事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的探討

劉磊

摘要：事業(yè)單位的檔案歸檔文件整理是文件整理工作的重中之重，是單位內(nèi)一些工作資料的整理、分類和保存的一種方法，對事業(yè)單位的管理工作有著重要的影響。本文對事業(yè)單位檔案文件整理的要求進(jìn)行探討，給出了詳細(xì)有效的事業(yè)單位檔案歸檔文件中整理方法，以此提升事業(yè)單位工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案歸檔;文件整理

當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行資料采集和歸檔時，有關(guān)文件整理人員需要將所收集的資料進(jìn)行科學(xué)整理和歸檔，并做好記錄，在科學(xué)歸檔手法下的資料整理形成檔案。檔案的歸檔和整理對事業(yè)單位工作有很重要的影響，基于此，在事業(yè)單位中的檔案歸檔文件整理工作應(yīng)按照科學(xué)的方法進(jìn)行，確保檔案文件的價值性。

一、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理要求

（一）嚴(yán)格遵守檔案歸檔文件整理規(guī)則

事業(yè)單位進(jìn)行檔案整理工作時，應(yīng)在有關(guān)規(guī)定和要求的基礎(chǔ)下，以科學(xué)有效的方式進(jìn)行檔案整理工作，這樣才能保障檔案整理工作的科學(xué)性，并確保檔案文件整體工作的質(zhì)量和效率。首先，在進(jìn)行檔案歸檔文件整理時，單位應(yīng)加強(qiáng)對歸檔工作人員的思想教育工作和普法工作，保證工作進(jìn)行時不會出現(xiàn)工作人員消極怠工的情況。在對員工思想教育工作和普法工作時應(yīng)參考《歸檔文件整理規(guī)則》和有關(guān)檔案文件的法律等條文，加強(qiáng)規(guī)范員工的工作行為以及提高檔案文件歸檔整理工作人員的工作積極性，保證檔案的科學(xué)性。其次，在檔案歸檔文件整理工作進(jìn)行時應(yīng)嚴(yán)格遵循《檔案文件整理規(guī)則》并根據(jù)其中內(nèi)容要求進(jìn)行工作，保證工作的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)性和效率，將檔案歸檔文件整理作為文件整理工作的重中之重，提高工作效率保證資料的科學(xué)與安全。最后，將已經(jīng)廢棄的檔案文件進(jìn)行集中銷毀，并指派相應(yīng)的管理人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案文件沒有備份或者被員工私藏，這樣做的目的是為了保護(hù)文件資料的隱私和確保檔案整理工作的順利進(jìn)行，對事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量有保障[1]。

（二）遵守檔案保存整理的基礎(chǔ)原則

我國的事業(yè)單位文件檔案都是由專門的檔案部門進(jìn)行派發(fā)，并由相關(guān)文件職員進(jìn)行檔案文件分類保存，這些檔案文件中的內(nèi)容和事業(yè)單位中職員資料信息、工作內(nèi)容等息息相關(guān)，對事業(yè)單位的整體工作進(jìn)行意義重大。所以，在進(jìn)行檔案文件整理時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案文件整理原則，按照規(guī)定進(jìn)行檔案整理，確保文件資料的安全和隱秘性。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案歸檔文件整理工作時，應(yīng)該將各類資料信息進(jìn)行整合分析，把上級所發(fā)文件和自身保存文件有機(jī)結(jié)合，將其作為一個整體進(jìn)行文件檔案整理工作。事業(yè)單位自身所收集的檔案文件與上級指派的文件可能會有內(nèi)容上的偏差，在進(jìn)行保存整理時，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保存整理的原則進(jìn)行，將自身保存文件檔案與上級指派分發(fā)的文件檔案進(jìn)行對比，并嚴(yán)格審視兩者之中的內(nèi)容，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性，堅(jiān)決遵守檔案保存整理規(guī)則。如果在檔案保存整理工作時發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容的缺失和錯誤，一定要及時上報領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)單位，立刻做出調(diào)整，防止內(nèi)容錯誤的文件進(jìn)入到檔案保存整理工作當(dāng)中[2]。

二、事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

（一）檔案文件整理的方法

檔案文件的清算整理方式共分為五種，分別為文件性質(zhì)辨別整理、文件分卷整理、文件年份整理、加密文件與普通文件整理和對特殊載體文件進(jìn)行整理等。文件性質(zhì)區(qū)分是指針對事業(yè)單位中檔案文件的性質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分，將單位內(nèi)政務(wù)檔案文件和黨務(wù)文件進(jìn)行區(qū)別，將其納入到不同的文件整理體系當(dāng)中，避免二者的混淆，確保檔案文件性質(zhì)準(zhǔn)確無誤。文件的分卷整理方式則是將單位中文件內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分整理，將內(nèi)容重要或者次要的文件進(jìn)行分類處理，并且按照有關(guān)檔案文件整理的方式進(jìn)行時間內(nèi)容的結(jié)合整理，將檔案留存時間較長的檔案和內(nèi)容重要的檔案進(jìn)行分類整理，而存留時間短的檔案以及檔案內(nèi)容較為次要的檔案應(yīng)分別立卷整理，以此保證檔案文件的安全。按年份區(qū)分整理文件的方法是事業(yè)單位中較為普遍的一種檔案文件整理方法，主要將年份相同的文件進(jìn)行歸檔整理，并實(shí)時更新，確保資料的時效性。加密文件與普通文件主要區(qū)別是內(nèi)容的安全隱秘性，加密檔案文件內(nèi)容需要增加隱秘內(nèi)容，而且加密的檔案文件等內(nèi)容應(yīng)分散管理和保存，確保其安全性，并且與普通檔案文件內(nèi)容進(jìn)行區(qū)別，保障加密檔案文件的安全。進(jìn)行特殊載體檔案文件整理時，檔案職員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)載體的安全和檔案文件內(nèi)容和可靠，確保檔案文件的安全。

（二）檔案歸檔的方法

事業(yè)單位的檔案職員在檔案文件整理工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守有關(guān)的檔案的整理歸定和法律法規(guī)，將檔案的信息內(nèi)容、信息來源、采集時間等進(jìn)行分類處理，檔案職員需將文件整理分類，并按照有關(guān)部門要求進(jìn)行檔案文件歸檔整理。檔案文件留存的順序和留存時間要嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)則存放，留存時間較短的檔案文件應(yīng)存放在留存時間較長的檔案文件之前。首先，將檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)體分類，主要分為三類，分別是國家級檔案文件、檔案室內(nèi)檔案文件、全宗內(nèi)檔案文件，在對其進(jìn)行整理時應(yīng)嚴(yán)格按照整理體系去進(jìn)行整理工作。其次，檔案文件的歸檔工作需要按時完成，杜絕拖延歸檔時間，保障檔案歸檔整理工作的時效性。最后，將檔案文件歸檔整理之后對檔案進(jìn)行編目，對應(yīng)的時間、頁碼、編號等內(nèi)容應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，按照科學(xué)的方法就需檔案歸檔，不僅能提高工作效率，而且還可以保證檔案文件的安全。

（三）信息化的檔案文件整理方法

在科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的時代，檔案文件的整理方法也得到了更新，目前許多事業(yè)單位已經(jīng)更新了檔案文件歸檔整理工作方式，將原有傳統(tǒng)的檔案文件歸檔整方式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案文件整理方式。信息化的檔案文件整理方法不僅可以提高檔案整理工作的效率還可以保證檔案文件的安全性，而且還避免了檔案文件的內(nèi)容出現(xiàn)錯誤等問題的出現(xiàn)。因?yàn)樾畔⒒臋n案文件整理是依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所進(jìn)行，在計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)之下，將文件錄入電腦之內(nèi)，電腦根據(jù)關(guān)鍵詞和時間等內(nèi)容對文件檔案進(jìn)行智能分類進(jìn)行歸檔保存。信息化檔案文件整理方法的準(zhǔn)確性和安全性相對傳統(tǒng)人工整理方法更加科學(xué)有效，同時信息化的檔案文件整理方法也減少了相關(guān)工作人員的工作壓力，有利于事業(yè)單位的人力資源合理利用，促進(jìn)工作分工的合理性。

結(jié)論

在事業(yè)單位的檔案歸檔文件整理工作當(dāng)中，科學(xué)有效的檔案歸檔文件整理方法必不可少，但是在進(jìn)行該項(xiàng)工作時，應(yīng)嚴(yán)格遵循有關(guān)文件的要求，確保檔案文件的安全性和科學(xué)性。事業(yè)單位的檔案歸檔文件整理工作應(yīng)趨于合理性和科學(xué)性，建立相應(yīng)的管理體系，對事業(yè)單位的未來發(fā)展意義重大。

參考文獻(xiàn)

[1]黃瑩.當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案歸檔工作研究淺談[J].中外企業(yè)家，2019（01）：102.

[2]梁翠云.中學(xué)黨建檔案歸檔現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2021（18）：55-56.