淺談如何做好公立醫(yī)院檔案管理工作

韋瑋

摘要：隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)程度的不斷深化，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理思維及模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需要，現(xiàn)代化、信息化的管理模式正在逐步滲入公立醫(yī)院的檔案管理中。如何正確運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，做好公立醫(yī)院檔案管理工作逐漸成為一個(gè)重要課題。本文主要從當(dāng)前我國(guó)公立醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，新時(shí)期如何做好公立醫(yī)院檔案管理工作提出相關(guān)的意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;檔案管理;現(xiàn)代化

一、正確認(rèn)識(shí)公立醫(yī)院檔案管理工作的重要性

（一）檔案是公立醫(yī)院各項(xiàng)工作的原始記錄

公立醫(yī)院的檔案管理主要包括病案和綜合檔案。病案的內(nèi)容來(lái)源于臨床醫(yī)療實(shí)踐，醫(yī)師、護(hù)士是病案的主要書寫者，醫(yī)技科室書寫檢查報(bào)告，很多患者也留下了知情同意書的簽字，患者也成為了病案書寫的參與者。一份完整、優(yōu)秀的病案，不僅是寶貴的醫(yī)療文件，能夠歷史地、真實(shí)地、完整地記錄疾病診治的全過(guò)程，也是具有法律依據(jù)的第一手材料，為醫(yī)療糾紛、傷殘事故、保險(xiǎn)理賠的處理提供了重要依據(jù)。除了病案，還有公立醫(yī)院日常工作中產(chǎn)生的各類文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、照片、磁盤、證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，對(duì)真實(shí)記錄醫(yī)院發(fā)展歷程具有極其重要的意義。

（二）檔案工作是推動(dòng)公立醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的重要?jiǎng)恿?/p>

檔案對(duì)公立醫(yī)院發(fā)展具有存儲(chǔ)作用。公立醫(yī)院建設(shè)成果一開(kāi)始只是公立醫(yī)院自己的，一旦歸檔存儲(chǔ)之后，即可以通過(guò)檔案的推廣利用在行業(yè)內(nèi)廣泛傳播，從而產(chǎn)生不可估量的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

尤其要說(shuō)明的是，科技檔案作為公立醫(yī)院檔案的重要組成部分，通過(guò)對(duì)科技檔案信息的開(kāi)發(fā)就可以使科技檔案信息的價(jià)值得以充分利用，進(jìn)而產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。從科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案中準(zhǔn)確地摘錄有關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹新技術(shù)、新項(xiàng)目及科研成果的技術(shù)指標(biāo)、主要完成人員、臨床應(yīng)用效果、推廣應(yīng)用情況等，有助于醫(yī)務(wù)人員在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技術(shù)、新成果、新設(shè)備，進(jìn)而提高公立醫(yī)院的社會(huì)效益、技術(shù)效益和經(jīng)濟(jì)效益，最終促成科研成果的技術(shù)轉(zhuǎn)化。另外，存儲(chǔ)下來(lái)的成果獲得積累，可以為后人的創(chuàng)新提供原始檔案資料，為公立醫(yī)院發(fā)展再創(chuàng)新打下良好基礎(chǔ)。

二、新時(shí)期如何做好公立醫(yī)院檔案管理工作

（一）樹(shù)立檔案工作講求經(jīng)濟(jì)效益的理念

公立醫(yī)院檔案工作人員要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，樹(shù)立檔案工作講求經(jīng)濟(jì)效益的理念。首先要改變“管理就是保管”、“坐等上門”、“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，主動(dòng)服務(wù)、指導(dǎo)科室真實(shí)完整收集各類檔案材料。其次，要增強(qiáng)時(shí)效意識(shí)，及時(shí)、準(zhǔn)確地為使用者提供檔案，為增強(qiáng)公立醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)。最后，要充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，努力歸納及開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公立醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

（二）增強(qiáng)法制意識(shí)完善制度建設(shè)

自《檔案法》正式頒布以來(lái)，我國(guó)各級(jí)各部門越來(lái)越重視檔案工作，出臺(tái)了一系列實(shí)施辦法以及相關(guān)配套的有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、條例。公立醫(yī)院檔案部門在促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)抓住國(guó)家加強(qiáng)檔案工作法制建設(shè)這個(gè)契機(jī)，主動(dòng)適應(yīng)衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，聯(lián)系衛(wèi)生改革實(shí)際制訂本單位的規(guī)章制度體系，使公立醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范管理

隨著公立醫(yī)院管理日趨規(guī)范化，公立醫(yī)院檔案內(nèi)容不斷更新，檔案數(shù)量與日俱增，因此，檔案部門必須做好業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。一是擴(kuò)大檔案材料的收集范圍，進(jìn)一步完善歸檔制度，積極做好各門類、各種載體檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料的流失。二是做好檔案材料的價(jià)值鑒定工作，對(duì)超期保管的各類檔案進(jìn)行鑒定銷毀工作，保證館藏檔案的真實(shí)、完善、精練、有實(shí)用價(jià)值，優(yōu)化館藏。三是搞好檔案材料的整理工作，提高案卷質(zhì)量，對(duì)形成的檔案材料要按照醫(yī)藥衛(wèi)生檔案分類方案進(jìn)行基礎(chǔ)的分類、組合、排列和編目，組成有序體系便于提供利用。四是完善檢索工具體系，滿足公立醫(yī)院各方面對(duì)開(kāi)發(fā)利用館藏檔案的需要。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高重視程度

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為極重要的戰(zhàn)略資源。檔案資源是一種信息資源，是一種潛在的生產(chǎn)力，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是由于多數(shù)公立醫(yī)院檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)的觀念非常普遍，導(dǎo)致檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率不高。因此，應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高重視程度。

首先，要加強(qiáng)檔案工作的宣傳，普及檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和法律知識(shí)，使檔案意識(shí)深入人心。其次，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案工作，將檔案工作納入重要議事日程，把檔案工作與公立醫(yī)院的全面發(fā)展建設(shè)緊密結(jié)合起來(lái)，將檔案管理納入公立醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核中。最后，要強(qiáng)化公立醫(yī)院檔案工作者的使命意識(shí)。檔案工作者必須充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，愛(ài)崗敬業(yè)，無(wú)私奉獻(xiàn)。

（二）健全管理制度，規(guī)范檔案章程

公立醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，制定檔案管理制度。建立健全單位規(guī)章制度，使公立醫(yī)院檔案管理工作有法可依、有規(guī)可循，真正形成制度管人、職責(zé)管事的良性管理機(jī)制。同時(shí)，應(yīng)對(duì)公立醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對(duì)管理成效予以統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)考核評(píng)價(jià)掛鉤，改善歸檔滯后、材料不齊全的局面。

（三）加大基礎(chǔ)投入，強(qiáng)化現(xiàn)代化管理

公立醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，引進(jìn)適合自己的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，開(kāi)展數(shù)字化信息管理。要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、密集架等設(shè)施設(shè)備，不斷改善檔案安全保管條件。采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，建立和充實(shí)公立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化和數(shù)字化，既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高了工作效率。

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