關(guān)于檔案館檔案管理工作水平提高淺析

賀毅

摘要：隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理水平有所提升，但一直以來，人們對檔案部門的工作職能以及性質(zhì)也缺乏足夠認(rèn)知，人們習(xí)慣性地把機(jī)關(guān)檔案部門與檔案館相提并論，片面的認(rèn)知導(dǎo)致檔案館的作用以及功能無法全部得到發(fā)揮，其與社會關(guān)系也不夠緊密，無法真實體現(xiàn)其本質(zhì)屬性。因此，檔案館有關(guān)管理人員必須不斷轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方法，使檔案資料能夠真正發(fā)揮自身價值，促進(jìn)社會進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案館;檔案;管理;提高

一、新時期背景下檔案管理工作的重要性

民族創(chuàng)造力以及凝聚力最主要的源泉之一就是文化，文化也是國力的綜合體現(xiàn)因素，可促進(jìn)社會主義文化發(fā)展。對于社會歷史原貌來說，檔案能夠很好地對其進(jìn)行還原，鞏固社會主義意識形態(tài)，提升人們對社會歷史的了解興趣。檔案不僅包括經(jīng)濟(jì)、政治，還包括歷史、文化等各個層面，是我國軟實力的重要體現(xiàn)。提升檔案管理水平，能夠促進(jìn)文化價值進(jìn)一步體現(xiàn)，也可更好地為各個職能部門的工作提供服務(wù)。所謂檔案管理水平科學(xué)化，是指建立在科學(xué)理論為指導(dǎo)基礎(chǔ)上的檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)化推動，獲得科學(xué)化制度保障，使檔案管理工作能夠變得更加規(guī)范，信息化程度更高，保證檔案管理的質(zhì)量以及效益。社會在不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性也越發(fā)顯著，不管是哪個行業(yè)，檔案管理已經(jīng)與人們的生活、工作息息相關(guān)，也與人們的實際利益有著直接關(guān)系。因此，隨著信息服務(wù)功能的逐漸強(qiáng)大，檔案科學(xué)化管理水平也應(yīng)引起人們高度關(guān)注。

二、新時期提升檔案館檔案管理工作水平的實施路徑

（一）推進(jìn)檔案管理理念和思路的更新

新時代做好檔案信息化建設(shè)，要樹立正確的理念并建立科學(xué)的思路。作為檔案管理的主體，單位對新時代下檔案信息的新變化要有充分的認(rèn)識。一方面，要意識到檔案數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化、信息化的重要性，結(jié)合本單位的檔案管理情況，尋求和探索可行的檔案信息化的管理方案，構(gòu)建和打造與時代相符的檔案信息化管理體系，依托大數(shù)據(jù)時代網(wǎng)絡(luò)化與智能化的特征，完成對檔案信息資源的全面預(yù)測，深度挖掘數(shù)據(jù)信息價值，制定明確的精細(xì)化檔案管理機(jī)制。另一方面，嘗試建立全員參與模式。檔案信息化管理是系統(tǒng)的工程，要結(jié)合業(yè)務(wù)信息化的相關(guān)部門，并利用相關(guān)軟件，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的有效銜接，打造符合單位檔案管理應(yīng)用實際的一體化的檔案信息化管理模式。

（二）合理劃分管理責(zé)任，提升歸檔模式的科學(xué)性

為使檔案管理工作效率與質(zhì)量得到提升，必須對檔案管理的職能進(jìn)行具體劃分。社會在不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在不斷進(jìn)步，各檔案館一定要充分結(jié)合多媒體技術(shù)以及計算機(jī)技術(shù)，做好檔案的分類以及管理工作，標(biāo)注檔案具備的特點以及標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)歸類、整理工作更好開展。例如，為了徹底落實檔案管理工作，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化管理，地方政府以及相關(guān)部門能夠積極印發(fā)了與檔案建設(shè)相關(guān)的意見，主要明確檔案管理工作的工作機(jī)制、責(zé)任主體、歸檔范圍以及整理方法、實體流向等，也重點提出了工程項目檔案工作的核心負(fù)責(zé)人是項目法人，其應(yīng)該對項目的檔案工作負(fù)全部責(zé)任，在日常工作中，加強(qiáng)檔案資料的管理，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、施工以及監(jiān)理單位編制項目的竣工文件，整理相關(guān)項目文件等。在管理時要嚴(yán)格按照“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的基本原則，使各項目人員都能明確自身職責(zé)，使文件材料的形成、整理、積累以及歸檔工作能夠與項目工程同步進(jìn)行，使檔案管理工作能夠更加高效、科學(xué)。

（三）加強(qiáng)檔案技術(shù)利用，創(chuàng)新檔案管理方式

為了進(jìn)一步提升檔案管理科學(xué)化水平，檔案館一定要不斷檔案管理方式，將傳統(tǒng)的檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成科學(xué)技術(shù)型的管理模式，使檔案管理手段能夠更加先進(jìn)。一般來說，傳統(tǒng)的檔案大多是以實體形式或者是紙質(zhì)檔案存在，但是隨著社會的不斷進(jìn)步，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案代替，傳統(tǒng)的檔案查詢也從一對一服務(wù)逐漸也變成了網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。由此我們可以看出科學(xué)技術(shù)對檔案管理工作的重要性，檔案館應(yīng)重視檔案數(shù)字資源建設(shè)工作，使檔案管理系統(tǒng)能夠更加完善，更加高效。為方便群眾查閱檔案，更好更快地發(fā)揮檔案利用價值，蘆溪縣按照“高起點謀劃、高標(biāo)準(zhǔn)定位、高質(zhì)量建設(shè)”的工作思路，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。第一，建立檔案數(shù)據(jù)庫。通過計算機(jī)或者掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備技術(shù)將檔案材料進(jìn)行重新整理，并將所有資料輸入到微機(jī)系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。第二，計算機(jī)信息檢索。檔案室需配備配套檢索工具，做好檔案查閱服務(wù)。檔案檢索工具應(yīng)完整適用，便于資料調(diào)閱查找，以為查閱者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)體驗。在上述基礎(chǔ)上，檔案館對館藏民生檔案、永久文書、部分長期檔案進(jìn)行了數(shù)字化，建立了數(shù)字化檔案庫，館內(nèi)配備多臺計算機(jī)，方便查閱檢索，實現(xiàn)了檔案管理工作再上新臺階。

（四）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)體系建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理是部分單位（特別是行政事業(yè)單位）檔案保管的主要形式，因此紙質(zhì)檔案與信息、電子數(shù)據(jù)檔案并存的狀態(tài)短時間不可能被消除。一是確保傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理安全?；鶎邮聵I(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理庫房，不斷更新檔案管理設(shè)備設(shè)施，對紙質(zhì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行防霉防潮處置。在加強(qiáng)收集、保護(hù)紙質(zhì)檔案的同時，還需收集視頻、音頻資料等，并進(jìn)一步規(guī)范檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷改進(jìn)管理方法，努力促進(jìn)檔案管理效率的有效提升。二是加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)。在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)中，要將安全防護(hù)體系的建設(shè)作為精細(xì)化管理的一項重要任務(wù)。一方面，要做好檔案信息的安全防護(hù)工作，采用加密技術(shù)、安全防護(hù)技術(shù)等，確保電子檔案信息不受影響。另一方面，設(shè)置訪問權(quán)限，即賦予檔案管理工作人員以相應(yīng)的訪問權(quán)限，保證信息安全?？偟膩碚f，保證檔案技術(shù)安全的同時，最重要的還是加強(qiáng)對人員的管理，應(yīng)在檔案管理制度下明確管理員、使用人的責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)督與考核，確保管理工作安全保密，從制度上確保安全性。

（五）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)，提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)水平對檔案管理工作質(zhì)量有直接影響，尤其在數(shù)字檔案廣泛建立下，為讓工作人員更好適應(yīng)管理工作需定期對其進(jìn)行管理培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員綜合素質(zhì)。第一，強(qiáng)化繼續(xù)教育，提高管理人員管理水平。當(dāng)前檔案設(shè)備更加現(xiàn)代化，檔案的種類還有載體更加多樣化，管理人員的管理方法也需不斷改革，也就需對管理人員定期培訓(xùn)，做好繼續(xù)教育，讓檔案管理人員掌握現(xiàn)代設(shè)備的操作能力，掌握檔案信息收集方法。同時，也還需掌握檔案信息安全維護(hù)知識，讓檔案管理人員在通過檔案平臺為使用者提供更高質(zhì)量檔案服務(wù)同時最大限度確保檔案安全。第二，健全培訓(xùn)良性運(yùn)行機(jī)制。培訓(xùn)良性運(yùn)行制度為檔案管理人員教育培訓(xùn)開展的保證。蘆溪縣檔案館建立了包括登記、統(tǒng)計、評估為一體的完善的繼續(xù)教育管理制度，每年定期督查檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育。且針對繼續(xù)教育建立了相應(yīng)的激勵約束機(jī)制，管理人員上崗之前及輪崗之后都需進(jìn)行相應(yīng)崗位培訓(xùn)，讓檔案管理人員能主動參加管理培訓(xùn)，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)及業(yè)務(wù)水平。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理科學(xué)化水平的提升，是一項長期且十分具有系統(tǒng)性的工作，檔案管理人員須對檔案管理工作進(jìn)行全方位的改進(jìn)以及加強(qiáng)。鑒于此，檔案管理工作應(yīng)在現(xiàn)有組織的基礎(chǔ)上進(jìn)行強(qiáng)化，提升檔案管理工作的科學(xué)化水平。此外，有關(guān)人員必須不斷改進(jìn)檔案管理思想以及管理制度，提升檔案管理的各方面水平，使檔案管理工作能夠做到與時俱進(jìn)，創(chuàng)建與之對應(yīng)的保障體系。

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