機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理中應注意的問題

摘 要：現階段，我國的機關事業(yè)單位開始對養(yǎng)老保險制度進行改革和優(yōu)化，使單位職工更加重視退休福利。深入改革養(yǎng)老保險制度后，事業(yè)單位要有效管理養(yǎng)老保險檔案，理解和落實管理的重點，做好檔案管理工作?；诖耍酒恼乱詸n案管理工作的特點為切入點，分析并研究機關事業(yè)單位在進行養(yǎng)老保險檔案管理工作的過程中存在的問題，并提出加強機關事業(yè)單位檔案管理的有效策略，以供廣大工作人員參考。

關鍵詞：機關事業(yè)單位;檔案管理;養(yǎng)老保險

引言

自我國事業(yè)單位全面實施養(yǎng)老保險后，養(yǎng)老保險問題得到了改善和優(yōu)化，國家開始更加重視養(yǎng)老保險檔案的管理，但也為機關事業(yè)單位在開展養(yǎng)老保險檔案管理工作時提出了更高的要求。由于單位開展的養(yǎng)老保險檔案管理工作還存在一些問題，改革和完善進程將受到多方面因素的影響，有必要對這些問題進行有效研究，完善養(yǎng)老保險檔案管理的具體程序，確保管理制度的規(guī)范和準確，保障有關人員的切身利益。

1 檔案管理工作的特點

1.1動態(tài)性較強

由于參加養(yǎng)老保險的人員具有較強的流動性，例如辭職、調動、脫離原單位、被辭退等原因，導致流動人員沒有固定的工作單位與工作，因此，職位級別、工資制度和工作單位等個人信息不是靜態(tài)的。這些信息會隨著主觀和客觀因素的變化而變化。雇員就業(yè)信息有調整的跡象，養(yǎng)老金保險也會相應改變。因此，養(yǎng)老保險檔案管理的動態(tài)特性更加明顯。

1.2檔案數量多

社會基本養(yǎng)老保險企業(yè)檔案管理的對象及其服務的對象都具有特定的社會性，所以，就決定著傳統(tǒng)社會基本養(yǎng)老保險檔案內容重復性、信息來源廣泛性、數量繁多性、而傳統(tǒng)的社會基本養(yǎng)老保險檔案管理只局限于集體企業(yè)或國有企業(yè)中的退休人員，而傳統(tǒng)的社會基本養(yǎng)老保險企業(yè)檔案管理流程中，也只有最簡單的信息采集、整合、管理工作，即由企業(yè)單位中的各級人員組織管理。但隨著國家事業(yè)單位隊伍的日益擴大，以及養(yǎng)老保險體制改革的深化，參與養(yǎng)老保險的事業(yè)單位也逐漸增加，養(yǎng)老保險的受益群體也日漸擴大。而在與此同時，其檔案的數量卻在日漸增加，并且出現了逐漸增加的勢頭。

1.3以人為本原則

事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度的內容，包括檔案的整理都是以人為基本服務對象。因此，各機構的檔案管理應遵循以人為本的原則。

2 機關事業(yè)單位中養(yǎng)老保險檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案管理工作不重視

一些機關事業(yè)單位的工作人員甚至領導沒有正確認識檔案管理的重要性，忽視了機構內部檔案管理工作，對老年檔案管理的知識在簡單的存儲和整理方面仍然停滯不前，檔案管理能力總體水平不高，消極、敷衍了事，相關人員的思想觀念和工作狀態(tài)沒有得到正確的調整，使養(yǎng)老保險檔案管理的有效性大大降低，其不僅影響?zhàn)B老保險檔案的質量，而且制約了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展水平。

2.2檔案管理人員素質較低

由于以往教育條件有限，我國許多事業(yè)單位檔案工作者的教育文化水平低，業(yè)務知識和專業(yè)能力有限，許多檔案工作者是從其他部門借調的，缺乏專業(yè)背景，專業(yè)基礎薄弱。在實際工作中，檔案管理的細節(jié)無法落實。此外，大多數工作人員仍然抱有“鐵飯碗”的思想，導致實際工作缺乏熱情和創(chuàng)新，工作方法落后，質量得不到保證[1]。

2.3檔案管理信息化程度低

計算機和網絡技術的飛速發(fā)展，給社會各界和養(yǎng)老保險檔案的管理和工作方式帶來了深刻的變化。電子檔案具有空間小、效率高、信息共享方便等優(yōu)點，可以解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問題。然而，目前我國許多地區(qū)高校信息化建設水平不高。一方面受到當地社會經濟條件的制約，無法及時引進完善的檔案管理設備。另一方面，由于檔案管理人員沒有形成正確的信息檔案管理思想，存在著檢索和重復檢索不明確的問題，嚴重制約了檔案管理的效率和質量。

3 加強機關事業(yè)單位檔案管理的策略

3.1提高檔案管理工作的重要程度

在開展檔案管理工作時，要通過相應的方法宣傳檔案管理工作，使領導和職工認識到檔案管理的重要性。加強領導檔案管理意識。為保證工作單位的順利發(fā)展，領導要提高注意并加強引導，在養(yǎng)老保險檔案管理方面亦是如此，對檔案管理的重視程度將決定其開展這項工作的態(tài)度，因此，有關人員需要采取實際行動引起領導的重視，利用文件或資料給領導留下深刻的印象，要向領導報告檔案管理的實際情況，使領導對發(fā)展單位產生積極的影響。重視檔案保存與管理，切實做好檔案管理工作，積極推廣檔案保管制度與標準，引導全體工作人員深刻了解檔案保管的重要積極意義，形成現代管理觀念下的全社會基本養(yǎng)老保險檔案管理領導機制，進一步強化工作人員責任感，增強領導能力與社會服務意識，搞好檔案保管工作。

3.2創(chuàng)新檔案管理的方式

養(yǎng)老保險檔案的信息化管理是時代不斷發(fā)展后的必然需要，更是當下機關事業(yè)單位提高自身工作效率以及質量的重要途徑為了與時俱進，政府機關事業(yè)單位需要在創(chuàng)新過程中發(fā)展現代化、信息化、標準化，提高服務水平，充分發(fā)揮自身的價值和作用。在信息化時代，單位實行檔案管理，有效地運用網絡技術，改革和完善檔案管理模式，實現信息管理，確保更好地為社會服務。信息文件管理可以簡化工作流，提高管理效率和質量。目前，大多數單位都可以實現信息檔案的管理，而且檔案管理的質量和效率都很高。單位內可建立數字文檔系統(tǒng)，比運用計算機技術、網絡技術等傳統(tǒng)文字數據，更方便地存儲數字數據，從而形成一個高度自動化的檔案系統(tǒng)。運用最先進的信息智能化技術，形成信息智能化管理系統(tǒng)，搜索、篩選、獲取和管理重要信息，并建立交互式管理系統(tǒng)。共享電子檔案資料，將進一步優(yōu)化結構和健全管理體系，提升服務質量[2]。

3.3提高檔案管理人員素質

新時期的養(yǎng)老保險檔案管理工作對職工提出了更高的要求，檔案管理人員只有提高自身的業(yè)務能力和專業(yè)素質，提高良好的道德水準和職業(yè)素養(yǎng)，才能更好地進行養(yǎng)老保險檔案管理工作。首先，充分利用社會資源，聘請行業(yè)專家對基層員工進行理論培訓，傳授勞動者豐富的理論知識，幫助勞動者形成完善的理論體系。其次，組織單位要密切關注上級單位的培訓安排，為單位職工爭取培訓機會，促進上級單位的精神溝通。再次，推進信息化建設，組織信息化培訓，使檔案管理人員掌握豐富的信息化手段，并能將這些先進技術應用到日常檔案管理工作中。最后，在明確分管領導所在的檔案工作范圍內，將檔案管理工作與業(yè)務經辦工作同時納入到考核范圍內，在每年年初制定工作計劃、制定崗位職責以及工作標準，并在年末針對這一年的工作計劃進行考核，以此來監(jiān)督檔案管理工作人員在工作時的嚴謹作風，為參保單位以及個人提供更加優(yōu)質的服務。

3.4制定完善的檔案管理制度

事業(yè)單位建立的養(yǎng)老保險檔案管理制度應當科學化、規(guī)范化、可操作性強，確保管理的順利進行。為了使檔案管理更加合理、科學、規(guī)范，應根據法律法規(guī)和單位實際情況，完善和建立檔案管理制度，切實加強管理，充分發(fā)揮檔案管理的職能作用。具體可分為以下幾種完善的方式：（1）確定檔案歸檔的時間、要求以及范圍。（2）構建養(yǎng)老保險檔案保管制度，以此來為暗桿的安全、庫房設備的符合標準提供有效的保障。（3）建立檔案保密制度，并對保密的規(guī)定與要求進行明確。（4）建立檔案應用制度，明確檔案的應用范圍、應用方式以及應用標準。（5）建立檔案管理責任制度，明確每一個檔案管理工作人員的職責、內容、要求與工作范圍，保證責任制度以及崗位職責落實到每一為工作人員身上，使管理責任制度更加規(guī)范，為后期工作的順利開展提供制度的保障。為此，事業(yè)單位要盡快健全養(yǎng)老保險檔案管理制度，不斷完善檔案管理工作，實行現代化管理模式[3]。

4 結束語

總之，近年來，事業(yè)單位養(yǎng)老保險檔案管理受到了有關部門的高度重視。通過對養(yǎng)老保險檔案中存在的問題進行分析，并采取有針對性的措施加以解決，使養(yǎng)老保險管理在一些方面取得了一定的成效。但由于我國養(yǎng)老保險業(yè)務的范圍不斷擴大，以及社會保險機關的業(yè)務性質和工作量日益增大，使得社會保障工作受到了很大挑戰(zhàn)。所以，為做好全社會基本養(yǎng)老保險工作，有關政府部門和社會保障行政部門應當強化對職工養(yǎng)老保險檔案的監(jiān)督管理，維護參加養(yǎng)老保險對象的基本權利。

參考文獻：

[1]莊冀.機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革面臨的問題與完善對策[J].老字號品牌營銷，2021（08）：37-38.

[2]孫曉燕.機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險改革的制約因素與策略選擇[J].經濟管理文摘，2021（13）：127-128.

[3]鄭夕云.做實城鄉(xiāng)居民社保注銷登記檔案，促進養(yǎng)老金規(guī)范發(fā)放[J].就業(yè)與保障，2020（19）：22-23.

作者簡介：

楊學英（1982-），女，彝族，四川省涼山彝族自治州鹽源縣，館員，研究方向：檔案管理。