中職學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略探討

李桂桃

摘要：在新的時(shí)代背景下許多學(xué)校開(kāi)始重新調(diào)整教育教育策略以及管理方案，站在學(xué)生的角度，著眼于學(xué)生的個(gè)性化發(fā)展要求，全面改革傳統(tǒng)能力人以及管理模式。作為學(xué)校教育管理工作中的重要組成部分，學(xué)校檔案管理工作對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)發(fā)展以及學(xué)校的教育改革都有非常關(guān)鍵的影響，長(zhǎng)期傳統(tǒng)的管理模式導(dǎo)致一部分中職學(xué)校的檔案管理工作出現(xiàn)了許多問(wèn)題以及矛盾，管理質(zhì)量和管理效率不夠理想，最終間接影響了學(xué)生的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)與教育改革。對(duì)此，本文著眼于各類問(wèn)題出現(xiàn)的實(shí)質(zhì)原因提出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期為改革中職學(xué)校的檔案管理工作提供相應(yīng)的參考和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;工作問(wèn)題;應(yīng)對(duì)策略

引言

中職學(xué)校檔案管理工作直接關(guān)乎學(xué)校的發(fā)展，這一工作的系統(tǒng)性和實(shí)踐性比較明顯，與黨政管理、科研管理、教學(xué)管理以及其他的管理活動(dòng)密切相關(guān)。目前的中職學(xué)校檔案管理工作不夠理想，出現(xiàn)了許多困難及阻礙，整體的管理質(zhì)量及水平與預(yù)測(cè)目標(biāo)差距較為明顯，難以充分彰顯檔案管理的作用。對(duì)此，管理工作人員需要反其道而行，結(jié)合新時(shí)代背景下中職學(xué)校的新環(huán)境以及新背景，深入了解檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而找準(zhǔn)這一些工作的突破口以及切入點(diǎn)，全面探索出一條行之有效的工作思路和手段。

1.中職學(xué)校檔案管理工作

學(xué)校檔案是學(xué)校在發(fā)展以及改革中的重要?dú)v史記錄，與黨政管理、科研管理、教學(xué)管理工作中所出現(xiàn)的各種信息存在密切聯(lián)系。其中聲像、圖表、文字都是較為典型的信息載體。在培養(yǎng)高素質(zhì)人才時(shí)，中職學(xué)校做出了巨大貢獻(xiàn)，新時(shí)代背景下的中職學(xué)校主動(dòng)調(diào)整自身的人才培養(yǎng)目標(biāo)，著眼于教育教學(xué)行政管理活動(dòng)的開(kāi)展要求，逐步實(shí)現(xiàn)自身的特色化發(fā)展。因此，在落實(shí)檔案管理工作時(shí)管理工作人員需要綜合考慮不同的影響要素，站在宏觀發(fā)展的角度，在橫向分析和縱向?qū)Ρ鹊幕A(chǔ)上抓住檔案管理工作的核心，真正實(shí)現(xiàn)全面調(diào)整以及有效改革。

從微觀角度上來(lái)看，中職學(xué)校檔案管理工作存在許多的特點(diǎn)。首先，數(shù)量比較多，利用率也有所提升。中職學(xué)校的檔案管理準(zhǔn)備較為豐富，涵蓋基建、教育、教學(xué)、行政、黨群以及各種儀器設(shè)備。其次具有明顯的中職學(xué)校特色，與課題教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)實(shí)踐密切相關(guān)，十分注重對(duì)學(xué)生社會(huì)實(shí)踐的總結(jié)分析以及及時(shí)記錄，更好的體現(xiàn)以人為本的管理理念和教育教學(xué)要求。

2中職學(xué)校檔案管理工作存在的問(wèn)題

綜合上文的相關(guān)信息可以看出，中職學(xué)校檔案管理工作的系統(tǒng)性比較強(qiáng)，包含的工作要求以及內(nèi)容非常復(fù)雜及多元，對(duì)管理工作人員是一個(gè)較大的考驗(yàn)。有一部分學(xué)校在檔案管理工作上投入的時(shí)間不足，最終導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率大打折扣，出現(xiàn)了許多的問(wèn)題及矛盾。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的必要性和重要性，還未樹(shù)立良好的檔案意識(shí)。往往將工作重心放在教育教學(xué)改革上，忽略了對(duì)基礎(chǔ)管理工作的全面調(diào)整以及落實(shí)，認(rèn)為這一工作無(wú)法產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益并提升學(xué)校的社會(huì)影響力，因此在這一板塊上投入的時(shí)間較少。有的學(xué)校甚至直接跳過(guò)了這一環(huán)節(jié)，最終導(dǎo)致檔案管理工作與目標(biāo)差距越來(lái)越大。

其次，學(xué)校沒(méi)有站在宏觀的角度積極建立完善的檔案管理制度，出現(xiàn)了許多的工作遺漏和工作偏差，無(wú)法更好的體現(xiàn)這一工作的重要指導(dǎo)作用及優(yōu)勢(shì)。檔案管理工作質(zhì)量持續(xù)下降，沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范保管以及系統(tǒng)整理，經(jīng)常出現(xiàn)檔案遺失等問(wèn)題。

最后，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)不夠理想，缺乏專業(yè)教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)以及背景，管理質(zhì)量和管理的水平較低。大部分時(shí)間以簡(jiǎn)單的檔案搜集為主體，對(duì)現(xiàn)代化檔案管理儀器的掌握不夠深刻。

3中職學(xué)校檔案管理工作應(yīng)對(duì)策略

3.1樹(shù)立檔案管理意識(shí)

為了確保黨務(wù)檔案管理工作的全面改革，中職學(xué)校需要樹(shù)立良好的檔案管理意識(shí)，利用正確的意識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐，確保檔案管理工作的全面突破。其中宣傳工作的落實(shí)最為關(guān)鍵，這一點(diǎn)有助于全體教職員工意識(shí)到檔案管理工作的重要性和必要性，進(jìn)而主動(dòng)參與其中，為這些工作的落實(shí)建言獻(xiàn)策，做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。學(xué)校需要靈活利用各種現(xiàn)代化媒體以及傳統(tǒng)媒體，積極宣傳與檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定落實(shí)。確保全員都能夠樹(shù)立良好的檔案意識(shí)，在參觀學(xué)習(xí)以及接受培訓(xùn)教育的過(guò)程中為后期檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及專業(yè)化發(fā)展做好前期的鋪墊工作。

3.2規(guī)范檔案管理工作

中職學(xué)校需要以構(gòu)建完善的管理制度為依據(jù)，確保檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，明確中職學(xué)校檔案管理制度的建立要求，關(guān)注對(duì)歸檔時(shí)期、保險(xiǎn)期限以及歸檔范圍的分析，明確具體的要求，確保對(duì)癥下藥。在此基礎(chǔ)上還需要加強(qiáng)對(duì)檔案收集工作的管理及協(xié)調(diào)，確保各個(gè)管理環(huán)節(jié)的穩(wěn)定落實(shí)，保障管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

3.3提升管理人員綜合素質(zhì)

作為檔案管理工作的實(shí)踐者以及推動(dòng)者，管理工作人員的重要性不言而喻。學(xué)校需要給予管理人員更多學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)，保障其能夠利用扎實(shí)的專業(yè)及知識(shí)以及豐富的經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)檔案管理工作的全面改進(jìn)，保障檔案管理工作能夠更上一個(gè)臺(tái)階。檔案管理工作人員還需要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的理念，主動(dòng)向同行學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好的改進(jìn)個(gè)人的工作行為以及工作手段，實(shí)現(xiàn)工作質(zhì)量及水平的穩(wěn)定提升。

結(jié)語(yǔ)

中職學(xué)校檔案管理工作的難度系數(shù)相對(duì)偏高，所面臨的外部環(huán)境產(chǎn)生了明顯的變動(dòng)。管理工作人員需要在全面總結(jié)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的調(diào)整。檔案管理意識(shí)的樹(shù)立是第一步，在此前提上還需要關(guān)注檔案管理工作的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提升檔案人員的綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

[1]湯惠玲. 淺談中職學(xué)校教務(wù)檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（07）：165-165.

[2]張成麗. 中職學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2019（5）.

[3]勞寒梅. 中職學(xué)校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.294（13）：126-126.