互聯(lián)網(wǎng)的辦公室文書檔案管理分析

張俊三

摘要：在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中加強(qiáng)辦公室文書檔案管理是非常重要的，不僅有助于提高內(nèi)部管理的效果，還有助于明確事業(yè)單位今后的發(fā)展方向，辦公室文書檔案管理包含的范圍是非常寬泛的，例如不僅包含了事業(yè)單位發(fā)展的基本信息，涵蓋各項(xiàng)的工作資料，有助于提高事業(yè)單位當(dāng)前的運(yùn)行效果，因此在實(shí)際工作中需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展方向優(yōu)化事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的模式，在互聯(lián)網(wǎng)背景下提高辦公室文書檔案管理的效果，突出先進(jìn)性的特征，提高事業(yè)單位當(dāng)前的管理水平。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室文書檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)

事業(yè)單位通過辦公室文書檔案資料可以查閱有關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的各種信息資源，有重要的現(xiàn)實(shí)意義，但是在當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中，由于包含的內(nèi)容具有復(fù)雜性的特征，所以在管理時(shí)難免會(huì)存在諸多的失誤，影響辦公室文書檔案管理工作效率的提高，因此在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對事業(yè)單位辦公室文書檔案管理創(chuàng)新的力度，加強(qiáng)信息化的建設(shè)，保證辦公室文書檔案管理工作能夠更加高效率的完成，使事業(yè)單位能夠朝著良性的方向而不斷的進(jìn)步。

一、以往事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中暴露出來的問題

（一）信息不夠全面和可靠

從我國當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作的情況來看，還存在著不夠全面和可靠的問題。從全面性的角度來看，事業(yè)單位辦公室文書檔案搜集的信息要涵蓋與事業(yè)單位發(fā)展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，導(dǎo)致辦公室文書檔案收集效果無法得到全面的提高，使辦公室文書檔案管理人員無法滿足實(shí)際的工作要求。大多數(shù)的事業(yè)單位辦公室文書檔案管理往往停留于一個(gè)非常落后的階段，無法采取更加新型的措施來提高辦公室文書檔案的收集效果，導(dǎo)致辦公室文書檔案很難做到全面[1]。另外相關(guān)事業(yè)單位也并沒有根據(jù)時(shí)代發(fā)展方向升級相對應(yīng)的辦公室文書檔案管理系統(tǒng)，一些事業(yè)單位認(rèn)為辦公室文書檔案管理工作只是進(jìn)行信息的收集以及統(tǒng)計(jì)，在事業(yè)單位中的優(yōu)勢并不是那么的突出，所以也不會(huì)投入更多資金來優(yōu)化辦公室文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，這也是辦公室文書檔案管理不夠可靠的重要原因。如果在辦公室文書檔案信息搜集方面存在一定偏差的話，那么負(fù)面影響是非常突出，影響了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）信息化程度不夠

從整體上看事業(yè)單位的辦公室文書檔案管理屬于復(fù)雜性的工作內(nèi)容，僅僅憑借人力是很難做好辦公室文書檔案管理工作的，需要根據(jù)時(shí)代發(fā)展的方向融入信息化的建設(shè)模式，從而提高辦公室文書檔案管理的效果。但是從我國當(dāng)前事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作來看，仍然采取的是紙筆的方式來完成事業(yè)辦公室文書檔案的記錄，這種方式是非常落后的，例如一些紙質(zhì)辦公室文書檔案很容易出現(xiàn)受潮和損傷的情況，不利于長時(shí)間的保管，在紙質(zhì)辦公室文書檔案搜查時(shí)也會(huì)消耗大量的時(shí)間，造成不必要的麻煩。在紙質(zhì)辦公室文書檔案管理時(shí)，相關(guān)事業(yè)單位需要聘請更多人員來負(fù)責(zé)辦公室文書檔案的管理，很容易會(huì)出現(xiàn)人力資源的浪費(fèi)。在這一期間需要加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視程度，加強(qiáng)資金和設(shè)備投入力度，從而有效地應(yīng)對在以往事業(yè)單位辦公室文書檔案管理工作中的問題。但是相關(guān)事業(yè)單位并用加強(qiáng)對信息化建設(shè)的重視程度，導(dǎo)致一些信息在搜集方面存在諸多的不足，影響事業(yè)單位辦公室文書檔案管理效果的提高。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下，辦公室文書檔案管理的策略

（一）保證辦公室文書檔案規(guī)范完整

在信息化時(shí)代下一些辦公室文書檔案的信息來源非常的復(fù)雜，同時(shí)也包含著一些不完整的信息，這對于辦公室文書檔案管理來說產(chǎn)生了一定的影響，因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，保證辦公室文書檔案是規(guī)范和完整的，從而使得辦公室文書檔案管理效率和水平能夠得到全面的提高[2]。在實(shí)際工作中要嚴(yán)格的執(zhí)行檔案相關(guān)法律法規(guī)來構(gòu)建科學(xué)的規(guī)章體系，確保辦公室文書檔案能夠及時(shí)的歸檔，使得辦公室文書檔案管理能夠具備規(guī)范性的特征。

與此同時(shí)還要根據(jù)事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的方法來制定清晰的責(zé)任機(jī)制，逐漸的形成辦公室文書檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)，使得不同部門能夠明確責(zé)任工作職責(zé)，更加有條理的完成辦公室文書檔案的收集及整理，在部門內(nèi)部要建立完善的信息交流機(jī)制，迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下辦公室文書檔案管理的要求以及標(biāo)準(zhǔn)，這樣一來可以使不同的管理人員明確自身的工作重點(diǎn)。利用信息化的技術(shù)完成辦公室文書檔案的檢索及查詢，同時(shí)還可以配合這些制度和措施，以此來完成重要辦公室文書檔案信息資料的搜集，這樣一來可以保證最終辦公室文書檔案利用能夠具備規(guī)范性的特征。相關(guān)部門要根據(jù)信息化建設(shè)的特點(diǎn)，隨時(shí)召開一些組織會(huì)議，認(rèn)真的探討在當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作中的一些問題以及改進(jìn)的措施，使得辦公室文書檔案管理逐漸朝著新的方向而不斷的發(fā)展。

（二）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，要加強(qiáng)對辦公室文書檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的研發(fā)工作，通過內(nèi)外部的結(jié)合完善辦公室文書檔案信息資源的共享能力，以此來提高辦公室文書檔案信息資源的編排力度。在實(shí)施工作中需要先進(jìn)行辦公室文書檔案資源的基本劃分，有針對性地進(jìn)行跨部門和跨種類信息的多方位匯總，并且還要時(shí)相關(guān)崗位員明確自身工作職責(zé)，逐漸的提高辦公室文書檔案信息的編排能力[3]。在實(shí)際工作中要加強(qiáng)辦公室文書檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，做好數(shù)字化資源的開發(fā)以及利用，這樣一來在獲取相關(guān)信息時(shí)，可以轉(zhuǎn)變在以往工作中通過人力進(jìn)行搜尋的弊端。在獲取信息時(shí)，可以馬上的錄入到大數(shù)據(jù)庫平臺(tái)中完成信息的錄入。之后，在信息資源中進(jìn)行自動(dòng)的查詢以及借閱，從而使得信息利用效果能夠得到全面的提高。與此同時(shí)還要加強(qiáng)對信息安全的全面保護(hù)，這主要是由于一些辦公室文書檔案屬于保密的范疇中，因此在實(shí)際工作中需要積極利用網(wǎng)絡(luò)信息化的技術(shù)，加強(qiáng)各種辦公室文書檔案數(shù)據(jù)信息的共享和互通。

結(jié)束語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的辦公室文書檔案管理工作中，需要迎合時(shí)代發(fā)展的方向，加強(qiáng)信息化的建設(shè)，并且還要?jiǎng)?chuàng)新管理模式管理理念，利用先進(jìn)科技手段構(gòu)建一體化的管理模式，從而使得辦公室文書檔案管理水平能夠得到全面提高，同時(shí)還要提高崗位人員的綜合素質(zhì)，具備完善的服務(wù)意識(shí)，掌握信息化的操作技巧，提高檔案管理的效果。

參考文獻(xiàn)

[1]方泉.淺議基層機(jī)構(gòu)辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（24）：89.

[2]李晶.基層辦公室文書檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公自動(dòng)化，2018.23（16）：56-57，64.

[3]劉燕.探析事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：49.