檔案信息化中的保密安全問題研究

楊學(xué)武

摘要：檔案信息化建設(shè)是信息化時代背景下檔案管理工作開展的必然趨勢，是新的歷史時期檔案管理部門推動檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型和升級的重要舉措，是促進傳統(tǒng)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)。但是在檔案信息化建設(shè)中，檔案保密安全問題一直表現(xiàn)的極為突出，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展，給檔案管理信息化建設(shè)構(gòu)成很大的威脅。本文首先分析了檔案信息化管理的作用和意義，結(jié)合檔案信息化建設(shè)中常見保密安全問題，提出了相關(guān)應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;保密;安全;檔案利用;載體

一、檔案信息化建設(shè)中常見的保密安全問題

目前，隨著科技、經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息資源的重要性越來越突出，國家與國家、企業(yè)與企業(yè)之間的競爭都是以信息資源的掌握為基礎(chǔ)，誰掌握更多的信息資源，誰便能在激烈的市場競爭中占得先機、取得勝利。此外，信息資源的安全問題也越來越被關(guān)注，信息保密也深受業(yè)界關(guān)注和重視。但是就檔案信息化中的保密安全問題分析，還存在明顯的問題，具體表現(xiàn)在人為因素、法律法規(guī)因素以及信息系統(tǒng)因素三方面。

1、人為因素

1.1、保密安全意識不強

不少單位在過去工作中，錯誤的認(rèn)為檔案管理工作是一項可有可無的內(nèi)容，對檔案信息管理工作不重視，保密安全意識薄弱，沒有認(rèn)識到檔案保密安全的重要性。特別是在信息技術(shù)日益發(fā)達的新時期，不少工作人員認(rèn)為要想實現(xiàn)檔案信息共享，要向社會各方面提供充足的檔案信息資源，但卻沒有認(rèn)識到哪些檔案信息資源需要保密。其次，在檔案管理工作中不知道哪些檔案需要保密，該如何保密。因此，造成檔案管理工作中未能行之有效的對相關(guān)檔案信息進行保密管理，造成檔案信息泄密。

1.2、工作疏忽引起的檔案泄密

由于不少單位過去對于檔案管理工作不重視，檔案管理人員也是由單位其他崗位人員兼職，或者聘用一些專業(yè)能力不高的工作人員。這些工作人員在工作操作中，因?qū)I(yè)能力不足導(dǎo)致使用帶病毒的介質(zhì)或者下載不明身份的郵件，造成計算機病毒感染，進而引起重要信息刪除以及泄密等事件的發(fā)生。

1.3、非法訪問攻擊

近幾年來，信息已成為社會經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是推動社會經(jīng)濟發(fā)展的重要基礎(chǔ)。其在應(yīng)用中受到的非法攻擊也越來越嚴(yán)重，一旦系統(tǒng)受到非法攻擊，極容易導(dǎo)致整個系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，這也是檔案信息系統(tǒng)受到的主要威脅。

2、法律法規(guī)因素

檔案是社會發(fā)展中最為重要的工作記錄和憑證，是今后工作開展的指導(dǎo)依據(jù)和憑證，對今后工作的開展有著重要的指導(dǎo)作用。因此，保證檔案信息安全以及保密對檔案管理工作的開展有著重要的意義，是檔案管理工作開展的首要任務(wù)。如果在檔案管理工作中沒有做好保密安全工作，其他檔案管理內(nèi)容也將無從說起。特別是人力資源檔案工作，其中涉及眾多工作民眾的個人信息，一旦泄密，必然給社會公眾造成困擾，因此在工作中需要在執(zhí)行檔案管理規(guī)定的同時，嚴(yán)格按照保密安全要求進行管理。雖然目前國家已經(jīng)頒發(fā)了相關(guān)檔案管理保密安全法律和法規(guī)，但是不少單位對于這些法律法規(guī)的認(rèn)識不全面，沒有意識到檔案保密安全管理的重要性，加上平時管理工作不規(guī)范，導(dǎo)致安全隱患的發(fā)生，造成檔案信息泄露。

3、檔案信息系統(tǒng)存在安全隱患

有些單位在工作中不重視檔案管理，在檔案信息建設(shè)的時候考慮不周，沒有重視安全防范措施，在使用檔案信息系統(tǒng)的時候也沒有將安全保密放在首要位置，造成檔案信息化系統(tǒng)本身存在一定的安全隱患，如沒有區(qū)分涉密與非涉密信息關(guān)系，檔案新新系統(tǒng)軟件存在漏洞、計算機以及載體介質(zhì)之間存在剩磁效應(yīng)等。

二、檔案信息化中的保密安全防范措施

1、完善法律法規(guī)

伴隨科技的發(fā)展，在檔案管理工作中必然會涌現(xiàn)出新的問題和介質(zhì)，為此在檔案管理中需要強化涉密檔案信息管理法律法規(guī)，與信息保密技術(shù)相互配合與促進，進而適應(yīng)時代發(fā)展需要。檔案管理部門在工作中不僅要落實法律法規(guī)，還要結(jié)合單位實際制定科學(xué)的檔案管理條例，進而指導(dǎo)檔案管理工作的科學(xué)、有序進行，利用法律手段保護檔案管理工作安全。

檔案管理人員在工作中要清楚認(rèn)識到人力資源檔案的重要性，認(rèn)識到人力資源檔案信息保密安全工作意義。人力資源檔案信息不僅關(guān)系到相關(guān)人員個人隱私，更牽扯到社會經(jīng)濟的穩(wěn)定和繁榮，在工作中絕不容忽視和放松警惕。特別是近年來，隨著計算機技術(shù)的成熟和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，各種計算機破壞造成的檔案信息泄露問題越來越突出，這也要求工作人員在工作中必須要提高法律意識，科學(xué)運用法律手段來維護自己的工作權(quán)益。

2、增強檔案信息安全的防范意識

檔案管理人員是安全管理措施的執(zhí)行者，在工作中，檔案管理者的安全意識淡薄，檔案信息化管理的觀念落后，不接觸新技術(shù)、新知識，缺少信息化意識，對檔案信息化管理的重要性和必要性認(rèn)識不夠，管理措施不到位，人員文化素質(zhì)低、技術(shù)水平低、專業(yè)知識與技能薄弱，對計算機和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的保密安全措施不熟悉，都會導(dǎo)致檔案信息泄漏，造成工作的失誤。檔案保管工作的目的是維護檔案的完整與安全，做到不丟失、不損壞、不散、不亂，這就要求檔案管理人員必須有較強事業(yè)心，從思想上高度重視，深入開展保密宣傳教育，加強相關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強安全防范意識，認(rèn)清檔案丟失、泄密和非法活動對國家安全利益構(gòu)成的嚴(yán)重危害。

3、優(yōu)化防控技術(shù)

在信息時代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在社會生產(chǎn)各個領(lǐng)域，其專業(yè)技術(shù)性、知識性和綜合性表現(xiàn)的越來越強烈，各種海量電子文件的出現(xiàn)以及保管更是給檔案信息安全管理提出了新要求。面對這種時代要求，檔案管理工作者要及時參加培訓(xùn)和繼續(xù)教育，更新自身專業(yè)知識結(jié)構(gòu)、了解新技術(shù)并且能夠充分認(rèn)識到電子檔案管理中安全保密工作的重要性，確保檔案信息管理中不出現(xiàn)流失、泄密的現(xiàn)象。

三、結(jié)束語

總之，在信息時代發(fā)展大勢下，檔案信息化、電子化已成為不可逆的態(tài)勢，此時檔案工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案信息化的意義，在推動檔案信息化建設(shè)的同時，重視檔案安全保密工作，科學(xué)構(gòu)建檔案安全管理防護體系，使得整個檔案管理工作邁上新的發(fā)展臺階。

參考文獻

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