基于內(nèi)控五要素的醫(yī)院固定資產(chǎn)管理研究

錢(qián)紅霞 張家港市第一人民醫(yī)院

引言

固定資產(chǎn)是醫(yī)院能夠正常經(jīng)營(yíng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是評(píng)價(jià)一家醫(yī)院醫(yī)療規(guī)模及綜合水平的重要指標(biāo)。強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)使用效率，有助于提高公立醫(yī)院整體管理水平，增加公立醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)公立醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。但是，目前大多數(shù)公立醫(yī)院的資產(chǎn)管理狀況不容樂(lè)觀，因此，將內(nèi)部控制理念融入固定資產(chǎn)管理，建立一套完整的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度和流程，顯得尤為迫切和必要。COSO內(nèi)部控制框架認(rèn)為，內(nèi)部控制由控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息系統(tǒng)與溝通、監(jiān)督五要素組成。下文以M醫(yī)院為例，結(jié)合內(nèi)部控制五要素，分析M醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在的缺陷，并提出相應(yīng)建議。

一、M醫(yī)院固定資產(chǎn)基本情況

M醫(yī)院是一家集醫(yī)療、科研、教學(xué)為一體的綜合性三級(jí)公立醫(yī)院。截至2020年12月底，M醫(yī)院資產(chǎn)總額151807.34萬(wàn)元，其中固定資產(chǎn)凈值83299.55萬(wàn)元，占比54.87%。M醫(yī)院固定資產(chǎn)包含五大類(lèi)：房屋及構(gòu)筑物、專(zhuān)用設(shè)備、通用設(shè)備、家具、用具、裝具及動(dòng)植物、圖書(shū)。這其中房屋及構(gòu)筑物、專(zhuān)用設(shè)備占比較大。房屋主要包括醫(yī)院的綜合大樓、婦兒樓、科教樓；專(zhuān)用設(shè)備包括醫(yī)用X線(xiàn)設(shè)備、醫(yī)用超聲儀器、醫(yī)用磁共振設(shè)備、醫(yī)用電子儀器、手術(shù)急救設(shè)備、光學(xué)儀器、高能射線(xiàn)設(shè)備、病房護(hù)理設(shè)備等；通用設(shè)備主要包括各類(lèi)辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）、電器設(shè)備（電視、空調(diào)、冰箱等）、監(jiān)控設(shè)備等；家具包含辦公桌、辦公椅、更衣柜等。各類(lèi)固定資產(chǎn)有不同的特點(diǎn)，房屋及構(gòu)筑物數(shù)量少、金額大、使用期限長(zhǎng)、位置固定；專(zhuān)用設(shè)備（醫(yī)療設(shè)備）專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、價(jià)值高、更新快；通用設(shè)備及家具用具等數(shù)量多、價(jià)值小、應(yīng)用廣泛。

二、M醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制實(shí)施概況

為進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平、規(guī)范內(nèi)部控制，2012年11月，財(cái)政部印發(fā)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，自2014年1月1號(hào)起實(shí)行，為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的有效開(kāi)展提供了保障。2016年財(cái)政部要求各行政事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)工作，每年進(jìn)行行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告，M醫(yī)院作為行政事業(yè)單位中的一員，加快了全面內(nèi)部控制體系的建設(shè)工作，而固定資產(chǎn)內(nèi)部控制作為內(nèi)部控制體系的一部分，也越來(lái)越受到重視。當(dāng)年，M醫(yī)院為進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)醫(yī)院資產(chǎn)管理，成立了資產(chǎn)管理委員會(huì)，下設(shè)資產(chǎn)管理辦公室。資產(chǎn)管理委員會(huì)是資產(chǎn)管理的領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和決策機(jī)構(gòu)，資產(chǎn)管理辦公室是醫(yī)院資產(chǎn)管理的日常辦事機(jī)構(gòu)?？倓?wù)處、設(shè)備科、信息中心、圖書(shū)室分管醫(yī)院的房屋及構(gòu)筑物、通用設(shè)備、專(zhuān)用設(shè)備、信息資產(chǎn)及圖書(shū)。各資產(chǎn)使用部門(mén)對(duì)自己科室的資產(chǎn)擔(dān)負(fù)保管責(zé)任，主任和護(hù)士長(zhǎng)分別為職能科室和醫(yī)療科室的資產(chǎn)管理責(zé)任人。審計(jì)科是資產(chǎn)管理的監(jiān)督部門(mén)。為保證固定資產(chǎn)內(nèi)控的有效實(shí)施，M醫(yī)院先后制定了一系列相關(guān)制度、流程，如：《固定資產(chǎn)采購(gòu)管理制度》《固定資產(chǎn)清查盤(pán)點(diǎn)制度》《固定資產(chǎn)處置流程》《調(diào)配中心設(shè)備借用流程》等。

M醫(yī)院固定資產(chǎn)管理架構(gòu)圖（見(jiàn)圖1）。

圖1 M醫(yī)院固定資產(chǎn)管理架構(gòu)圖

三、M醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）控制環(huán)境存在的問(wèn)題

控制環(huán)境主要是指一個(gè)單位的管理理念、文化氛圍、制度建設(shè)、組織框架等。近年來(lái)M醫(yī)院的資產(chǎn)管理工作逐漸受到重視，但總體來(lái)講，醫(yī)院的固定資產(chǎn)管理意識(shí)還是很薄弱。M醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)大部分來(lái)自醫(yī)療前線(xiàn)，臨床管理能力強(qiáng)，但在資產(chǎn)管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)，重視程度也不夠；護(hù)士長(zhǎng)作為各醫(yī)療科室資產(chǎn)管理責(zé)任人，對(duì)資產(chǎn)管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，由于平時(shí)醫(yī)療工作繁忙，資產(chǎn)管理方面缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)，使資產(chǎn)管理工作流于形式；職能部門(mén)自身也存在管理意識(shí)淡薄、管理水平低的問(wèn)題。M醫(yī)院雖然制定了一些固定資產(chǎn)管理制度和流程，但在某些環(huán)節(jié)仍缺乏明確的規(guī)范，如：資產(chǎn)的維修保養(yǎng)、資產(chǎn)的報(bào)損鑒定等。另外，由于種種原因，一些已經(jīng)制定的制度和流程也常常執(zhí)行不力。M醫(yī)院雖然對(duì)資產(chǎn)管理的組織框架進(jìn)行了初步設(shè)計(jì)，但具體職責(zé)分工不是很明確，導(dǎo)致部門(mén)之間工作相互推諉。

（二）控制活動(dòng)存在的問(wèn)題

控制活動(dòng)是指有助于管理層的決策能夠順利實(shí)現(xiàn)的制度和程序，與固定資產(chǎn)管理相關(guān)的內(nèi)部控制活動(dòng)貫穿于固定資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、處置的整個(gè)環(huán)節(jié)。M醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制活動(dòng)存在如下問(wèn)題：① 部分科室固定資產(chǎn)采購(gòu)較為盲目，對(duì)資產(chǎn)配置的可行性、必要性分析不足，買(mǎi)回來(lái)的資產(chǎn)使用率低，甚至沒(méi)用多久就閑置，資產(chǎn)成本難以按時(shí)回收。② M醫(yī)院固定資產(chǎn)驗(yàn)收無(wú)專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收部門(mén)，也未設(shè)置相應(yīng)崗位，倉(cāng)庫(kù)管理員僅根據(jù)資產(chǎn)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人的驗(yàn)收簽章即辦理入庫(kù)手續(xù)，部分資產(chǎn)規(guī)格、性能等達(dá)不到合同要求。③ 專(zhuān)用設(shè)備特別是技術(shù)含量高的大型醫(yī)療設(shè)備，缺乏操作規(guī)范，使用人員培訓(xùn)不足，直接上手操作，導(dǎo)致資產(chǎn)損壞風(fēng)險(xiǎn)高，資產(chǎn)損壞無(wú)法追責(zé)。醫(yī)院設(shè)有器械維修組，但人員配備不足，專(zhuān)業(yè)勝任能力缺乏，僅進(jìn)行簡(jiǎn)單的小型設(shè)備維修和資產(chǎn)處置鑒定工作，大部分設(shè)備維修保養(yǎng)工作均外包，導(dǎo)致資產(chǎn)維修保養(yǎng)成本居高不下。④ 在資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)，M醫(yī)院制定了處置審批流程，但是執(zhí)行并不到位，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)漏審批、忘審批、先處置后報(bào)備的現(xiàn)象，給資產(chǎn)的管理帶來(lái)了極大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

（三）信息系統(tǒng)與溝通方面存在的問(wèn)題

M醫(yī)院的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)相對(duì)落后，未能和醫(yī)院內(nèi)部的HIS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，數(shù)據(jù)不能共享。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)只在財(cái)務(wù)科、資產(chǎn)管理辦、總務(wù)科、設(shè)備科、信息中心安裝使用，各資產(chǎn)使用部門(mén)不能及時(shí)查詢(xún)到院內(nèi)資產(chǎn)信息，導(dǎo)致信息溝通不暢，科室與科室之間不能做到有效銜接。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)之間也是相互獨(dú)立的，缺乏兼容性，固定資產(chǎn)賬務(wù)核算均是手工錄入，效率低下且容易出錯(cuò)。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)信息不夠全面，僅包括資產(chǎn)名稱(chēng)、購(gòu)入金額、使用科室、所屬類(lèi)別、折舊期限等簡(jiǎn)單靜態(tài)的數(shù)據(jù)，不能動(dòng)態(tài)地反映資產(chǎn)的使用、維修、保養(yǎng)等情況。M醫(yī)院的資產(chǎn)標(biāo)簽還是使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)標(biāo)簽，標(biāo)簽上信息量有限且固定不可更改，資產(chǎn)信息一旦變更，標(biāo)簽需撕掉重貼，浪費(fèi)人力，加大成本，若標(biāo)簽不能及時(shí)更換，便出現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)信息與標(biāo)簽信息不一致的情況，影響資產(chǎn)管理。

（四）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與監(jiān)督方面存在的問(wèn)題

M醫(yī)院缺乏對(duì)固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)資產(chǎn)管理內(nèi)部控制的監(jiān)督力度不夠。

M醫(yī)院雖然設(shè)有審計(jì)科，但是審計(jì)科只有三名員工，對(duì)資產(chǎn)管理的監(jiān)督僅限于參與資產(chǎn)采購(gòu)招標(biāo)和一年一次的資產(chǎn)大盤(pán)點(diǎn)，資產(chǎn)管理監(jiān)督力度相對(duì)不足，往往流于形式。另外，審計(jì)科的員工均來(lái)自財(cái)務(wù)科，缺乏獨(dú)立性。

四、優(yōu)化M醫(yī)院固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的建議

（一）完善內(nèi)部控制環(huán)境

強(qiáng)化醫(yī)院管理層固定資產(chǎn)管理意識(shí)，深入了解固定資產(chǎn)管理和內(nèi)部控制之間的關(guān)系，向同行業(yè)的先進(jìn)單位學(xué)習(xí)固定資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)，必要時(shí)可邀請(qǐng)資產(chǎn)管理方面的專(zhuān)家來(lái)院做指導(dǎo)培訓(xùn)；繼續(xù)完善固定資產(chǎn)內(nèi)控制度建設(shè)，建立一套完整的資產(chǎn)管理流程，不斷細(xì)化各環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，使與固定資產(chǎn)相關(guān)的每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都有制度可循，分工明確，責(zé)任到人，避免相互推諉；在全院樹(shù)立固定資產(chǎn)管理責(zé)任意識(shí)，建立資產(chǎn)管理考核機(jī)制，獎(jiǎng)懲分明；強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理人才隊(duì)伍建設(shè)，配備數(shù)量合適、責(zé)任心強(qiáng)、具有勝任能力的資產(chǎn)管理人員；由資產(chǎn)管理辦定期召開(kāi)固定資產(chǎn)管理會(huì)議，將新的政策、制度、要求及時(shí)傳達(dá)到每個(gè)資產(chǎn)使用部門(mén)，管理部門(mén)、使用部門(mén)之間要加強(qiáng)溝通，總結(jié)資產(chǎn)管理過(guò)程中的得失，分享好的資產(chǎn)管理經(jīng)驗(yàn)。

（二）規(guī)范內(nèi)部控制活動(dòng)

一是做好資產(chǎn)購(gòu)置可行性、必要性研究，對(duì)于使用部門(mén)申請(qǐng)購(gòu)置的通用設(shè)備、家具用具等價(jià)值不高的資產(chǎn)，要考慮資產(chǎn)購(gòu)置的必要性，本著節(jié)約、不浪費(fèi)的原則，資產(chǎn)管理辦應(yīng)統(tǒng)籌全院資產(chǎn)，首先考慮調(diào)配院內(nèi)符合要求的閑置資產(chǎn)，其次再是購(gòu)置新資產(chǎn)；對(duì)于專(zhuān)用設(shè)備，特別是一些高端醫(yī)療設(shè)備，在購(gòu)置前，申請(qǐng)科室需充分調(diào)查市場(chǎng)，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備預(yù)期效益分析，從而保證資產(chǎn)購(gòu)置的科學(xué)性和可行性，對(duì)于價(jià)值巨大的設(shè)備采購(gòu)，還要引入集體決策制，管理層共同行使決策權(quán)。二是完善固定資產(chǎn)驗(yàn)收控制，資產(chǎn)驗(yàn)收應(yīng)由驗(yàn)收部門(mén)或?qū)I(yè)驗(yàn)收人員同使用部門(mén)共同參與，驗(yàn)收時(shí)，嚴(yán)格對(duì)照合同，確保資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等完全符合要求，建筑工程項(xiàng)目還需第三方審計(jì)驗(yàn)收，對(duì)于最新的高技術(shù)含量的醫(yī)療設(shè)備，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家共同驗(yàn)收。三是加強(qiáng)設(shè)備使用管理和維護(hù)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備使用者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和定期考核，降低因人為操作不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е碌脑O(shè)備損壞風(fēng)險(xiǎn)；設(shè)置醫(yī)療設(shè)備使用備查簿，詳細(xì)記錄每次使用情況，以便查詢(xún)、考核及追責(zé)；建立固定資產(chǎn)維護(hù)和保養(yǎng)制度，加大器械維修組人才培養(yǎng)、招聘有資質(zhì)有經(jīng)驗(yàn)的設(shè)備維修人員，提高自主維修能力，降低維修成本。四是規(guī)范固定資產(chǎn)處置流程，嚴(yán)格按照處置流程處置資產(chǎn)，杜絕先處置后報(bào)備等現(xiàn)象，固定資產(chǎn)處置首先應(yīng)由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，出具詳細(xì)的資產(chǎn)處置理由，由專(zhuān)業(yè)人員提出鑒定意見(jiàn)，對(duì)于符合處置要求的，提交歸口管理部門(mén)審批，再由資產(chǎn)管理辦出示審批意見(jiàn)。對(duì)于大型資產(chǎn)的處置，還需資產(chǎn)管理委員會(huì)集體決策。

（三）加強(qiáng)固定資產(chǎn)信息平臺(tái)建設(shè)

一是建立統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典庫(kù)，將固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)、成本核算系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)相關(guān)參數(shù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，脫離原來(lái)的手工賬務(wù)處理模式，提高成本核算和財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性。二是完善固定資產(chǎn)信息平臺(tái)功能，增加功能模塊，除了反映資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)間、金額、存放地點(diǎn)等原始的、靜態(tài)的信息外，還要?jiǎng)討B(tài)地反映資產(chǎn)使用狀況、維修保養(yǎng)情況等，資產(chǎn)購(gòu)置合同、維修保養(yǎng)記錄、資產(chǎn)實(shí)物照片等詳細(xì)資料均應(yīng)掃描上傳至信息平臺(tái)，以供后續(xù)查閱，資產(chǎn)的購(gòu)置、領(lǐng)用、維修、處理等申請(qǐng)、審批及反饋情況，均應(yīng)在信息平臺(tái)上操作，留下痕跡。三是梳理資產(chǎn)管理流程，了解相關(guān)崗位職責(zé)，進(jìn)行角色分工，按照不相容崗位相互分離的原則設(shè)置系統(tǒng)管理權(quán)限，加強(qiáng)過(guò)程控制，維護(hù)資產(chǎn)安全完整。四是將二維碼技術(shù)引入固定資產(chǎn)管理，給固定資產(chǎn)貼上二維碼標(biāo)簽，隨時(shí)掃碼查詢(xún)、及時(shí)編輯信息，動(dòng)態(tài)反映資產(chǎn)投入使用、部門(mén)變更、維修保養(yǎng)、折舊情況等，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)字化管理，提高資產(chǎn)管理效率。

（四）建立完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是及時(shí)識(shí)別、科學(xué)分析固定資產(chǎn)管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)對(duì)措施，主要包括目標(biāo)設(shè)定、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。醫(yī)院固定資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目標(biāo)是維護(hù)資產(chǎn)的安全與完整。M醫(yī)院首先應(yīng)建立完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，定期安排專(zhuān)業(yè)人員對(duì)固定資產(chǎn)管理過(guò)程中的存在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，可以通過(guò)流程圖來(lái)展示固定資產(chǎn)管理的全過(guò)程，對(duì)每一環(huán)節(jié)逐一調(diào)查分析，并重點(diǎn)關(guān)注如下風(fēng)險(xiǎn)：固定資產(chǎn)的管理的流程設(shè)計(jì)是否合理、執(zhí)行是否到位、不相容職務(wù)是否相分離、資產(chǎn)使用效能是否低下等。然后對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性和發(fā)生的可能性，根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定關(guān)注重點(diǎn)，及時(shí)提出解決措施，防患于未然。最后風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不是一勞永逸的，不同時(shí)期醫(yī)院資產(chǎn)管理會(huì)面臨不同的風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院應(yīng)持續(xù)關(guān)注與風(fēng)險(xiǎn)變化相關(guān)的信息，保持應(yīng)有的靈敏度，維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)安全與完整。

（五）加大固定資產(chǎn)管理監(jiān)督力度

醫(yī)院的內(nèi)部監(jiān)督是保證固定資產(chǎn)安全性和完整性的重要環(huán)節(jié)，審計(jì)科是履行內(nèi)部監(jiān)督職能的重要部門(mén)，但是M醫(yī)院的審計(jì)科由于人員缺乏，對(duì)固定資產(chǎn)管理的監(jiān)督工作力不從心，建議加強(qiáng)審計(jì)人才隊(duì)伍建設(shè)，招收有審計(jì)經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)，擴(kuò)大內(nèi)審范圍，使內(nèi)部監(jiān)督嵌入到固定資產(chǎn)的購(gòu)置至處置的整個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)與財(cái)務(wù)分離，充分保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性。另外內(nèi)部職工監(jiān)督也是一個(gè)有效且廣泛的監(jiān)督途徑，應(yīng)提高院內(nèi)資產(chǎn)信息透明度，定期通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)發(fā)布資產(chǎn)管理信息，接受廣大職工的意見(jiàn)和建議，充分將內(nèi)部控制監(jiān)督制度落到實(shí)處。

結(jié)語(yǔ)

總之，隨著醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)逐年加劇，要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持領(lǐng)先，加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，提高固定資產(chǎn)使用效率，是每家醫(yī)院必須面對(duì)的一大難題。醫(yī)院應(yīng)將內(nèi)部控制理念融入固定資產(chǎn)管理全過(guò)程，通過(guò)完善內(nèi)部控制環(huán)境、規(guī)范內(nèi)部控制活動(dòng)、加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理信息平臺(tái)建設(shè)、建立完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系、加大固定資產(chǎn)管理監(jiān)督力度等提升固定資產(chǎn)管理水平，提高醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)力。