田海軍
摘要:隨著中國科學技術和信息網(wǎng)絡的不斷發(fā)展,信息技術也與社會辦公室歸檔管理相融合。它不僅改變了傳統(tǒng)的歸檔管理模式,還促進了歸檔管理在信息化方向上的發(fā)展。但是,街道的檔案管理信息構建過程中還有很多問題。在此基礎上,本文分析了檔案管理信息化構建中存在的問題,并論述了部下管理的信息化構建的工作理念。
關鍵詞:街道辦事處;檔案管理信息化建設;工作思路
在這個背景下,信息技術被廣泛用于街道地區(qū)事務所的管理,并起著非常重要的作用。但是也有一些棘手的問題,導致辦公室的檔案管理不能完全滿足社會發(fā)展的需要。所以在要通過將信息技術整合到歸檔管理,這樣可以使歸檔管理更加科學、準確。然而,為了將檔案管理業(yè)務從傳統(tǒng)發(fā)展到現(xiàn)代信息化,還需要一段過程,這期間也出現(xiàn)了很多問題。為了解決這些問題,必須采用科學有效的方法。他們可以有效提高檔案管理的信息化水平。[1]
1街道檔案管理信息構筑過程中課題的分析
1.1沒有統(tǒng)一管理的組織
目前,街道辦公室歸檔信息管理處于開發(fā)的初期階段。在管理過程中,沒有合理劃分電子檔案管理的責任。歸檔工作通常由多個工作人員管理,并且歸檔管理部門的領導對下屬要求不嚴格,這也對歸檔管理的信息結構有很大影響。另外,在進行歸檔信息化的過程中,部門內的歸檔管理應遵循歸檔管理規(guī)程,與領導承擔相同責任。但是,在工作人員實際工作期間,街道地區(qū)辦事處的管理人員只會將派遣一個或兩個工作人員工作,并沒有有效管理街道地區(qū)辦公室的檔案信息。
1.2管理基準不夠
為了確保檔案信息管理的有效發(fā)展,它必須借助標準管理規(guī)范來構建。但是,在歸檔信息管理的實際過程中,管理部門沒有制定統(tǒng)一標準的管理規(guī)范,尤其是關于計算機軟件的開發(fā),不關注歸檔管理的實際需求。在檔案管理中,只有業(yè)務優(yōu)秀的信息處理可以實現(xiàn)街區(qū)地區(qū)信息的標準化和規(guī)范化。但是,計算機技術被用于歸檔的管理,其機器本身也存在很多缺點,部下信息的統(tǒng)一管理不足。同時,所有的單元都不可能在歸檔管理中使用同一臺計算機。這些情況限制歸檔的信息結構。[2]
1.3和傳統(tǒng)的經(jīng)營方法大不相同
歸檔信息化管理與傳統(tǒng)歸檔管理不同。信息管理需要向工作人員輸入大量數(shù)據(jù)。在這個過程中,一旦工作人員怠慢,就會影響檔案管理。因此,在數(shù)據(jù)記錄中工作人員會非常急躁。因為街道地區(qū)事務所1天內進行的工作很多,所以歸檔管理有大量的信息。如果員工持有否定態(tài)度,不僅會打亂他們的工作思路,還會影響他們的日常工作。
1.4專業(yè)信息管理人員不足
在歸檔管理信息構建過程中,街道地區(qū)辦公室應向工作人員提出高要求。街道地區(qū)辦事處有三個信息管理人員的要求。首先,他們必須適合歸檔管理,深入了解歸檔管理內容。第二,他們必須能夠靈活地使用信息技術,計算機應用程序使用熟練。但是,在實際工作中,歸檔管理的負責人雖然有專業(yè)的歸檔管理知識,但對計算機技術和相關知識沒有綜合把握。特別是信息文件導航、程序管理和維護方面,專家不足,導致街道地區(qū)辦公室的文件信息管理無法有效執(zhí)行的專業(yè)支持。第三,必須不斷改善自己的品質。但是,現(xiàn)在的工作人員沒有這三個要求。有些工作人員可以理解歸檔的基本內容,并在電腦上進行非常簡單的操作。綜合人才還不夠,從而妨礙街道事務的管理。
2關于歸檔管理的信息構筑的考察
2.1對工作進行統(tǒng)一組織
為了構建檔案管理信息,由于組織復雜,經(jīng)營部門的領導必須嚴密管理,明確各項業(yè)務的責任。這就需要要建立一個專業(yè)的有高文化質量團隊,必須任命一個小組領導,這是街道辦公室中最重要的領導。這樣的話,就能盡快實現(xiàn)信息管理。為了盡快達成這個目標,小組需要挑戰(zhàn)、革新,必須計劃各個部門的檔案信息。另外,關于區(qū)域信息化的構建,作為部下的指導者,為了合理制定信息化施工的責任制度,需要設置統(tǒng)括管理部下領導的隊伍。同時,這樣也可以促進歸檔管理信息構筑的發(fā)展。
2.2強化管理訓練
不管是什么類型的工作,為了提高工作質量,特別是為了員工的管理,員工必須有良好的心理和想法。在日常業(yè)務的過程中,為了構建檔案管理的信息,宣傳擔當部長可以改變傳統(tǒng)檔案管理者想法的宣傳,并引導建立信息構建的概念。街道部對公布歸檔信息化的管理內容有積極的效果。比如,工作人員接受新的東西,開始改變他們的想法。員工可以獨立學習新的經(jīng)營技術,不需要嚴格的規(guī)章制度,改進教育理念,創(chuàng)造新的教育內容。只有不斷加強工作建設,才能提高工作效率,促進工作人員,確保我們在街道辦公室歸檔管理工作的順利進展。這樣也可以有效地促進他們學習檔案信息管理技術。[3]
2.3對規(guī)范進行合理制定
檔案信息化管理人員的信息構建尚處于開發(fā)階段,管理部門應建立科學合理的管理系統(tǒng)。實現(xiàn)當下檔案信息管理的最重要步驟是形成統(tǒng)一的標準和規(guī)范。管理部門的信息時,職員必須有明確統(tǒng)一的標準,收集、排序、配置、檢查、溫度管理、昆蟲的防止、信息的保管必須滿足檔案構筑的統(tǒng)一基準。同時,為了更加規(guī)范電子檔案,中國還制定了一些相關標準。這樣,歸檔信息管理就可以受到限制和標準化。
2.4明確工作流程
數(shù)據(jù)對于歸檔信息管理非常重要。在開發(fā)和轉換傳統(tǒng)紙張存檔管理信息時,需要輸入大量數(shù)據(jù)。因此,為了輸入數(shù)據(jù),管理部門必須明確進程并標準化。首先,歸檔管理部門必須將檔案與它的重要性和價值一起分為ABC的三個類別。通過這種方法,管理部門也可以科學地對檔案進行排序和分類。第二,文件數(shù)據(jù)也是通過將文件分割成文件等級(例如,未檢索的文件)不同級別,有層次輸入的文件等級,即存在復雜問題的文件。這種形式還有助于歸檔信息管理。
2.5吸引人才,強化培訓
為了使街道地區(qū)辦公室工作順利,人才選擇應滿足三個要求:一是高專業(yè)水平,二是深厚文化底蘊;第三,這個人要有一定的潛能。同時,所選擇的人才必須在時間內進行培訓,必須提高他們的專業(yè)標準,并給予他們非常好的工作環(huán)境以使工作更加便利。因此,街道地區(qū)辦公室要尋找符合自己需求的綜合性人才。
3總結
如果街道辦事處想有效改善檔案管理工作水平,那就必須隨著時代的發(fā)展,合理應用先進的信息技術。在此期間,經(jīng)營部門不僅要統(tǒng)一整理歸檔管理工作,還應合理制定管理系統(tǒng)。另外,綜合訓練員工的素質和技能也能確保檔案管理的信息化建設有規(guī)律的發(fā)展。通過有效提高檔案管理的質量和效率,可以期待在街道信息管理效率得到提升。
參考文獻:
[1]孫同英. 街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路解讀[J]. 科技經(jīng)濟導刊,2020,28(13):232.
[2]吳振寧. 試論街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路[J]. 辦公室業(yè)務,2019(01):31.
[3]高紅. 街道辦事處檔案管理信息化建設工作思路探析[J]. 才智,2019(20):207.