優(yōu)化報銷流程 提高工作效率

摘要：由于財務報銷流程過于繁雜，影響工作效率，企業(yè)應新形勢下的新要求，優(yōu)化報銷流程，省時省力，本文對此做了逐一介紹。

關鍵詞：優(yōu)化;報銷流程

一、創(chuàng)新背景

（一）企業(yè)財務管理中出現(xiàn)的問題

1、財務報銷流程過于復雜，業(yè)務流程繁多。

業(yè)務部門進入財務科開始，從原始憑證審核，部門報銷系統(tǒng)單據(jù)錄入，部門負責人簽字，歸口部門簽字、登記，分管領導簽字，財務負責人簽字，財務總監(jiān)簽字，財務銀行會計付款，至少要找六個人、三個部門。

2、業(yè)務人員等待時間過長，問詢多，影響財務工作質量。

找六個人、三個部門，來回走動至少7趟，手續(xù)不完備時，來回走動8-10趟的都有;一些業(yè)務部門對報銷流程不是很了解，不知道下一道手續(xù)是什么，往往要詢問很多次才能辦完付款業(yè)務。

3、附件太多，業(yè)務人員粘貼時間太長，影響工作效率。

每次報帳附件從預付款、發(fā)票開具、后期支付質保金、履約保證金等，都要附大量單據(jù)，如合同審批表、合同、驗收報告、立項報告、招標文件等等，有時一張原始單據(jù)要粘貼70多張，費時費力，同時也造成紙張浪費。

（二）、企業(yè)新形勢下的新要求。

1、我廠報銷費用類別多樣，如維修費、差旅費、會議費、試驗費、保潔費、裝卸費、租賃費等，不同的費用類別報帳附件、流程也不盡相同。

2、因經(jīng)濟業(yè)務事項不同報賬附件也會有所不同。不同的費用類別因經(jīng)濟業(yè)務事項不同，附件也會有所區(qū)別。同樣一種費用又分不同幾類情況處理，如維修費從會計科目來講細化分為房屋修理費、微機修理費、車輛修理費及其它修理費。

3、從預算角度細化分為設備大修理費用、房屋及其它修理，房屋及其它修理又進一步細化分為管理性房屋修理費、其他辦公設備維修、非生產(chǎn)器具監(jiān)測費和生產(chǎn)性房屋修理費等，就維修項目的大小又可分為項目維修和零星維修等。再如差旅費，就業(yè)務種類可分為日常出差、參加會議、原料人員、研發(fā)人員、營銷人員、交流干部、司機等。

這些內(nèi)容分類繁雜，要求越來越嚴，越來越高，急需優(yōu)化報銷流程，解決現(xiàn)階段財務管理工作中存在的問題，針對報賬過程中存在的不同情況和目前各部門常辦理的一些業(yè)務，結合制度規(guī)定，改善我們?nèi)粘５呢攧展ぷ鞣椒?，以此推動財務精益管理向著?guī)范化、科學化的道路發(fā)展。

二、基本內(nèi)涵

對報銷流程優(yōu)化、簡化，規(guī)范報銷附件，降低勞動強度，提高財務管理工作質量和效率。

1、付款管理工作流程減少。

2、費用報銷流程簡化。

3、實現(xiàn)標準附件管控，降低管理成本。

三、主要做法

1、按費用類別整理主要報銷業(yè)務內(nèi)容。

作為公司的一個生產(chǎn)廠，主要經(jīng)濟業(yè)務涉及與生產(chǎn)經(jīng)營有關的維修費、水電費、材料費、人工成本費、社保費、差旅費、職工教育經(jīng)費、資本性支出、企業(yè)文化建設費等，按照企業(yè)發(fā)生費用情況，費用類別有近二十余種。

2、按部門整理主要報銷業(yè)務內(nèi)容。

我廠比較集中報帳付款部門有技改辦、辦公室、行政科、設備科，不同的部門，報帳的內(nèi)容不一樣，如技改辦主要集中辦理工程項目類付款業(yè)務，辦公室主要集中辦理辦公費、招待費、通訊費等付款業(yè)務，行政科主要辦理行政維修、房屋維修、工作餐、保潔衛(wèi)生等費用，設備科主要負責設備的大中項修和改造項目。按照部門發(fā)生費用情況，部門費用有近百種。

3、進行部門走訪活動，征詢部門意見，按業(yè)務報銷內(nèi)容，根據(jù)業(yè)務報銷內(nèi)容整理標準附件。

不同的業(yè)務報銷內(nèi)容，其報銷附件也不相同，如工程預付款，過去我們要求附合同審批表、招標資料、立項資料、合同、轉帳申請等等，全套附件粘貼下來，需要幾十頁。通過部門走訪，與部門項目人員進行充分溝通，達成一致意見，如在規(guī)范的前提下，減少附件的粘貼數(shù)量，一些招標資料，可以保留在業(yè)務具辦部門，立項資料可附主要內(nèi)容等等;通過整理，減少了許多無關附件的粘貼。

4、優(yōu)化費用流程，實現(xiàn)費用管控，降低管理成本。

流程的優(yōu)化，更多的體現(xiàn)的管控和效率的問題上，既能實現(xiàn)費用的管控目的，又能實現(xiàn)流程的優(yōu)化，是企業(yè)財務管理工作的一個方向，如實現(xiàn)差旅費簽批流程的優(yōu)化，就是減少流程的一個明顯例子，報銷幾十元的差旅費流程，從原來6個人審核，減少只需3個人審核簽字就可報銷，既實現(xiàn)了管控，又減少了流程。

5、進行培訓和部門現(xiàn)場指導、交流，減少問詢次數(shù)。

通過對財務制度流程的宣貫、培訓和部門現(xiàn)場交流，使業(yè)務人員熟悉財務報銷流程，少走彎路，既達到溝通的目的，又起到了較好的效果。

四、創(chuàng)新成果

1、形成費用報銷，標準附件。

結合相關制度和財務規(guī)定，采取調(diào)研、座談、電話咨詢、OA傳遞資料反饋等方式與各部門報賬人員進交流溝通。在會計科目和業(yè)務類型進一步細化的基礎上，統(tǒng)一了相同業(yè)務類型的報賬附件、表格，按部門形成新的標準化附件，在規(guī)范的前提下降低了附件數(shù)量?，F(xiàn)在報賬流程中已使用了標準化附件，減少了報賬人員的業(yè)務量。

2、加強了溝通的窗口，政策變化即時分享，增加了大家了解財稅法規(guī)的渠道。

增加報帳須知服務窗口，一目了然，降低了業(yè)務人員問詢、等待時間。在了解到國家政策的變更或稅制改革的新政策后，利用辦公軟件及時把信息傳遞給各部門，使大家盡早掌握了解國家法規(guī)的變化。

3、減少了財務內(nèi)部付款流程，提高了財務人員的服務意識和報帳效率。

采取稽核統(tǒng)一送單據(jù)的靈活方式，為報賬人減少了找領導簽字的時間。報賬人在報銷系統(tǒng)中提報打印單據(jù)后，只需找本部門的負責人和分管廠領導簽字，然后把單據(jù)交到財務稽核人員處，單據(jù)稽核合規(guī)后由稽核統(tǒng)一送到財務負責人和分管財務領導等處審核簽字。

五、總結與展望

在創(chuàng)新過程中，我們財務人員認真學習各項制度，運用標準化管理工具，認真做好創(chuàng)新工作。目前財務報賬流程優(yōu)化過程中，報賬業(yè)務運行良好。

通過半年的努力工作，財務科做了業(yè)務附件細化、稽核統(tǒng)一送單據(jù)、政策信息及時溝通、紙質附件與電子附件同步等方式為報賬人頭疼的報賬業(yè)務盡可能的減少了麻煩，也為財務稽核人員提高了工作效率。

今后，我們將繼續(xù)探索財務工作優(yōu)化流程的具體內(nèi)容，并將優(yōu)化內(nèi)容在具體工作中得到充分應用，使企業(yè)的各項財務管理工作更加精簡、順暢、規(guī)范、科學。

參考文獻

[1] 崔南方、陳榮秋，企業(yè)業(yè)務流程的時間模型，管理工程學報.

[2]王玉榮，業(yè)務流程重組與企業(yè)現(xiàn)代化管理，北京，經(jīng)濟管理出版社.

作者簡介：張艷（1975.2—），女，漢族，安徽省阜陽市人，本科，安徽中煙工業(yè)有限責任公司阜陽卷煙廠，財務科副科長。