淺析建筑檔案管理重要性及措施

黃凱

摘要：隨著城市化建設(shè)腳步的加快，建筑工程的施工項(xiàng)目不斷的增多，這使得很多的建筑工程都同時(shí)的在施工，形成了大量的建筑工程信息。這些信息中就包含了很多施工人員對(duì)建筑工程施工的經(jīng)驗(yàn)，這都是我國(guó)建筑事業(yè)不斷進(jìn)步的心血，因此，需要建立相應(yīng)的施工檔案將這些信息都留存下來(lái)。為了能夠加強(qiáng)人們對(duì)該工作的重視，要及時(shí)的加強(qiáng)建筑工程檔案管理工作重要的認(rèn)識(shí)，確保管理工作能夠更好的落實(shí)。鑒于此，本文主要分析探討了建筑檔案管理重要性及措施，以供參閱。

關(guān)鍵詞：建筑檔案;管理;重要性;措施

引言

現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程不斷深入，建筑行業(yè)的發(fā)展步伐也越來(lái)越來(lái)快，建筑企業(yè)在規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)也意識(shí)到工程檔案管理的重要性以及給企業(yè)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。這一環(huán)節(jié)當(dāng)前已經(jīng)得到許多企業(yè)的廣泛重視，并開始建立起專門管理工程檔案的部門以及管理團(tuán)隊(duì)，將科學(xué)的管理理念以及優(yōu)質(zhì)的管理經(jīng)驗(yàn)融入其中，提高企業(yè)建筑工程檔案管理的水平，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提升企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。此外，國(guó)家也對(duì)工程企業(yè)的檔案管理提出要求并制定規(guī)定，目的是為了防止企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)不當(dāng)行為，讓企業(yè)管理更為系統(tǒng)化、正規(guī)化、規(guī)范化。

1建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程建設(shè)工作包含很多環(huán)節(jié)，其中檔案管理工作是相當(dāng)重要的，其價(jià)值作用貫穿施工的所有環(huán)節(jié)，關(guān)系到工程建設(shè)的進(jìn)程和品質(zhì)。具體來(lái)講，文件資料是進(jìn)行建筑工程時(shí)必不可少的東西，有些文件記載工程的細(xì)則、標(biāo)準(zhǔn)要求、施工流程，有些文件專門記載施工過(guò)程中出現(xiàn)的各類問(wèn)題以及解決方案，這些資料能夠給后期的維修護(hù)理工作提供很多便利，也給其他人留下了可供參考的依據(jù)，其重要性可想而知。（1）建筑工程檔案能夠?yàn)榻ㄖこ绦袠I(yè)保留寶貴的工作經(jīng)驗(yàn)。在施行建筑工程期間，強(qiáng)化檔案管理工作，才能確保所有的施工資料完好無(wú)損的保留下來(lái)，無(wú)論是施工所用的技術(shù)方案，還是施工中探索出的新發(fā)現(xiàn)和新方法，都可以為日后的工程建設(shè)提供可借鑒的資料，尤其是一些工程建設(shè)留存的比較經(jīng)典的成功案例，能夠幫助施工團(tuán)隊(duì)合理解決相同問(wèn)題，既能夠不斷提升工作效率，還能提高工作水平。（2）建筑工程檔案能夠?yàn)檎麄€(gè)城市的建設(shè)和治理提供數(shù)據(jù)資料。城市發(fā)展建設(shè)中最重要的一部分就是建筑工程，建筑檔案庫(kù)能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)管理和建筑維修工作提供參考資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，更是城市遇災(zāi)整頓時(shí)不可缺少的參考資料。而且，城市建筑檔案中會(huì)記述每一座建筑物的詳細(xì)特征，這是城市建設(shè)中建筑規(guī)劃工作必須要了解的內(nèi)容。工作人員能夠按照工程檔案中記載的建筑物特性決定建筑物用途和使用年限，進(jìn)而最大程度發(fā)揮建筑物的作用，減少安全問(wèn)題。（3）建筑工程檔案能促使建筑行業(yè)發(fā)展體系更加完善。建筑工程檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到建筑行業(yè)的走向和未來(lái)的發(fā)展前景，如果可以科學(xué)恰當(dāng)?shù)墓芾斫ㄖこ谭桨?，那么就將為以后建筑工程行業(yè)提供恰當(dāng)?shù)难芯柯肪€，進(jìn)而促使建筑行業(yè)發(fā)展體系更加完整、完善、科學(xué)、合理。

2建筑檔案管理的措施

2.1優(yōu)化管理體系

優(yōu)化管理體系、完善管理制度需要從政府、企業(yè)、管理人員三個(gè)方面入手。政府方面需要在保證合理性、可操作性的基礎(chǔ)上推行有與企業(yè)運(yùn)行相適應(yīng)的管理制度及相關(guān)法律，并實(shí)施相應(yīng)的企業(yè)管理監(jiān)察制度，確保管理制度的推行;建筑企業(yè)方面需要不斷完善自身檔案管理規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，提升管理體系的規(guī)范化;檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案資料管理對(duì)于工程、對(duì)于企業(yè)的重要性，做好檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)篩查檔案，刪除無(wú)用信息，對(duì)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)有效處理。

2.2構(gòu)建健全的管理系統(tǒng)

想要收集到完整的原始資料來(lái)建立完善的工程建筑檔案，我們應(yīng)該要有一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng)。如何建立一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng)，是企業(yè)要著手研究的事情。如要有一個(gè)整體素質(zhì)強(qiáng)大的檔案工作管理團(tuán)隊(duì)，他們負(fù)責(zé)完整的資料收集，他們要知道手中掌握的資料應(yīng)該能形成那種類型的文件資料、哪些資料是有保存價(jià)值的等。還有在上面說(shuō)到的多級(jí)檔案管理系統(tǒng)，并且在工程竣工之后，對(duì)檔案進(jìn)行備案，以便以后進(jìn)行查詢?？偠灾?，健全的檔案管理系統(tǒng)非常重要，跟欲先用其器必先鋒其利的道理是一樣的。

2.3做好目前的建筑工程檔案管理的信息化管理

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，人們迎來(lái)了信息化時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)于人們的日常生活學(xué)習(xí)都產(chǎn)生了很大的影響。過(guò)去較為傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理在現(xiàn)如今的時(shí)代發(fā)展中很難再滿足時(shí)代的發(fā)展需求，所以，在開展建筑工程檔案管理的過(guò)程中也要緊隨時(shí)代的發(fā)展腳步，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，確保將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行科學(xué)的綜合，這對(duì)于建筑工程行業(yè)的發(fā)展都有著更加積極的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。為了進(jìn)一步的達(dá)成建筑工程檔案信息化管理的目標(biāo)，第一點(diǎn)，要積極的構(gòu)建數(shù)據(jù)化的機(jī)房，積極的購(gòu)置服務(wù)器，科學(xué)的設(shè)定好廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)等，這樣才能夠?yàn)橐院蟮慕ㄖこ虣n案管理提供更多的可能。第二點(diǎn)，要做好較為健全和完善的檔案管理體系。建筑工程管理工作人員要積極的利用好這些系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程有關(guān)的信息采集、整合、管理，最終提升建筑工程信息的科學(xué)性、真實(shí)性。第三點(diǎn)，按時(shí)的對(duì)檔案管理體系進(jìn)行檢查分析，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并采取科學(xué)的措施解決處理，對(duì)有關(guān)的制度體系進(jìn)行健全和完善，確保檔案管理的價(jià)值得到最大化的發(fā)揮。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程控制管理

工程檔案形成于工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，需要通過(guò)全過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。在工程建設(shè)初期，需要對(duì)有關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行廣泛收集。為避免檔案內(nèi)容出現(xiàn)不完整的情況，還應(yīng)加強(qiáng)甘特圖的利用，結(jié)合工程進(jìn)度進(jìn)行檔案資料及時(shí)收集。比如在工程進(jìn)度計(jì)劃是從1月到12月完成工程建設(shè)，采用甘特圖法明確工程發(fā)展方向，在1月上旬進(jìn)行任務(wù)書的編輯設(shè)計(jì)，下旬進(jìn)行地址選擇，2月開展工程勘測(cè)、組織設(shè)計(jì)等工作，3月制定年度建設(shè)計(jì)劃和做好建設(shè)準(zhǔn)備，4月到12月上旬進(jìn)行工程施工，12月下旬完成驗(yàn)收，可以結(jié)合實(shí)際制定檔案管理方法，及時(shí)收集檔案資料。在申報(bào)階段，針對(duì)項(xiàng)目相關(guān)建議書、批復(fù)文件、可行性報(bào)告等重要技術(shù)文件，需要加強(qiáng)收集和整理。在設(shè)計(jì)階段，會(huì)形成征地拆遷文件、招投標(biāo)文件等相關(guān)文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案管理。在施工和竣工階段，需要對(duì)工程施工圖、竣工圖等文件資料進(jìn)行及時(shí)記錄和整理。通過(guò)加強(qiáng)工程檔案全過(guò)程控制，可以保證檔案得到及時(shí)生成和更新。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一，因此，認(rèn)真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項(xiàng)工作遠(yuǎn)非幾個(gè)人就能完成，而是要靠各責(zé)任主體及相關(guān)人員的共同重視。我們應(yīng)制定一些具體的措施，嚴(yán)格落實(shí)有關(guān)的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步人良性循環(huán)的軌道。

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