淺談如何提高企業(yè)檔案利用服務(wù)

近年來(lái)檔案工作已經(jīng)步入新的歷史發(fā)展時(shí)期，隨著改革不斷深化，檔案工作也發(fā)生了巨大的變化，如何將檔案由“死”變“活”，提高它的使用價(jià)值，提高檔案室工作服務(wù)質(zhì)量，是企業(yè)管理的重要組成部分。圍繞這個(gè)中心思想，要想做好檔案服務(wù)工作，就應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起。

一、檔案工作能否順利進(jìn)行，單位領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

檔案工作最重要的是領(lǐng)導(dǎo)重視的程度。領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作者的工作，檔案工作者工作實(shí)施起來(lái)會(huì)更加容易。領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度，是對(duì)檔案工作的認(rèn)定，決定了他們對(duì)檔案管理人員工作的態(tài)度，在很大程度上決定著檔案工作的進(jìn)展。因此，檔案工作應(yīng)列入領(lǐng)導(dǎo)日常議事日程。作為檔案管理人員，要熱愛(ài)自己的本職工作，忠于職守，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，用自己的實(shí)際行動(dòng)去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。同時(shí)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做好檔案工作方面的宣傳也是十分必要的，要不斷向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)獲取檔案信息，使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要了解檔案管理人員工作情況，關(guān)心、解決他們?cè)趯?shí)際工作中遇到的問(wèn)題。同時(shí)，要高度重視檔案領(lǐng)域人才的培養(yǎng)，抓好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。

二、認(rèn)真履行工作職能，加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

檔案管理人員，首先要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及相關(guān)檔案管理工作的方針、政策、規(guī)定，制定檔案管理工作中各項(xiàng)規(guī)章制度，密切監(jiān)督、指導(dǎo)和審計(jì)檔案工作者的日常工作。要充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和責(zé)任感。積極主動(dòng)參加定期的檔案繼續(xù)教育，及時(shí)更新知識(shí)，補(bǔ)充檔案學(xué)新的理論和新的方法，盡快掌握新的技能和現(xiàn)代化管理任務(wù)。

三、要以企業(yè)發(fā)展為中心點(diǎn)，發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)

檔案事業(yè)的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展是息息相關(guān)的。發(fā)展檔案事業(yè)，就必須以企業(yè)為中心，為企業(yè)服務(wù)。這就要求企業(yè)擁有一支可行的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案工作者要勤奮刻苦，培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，對(duì)自己和企業(yè)負(fù)責(zé)，堅(jiān)守崗位，履行職責(zé)，以實(shí)際行動(dòng)體現(xiàn)檔案管理人員的作用和價(jià)值。

四、利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，更好地為企業(yè)服務(wù)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，電子檔案提高了工作效率。

讓企業(yè)受到更加方便、快捷和高效的信息服務(wù)，得到普遍歡迎。檔案工作的數(shù)字化、信息化管理是信息社會(huì)對(duì)檔案管理人員的要求。因此，檔案管理人員必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理技術(shù)，做好電子檔案的收集、編制、整理和保管工作。電子檔案有文書電子檔案等，要按照年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行分類，便于計(jì)算機(jī)查找，對(duì)于還未形成電子檔案的紙質(zhì)檔案，要利用掃描儀等設(shè)備將其掃描成影像文件歸檔利用。

五、提升檔案管理水平，扎實(shí)推進(jìn)檔案工作開展

檔案工作的開展，必須要堅(jiān)持檔案管理科學(xué)化、制度化。文件管理在企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，建立具有針對(duì)性的檔案管理制度，建立檔案借閱登記記錄，嚴(yán)格按照借閱流程，防止檔案丟失現(xiàn)象，同時(shí)把檔案管理做細(xì)做全，確保檔案管理的制度化、科學(xué)化。

六、提高檔案管理保密意識(shí)，嚴(yán)把檔案安全保密管理關(guān)口

建立健全企業(yè)檔案安全保密管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和制度對(duì)檔案信息系統(tǒng)實(shí)施備份管理系統(tǒng)。主管單位要積極推進(jìn)檔案安全體系建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)安全保密管理的監(jiān)管。分重點(diǎn)分層次地抓好涉密檔案的安全保密工作。強(qiáng)化對(duì)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的安全保密指導(dǎo)，加大管理力度，嚴(yán)禁在網(wǎng)絡(luò)用電子郵件傳遞涉密檔案資料。針對(duì)關(guān)鍵崗位制定嚴(yán)格防范措施，不斷提升檔案信息系統(tǒng)安全保密技術(shù)防范能力和檢查能力。

七、認(rèn)真做好檔案借閱、備查工作，建立檔案跟蹤聯(lián)系制度

企業(yè)應(yīng)完善查借程序，建立檔案室查借制度。利用者到檔案室查閱、借閱檔案時(shí)，需要填寫登記表，填寫清楚事項(xiàng)，說(shuō)明使用目的。檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，便于指出真實(shí)利益，確定是否需要進(jìn)行后續(xù)調(diào)查為獲取檔案利用信息，可以設(shè)置用戶跟蹤和聯(lián)系系統(tǒng)，以獲取有關(guān)文件使用情況的信息。許多用戶都在不同崗位上肩負(fù)著一定的工作和任務(wù)，沒(méi)有時(shí)間來(lái)編報(bào)利用實(shí)例。檔案人員應(yīng)采取行動(dòng)，把通過(guò)利用檔案后產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益掌握清楚，便于編研。

八、加強(qiáng)檔案的編研和利用

檔案管理工作僅僅滿足于對(duì)現(xiàn)有資料的提供利用是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，創(chuàng)建、編輯、研究和開發(fā)檔案信息是檔案跟蹤和應(yīng)用的高級(jí)階段。檔案中蘊(yùn)藏著大量的信息資源，不同行業(yè)非常系統(tǒng)性、多樣性、通用性和專業(yè)性都很強(qiáng)。選題是收藏和研究的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，結(jié)合公司實(shí)際，選擇與公司最相關(guān)、最密切的專題進(jìn)行編寫，檔案編研成果對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)要具有實(shí)用性，對(duì)提高工作效率具有重要意義。檔案的利用是檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和目的。沒(méi)有檔案的編研開發(fā)，就不能充分有效地利用。檔案信息資源中潛在的價(jià)值就不能最大限度的體現(xiàn)出來(lái)。因此，做為檔案管理人員要不斷積累和掌握專業(yè)知識(shí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平，積累檔案管理及相關(guān)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行編輯、研發(fā)。

九、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案利用率

檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，并為企業(yè)提供有用的信息。我們?cè)谡J(rèn)真收集、整理、保存檔案的同時(shí)，要始終堅(jiān)持檔案工作為企業(yè)中心服務(wù)原則，著眼于企業(yè)發(fā)展，提高檔案管理和運(yùn)行水平，提高檔案管理服務(wù)能力，不斷尋找新的途徑，開發(fā)利用檔案信息資源，提高檔案使用率，充分利用檔案信息資源為業(yè)務(wù)和生產(chǎn)服務(wù)。作為檔案管理者，我們要做好檔案維護(hù)和管理工作，依法履行職責(zé)，忠于職守，熱愛(ài)檔案工作，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，樹立高水平的檔案服務(wù)意識(shí)和司法觀念。同時(shí)，要解放思想，勇于創(chuàng)新，銳意進(jìn)取，以飽滿的工作熱情，為檔案事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有力描述和歷史記錄，是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的重要依據(jù)和證據(jù)。 企業(yè)檔案的使用和運(yùn)作要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為主導(dǎo)，強(qiáng)化檔案工作職能，提高檔案工作質(zhì)量，適應(yīng)企業(yè)深化改革的需要。只有這樣，才能真正適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要。 隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)檔案的數(shù)量與日俱增。 檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：李藹莉，女，漢，河北省，本科，初級(jí)，研究方向：檔案管理.