談教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職責(zé)

【摘要】教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中有著不可或缺的地位，對高校教育管理發(fā)展有一定積極影響。教學(xué)秘書既是高校教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)的重要組成部分，也是基礎(chǔ)部分，其主要負(fù)責(zé)學(xué)院的教學(xué)管理工作。本文簡要闡述了我國高校教學(xué)秘書在其教學(xué)管理過程中的重要性和職責(zé)，提出了我國高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展道路，希望能夠通過相關(guān)研究提升其教學(xué)管理水平與質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】高校教學(xué);教學(xué)秘書;職責(zé)分析

引言：教學(xué)秘書作為課堂教學(xué)活動的基層管理者，其工作范圍復(fù)雜多樣。作為課堂教學(xué)活動中不可或缺的橋梁，其主要職責(zé)之一就是積極地協(xié)助學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，做好對教學(xué)活動各個環(huán)節(jié)的組織與監(jiān)督，保障課堂教學(xué)活動可以有序開展。

一、教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的職責(zé)

1.教學(xué)秘書是教學(xué)管理的執(zhí)行者

教學(xué)秘書的職責(zé)主要分布在教務(wù)處，如教務(wù)科、考試科、質(zhì)量科等。這些科室發(fā)布的大部分具體問題都通過教學(xué)秘書傳達(dá)給分院領(lǐng)導(dǎo)，然后收集反饋意見，以便實(shí)施教學(xué)計劃和任務(wù)。具體而言，高校里所有有關(guān)教學(xué)管理部門發(fā)布的通知和文件，教學(xué)秘書及時向各學(xué)院教學(xué)院長匯報，并將情況傳達(dá)至各系、教研室。各系、教研室再根據(jù)該文件中有關(guān)通知內(nèi)容的要求搜集、匯總相關(guān)資料，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交到有關(guān)教學(xué)管理部門。

2.教學(xué)秘書是教學(xué)組織的參與者

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)院的決策者和管理者，但收集原始資料通常需要教學(xué)秘書進(jìn)行報告和總結(jié)。因此，教學(xué)秘書應(yīng)協(xié)助院長做好教學(xué)組織和管理的日常工作，不斷總結(jié)師生對教學(xué)中存在問題的反饋，通過對長期積累的教學(xué)文件進(jìn)行整理分類，獲取相關(guān)教學(xué)信息，提取重要信息資料形成文件，為領(lǐng)導(dǎo)制定政策提供第一手資料，對教學(xué)管理和教學(xué)手段提出合理化建議。

3.教學(xué)秘書是師生的服務(wù)者

教學(xué)秘書是為師生的教學(xué)工作提供支持和幫助的服務(wù)人員，他不僅僅是日常的教學(xué)和管理人員的主要參與者，也是一個服務(wù)于老師和學(xué)生的學(xué)校基層工作人員。教學(xué)管理方面，教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)全院各系、教研室教學(xué)過程中的所有相關(guān)事宜：調(diào)整課表、畢業(yè)論文管理、人才培養(yǎng)計劃的修訂安排、教材的選擇、本科專業(yè)教學(xué)時間和工作量的計算、課堂教學(xué)評價、考試安排、試卷歸檔、教學(xué)成果的組織等。

隨著各高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對教師的需求也在逐步擴(kuò)大。隨著新教師數(shù)量的增加，教學(xué)秘書面臨的壓力和任務(wù)也在不斷增多。一些新任老師不能夠熟悉課堂教學(xué)中各種活動，這就需要老教師和教學(xué)秘書耐心講解。同時，隨著每年高校學(xué)生數(shù)量的變化，也可能給教學(xué)帶來一些新的困難。例如，學(xué)生人數(shù)的變動會導(dǎo)致相關(guān)專業(yè)發(fā)生更換，這會直接導(dǎo)致許多高校畢業(yè)生的專業(yè)課程都無法得到補(bǔ)修。學(xué)生就需要到教學(xué)秘書處查閱相關(guān)專業(yè)各學(xué)科的課程，然后找到所有需要補(bǔ)修的課程。然后，教學(xué)秘書將協(xié)助學(xué)生在教學(xué)管理系統(tǒng)中進(jìn)行補(bǔ)修。

4.教學(xué)秘書是溝通和協(xié)調(diào)各種教學(xué)管理關(guān)系的搭建者

教學(xué)秘書在教師教學(xué)過程中起著核心作用，其主要負(fù)責(zé)溝通和協(xié)調(diào)各種教學(xué)管理關(guān)系。首先需要處理好分院與教務(wù)處各部門的關(guān)系，嚴(yán)格執(zhí)行教學(xué)管理?xiàng)l例，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的規(guī)范化。其次需要處理好分院與各系、教研室的關(guān)系，做到將教學(xué)指導(dǎo)與學(xué)校實(shí)際相結(jié)合，在一定基礎(chǔ)上積極落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)。最后，積極協(xié)調(diào)師生關(guān)系，做到構(gòu)建課堂教學(xué)信息系統(tǒng)，為師生營造良好的教學(xué)環(huán)境。

5.教學(xué)秘書是教學(xué)工作的檢查和監(jiān)督者

教學(xué)管理工作的開展宗旨就是為了提升教師教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書要成為教師教學(xué)工作管理者的好助手，必須具備較為正確、全面的職業(yè)素質(zhì)和價值觀。要做到將該工作積極深入到學(xué)校課堂之中，一是檢查監(jiān)督各教學(xué)環(huán)節(jié)的發(fā)展，配合學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)密切關(guān)注各專業(yè)教學(xué)質(zhì)量，檢查教師課程進(jìn)度的落實(shí)情況;二是協(xié)助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檢查總結(jié)教學(xué)情況;三是經(jīng)常組織各專業(yè)教師舉辦工作座談會，了解他們在教學(xué)活動中存在的問題;四是及時向分院領(lǐng)導(dǎo)反饋教學(xué)情況，使領(lǐng)導(dǎo)及時準(zhǔn)確掌握分院教學(xué)動態(tài)，以此確保教學(xué)工作順利有序開展，從而提升改善教學(xué)質(zhì)量。

二、教學(xué)秘書的作用

1.教學(xué)秘書是教學(xué)過程順利展開的重要保障

教學(xué)秘書工作離不開各個教學(xué)環(huán)節(jié)，從教務(wù)處向各分院系等教學(xué)單位教學(xué)任務(wù)的下達(dá)，到各教學(xué)單位教學(xué)任務(wù)的安排和實(shí)施，再到教學(xué)任務(wù)完成后對教學(xué)效果的評價和驗(yàn)收，都離不開教學(xué)秘書對整個教學(xué)任務(wù)的安排和監(jiān)督。

2.教學(xué)秘書是主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的有力助手

教學(xué)秘書是高校主管教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)的重要幫扶助手與教學(xué)部門參謀，而且作為高等教育專業(yè)第一線教學(xué)工作和第二線的基層管理人員，不僅需要為廣大師生提供服務(wù)，還需要充當(dāng)學(xué)校和分院之間的溝通聯(lián)絡(luò)人。教學(xué)秘書崗位職責(zé)決定著教學(xué)秘書的助理身份。這就使分院秘書教師一定要充分明確自己的工作崗位職責(zé)，明確其作為教學(xué)助手和其他工作人員的身份，做好其在分院的日常教學(xué)事務(wù)管理。

3.教學(xué)秘書是聯(lián)系各工作之間的橋梁

作為學(xué)校與分院、各部門辦公室、師生之間的溝通橋梁，教學(xué)秘書在高校教育和行政管理教學(xué)過程中一直扮演著重要的角色。學(xué)校重大文件通知將由教學(xué)秘書對所屬分院、系部及有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)通過電話指示或者電話傳達(dá);教師因故不能上課的，在向教研室領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門反饋后，教學(xué)秘書掌握情況后及時向?qū)W生通知，保證課程的順利進(jìn)行;如果各專業(yè)老師在教學(xué)上有什么意見和建議，教學(xué)秘書也是各老師之間的傳達(dá)者。

4.教學(xué)秘書是教師教學(xué)過程的監(jiān)控者

教學(xué)秘書主要是課堂教學(xué)全過程的一個監(jiān)控者與教師輔助考核評價者，而且他作為基層課堂教學(xué)單元的一個教學(xué)管理人員，要參與到課堂教學(xué)的整個過程。教學(xué)秘書通過日常課堂教學(xué)巡回檢查和每個班級課堂集中檢查，對整個教學(xué)過程實(shí)施監(jiān)控，隨時找出存在的問題，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報并積極幫助解決，確保課堂教學(xué)順利進(jìn)行。在檢查過程中，協(xié)助指導(dǎo)教師們完成了同行評課、協(xié)助學(xué)生們完成了教師評課、協(xié)助班組領(lǐng)導(dǎo)們完成了教師評課。

三、高校教學(xué)秘書的發(fā)展提升路徑

1.提高教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)

高等院校教學(xué)科研部門扮演著綜合行政管理中的重要角色，這就需要具備一定專業(yè)技術(shù)。其的工作特點(diǎn)也決定了教學(xué)秘書必須要做到與時俱進(jìn)，不斷地深化自己的學(xué)習(xí)，同時也要增長自身的專業(yè)知識和文化素養(yǎng)。在掌握了工作知識和技能上，熟練運(yùn)用word、excel等辦公軟件，提高管理效率和質(zhì)量，具有先進(jìn)的實(shí)際應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫處理技術(shù);在相關(guān)專業(yè)知識的掌握方面，教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)充分熟悉相關(guān)教學(xué)行政主管部門制度規(guī)定的相關(guān)教學(xué)行政管理和指導(dǎo)內(nèi)容，熟悉各年級不同類型的專業(yè)性人才培養(yǎng)方案，加強(qiáng)自己相關(guān)專業(yè)知識的掌握，以便于更好地指導(dǎo)和幫助任課教師解決教學(xué)中可能存在的疑難和問題。

2.重視培訓(xùn)，完善考核激勵機(jī)制

教學(xué)秘書的服務(wù)職能，對自身的專業(yè)要求也相當(dāng)嚴(yán)格，為了促使其更好地完成其在教學(xué)管理中的職責(zé)，高校管理要重視對教學(xué)秘書進(jìn)行規(guī)范化的課程教育培訓(xùn)及終生學(xué)習(xí)化發(fā)展。其次，教學(xué)秘書的日常生活工作繁重和復(fù)雜，往往會導(dǎo)致其工作心理和情感上的崩潰。因此，高校要根據(jù)教學(xué)管理中的實(shí)際需要，加大對教學(xué)秘書人才的培養(yǎng)，并納入高校長遠(yuǎn)發(fā)展中，健全發(fā)展體系，使高校教學(xué)管理更加完善。在培訓(xùn)教學(xué)秘書時，通過對專業(yè)技術(shù)人員素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)人員知識技能的培養(yǎng)，可以有效提高教學(xué)秘書的技術(shù)專業(yè)水平，提升科研管理水平和實(shí)施效果，激發(fā)教學(xué)秘書的教學(xué)積極性和工作效率，形成全面提高教學(xué)秘書綜合素質(zhì)的有效機(jī)制。

3.強(qiáng)化教學(xué)秘書的交流和創(chuàng)新能力

在教育活動多元化的今天，如何有效地保持與師生之間的良性交流，就需要教學(xué)秘書充分地發(fā)揮其組織和協(xié)調(diào)作用。在高等院校的教學(xué)秘書工作進(jìn)行過程中，可以通過搭建QQ群和微信社交團(tuán)隊(duì)來有效地協(xié)調(diào)和促進(jìn)師生之間的關(guān)系。高校任命教學(xué)秘書的一項(xiàng)核心任務(wù)就是做好與其教學(xué)管理機(jī)構(gòu)、部門和師生之間的各類問題溝通，部分教學(xué)秘書善于處理復(fù)雜的人際關(guān)系，而另一部分教學(xué)秘書卻不擅長對待人際關(guān)系。隨著時間的推移，這種與職場的人際交往關(guān)系，將會產(chǎn)生無形的精神心理反應(yīng)，對教學(xué)秘書的工作心理情緒有直接的影響，進(jìn)而對其工作效率產(chǎn)生負(fù)面影響，因此要正確處理好。

結(jié)語

教師秘書作為一個關(guān)系著我國高等院校的教學(xué)質(zhì)量和專業(yè)技術(shù)人員培養(yǎng)的崗位，雖然身份處于基層，但其功能作用仍然不可忽視。教學(xué)秘書工作就是組建教學(xué)行政事務(wù)管理小組的中堅(jiān)力量，只有充分地肯定并且正確地認(rèn)識到教學(xué)秘書工作的重要性，創(chuàng)設(shè)良好的事務(wù)管理工作條件和氛圍，才能充分調(diào)動和激發(fā)教學(xué)秘書工作的熱情。在此項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，高校的決策者要更加注意地重視對教學(xué)秘書人才隊(duì)伍的建設(shè)，構(gòu)筑一套有利于教學(xué)秘書事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的優(yōu)惠政策和保障機(jī)制，完善其管理體系，促進(jìn)其教學(xué)管理順利推進(jìn)。

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作者簡介：張麗英，出生年月：1987.8.21，性別：女，民族：漢族，籍貫：河南省商丘市，學(xué)歷：碩士研究生，職務(wù)：教學(xué)秘書，研究方向：計算凝聚態(tài)。