提升建設(shè)工程檔案驗收成效的對策

桂云艷

摘要：建設(shè)工程不僅需要保障工程進(jìn)度和質(zhì)量，還需要在工程竣工后按時移交完整的記錄施工流程的檔案文件資料，以供城建檔案管理機構(gòu)接收、收集、保管、提供參考等，為了提升檔案驗收成效，建設(shè)工程和城建檔案管理機構(gòu)共同努力，通過優(yōu)化檔案管理制度、優(yōu)化資源共享模式、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平、提升城建檔案管理機構(gòu)的專業(yè)化服務(wù)水平等對策，不斷致力于檔案管理模式的現(xiàn)代化創(chuàng)新研發(fā)。

關(guān)鍵詞：建設(shè)工程;檔案驗收成效;檔案管理

各參建施工單位將項目內(nèi)的檔案信息整合成文件資料，交給建設(shè)工程檔案管理部門，建設(shè)工程通過宏觀調(diào)控和資源整合制成全面的檔案文件資料，移交城建檔案管理機構(gòu)，以完成檔案文件資料的驗收。以往檔案驗收成效較低，受檔案資料整合強度和多事項聯(lián)合驗收效率的影響較大。建設(shè)工程和城建機構(gòu)共同努力，采取了一系列措施以提高檔案驗收成效，本文簡要介紹如下：

1.建設(shè)工程檔案驗收現(xiàn)狀

1.1檔案資料整合強度大

建設(shè)工程檔案資料整合內(nèi)容主要包括兩方面：工程初期準(zhǔn)備資料、工程施工全部流程資料。前者主要以準(zhǔn)備階段文件資料為主。后者包括監(jiān)督和管理文件資料、全程施工文件資料、竣工設(shè)計圖文件資料、部分竣工驗收文件資料等?？梢娊ㄔO(shè)工程檔案資料涉及項目之多，涉及人員之廣、涉及時間跨度之久，因此檔案資料文件整合起來強度較大。檔案資料不僅在整合歸檔的過程中存在現(xiàn)實困難，而且移交城建檔案管理機構(gòu)審核時，也容易出現(xiàn)文件資料不達(dá)標(biāo)退回整改的現(xiàn)象，降低了檔案驗收的效率。

1.2多事項聯(lián)合驗收效率低

建設(shè)工程檔案驗收不僅是審核和收集檔案資料，還需要審核建設(shè)工程竣工的空間規(guī)劃布局、固定消防配套設(shè)施、人民防空工程等事項，在多事項聯(lián)合驗收的過程中，由于需要建設(shè)工程各項目相關(guān)管理人員提供健全的歸檔文件資料，并且歸檔資料的標(biāo)準(zhǔn)要按照相關(guān)事項的規(guī)定統(tǒng)一專業(yè)性的內(nèi)容，內(nèi)容統(tǒng)計起來需要大量的時間和精力，涉及面也較廣，因此對事項聯(lián)合驗收起來難免出現(xiàn)效率較低的現(xiàn)象，特別是部分建設(shè)工程趕工加點，沒有從工程初期將檔案資料記錄齊全，后期查遺補漏的過程中也會耽誤時間、跑彎路，還有部分管理人員面對限期歸檔的指令拖延消極怠工，這些都很大程度上耽誤了多事項聯(lián)合驗收的效率。

2.提升建設(shè)工程檔案驗收成效的對策

2.1優(yōu)化檔案管理制度

建設(shè)工程工期長、涉及參建施工單位較多，因此建設(shè)單位應(yīng)以統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)方針，向各參建施工單位下達(dá)檔案文件資料的管理指令，以提高建設(shè)工程多事項聯(lián)合驗收效率。首先建設(shè)單位應(yīng)堅守工程進(jìn)度和檔案文件資料同步的管理方針，要求參建施工單位將施工初期和施工中的檔案文件資料隨著工程進(jìn)度同步整理，以節(jié)約各項目竣工后重新整理各階段檔案文件資料的時間。其次建設(shè)工程根據(jù)各項目不同的施工事項，建立統(tǒng)一的檔案文件資料標(biāo)準(zhǔn)，并下達(dá)給各參建施工單位，以降低檔案文件資料移交時，城建檔案管理機構(gòu)退檔的概率，將檔案文件資料整改的范圍統(tǒng)一縮小。最后健全檔案管理制度的不足，通過引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案精細(xì)化管理，以便在建設(shè)工程竣工時妥善保管各參建施工單位上交的檔案文件資料，并將整套歸檔文件資料統(tǒng)一移交給城建檔案管理機構(gòu)以供其驗收。

2.2優(yōu)化資源共享模式

由于各參建施工單位的檔案文件資料屬性不同，因此檔案驗收的標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，各參建施工單位需要詳細(xì)了解其標(biāo)準(zhǔn)，以降低檔案資料整合強度。例如：檔案驗收的各環(huán)節(jié)信息采集流程、驗收進(jìn)館范圍、歸檔文件資料整合標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。首先在建設(shè)工程初期宣傳檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)，例如：開展檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)會議，以文件的形式將會議紀(jì)要發(fā)送下去，督促其按照檔案驗收標(biāo)準(zhǔn)在施工初期開始收集和整理檔案信息，以方便竣工后制定標(biāo)準(zhǔn)的檔案文件資料。其次成立信息反饋小組，跟進(jìn)各參建施工單位檔案信息整合的過程，了解實際其檔案信息整合進(jìn)度，并提供專業(yè)的指導(dǎo)意見，督促其按期完成各環(huán)節(jié)檔案信息整合內(nèi)容。最后建設(shè)工程還可以開誠布公的設(shè)立辦公電話、服務(wù)熱線等，以供各參建施工單位答疑解惑和咨詢。

2.3提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

建設(shè)工程和各參建施工單位均應(yīng)聘用專業(yè)的檔案管理人員，以使其以熟練的專業(yè)檔案管理技術(shù)和豐富的工作經(jīng)驗，完成檔案文件資料移交工作。首先聘用專業(yè)的檔案管理人員，其更能夠熟練的使用專業(yè)軟件和知識整合檔案信息資源。其次定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)和工作經(jīng)驗交流，以實時更新專業(yè)管理技能的同時，總結(jié)以往工作經(jīng)驗教訓(xùn)，避免人為操作失誤引發(fā)的檔案丟失、破損等問題，增加檔案信息資源的真是可靠性，提高其收集、保存、整合的管理質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案驗收成效的高質(zhì)高效。最后建立專屬的建設(shè)工程檔案管理業(yè)務(wù)知識庫，并不斷更新和完善業(yè)務(wù)知識庫內(nèi)容，以提供內(nèi)部工作經(jīng)驗交流和外部相關(guān)檔案管理單位借鑒參考。

2.4提升城建檔案管理機構(gòu)的專業(yè)化服務(wù)水平

由于建設(shè)工程具有涉及專業(yè)性知識較高、技術(shù)種類繁多、項目屬性類別較廣等特點，城建檔案管理機構(gòu)往往需要更新和增加歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)建設(shè)工程的不斷創(chuàng)新發(fā)展。首先采取合作共贏的模式，加強和專業(yè)檔案管理中介機構(gòu)的合作，結(jié)構(gòu)中介機構(gòu)的力量宏觀調(diào)控建設(shè)工程檔案管理效率和質(zhì)量。例如：建立專業(yè)化的檔案管理中介機構(gòu)，為有所需的建設(shè)工程或者各參建施工單位提供專業(yè)化的技術(shù)支持。其次采取有效的多元化模式提升檔案管理中介機構(gòu)的服務(wù)水平，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)以主導(dǎo)的地位對各項目屬性的檔案管理中介機構(gòu)進(jìn)行宏觀調(diào)控，以促進(jìn)其創(chuàng)新發(fā)展，例如：健全管理制度，以規(guī)范準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)要求等管理內(nèi)容。最后構(gòu)建針對性較強的檔案管理中介機構(gòu)服務(wù)平臺，以增加其檔案驗收成效的合法性和合理性。

3.結(jié)語

以往建設(shè)工程過于注重工程進(jìn)度和質(zhì)量，對檔案管理較為松懈，甚至部分建筑工程沒有聘用專業(yè)的檔案管理人員和引進(jìn)專業(yè)管理系統(tǒng)，降低了檔案驗收的成效和質(zhì)量，不但在工程竣工后影響歸檔效率，也會造成檔案文件資料不標(biāo)準(zhǔn)退檔整改的現(xiàn)象。建設(shè)工程還應(yīng)加強宏觀調(diào)控力度，使各參建施工單位將施工進(jìn)度和檔案信息整理同步，以提高檔案管理的效率，城建檔案管理機構(gòu)也應(yīng)通過和中介機構(gòu)合作的模式，提升自身專業(yè)化服務(wù)水平，最終促進(jìn)檔案驗收成效的提升。

參考文獻(xiàn)

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