信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響

靳紅

摘要

現(xiàn)代科技推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也改變著人們?nèi)粘Ｉ畹姆绞?在時(shí)間的進(jìn)程當(dāng)中，我們也不得不承認(rèn)，在現(xiàn)今的生活發(fā)展過(guò)程中，數(shù)字媒體和數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的普及和廣泛使用，使得現(xiàn)在的生活和工作都離不開(kāi)其的輔助，即傳統(tǒng)信息的保存、使用方式已不能再滿足相關(guān)的實(shí)際需求;由此，信息的數(shù)字化也在相應(yīng)需求的過(guò)程中，得到高速的發(fā)展，對(duì)信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響進(jìn)行相關(guān)探究。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代科技 數(shù)字媒體 信息 高校檔案

社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)人才，而人才的培養(yǎng)離不開(kāi)教育，電子數(shù)據(jù)化的時(shí)代，相關(guān)的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)也在逐漸提高的需求中，不斷的完善創(chuàng)新。在相關(guān)的信息收集、儲(chǔ)存、整理、使用的過(guò)程中，傳統(tǒng)的信息收集、保存主要依靠紙質(zhì)材料的實(shí)物資料，相關(guān)的資料的保存時(shí)限在一定程度上，也會(huì)因?yàn)樾畔⒌闹貜?fù)翻閱損害。這一現(xiàn)象在高校的檔案管理中，體現(xiàn)的尤其明顯。

1 高校檔案管理現(xiàn)狀

目前，在我國(guó)高校信息檔案的管理當(dāng)中，大部分高校的信息管理還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息收集、錄入、整理、歸納等進(jìn)行相關(guān)學(xué)生個(gè)人信息資料的整理、歸納及管理，然而，在紙質(zhì)信息的錄入管理中，時(shí)常也會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)的高校信息管理工作人員自身職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)政治思想工作無(wú)法達(dá)到相關(guān)的高校信息管理實(shí)際的需求;在缺乏正確的管理知識(shí)和思想的過(guò)程中，進(jìn)行信息管理的工作人員，在管理模式陳舊的過(guò)程中，出現(xiàn)辦事效率低、出錯(cuò)率高、資源浪費(fèi)。

2 高校檔案存在問(wèn)題

2.1 相關(guān)管理人員素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)缺乏

高校信息的管理從很多方面來(lái)看，在其保證信息收集的完善和全面的過(guò)程中，高校信息管理工作人員是可以直接接觸相關(guān)信息原件;傳統(tǒng)信息管理的過(guò)程中，進(jìn)行高校信息管理的工作人員本身在職業(yè)素質(zhì)和思想政治上就有不等的相關(guān)出入。這之中大部分的相關(guān)管理工作人員還將此類工作看成簡(jiǎn)單的資料信息收集和整理歸納，相關(guān)后期進(jìn)行的資料參考只能在必要的時(shí)候進(jìn)行信息查閱;在這樣傳統(tǒng)的主導(dǎo)思想中，也使得在現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷發(fā)展和普及的過(guò)程當(dāng)中，其高校信息化管理工作的發(fā)展和體系建立出現(xiàn)滯后。同時(shí)，相關(guān)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)的缺乏也使得其對(duì)相關(guān)保存檔案信息的保密意識(shí)不強(qiáng)，嚴(yán)重影響著相關(guān)高校信息的檔案管理的安全性。

2.2 傳統(tǒng)高校信息管理的方式落后

在現(xiàn)代化信息技術(shù)不斷健全完善的過(guò)程中，相關(guān)的檔案信息管理體系也逐漸形成復(fù)雜、系統(tǒng)化且工作量較大的工作。傳統(tǒng)的信息管理通常都以紙質(zhì)作為信息載入的媒介，在一定程度上，紙質(zhì)檔案完整的記錄相關(guān)的信息資料，但在日積月累的過(guò)程中，實(shí)體的媒介在高校發(fā)展的過(guò)程中，因每年各個(gè)高校的信息檔案的不斷增長(zhǎng)，在相關(guān)實(shí)質(zhì)的檔案中，定向定點(diǎn)的準(zhǔn)確找到相關(guān)查閱、借閱人員想要查看的信息資料，也許耗費(fèi)一定的時(shí)間、人力。

2.3 高校信息檔案管理系統(tǒng)不完善

在我國(guó)高校的信息管理過(guò)程中，因大部分高校還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介作為相關(guān)的檔案信息資料的儲(chǔ)存載體，其紙質(zhì)雖然在短時(shí)間里能夠使資料得到有效的保存，但隨著時(shí)間的推移;紙質(zhì)的組成結(jié)構(gòu)發(fā)生物理的脆化、老化現(xiàn)象就會(huì)逐漸增多。同時(shí)因?yàn)榧堎|(zhì)作為實(shí)質(zhì)的資料載體，其在一定的使用后就會(huì)進(jìn)行長(zhǎng)期的室內(nèi)保存，在對(duì)應(yīng)的檔案管理中，因不當(dāng)?shù)娜藶楣芾?、自然影響（潮濕、蟲害）也間接對(duì)相關(guān)的信息在不同程度上起著損害;在加上相關(guān)的紙質(zhì)管理占用面積較大，也是導(dǎo)致相關(guān)的實(shí)體信息得不到有效管理保護(hù)的同時(shí)，增加著人工成本投入的主要原因。

3 信息數(shù)字化高校檔案管理對(duì)策

3.1 提高相關(guān)管理人員的職業(yè)素質(zhì)

管理人員在高校檔案管理中屬于直接的參與者，因此，高校需對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行前期的基本知識(shí)掌握和實(shí)際能力的鑒定和前期的基礎(chǔ)崗位培訓(xùn)，在其進(jìn)入工作后，也要定期開(kāi)展對(duì)人員的相關(guān)新技能和知識(shí)的深化培養(yǎng)。

3.2 引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)人工的工作當(dāng)中，引進(jìn)現(xiàn)代的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)，不但節(jié)省大量占地面積，其儲(chǔ)存信息在對(duì)應(yīng)的電子系統(tǒng)的自動(dòng)規(guī)劃和歸檔中，相關(guān)的信息能夠根據(jù)關(guān)鍵詞的直接搜索，快速找到相關(guān)信息資料查閱。

4 信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響

在引進(jìn)先進(jìn)信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的過(guò)程中，相關(guān)的高校信息管理人員也在有效科學(xué)的計(jì)算機(jī)信息收集、整理、儲(chǔ)存、查閱的過(guò)程中，極大地提高了相關(guān)檔案管理人員在工作開(kāi)展的高效便捷;是傳統(tǒng)占地面地廣、保存有期限的紙質(zhì)檔案，在通過(guò)信息數(shù)字化的系統(tǒng)的管理后，節(jié)省實(shí)際儲(chǔ)存空間的同時(shí)，保證相關(guān)信息檔案的全面性、完整性和可持續(xù)性。這當(dāng)中我們還不能忽略信息數(shù)字化本身還具備的傳遞性，在一定程度上，相關(guān)的信息獲取、收集、傳播，現(xiàn)代的使用方式和了解途徑都是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行;因此，在相關(guān)的管理當(dāng)中也降低了信息時(shí)效性得到的問(wèn)題。并在可見(jiàn)的高校校務(wù)管理信息平臺(tái)上對(duì)相關(guān)高校的辦學(xué)目的、教師課程、學(xué)生信息接收及相關(guān)的重要通知都能通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行發(fā)布、傳播;有效推動(dòng)高校檔案管理人員和各個(gè)組織部門在校務(wù)活動(dòng)工作的開(kāi)展中，做到公正、清晰化的高校系統(tǒng)全面的建設(shè)。

由于現(xiàn)代社會(huì)信息在數(shù)據(jù)流的擴(kuò)展和對(duì)接中不斷增加，信息的擴(kuò)展范圍也在逐步擴(kuò)展，人們對(duì)信息共享、有效信息的需求也在不斷的提高，因此，加快建設(shè)相關(guān)檔案信息管理系統(tǒng)的共享平臺(tái)建設(shè)，是校內(nèi)檔案資源共享的同時(shí)，聯(lián)合其他高校進(jìn)行系統(tǒng)的對(duì)接，也能有效發(fā)展全國(guó)高校檔案管理的服務(wù)平臺(tái)，方便教師和學(xué)生的工作學(xué)習(xí)需求的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了資源共享和成本投入的降低。

5 結(jié)束語(yǔ)

高校檔案的信息數(shù)字化管理，是應(yīng)現(xiàn)實(shí)高校發(fā)展需要而進(jìn)行的相關(guān)現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的引入和使用，其應(yīng)用在很大程度上降低了高校對(duì)信息管理的人力、物力、財(cái)力的投入，提高相關(guān)管理工作效率和質(zhì)量;同時(shí)保證了相關(guān)檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。可以說(shuō)相關(guān)的檔案信息的數(shù)字化，是在相關(guān)群體在高速社會(huì)發(fā)展中，為符合發(fā)展進(jìn)程和滿足相關(guān)高效中，以需求作為導(dǎo)向、以優(yōu)選作為基礎(chǔ)。不斷提高相關(guān)信息管理人員的工作技能和職業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，保證其在不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中，具有較高的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí);只有在相關(guān)的相關(guān)信息管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不斷的提高，才能在保證相關(guān)信息管理的安全性和穩(wěn)定性當(dāng)中，真正確保相關(guān)高校檔案信息數(shù)字化管理的穩(wěn)定開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

[1]靳曉慧.淺談信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響[J].卷宗，2014（07）：43-43.

[2]王麗勇.信息數(shù)字化對(duì)高校檔案管理的影響分析[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2013（20）：126-127.