探究新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略

張慧英

【摘要】醫(yī)院檔案管理是整個(gè)醫(yī)院管理體系中最重要的一環(huán)，記錄著患者病歷、人事、藥品、設(shè)備采購(gòu)等多方面的歷史信息，關(guān)系著醫(yī)院發(fā)展、文化、醫(yī)療力量建設(shè)等相關(guān)工作的順利開(kāi)展，不僅可以使人們快速了解醫(yī)院發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，還能夠?qū)︶t(yī)院未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。本文主要分析新醫(yī)改制度下醫(yī)院檔案管理存在的主要問(wèn)題，并提出一些有效的改進(jìn)策略以供相關(guān)工作人員參考。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改;醫(yī)院檔案管理;問(wèn)題;改進(jìn)策略

【中圖分類(lèi)號(hào)】R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【DOI】

Explore the improvement strategy of hospital archives management under the new medical reform

Zhang Huiying

（Changyi City People’s Hospital Weifang， Shandong 261300）

【Abstract】Hospital archives management is the most important part of the entire hospital management system. It records patient medical records， personnel， medicines， equipment purchases and other historical information， which is related to the smooth development of hospital development， culture， and medical power construction. Development can not only enable people to quickly understand the history and current situation of the hospital’s development， but also provide data support for the hospital’s future development plan. This article mainly analyzes the main problems of hospital archives management under the new medical reform system， and proposes some effective improvement strategies for the reference of relevant staff.

【Key words】new medical reform; hospital file management; problems; improvement strategies

在新醫(yī)改的時(shí)代背景下，醫(yī)院健全衛(wèi)生服務(wù)體系的工作勢(shì)在必行，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)療體系的排頭兵、橋頭堡，必須根據(jù)現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)療體系建設(shè)中存在的問(wèn)題，完善醫(yī)院檔案管理的相關(guān)制度。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案歷史數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、查詢及控制能力，提升檔案管理工作的質(zhì)量。利用數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)，為醫(yī)院檔案的管理和監(jiān)督提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)信息。但是由于各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理還存在著一些需要改進(jìn)的問(wèn)題，阻礙著檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。因此相關(guān)工作人員應(yīng)結(jié)合所在醫(yī)院的實(shí)際情況，制定出適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)策略，為醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展鋪平道路，進(jìn)一步提升醫(yī)院的服務(wù)品質(zhì)。

1 新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進(jìn)的必要性

醫(yī)院檔案管理是以書(shū)面、影像以及電子信息等技術(shù)手段記錄醫(yī)院各項(xiàng)營(yíng)運(yùn)活動(dòng)和發(fā)展歷程的工作，包括患者病歷信息和醫(yī)院自身信息的記錄，是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)重要的內(nèi)容[1]。新醫(yī)改背景下上級(jí)管理部門(mén)對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)形式的檔案管理手段也難以適應(yīng)時(shí)代的變化發(fā)展，不僅工作效率無(wú)法做到有效的提升，大量紙質(zhì)檔案的存在也增加了檔案管理的難度，醫(yī)院檔案的利用率十分低下使本就不多的醫(yī)療資源面臨著極大的浪費(fèi)。從醫(yī)療體系的發(fā)展前景來(lái)看，醫(yī)院檔案管理改進(jìn)要向信息化、智能化發(fā)展，檔案管理平臺(tái)應(yīng)以滿足醫(yī)院工作需求和病患就醫(yī)需要為主，這也促使醫(yī)院檔案管理改進(jìn)工作的必要性得到了進(jìn)一步突顯。

2 檔案管理在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中起到的重要作用

2.1 服務(wù)于醫(yī)院科研活動(dòng)

醫(yī)院要想持續(xù)不斷的發(fā)展為患者提供更可靠的治療方案，就必須在從事醫(yī)療活動(dòng)中改革醫(yī)療制度和創(chuàng)新醫(yī)療方法，醫(yī)療制度改革隨著新醫(yī)改工作的不斷深入已經(jīng)日趨成熟，在病患中也取得了積極的效果，而創(chuàng)新醫(yī)療方法如果有以前的醫(yī)療研究工作作為基礎(chǔ)，就能起到事半功倍的作用。規(guī)范的醫(yī)療醫(yī)院檔案管理平臺(tái)不僅可以為醫(yī)療人員提供本院已經(jīng)完成或者正在進(jìn)行的醫(yī)療研發(fā)項(xiàng)目的檔案，還可以透過(guò)互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)共享到其他醫(yī)院同類(lèi)型的醫(yī)學(xué)研究成果，既能夠有效避免重復(fù)研究的資源浪費(fèi)，也可以為醫(yī)療人員提供更多、更全的試驗(yàn)信息樣本，為科研活動(dòng)的順利開(kāi)展提供全面的支持和服務(wù)。

2.2 服務(wù)于醫(yī)院管理工作

醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院建設(shè)初期的基礎(chǔ)建設(shè)資料、發(fā)展過(guò)程中重大發(fā)展決策形成的會(huì)議文件，以及各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果，能夠?yàn)獒t(yī)院今后的發(fā)展和工作需求提供有力的數(shù)據(jù)支撐。作為醫(yī)院管理的一部分，醫(yī)院檔案管理可以說(shuō)是衡量醫(yī)院管理水平的重要指標(biāo)，可以匯總、簡(jiǎn)化各醫(yī)療科室相關(guān)資料的收集流程，使各部門(mén)之間的交流渠道更加暢通，從而提升醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際效果，為管理層做出今后醫(yī)院發(fā)展路線的重大決策提供基本的參考數(shù)據(jù)，保證醫(yī)院管理工作的全面展開(kāi)和順利執(zhí)行。

2.3 服務(wù)于醫(yī)患關(guān)系的維護(hù)

新醫(yī)改《意見(jiàn)》中提出醫(yī)院要切實(shí)緩解病患“看病難、看病貴”的近期目標(biāo)，以及“建立健全覆蓋城鄉(xiāng)居民的基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，為群眾提供安全、有效、方便、價(jià)廉的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)”的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，為了盡快達(dá)成近期目標(biāo)，醫(yī)院檔案管理應(yīng)注重患者病歷和就醫(yī)信息的更新和查詢工作，讓患者家屬能夠隨時(shí)了解病人的診治過(guò)程和醫(yī)療費(fèi)用，避免醫(yī)患間信息不均衡產(chǎn)生誤會(huì)引發(fā)醫(yī)患矛盾[2]。而從長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)來(lái)看，方便患者及時(shí)就醫(yī)、為患者提供安全、價(jià)廉的醫(yī)療服務(wù)也能夠更好地維護(hù)醫(yī)患關(guān)系，在人民群眾心目中樹(shù)立良好的社會(huì)形象，使醫(yī)療工作者真正成為人們眼中的白衣天使，扶危救困。

3 新醫(yī)改背景下檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

3.1 醫(yī)院檔案管理模式不完善

新醫(yī)改背景下以往的醫(yī)院檔案管理模式很難跟上社會(huì)發(fā)展和人民的需要，這主要體現(xiàn)在檔案管理設(shè)施和管理方式較為落后兩個(gè)方面。一方面我國(guó)中心城市和欠發(fā)達(dá)地區(qū)的醫(yī)療資源分配水平不均勻趨勢(shì)明顯，全國(guó)大部分地區(qū)的醫(yī)院都將醫(yī)療資源運(yùn)用于科研工作和日常醫(yī)療工作之上，檔案管理所需要的設(shè)備設(shè)施極度落后，沒(méi)有能力也沒(méi)有意愿更新檔案管理設(shè)備，使得新實(shí)行的醫(yī)院檔案管理體制在硬件上難以實(shí)現(xiàn)新平臺(tái)模式的應(yīng)用;另一方面為了節(jié)約醫(yī)療成本，很多醫(yī)院目前仍采用純?nèi)斯さ臋n案管理方式或者雖應(yīng)用了一些計(jì)算機(jī)管理方式，但沒(méi)有形成配套的管理體系，僅可幫助管理人員做一些簡(jiǎn)單的信息錄入、查詢工作，難以建立完整的管理平臺(tái)也不能很好的實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息共享和數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)。嚴(yán)重制約了檔案信息的收集、利用功能，無(wú)法滿足新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的要求，造成醫(yī)院管理工作中頻繁出現(xiàn)失誤和漏洞，始終阻礙著醫(yī)院科學(xué)化、自動(dòng)化管理模式的形成和發(fā)展。

3.2 醫(yī)院檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

從我國(guó)醫(yī)院目前的管理模式來(lái)看，醫(yī)院大多將重點(diǎn)工作集中于臨床和醫(yī)學(xué)研究之上，對(duì)醫(yī)院檔案管理沒(méi)有足夠的重視，導(dǎo)致很多時(shí)候相關(guān)工作人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，只是機(jī)械性的完成工作任務(wù)而不能真正發(fā)揮醫(yī)院檔案信息的功能作用，檔案管理不問(wèn)不查的現(xiàn)象比較嚴(yán)重[3]。部分醫(yī)院由于長(zhǎng)期忽視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案資料信息丟失、編號(hào)編碼錯(cuò)誤、案卷?yè)p壞嚴(yán)重，檔案管理工作漏洞頻出，相關(guān)工作人員出現(xiàn)工作疏失后問(wèn)責(zé)不明致使醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展窒礙難行。

3.3 醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能落伍

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，新設(shè)備的應(yīng)用和新知識(shí)的培訓(xùn)工作都相對(duì)落后，導(dǎo)致檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能更新跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步，特別是引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)之后，原本采用人工方式進(jìn)行檔案管理的工作人員，短時(shí)間內(nèi)很難掌握新的專(zhuān)業(yè)技能，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)大多還是沿用舊有的管理模式，僅在一些簡(jiǎn)單的操作功能上應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)上提供的部分功能，既造成了設(shè)備資源的浪費(fèi)也無(wú)法高效運(yùn)用相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)提高工作效率。

4 新醫(yī)改背景下檔案管理工作的有效改進(jìn)措施

4.1 建立完善檔案管理新模式

新醫(yī)改的實(shí)施使醫(yī)院發(fā)展在體制上產(chǎn)生的重大的變革，檔案管理工作作為醫(yī)院管理工作的核心一環(huán)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，醫(yī)院管理層和相關(guān)檔案管理人員要想實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代管理模式下的醫(yī)院轉(zhuǎn)型就必須建立并完善檔案管理的新模式，結(jié)合大部分醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)況建立完善的檔案管理模式應(yīng)主要從以下幾個(gè)方面入手：第一，檔案管理工作應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代化管理平臺(tái)的作用。醫(yī)院要結(jié)合自身情況訂購(gòu)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，其型號(hào)規(guī)格應(yīng)滿足醫(yī)院現(xiàn)有檔案管理工作的需要和未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展需求，保證系統(tǒng)更新時(shí)硬件設(shè)備能夠符合軟件系統(tǒng)安裝的配置要求;第二，醫(yī)院應(yīng)科學(xué)合理的應(yīng)用所安裝的檔案管理平臺(tái)。檔案管理人員應(yīng)多于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)廠家溝通不斷完善優(yōu)化系統(tǒng)功能，將管理平臺(tái)中的存儲(chǔ)功能、數(shù)據(jù)庫(kù)功能、信息采集功能和信息共享功能有效的發(fā)揮出來(lái)，建立新的應(yīng)用模式保證檔案管理工作的高效開(kāi)展;第三，醫(yī)院應(yīng)專(zhuān)門(mén)聘請(qǐng)平臺(tái)維護(hù)管理人員對(duì)硬件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)管理，根據(jù)保密級(jí)別設(shè)置管理員權(quán)限和登錄密碼，確保醫(yī)院重要信息和患者個(gè)人信息的安全，避免信息泄露給醫(yī)院和就醫(yī)患者造成重大的經(jīng)濟(jì)損失。

4.2 健全醫(yī)院檔案管理制度

健全的醫(yī)院檔案管理制度是保證醫(yī)院有序發(fā)展的關(guān)鍵，新醫(yī)改推出后原本的醫(yī)院檔案管理工作面對(duì)新的管理形式必定會(huì)出現(xiàn)一些漏洞和有待完善的地方，各醫(yī)院應(yīng)以新醫(yī)改對(duì)醫(yī)院發(fā)展提出的新要求為基礎(chǔ)，結(jié)合自身實(shí)際情況健全醫(yī)院檔案管理制度[4]。由于醫(yī)院檔案管理工作涉及的內(nèi)容和范圍比較廣泛，管理制度的執(zhí)行具有一定難度，在新醫(yī)改下更應(yīng)盡快制定出完善的檔案管理制度，健全醫(yī)院檔案管理制度應(yīng)至少做好以下幾個(gè)方面的工作：首先醫(yī)院檔案管理制度的制定應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和工作態(tài)度，不能在管理過(guò)程中出現(xiàn)隨意性的工作行為，避免工作失誤造成醫(yī)院及個(gè)人的損失;其次，檔案管理制度的內(nèi)容應(yīng)包括信息采集制度、歸檔儲(chǔ)存制度、信息共享和安全制度以及人事管理制度，應(yīng)以檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)為依托形成實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的管理模式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題并采取適當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施;最后，醫(yī)院管理層應(yīng)制定合理有效的問(wèn)責(zé)制度，將檔案管理責(zé)任下發(fā)至相關(guān)負(fù)責(zé)部門(mén)，再由部門(mén)負(fù)責(zé)人落實(shí)到每一個(gè)名基層檔案管理人員身上，做到應(yīng)獎(jiǎng)則獎(jiǎng)、有責(zé)必究。

4.3 提升醫(yī)院檔案管理意識(shí)

新醫(yī)改下，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)，從管理層到基層檔案管理人員均應(yīng)明確醫(yī)院檔案管理的工作任務(wù)和目的，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的宣傳工作。從領(lǐng)導(dǎo)層面上講，院方應(yīng)定期組織宣講會(huì)議，對(duì)檔案管理工作的相關(guān)流程和意義進(jìn)行有效的宣導(dǎo)，關(guān)心工作人員的日常工作和思想變化，提升全院人員的檔案管理意識(shí);從員工層面上講，檔案管理人員要加強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)，打從心里認(rèn)可檔案管理工作的重要程度，積極進(jìn)行宣導(dǎo)，帶動(dòng)全體醫(yī)院?jiǎn)T工的思想意識(shí)，將檔案管理工作貫徹到每一名員工的日常工作當(dāng)中。

4.4 打造醫(yī)院檔案管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍

醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平直接決定來(lái)檔案管理的水平，但是由于部分檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的不熟悉使得其在應(yīng)用檔案管理平臺(tái)時(shí)存在著諸多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙來(lái)新醫(yī)改后檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。因此醫(yī)院應(yīng)從培養(yǎng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)下手，打造一支合格的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。首先，醫(yī)院方面應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)工作，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃并聘請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家開(kāi)展教學(xué)講座，總體提升院內(nèi)檔案管理人員的理論知識(shí)水平;其次，每年醫(yī)院可通過(guò)內(nèi)部評(píng)比的方式優(yōu)選出工作積極性高、認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案管理人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，這樣既能夠提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)也可以有效提升相關(guān)人員的工作積極性，一舉兩得;再次，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的自我提升，通過(guò)閱讀相關(guān)專(zhuān)業(yè)書(shū)籍豐富自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化技術(shù)掌握醫(yī)院檔案管理平臺(tái)的各項(xiàng)功能，從根本上擴(kuò)寬自己的業(yè)務(wù)技能;最后，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理人員應(yīng)積極進(jìn)行交流，以完成工作任務(wù)為基礎(chǔ)由老帶青、不攀比、不藏私，能夠在工作中分享自己的經(jīng)驗(yàn)心得，全面促進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)工作。

5 結(jié)束語(yǔ)

新醫(yī)改制度有利于醫(yī)院檔案管理改進(jìn)策略的實(shí)施，能夠健全原有的醫(yī)院檔案管理制度，提升檔案資料管理的整體水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理。不僅可以通過(guò)信息化的檔案管理平臺(tái)提升檔案管理的工作效率，也可以使醫(yī)院的檔案管理工作更透明、更具功能性。所以相關(guān)人員應(yīng)緊抓新醫(yī)改所帶來(lái)的歷史機(jī)遇，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，明確醫(yī)院檔案在新時(shí)代背景下肩負(fù)的歷史責(zé)任，解決管理工作中存在的問(wèn)題，為醫(yī)院的發(fā)展提供全面的信息保障，促進(jìn)醫(yī)院綜合能力的提升。

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