圖

（5）合同糾紛管理

在合同簽訂和履約管理過程中，由于一些客觀因素或是人為因素，可能會(huì)出現(xiàn)糾紛，系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)糾紛過程管理。產(chǎn)生糾紛事項(xiàng)后，相關(guān)負(fù)責(zé)人可在系統(tǒng)中發(fā)起糾紛管理流程，并上傳證據(jù)材料，然后法務(wù)負(fù)責(zé)人可對(duì)糾紛進(jìn)行初步評(píng)估，并分配具體承辦人員，承辦人員經(jīng)過對(duì)糾紛情況進(jìn)行評(píng)估分析，確定糾紛處置方案，包含協(xié)商、仲裁、訴訟多種糾紛處理方案，并對(duì)糾紛處理過程進(jìn)行全程記錄，確保過程可追溯。合同糾紛管理流程示意圖如圖10所示。

圖10 合同糾紛管理流程示意圖

4.合同終結(jié)

（1）合同結(jié)項(xiàng)與關(guān)閉

合同項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以發(fā)起合同驗(yàn)收流程，上傳項(xiàng)目驗(yàn)收的附件，經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，驗(yàn)收通過后，合同項(xiàng)目可進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)束操作，同時(shí)，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以對(duì)合同的簽訂、履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出管理建議。

（2）合同檔案管理

在合同的簽訂流程中建立了合同錄入環(huán)節(jié)，如果不錄入已簽訂的合同及其他附件掃描件，合同流程將一直顯示“待簽訂”狀態(tài)，流程不能終止，需要合同相關(guān)負(fù)責(zé)人將已簽訂的合同及其他附件掃描，經(jīng)過審批后，合同流程才能正常結(jié)束。上傳的合同文本等形成電子檔文件保存至合同管理平臺(tái)，系統(tǒng)按照原先設(shè)定好的合同分類對(duì)已簽訂的合同進(jìn)行分類存檔。

四、展望

本文提到的合同管理平臺(tái)，利用了信息化手段結(jié)合合同管理制度的方式，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了合同管理的精細(xì)化，實(shí)現(xiàn)了合同管理過程中各個(gè)階段合同訂立、合同立項(xiàng)、合同選商、合同起草、合同審查、合同簽訂、合同履行、合同預(yù)警、合同結(jié)算、合同進(jìn)度、合同變更解除中止、合同糾紛、合同終結(jié)、合同結(jié)項(xiàng)與關(guān)閉、合同檔案等全過程全生命周期管理，實(shí)現(xiàn)了合同管理的過程可控，實(shí)現(xiàn)了合同管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)了合同數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)展現(xiàn)以及分析。

隨著企業(yè)的商務(wù)活動(dòng)越來越多，合同量日益增加，企業(yè)還需要不斷完善合同管理制度，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)合同過程管理的精細(xì)化，提高企業(yè)合同管理的效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。同時(shí)，信息化時(shí)代的到來也為合同管理的精細(xì)化管理提供了多元化的管理模式，企業(yè)也需要不斷學(xué)習(xí)和探索新的信息技術(shù)，進(jìn)一步提升合同管理的精細(xì)化和信息化水平。